Organizacja biznesowo-dziennikarskich misji branżowych z Japonii do Polski

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji siedmiu przyjazdowych misji biznesowo-dziennikarskich, zagranicznych przedsiębiorców oraz przedstawicieli mediów, pochodzących z Japonii (uczestnicy misji) - kraju Organizatora Wystawy Światowej Expo 2025 Osaka, Kansai.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 2 do SWZ (dalej: OPZ) oraz w
projektowanych postanowieniach umowy (załącznik nr 4 do SWZ)

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji siedmiu przyjazdowych misji biznesowo-dziennikarskich, zagranicznych przedsiębiorców oraz przedstawicieli mediów, pochodzących z Japonii (uczestnicy misji) - kraju Organizatora Wystawy Światowej Expo 2025 Osaka, Kansai.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wymagania Zamawiającego względem przedmiotu zamówienia zostały określone w załączniku nr 1 do SWZ (dalej: OPZ) oraz projektowanych postanowieniach umowy

Procedura przyspieszona

Departament Expo Osako, jako jednostka odpowiedzialna po stronie Zamawiającego za przygotowanie i realizacji programu obecności Polski na Expo 2025 Osaka, Kansai (Projekt), w tym za przeprowadzenie postępowania na „Organizację biznesowo-dziennikarskich misji branżowych z Japonii do Polski”, wnosi o zgodę na skrócenie terminu składania ofert w tymże postępowaniu, powołując się na art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp. W myśl przywołanego paragrafu, zmawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż 35 dni, nie krótszy jednak niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu UPUE, jeżeli: • zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i •
skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione. Uzasadniając pilność udzielenia zamówienia, wskazujemy na konieczności jego realizacji w ściśle określonym terminie, określonym i zatwierdzonym w postanowieniach Koncepcji programowej udziału polski w Expo 2025 Osaka, Kansai (punkt 8.6.4.), przyjętej przez Radę Ministrów w dniu 7 marca 2023 r. W Koncepcji programowej udziału Polski w Expo 2025, dotyczącym zaplanowanych do realizacji elementów programu gospodarczego, czytamy: „Kolejnym narzędziem wsparcia polskich przedsiębiorców, wdrożonym jeszcze przed rozpoczęciem EXPO 2025 Osaka, Kansai, będzie organizacja cyklu misji biznesowych dla firm z Japonii, połączonych z wizytami studyjnymi dziennikarzy z tamtejszego rynku. Tego typu działanie pozwoli na nawiązanie relacji
biznesowych jeszcze przed EXPO 2025, poszerzając sieć powiązań między Polską a Japonią, co wzmacnia kapitał relacyjny i stanowi potencjał do wykorzystania w działaniach promocyjnych w trakcie trwania Wystawy (case studies). Misje biznesowe będą realizowane w podziale na perspektywiczne branże. Aby zmaksymalizować efektywność tego typu działania, zasadne będzie połączenie misji z organizowanymi w tym czasie w Polsce wydarzeniami
branżowymi, skupiającymi w jednym miejscu wielu przedstawicieli branży (np. IT FUTURE EXPO, Energetab, WorldFood Poland, Beauty Forum, targi turystyczne itp.). Pozwoli to na zwiększenie skali oddziaływania misji, ukazanie bogatej oferty polskich firm i zwiększenie liczby potencjalnie podpisanych kontraktów.” W związku z powyższym Zamawiający zobligowany jest do zachowania przyjętej chronologii realizowanych działań w Projekcie tj. realizacji biznesowo-dziennikarskich misji branżowych z Japonii do Polski przed 13 kwietnia 2025 r. (data rozpoczęcia Expo 2025 Osaka, Kansai), a także w ściśle określonych terminach, powiązanych z odbywającymi się na terenie Polski największym wydarzeniami branżowymi. W tym celu Zamawiający dokonał weryfikacji kluczowych wydarzeń branżowych odbywających
się w Polsce (2024 i Q1 2025 r.), określając wydarzenia, które uwzględnić należy w agendzie poszczególnych misji. Ponadto Zamawiający zobowiązał Wykonawcę w postanowieniach OPZ do kompleksowej realizacji misji, uwzględniając wśród szerokiej listy zadań do realizacji po stronie Wykonawcy, także dwa kluczowe dla ich powodzenia, zadania, tj.: • Rekrutacja uczestników poszczególnych misji w porozumieniu z Zamawiającym i zapewnienie ich udziału w misjach; • Opracowanie programu misji, organizacja spotkań z ekspertami branżowymi PAIH i spotkań B2B z polskimi firmami; Zadania te wymagają podjęcia działań przez Wykonawcę z właściwym wyprzedzeniem i ustaleniem listy uczestników misji na min. 2 miesiące przed datą ich realizacji (zgodnie z OPZ). Wykonawca realizując ww. zadania, oprócz kwestii logistycznych i operacyjnych związanych z rekrutacją i doborem uczestników oraz skonstruowaniem agend, musi wziąć pod uwagę także procesy akceptacyjne angażujące
Zamawiającego (przewidziane w OPZ), a także specyfikę rynku japońskiego oraz różnice kulturowe i długotrwały proces nawiązywania relacji biznesowych z przedsiębiorcami japońskimi.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

. Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu
zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy
Pzp, przysługują środki ochrony prawnej określone w Dziale IX Ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej przysługują
Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może
ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp. 3. Środki ochrony prawnej wobec
ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują
również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 Ustawy Pzp, oraz Rzecznikowi Małych
i Średnich Przedsiębiorców. 4. Odwołanie przysługuje na: 4.1. niezgodną z przepisami Ustawy Pzp czynność
Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy,
4.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany
na podstawie Ustawy Pzp. 5. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby. 6. Pisma w postępowaniu odwoławczym
wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania
odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym. 7. Odwołujący
przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię
tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania
w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. 8. Odwołanie wnosi się w
terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia,
jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. 9. Odwołanie wobec treści
ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi
się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia
dokumentów zamówienia na stronie internetowej. 10. Odwołanie w przypadkach innych niż określone powyżej
w pkt. 8 i 9 niniejszego działu SWZ, wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu
należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
11. Jeżeli Zamawiający nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty odwołanie
wnosi się nie później niż w terminie 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o
udzieleniu zamówienia. 12. Odwołanie wnosi się w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. 13. Na orzeczenie
Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 Ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom
postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie
­ sądu zamówień publicznych. 14. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia
doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 Ustawy Pzp, przesyłając
jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w
rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. ­ Prawo pocztowe jest równoznaczne z jej wniesieniem. 15. Od wyroku
sądu lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie przysługuje skarga kasacyjna do Sądu Najwyższego