Obsługa logistyczna i organizacyjna projektu Partnerska Inicjatywa Miast w latach 2024-2026

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na obsłudze logistycznej i organizacyjnej projektu Partnerska Inicjatywa Miast w latach 2024-2026.
Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego stanowią Załącznik nr 2 do SWZ.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne i inne szczególne usługi w związku z art. 359 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1605), zwanej dalej „ustawą” prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 ustawy oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.
Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy.
Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej oraz sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy.
Zamawiający zastrzega, że dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na obsłudze logistycznej i organizacyjnej projektu Partnerska Inicjatywa Miast w latach 2024-2026.
Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego stanowią Załącznik nr 2 do SWZ.

Informacje dodatkowe

Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl
Zamówienie będzie realizowane do 30 czerwca 2026 r. lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zadania, wymienionej w § 4 ust. 1 projektowanych postanowień umowy (w zależności, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej). W przypadku niewykorzystania środków przeznaczonych na realizację zamówienia w terminie do 30 czerwca 2026 r., umowa może ulec przedłużeniu, jednak nie dłużej niż do 31 grudnia 2026 r.
(numeracja zgodna z SWZ):
8.11 Na potrzeby oceny ofert, oferta musi zawierać nw. dokumenty i oświadczenia, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i złożone za pośrednictwem Platformy:
8.11.1 Formularz ofertowy sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ,
8.11.2 oświadczenia (JEDZ), o których mowa w pkt 6.1 według wzoru dostępnego na Platformie,
8.11.3 pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy),
8.11.4 zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1i 5.5.4 – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu
udostępniającego zasoby,
8.11.5 oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.7.2, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ,
8.11.6 oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w pkt. 6.1.6, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ,
8.11.7 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt. 6.1.7, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 12 do SWZ,
8.11.8 wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia w celu
przyznania punktów zgodnie z kryterium oceny ofert „Dodatkowe doświadczenie koordynatora wydarzeń”, o którym mowa w pkt 13.4 SWZ, sporządzony według
wzoru stanowiącego Załącznik Nr 9 do SWZ.
Do oceny w kryterium „Dodatkowe doświadczenie koordynatora wydarzeń” nie może zostać przedstawiona inna osoba niż osoba wskazana na potwierdzenie
spełniania warunku udziału w postępowaniu.
W wykazie osób w celu przyznania punktów w kryterium oceny ofert Wykonawca powinien wskazać dodatkowe (inne) doświadczenie osoby wskazanej do pełnienia
funkcji koordynatora ponad doświadczenie wymagane na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu zgodnie z pkt 5.2.4.2 SWZ.
Oferta, która nie będzie zawierać ww. dokumentu nie będzie podlegać odrzuceniu i otrzyma w ramach kryterium „Dodatkowe doświadczenie koordynatora wydarzeń” 0 pkt.
W przypadku niezłożenia przedmiotowego dokumentu wraz z ofertą lub złożenia dokumentu wadliwego lub niekompletnego, Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawców do jego uzupełnienia.
8.11.9 Na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Propozycja sposobu przeprowadzenia rejestracji uczestników”, o którym mowa w pkt 13.5 SWZ,
oferta musi zawierać dokument „Opis propozycji sposobu przeprowadzenia rejestracji uczestników”.
Dokument „Opis propozycji sposobu przeprowadzenia rejestracji uczestników” Wykonawca przygotuje i dostarczy w formie elektronicznej, w formacie tekstowym tj. np. .doc, .docx, .rtf, .odt lub formacie *pdf, zawierającej koncepcję sposobu przeprowadzenia rejestracji uczestników. Dokument nie może liczyć więcej niż 9000 znaków ze spacjami i znakami specjalnymi. Wykonawca może zawrzeć w propozycji elementy graficzne – zdjęcia, schematy, wykresy lub inne elementy. Elementy graficzne nie wliczają się do limitu znaków. Jeśli opis przekroczy ustalony limit znaków – Zamawiający nie weźmie pod uwagę przy ocenie oferty tej części opisu, która jest ponad ww. limitem.
Dokument „Opis propozycji sposobu przeprowadzenia rejestracji uczestników” powinien zawierać opis platformy/ strony/ sposobu rejestracji, który potwierdzi możliwości techniczne zaproponowanego sposobu przeprowadzenia rejestracji w zakresie
- możliwości obsługi rejestracji online nie mniej niż 250 osób,
- możliwości szybkiego i sprawnego obsłużenia nie mniej niż 250 osób w trakcie rejestracji na miejscu wydarzenia,
- możliwości monitorowania obecności uczestników w trakcie wydarzenia (w tym generowania listy obecności),
- zapewnienia wysokiego wskaźnika dostarczalności wysyłanych wiadomości oraz możliwość wygenerowania raportu z mailingu,
- możliwości personalizacji adresu mailowego, z którego wysyłane są wiadomości do uczestników wydarzeń.
UWAGA: W przypadku niezłożenia dokumentu ”Opis propozycji sposobu przeprowadzenia rejestracji uczestników„ lub w przypadku gdy dokument będzie nieprawidłowy lub niekompletny Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawcy do uzupełnienia lub poprawienia ww. dokumentu, a oferta Wykonawcy nie będzie podlegać odrzuceniu i otrzyma w ramach kryterium „Propozycja sposobu przeprowadzenia rejestracji użytkowników” - 0 pkt.
8.11.10 Na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Koncepcja realizacji wydarzenia i aranżacja sali konferencyjnej”, o którym mowa w pkt 13.6 SWZ,
oferta musi zawierać dokument „Koncepcja realizacji wydarzenia i aranżacja sali konferencyjnej”.
W ww. dokumencie Wykonawca przedstawi koncepcję realizacji wydarzenia i aranżacji sali konferencyjnej, w formie prezentacji (opisów i elementów graficznych) w formatach .ppt, .pptx, plikach tekstowych np. doc, .docx, .rtf, .odt lub formacie *pdf. Wykonawca musi zawrzeć w koncepcji elementy graficzne wizualizację
3D, zdjęcia, schematy lub inne elementy. Jeśli Wykonawca nie zawrze co najmniej jednego elementu graficznego w ww. dokumencie, Zamawiający uzna go za niekompletny i przyzna ofercie Wykonawcy 0 punktów w tym kryterium oceny ofert. Koncepcja zaproponowana przez Wykonawcę powinna być przygotowana w oparciu o elementy wskazane w pkt 6.1.7 i 6.1.8 OPZ tj. wyposażenie/meble/dekoracje/sprzęt, a realizacja poszczególnych elementów musi być możliwa w oparciu o złożony przez Wykonawcę Formularz Ofertowy.
Wykonawca zapewni projekt aranżacji przestrzeni konferencyjnej nawiązujący do charakteru konferencji, uwzględniający miejsca do swobodnego prowadzenia rozmów oraz spójny z założeniami opisanymi w pkt. 6.1 OPZ zgodnie z poniższymi wymaganiami:
a) Koncepcja powinna odnosić się do wydarzenia z udziałem 7 prelegentów oraz 200 osób na Sali konferencyjnej.
b) Koncepcja powinna zawierać elementy uwzględniające potrzeby osób z niepełnosprawnościami ruchowymi,
c) koncepcja powinna zawierać opis aranżacji podestu/sceny z wyszczególnieniem elementów wystroju,
d) koncepcja powinna być uniwersalna, czyli niezależna od konstrukcji architektonicznych i układu sali oraz stałych elementów wystroju sali,
e) koncepcja powinna umożliwiać wygodne korzystanie z przestrzeni dla uczestników,
f) koncepcja powinna pozwalać na skuteczną organizację dostępnej przestrzeni.
UWAGA: W przypadku nie złożenia ww. dokumentu, lub gdy dokument będzie nieprawidłowy lub niekompletny oferta Wykonawcy nie będzie podlegać odrzuceniu i otrzyma w ramach kryterium „Koncepcja realizacji wydarzenia i aranżacji sali konferencyjnej” 0 pkt.
Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów składanych w postępowaniu znajduje się w Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Miejsce

Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć za pośrednictwem Platformy pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl/. Zamawiający nie przewiduje publicznej sesji otwarcia ofert.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Doświadczenie Wykonawcy, dysponowanie personelem zdolnym do wykonania zamówienia (numeracja zgodna z SWZ): (Numeracja zgodna z SWZ)
o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy:
5.2. spełniają następujące warunki dotyczące:
5.2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
5.2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:
Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
5.2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
5.2.4. zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli
okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, również wykonuje co
najmniej 3 (trzy) usługi, z których każda polegała na organizacji wydarzenia, takiego jak konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum (z wyłączeniem
szkoleń/warsztatów), w tym co najmniej dwóch wydarzeń dla min. 120 uczestników, przy czym organizacja wydarzenia obejmowała co najmniej
zapewnienie sal konferencyjnych, obsługę rejestracji uczestników, moderatora, zapewnienie posiłku dla uczestników, zapewnienie materiałów konferencyjnych
i/lub gadżetów.
5.2.4.2 Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 1 osobą zdolną do wykonania
zamówienia, która będzie uczestniczyć w realizacji zamówienia spełniającą poniższe warunki:
koordynator wydarzenia – jedna osoba, która w okresie ostatnich trzech lat koordynowała organizację oraz zapewniała obsługę na miejscu co najmniej
2 (dwóch) wydarzeń, takich jak konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum (z wyłączeniem szkoleń/warsztatów) w tym co najmniej jednego wydarzenia dla
grupy min. 150 osób. Przez zapewnienie obsługi na miejscu Zamawiający rozumie min.: koordynowanie wydarzenia na miejscu, udzielanie informacji
organizacyjnych uczestnikom wydarzenia, koordynację finansową wydarzenia (na przykład poprzez: przygotowanie wyceny lub/i tworzenie kosztorysu lub/i monitorowanie i kontrolę budżetu lub/i rozliczenia finansowe), nadzorowanie prawidłowego wykonania zadania przez podmioty współpracujące przy
organizacji wydarzenia na miejscu, reagowanie na bieżące problemy.
[Numeracja zgodna z SWZ]
5.4 Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,
o których mowa w pkt 5.2 SWZ, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do
konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub
zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego
łączących go z nimi stosunków prawnych.

Opis przesłanek wykluczenia

O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy,
którzy nie podlegają wykluczeniu z przyczyn, o których mowa w art. 109 ust. 1 pkt 4 PZP, który
określa, że wyklucza się wykonawcę, w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość,
którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność
gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z
podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.

Opis przesłanek wykluczenia

O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy
nie podlegają wykluczeniu z przyczyn, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 6 PZP, który określa, że
wyklucza się wykonawcę jeżeli, w przypadkach, o których mowa w art. 85 ust. 1 PZP, doszło do
zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania tego wykonawcy lub
podmiotu, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16
lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, chyba że spowodowane tym zakłócenie
konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w
postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy jak dla postępowań powyżej progów unijnych, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy w odniesieniu do usług.
Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.