Obsługa gdańskich mediów społecznościowych.

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia podstawowego jest obsługa gdańskich mediów społecznościowych w okresie kwiecień- grudzień 2025 roku, w zakresie oficjalnych kanałów zarządzanych przez Miasto Gdańsk, tj. Facebook, Instagram, Twitter, Spotify, TikTok.
Celem obsługi gdańskich mediów społecznościowych jest:
-zapewnienie użytkownikom miejskich kanałów społecznościowych aktualnych informacji związanych z funkcjonowaniem Gdańska;
-zwiększenie świadomości gdańszczan na temat wydarzeń i atrakcji w mieście;
-aktywizacja społeczności lokalnej;
-zapewnienie stałego kontaktu ze społecznością należącą do strategicznej grupy docelowej, dla której przeznaczona jest oferta Gdańska i wchodzenie z nią w interakcję. Poprzez grupę docelową rozumie się mieszkańców Gdańska (byli i obecni), miłośników Gdańska, potencjalnych polskich i zagranicznych turystów (Europejczycy, głównie z krajów mających bezpośrednie połączenia lotnicze i promowe z Gdańskiem, zainteresowani wyjazdami krótkoterminowymi;) w wieku 16-70 lat, aktywnie korzystający z nowych technologii– urządzeń mobilnych i mediów społecznościowych; zainteresowani Gdańskiem i jego ofertą kulturalną, sportową i edukacyjną - dobrą rozrywką, sportem, rekreacją, kulinariami;
-zapewnienie grupie docelowej kontaktu w formie „help desk”: wsparcie informacyjne dotyczące funkcjonowania miasta oraz Urzędu Miasta w Gdańsku tak, aby użytkownik uzyskał pomoc lub otrzymał odpowiedź na zadane pytanie;
-zachęcanie gdańszczan oraz miłośników Gdańska do odkrywania miasta;
-zainteresowanie turystów ofertą Gdańska o charakterze rozrywkowo-kulturalnym;
-zapewnienie Zamawiającemu stałego doradztwa związanego z obecnością Gdańska w social mediach, jak również sprawnego reagowania na zmiany istniejących trendów i zasad funkcjonowania poszczególnych kanałów. Monitorowanie mediów społecznościowych i przekazywanie Zamawiającemu informacji o wzmiankach pojawiających się w social mediach na tematy związane z miastem Gdańsk.
-wsparcie wizerunkowe marki Gdańsk.

Opis opcji

1. W ramach przedmiotowego zamówienia Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z PRAWA OPCJI poprzez zlecenie usług wchodzących w skład zamówienia podstawowego.
1.1 Prawo opcji obejmuje maksymalnie zakres rzeczowy wskazany w Opisie przedmiotu zamówienia dla zamówienia podstawowego i zakłada wydłużenie okresu realizowania zamówienia o kolejne maksymalnie 24 m-ce po zakończeniu realizacji zamówienia podstawowego, tj. od stycznia 2026 roku maksymalnie do grudnia 2027 roku.
1.2 Zasady realizacji prawa opcji dotyczące sposobu jego realizacji, sposobu zapłaty, naliczania kar umownych oraz współpracy Stron będą takie same jak te, które obowiązują w stosunku do zamówienia podstawowego.
1.3 Zamawiający zastrzega, iż część zamówienia określona jako „prawo opcji” jest uprawnieniem, a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Zamawiający może nie skorzystać z prawa opcji lub skorzystać z niego w mniejszym zakresie rzeczowym i/ lub w na krótszy okres czasu, aniżeli określone w pkt 3.7.1., a Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia, co akceptuje poprzez podpisanie umowy.
1.4 Uprawnienie do skorzystania z prawa opcji zależeć będzie od faktycznych potrzeb i możliwości finansowych Zamawiającego oraz upływu terminu realizacji zamówienia podstawowego.
1.5 Zamawiający powiadomi Wykonawcę o skorzystaniu z prawa opcji w zależności od swoich potrzeb, w trakcie obowiązywania umowy, na podstawie pisemnego oświadczenia określającego zakres rzeczowy i termin realizacji zamówienia opcjonalnego
1.6 Korzystanie z prawa opcji przez Zamawiającego może być dokonane jednorazowo lub w kilku częściach. Pierwsze oświadczenie o skorzystaniu z prawa opcji może zostać złożone najpóźniej do dnia zakończenia obowiązywania umowy. Po upływie tego terminu zastrzeżone prawo opcji wygasa.
W przypadku realizacji opcji w kilku częściach Zamawiający będzie składał Wykonawcy kolejne oświadczenia nie później niż na 1 m-c przed upływem terminu realizacji zamówienia opcjonalnego wynikającego z poprzednio złożonego oświadczenia.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
2. Otwarcie ofert następuje poprzez użycie platformy e-Zamówienia.
3. Jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.
4. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Informacje dodatkowe

1. Otwarcie ofert następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
2. Otwarcie ofert następuje poprzez użycie platformy e-Zamówienia.
3. Jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.
4. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat (liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie usługę/ usługi polegającą/ce na obsłudze mediów społecznościowych, które obejmowały:
a) obsługę na kanale Facebook co najmniej trzech fanpage’y, każdy z liczbą fanów powyżej 50 000 i przez okres co najmniej 6 miesięcy;
b) obsługę co najmniej trzech klientów (Zamawiających), każdy przez okres co najmniej 6 miesięcy, uwzględniająca jednoczesną komunikację na 3 różnych kanałach,
c) prowadzenie co najmniej jednego profilu w mediach społecznościowych przez okres co najmniej 6 miesięcy z liczbą fanów powyżej 150 000,
d) prowadzenie co najmniej jednego profilu na kanale Instagram z liczbą fanów co najmniej 75 000,
e) prowadzenie co najmniej jednego profilu na kanale Twitter z liczbą fanów co najmniej 10 000,
f) prowadzenie co najmniej jednego profilu na kanale TikTok z liczbą obserwujących co najmniej 10 000,
g) prowadzenie co najmniej trzech kampanii reklamowych w mediach społecznościowych z budżetem powyżej 10 000 zł netto każda,
h) prowadzenie co najmniej trzech współprac influencerskich w mediach społecznościowych. Zamawiający dopuszcza, by w/w usługi zostały zrealizowane w ramach jednego bądź kilku różnych zamówień.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że będzie dysponował co najmniej trzema osobami, które będą brały udział w realizacji zamówienia i które:
a) posiadają co najmniej 3- letnie doświadczenie (liczone wstecz od terminu składania ofert) w przygotowywaniu grafik na potrzeby mediów społecznościowych;
b) posiadają co najmniej 3- letnie doświadczenie (liczone wstecz od terminu składania ofert) w przygotowywaniu produkcji filmowych na potrzeby mediów społecznościowych;
c) posiadają udokumentowaną wiedzę w postaci ukończonych szkoleń bądź kursów z zakresu planowania strategii komunikacji online i marketingu lub ukończyli studia, na których realizowany był przedmiot związany z tematyką planowania strategii komunikacji online i marketingu;
d) posiadają co najmniej 3-letnie doświadczenie (liczone wstecz od terminu składania ofert) w zakresie przygotowywania i redakcji publikacji oraz treści promocyjnych;
e) posiadają co najmniej 3- letnie doświadczenie (liczone wstecz od terminu składania ofert) w zakresie moderacji profili społecznościowych;
f) posiadają 3- letnie doświadczenie (liczone wstecz od terminu składania ofert) w prowadzeniu, optymalizacji i raportowaniu kampanii reklamowych w mediach społecznościowych: Facebook, Instagram, Twitter, TikTok;
g) w ciągu ostatniego roku (liczonego wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert), uczestniczyli w co najmniej 2 szkoleniach bądź kursach związanych z tematyką mediów społecznościowych, z których każde trwało co najmniej 6 godzin lub ukończyli studia, na których realizowany był przedmiot związany z tematyką mediów społecznościowych.
Zamawiający dopuszcza, by jedna osoba łączyła wiedzę i doświadczenie, o których mowa w lit. c), d), e), f) i g).

Informacje dodatkowe

1. Komunikacja w postępowaniu odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która dostępna jest pod adresem https://ezamowienia.gov.pl, (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia): https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-d0357b06-5b19-4f20-a18b-fbb320f86f77 za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się zadawanie pytań. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).
2. Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcą w sprawach proceduralnych jest pracownik Biura Zamówień Publicznych Anna Mościcka. Adres poczty elektronicznej: anna.moscicka@gdansk.gda.pl (do przesyłania pytań, składania dokumentów na wezwanie Zamawiającego, przesyłania wyjaśnień/ uzupełnień), nie dotyczy składania ofert!
3. Maks. rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 25 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
4. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23.12.2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
5. Zamawiający realizuje obowiązek informacyjny dot. RODO w dokumentach zamówienia.
6. Dokumenty składane wraz z ofertą zostały opisane w Rozdziale 5 SWZ.
7. Dokumenty składane przez wykonawców występujących wspólnie zostały opisane w Rozdziale 3 ust. 2 SWZ.
8. Informacje o sposobie komunikacji w postępowaniu między zamawiającym a wykonawcą zostały opisane w Rozdziale 7 SWZ.
9. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium ani zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
10. Wykonawca z ofertą składa pełnomocnictwo - jeżeli dotyczy. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą (jako załącznik nr 2 do oferty) „Strategię komunikacji”, jako przedmiotowy środek dowodowy oraz w celu przyznania punktów w ramach kryterium oceny ofert, określonego w Rozdziale 12 SWZ.
11. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
11.1. w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu:
a) wykaz usług (o których mowa w Rozdz. 3 ust. 1 pkt 1.4 ppkt 1.4.1 SWZ) wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów- oświadczenie wykonawcy- wg załączonego wzoru- załącznik nr 1 do SWZ;
b) wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego (o których mowa w Rozdz. 3 ust. 1 pkt 1.4 ppkt 1.4.2 SWZ), w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - wg załączonego wzoru- załącznik nr 2 do SWZ, 
11.2. w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
a) Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt. 1, 2 i 4 (podmiot zbiorowy) ustawy Pzp, sporządzoną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
b) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wg wzoru będącego zał. nr 2 do SWZ (oświadczenie wymagane w przypadku, gdy na daną część ofert złożyło co najmniej 2 wykonawców);
c) oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt. 3-6 ustawy Pzp oraz w zakresie art. 7 ust. 1 ustawy „o szczególnych rozwiązaniach” oraz informacji zawartych w oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 1 do oferty, w zakresie przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31.07.2014 roku dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie – wg wzoru będącego zał. nr 3 do SWZ;
12. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust.1 pkt. 7 ustawy Pzp, ani możliwości złożenia oferty w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty.
13. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ustawy Pzp, przewiduje odwróconą kolejność czynności, tj. może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
14. Termin związania ofertą wynosi 90 dni, tj. 03.05.2025 r., od upływu terminu składania ofert, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia przysługują środki ochrony prawnej, określone w Dziale IX art. 505-590 Pzp.
Odwołanie wnosi się:
1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.