Organizacja finałowego spotkania selekcyjnego w ramach Europejskiej Stolicy Kultury 2029 oraz poprzedzających go wizyt studyjnych w miastach-finalistach prowadzonym przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa wydarzenia w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym:
1.1 Wizyt studyjnych członków panelu ekspertów oraz przedstawicieli MKiDN
w 4 polskich miastach kandydujących do tytułu „Europejskiej Stolicy Kultury” 2029 r.
1.2 Spotkania selekcyjnego panelu ekspertów z przedstawicielami polskich miast kandydujących do tytułu „Europejskiej Stolicy Kultury” 2029 r.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa wydarzenia w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym:
1.1 Wizyt studyjnych członków panelu ekspertów oraz przedstawicieli MKiDN
w 4 polskich miastach kandydujących do tytułu „Europejskiej Stolicy Kultury” 2029 r.
1.2 Spotkania selekcyjnego panelu ekspertów z przedstawicielami polskich miast kandydujących do tytułu „Europejskiej Stolicy Kultury” 2029 r.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1.Po upływie terminu składania ofert, dodanie (złożenie) oferty nie będzie możliwe. 2.Decydujące znaczenie dla zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty. Miejsce i tryb otwarcia ofert: 3. Otwarcie ofert następuje poprzez odszyfrowanie ofert wczytanych na Platformie. Cała procedura została opisana w Rozdziale 9 SWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Doświadczenie Wykonawcy i kwalifikacje zawodowe osób skierowanych do realizacji zamówienia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje należycie co najmniej dwie usługi, z których każda łącznie spełnia poniższe warunki:
1) polegała na organizacji co najmniej jednodniowego wydarzenia (konferencji lub seminarium lub kongresu lub szkolenia lub warsztatów)
oraz
2) polegała na zapewnieniu obsługi organizacyjno-techniczno-logistycznej wydarzenia rozumianej jako wykonywanie czynności związanych z realizacją wydarzenia, w tym co najmniej czynności dotyczących aranżacji przestrzeni konferencyjnej oraz zapewnienia odpowiedniego sprzętu multimedialnego i technicznego w tym nagłośnienia oraz zapewnienia osób do obsługi recepcyjnej;
oraz
3) polegała na zapewnieniu uczestnikom wydarzenia noclegów;
oraz
4) zorganizowana była dla co najmniej 50 osób.
Uwaga!
Przez jedną usługę Zamawiający rozumie jeden/ą kontrakt/umowę.
Zamawiający nie dopuszcza łączenia kilku zamówień sumujących się do wskazanej w warunku udziału w postępowaniu wartości; jedna usługa oznacza usługę wykonaną na podstawie jednej umowy.
Jeżeli usługa realizowana była w ramach usługi zawierającej większy zakres niż organizacja wydarzenia (konferencji lub seminarium lub kongresu lub szkolenia lub warsztatów) dla co najmniej 50 osób wraz z zapewnieniem obsługi techniczno-logistycznej oraz noclegów dla uczestników Wykonawca zobowiązany jest wskazać tę część usługi, która obejmuje tylko organizację wydarzeń ww. zakresie i wykazać ich wartość.
W sytuacji gdy podmiot realizował zamówienie w ramach konsorcjum powinien wykazać, że faktycznie brał udział w realizacji tej części zamówienia, którego dotyczy warunek określony przez Zamawiającego.
W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie nabyte w ramach zamówienia zrealizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wykazywał doświadczenie grupy wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał danego zakresu czynności. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień w zakresie faktycznie i konkretnie zrealizowanego zakresu czynności oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków czy wystawionych przez wykonawcę faktur.
W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie nabyte w ramach zamówienia zrealizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wykazywał doświadczenie grupy wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał danego zakresu czynności. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień w zakresie faktycznie i konkretnie zrealizowanego zakresu czynności oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków czy wystawionych przez wykonawcę faktur.
W przypadku, gdy Wykonawca dla potwierdzenia spełniania warunku udziału
w postępowaniu przedstawi dokument zawierający kwoty w walutach innych niż złoty polski, Zamawiający przeliczy je na złoty polski według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego obowiązującego w dniu zakończenia realizacji zamówienia potwierdzającego posiadane przez Wykonawcę doświadczenie.
b. dysponuje albo będzie dysponował co najmniej jedną osobą odpowiedzialną za koordynację realizacji przedmiotu zamówienia przez cały okres trwania umowy, która
w okresie ostatnich trzech lat koordynowała co najmniej dwie usługi, z których każda łącznie spełniała poniższe warunki:
1) polegała na organizacji co najmniej jednodniowego wydarzenia (konferencji lub seminarium lub kongresu lub szkolenia lub warsztatów)
oraz
2) polegała na zapewnieniu obsługi organizacyjno-techniczno-logistycznej wydarzenia rozumianej jako wykonywanie czynności związanych z realizacją wydarzenia, w tym co najmniej czynności dotyczących aranżacji przestrzeni konferencyjnej oraz zapewnienia odpowiedniego sprzętu multimedialnego i technicznego w tym nagłośnienia oraz zapewnienia osób do obsługi recepcyjnej;
oraz
3) polegała na zapewnieniu uczestnikom wydarzenia noclegów;
oraz
4) zorganizowana była dla co najmniej 50 osób.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy będzie następowało sukcesywnie, po każdym pełnym miesiącu kalendarzowym, w którym usługa była wykonywana wg cen za daną lokalizację wskazanych w Formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do Umowy.
Informacje o terminach odwołania: Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX Ustawy Pzp (art. 505-590).

I. Wykaz dokumentów składanych wraz z ofertą na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1.1 JEDZ oraz oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z art 5k Rozp. 833/2014 oraz art 7 ust 1 ustawy o szczeg. rozwiązaniach w zakresie p-działania wspieraniu agresji na Ukrainę (…) 2.1 Pełnomocnictwo, odpowiednio: - upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik - dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wyk. wspólnie ubiegających się o udz. zam. – dot. Wyk. wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 3.1 „Samooczyszczenie” – oświadczenie 4.1 Oświadczenie Wyk. wspólnie ubiegających się o udz. zam. 5.1 Formularz ofertowy 6.1 Przedmiotowe środki dowodowe (jeśli dotyczy) 7.1 Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) 8.1 Dokument potwierdzający zabezpieczenie oferty akceptowalną formą wadium (jeżeli dotyczy) 9.1 Wykaz rozwiązań równoważnych (jeżeli dotyczy) 10.1 Oświadczenie o zastrzeżenie określonych inf. jako tajemnicy przedsięb.(jeżeli dotyczy) II. Wykaz dokumentów składanych na wezwanie Zamawiającego zgodnie z art. 126 ust. 1 PZP : 1.2 informacja z KRK sporządzoną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w zakresie art 108 ust 1 pkt 1 i 2 oraz art 108 ust 1 pkt 4 ustawy PZP (…) 2.2. odpis lub infor. z KRS lub z CEiIDG, sporządzone nie wcześniej niż 3 m-ce przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art 109 ust 1 pkt 4 ustawy pzp. 3.2 oświadczenie Wyk. w zakresie art 108 ust 1 pkt 5, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (…) 4.2.oświadczenie Wyk. o aktualności inform. zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art 125 ust 1 Ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego tj. art. 108 ust. 1 pkt. 3, pkt 4, pkt 5, pkt 6; art. 109 ust. 1 pkt 5, art. 109 ust. 1 pkt 7-10, w art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego ,na podstawie art. 5k rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (…) III. Zamawiający będzie żądał Wykaz usług Wykonanych lub wykonywanych (…) składanych w celu potwierdzenia spełniania warunków udz. w postępowaniu określonych przez Zamawiającego IV. Dokumenty składane przez Wyk. zagranicznych: Jeżeli Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami RP, zamiast: 1.4 informacji z KRK składa inf. z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administ. kraju, w którym Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument . Dokument, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed jego złożeniem; 2.4 odpisu albo informacji z KRS lub CEIDG - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że wobec Wyk. nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gosp. nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 m-ce przed jego złożeniem. 3.4 Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. IV.1.4 i IV.2.4., lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust 1 pkt 1, 2 lit a i b oraz pkt 3 ustawy Pzp (zakres przypadków w wymaganych dokumentach zależy od wymagań określonych w niniejszej SWZ) zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wyk., ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zam. lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administr., notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze wzgl. na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.