Organizacja Polsko – Japońskiego Forum Eksportowego w dniu 20 maja 2025 roku oraz Polsko – Japońskiego Forum Inwestycyjnego 30 września 2025 roku – Japonia, Osaka

Krótki opis

1. Przedmiot zamówienia obejmuje realizację dwóch wydarzeń gospodarczych organizowanych
w związku z udziałem Polski w Wystawie Światowej EXPO 2025 Osaka, Kansai:
1.1. Polsko – Japońskiego Forum Eksportowego,
1.2. Polsko – Japońskiego Forum Inwestycyjnego.

Opis zamówienia

1. Przedmiot zamówienia obejmuje realizację dwóch wydarzeń gospodarczych organizowanych
w związku z udziałem Polski w Wystawie Światowej EXPO 2025 Osaka, Kansai:
1.1. Polsko – Japońskiego Forum Eksportowego,
1.2. Polsko – Japońskiego Forum Inwestycyjnego

Informacje dodatkowe

Realizacja przedmiotu umowy nastąpi w terminie od dnia jej zawarcia do dnia 1 października 2025 r. Wskazany w ogłoszeniu termin początkowy wynika braku możliwości wybrania w formularzu "dnia zawarcia umowy" jako początku jej obowiązywania.
Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę w przypadkach, o których mowa w art. 108 ust. 1 Ustawy Pzp.
Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również Wykonawców, o których mowa w:
- art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
- art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę w przypadkach, o których mowa w art. 109 ust. 1 pkt 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Ustawy Pzp.
Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych, w celu wykazania braku podstaw wykluczenia z postępowania:
1.1. Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1) i 2) Ustawy Pzp, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
1.2. Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 4) Ustawy Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
1.3. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5) Ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia Wykonawcy o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia będzie przekazany przez Zamawiającego wraz z wezwaniem, o którym mowa w pkt. 1.
1.4. Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w: art. 108 ust. 1 pkt 3) Ustawy Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 4) Ustawy Pzp (dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego), art. 108 ust. 1 pkt 5) Ustawy Pzp (dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji), art. 108 ust. 1 pkt 6), 109 ust. 1 pkt 2 lit. b) i c), art. 109 ust. 1 pkt 3 oraz art. 109 ust. 1 pkt 5 – 10 Ustawy Pzp. Wzór oświadczenia będzie przekazany przez Zamawiającego wraz z wezwaniem,
o którym mowa w pkt. 1.
1.5. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast Informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w 1.1. i 1.2., składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie podstawy wykluczenia, o którym mowa w pkt 1.1. lub 1.2.. Dokument ten winien zostać wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
1.6. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 1.5., lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1), 2) i 4) Ustawy Pzp, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć. Dokument ten winien zostać wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu:
- wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
Wykonawca sporządza ofertę z wykorzystaniem Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ. W przypadku, gdy Wykonawca nie korzysta z przygotowanego przez Zamawiającego wzoru Formularza ofertowego, w treści oferty należy zamieścić wszystkie informacje wymagane we wzorach.
Wykonawca składa ofertę wraz z następującymi oświadczeniami i dokumentami:
1. W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, Zamawiający żąda od Wykonawcy odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru;
2. Formularz ofertowy - sporządzony zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku nr 2 do SWZ;
3. Pełnomocnictwo w przypadku, gdy jest ono niezbędne do reprezentacji Wykonawcy,
4. Pełnomocnictwo w przypadku, gdy wykonawcy składają ofertę wspólną;
5. oświadczenie z art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp (JEDZ) - sporządzone zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku nr 3 do SWZ, składane odpowiednio przez Wykonawcę, każdego z Wykonawców składających ofertę wspólną oraz podmiot udostępniający Wykonawcy swoje zasoby (jeżeli dotyczy).
6. Oświadczenie Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o zamówienie na podstawie art. 117 ust. 4 Ustawy Pzp – sporządzone zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku nr 5 do SWZ (jeżeli dotyczy),
7. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego swoje zasoby w przypadku, gdy Wykonawca wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu przy udziale zasobów innego podmiotu – sporządzone zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku nr 6 do SWZ (jeżeli dotyczy),
8. Oświadczenie składane odpowiednio przez Wykonawcę, każdego z Wykonawców składających ofertę wspólną oraz podmiot udostępniający Wykonawcy swoje zasoby o braku podstaw wykluczenia wynikające z przesłanek określonych w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie – sporządzone zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku nr 7 do SWZ,
9. Dokument wadium w formie niepieniężnej (jeżeli dotyczy).
10. wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie realizacją usługi, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.
Zamawiający z uwagi na zastosowanie zgodnie z art. 242 ust. 2 pkt 5 Ustawy Pzp kryterium oceny ofert dotyczącego doświadczenia osoby Koordynatora, które jest bezpośrednio powiązane z brzmieniem warunku udziału w postępowaniu wymaga na podstawie art. 126 ust. 2 ustawy Pzp złożenia wraz z ofertą wykazu osób.
Zamawiający żąda od Wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny całkowitej brutto podanej w ofercie.
Szczegółowe informacje na temat postępowania znajdują się w SWZ.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Wydarzenia, odbędą się w Hotelu HILTON Osaka, którą to przestrzeń zapewnia Zamawiający, który jednocześnie oświadcza, że dysponuje przestrzenią, o której wyżej mowa na podstawie zawartej umowy najmu. Plan przestrzeni hotelowej oraz informacje nt. powierzchni poszczególnych sal, a także rzuty pięter poglądowe znajdują się w załączniku do OPZ.

Opis opcji

Zamawiający na podstawie art. 441 ustawy Pzp przewiduje w odniesieniu do obu Wydarzeń opcjonalny zakres przedmiotu zamówienia (dalej jako: „Opcja”) określony szczegółowo w § 1 ust. 6 – 8 Projektowanych postanowień umownych

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej i wykażą, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali należycie co najmniej 2 usługi polegające na organizacji wydarzenia o charakterze konferencyjnym, takie jak np.: forum gospodarcze / konferencja / seminarium / kongres / event promocyjny, dla minimum 250 osób każda, z których każda usługa obejmowała: przygotowanie scenografii, organizację rejestracji, koordynację usługi gastronomicznej, zapewnienie obsługi technicznej, zapewnienie obsługi audiowizualnej oraz tłumaczeniowej. Wartość każdej usługi powinna wynosić co najmniej 800 000 zł brutto;
W odniesieniu do warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale IX SWZ, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.
Zamawiający zastrzega, że w sytuacji składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz analogicznie w sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 Ustawy Pzp, warunki udziału w postepowaniu o których mowa w Rozdziale IX ust. 1 pkt 1) SWZ, musi zostać spełniony w całości przez jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie lub podmiot, na którego zdolności w tym zakresie powołuje się Wykonawca.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawca, który spełnia warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej i wykaże, że dysponuje co najmniej 1 osobą, która będzie pełniła funkcję Koordynatora, która w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, pełniła funkcję: koordynatora lub event managera lub producenta eventu lub innej osoby koordynującej z ramienia organizatora realizację minimum 2 usług, polegających na organizacji wydarzenia o charakterze konferencyjnym, takich jak np.: forum gospodarcze / konferencja / seminarium / kongres / event promocyjny, dla minimum 250 osób każda, z których każda usługa obejmowała: przygotowanie scenografii, organizację rejestracji, koordynację usługi gastronomicznej, zapewnienie obsługi technicznej, zapewnienie obsługi audiowizualnej oraz tłumaczeniowej. Wartość każdej usługi powinna wynosić co najmniej 800 000 zł brutto.
W odniesieniu do warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale IX SWZ, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nim stosunków prawnych.

Wymagane depozyty i gwarancje

Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania jest zobowiązany wnieść wadium na czas związania ofertą o wartości: 150 000,00 tys. zł (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych).
Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 Pzp.
Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
- pieniądzu;
- gwarancjach bankowych;
- gwarancjach ubezpieczeniowych;
- poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 Ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
Szczegółowe informacje nt. wadium oraz jego zwrotu znajdują się w rozdziale 7 SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej określone w Dziale IX Ustawy Pzp.
Odwołanie przysługuje na:
- niezgodną z przepisami Ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy,
- zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie Ustawy Pzp.
Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.
Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 8 i 9, wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
Jeżeli Zamawiający nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty odwołanie wnosi się nie później niż w terminie 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
Odwołanie wnosi się w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 Ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych.
Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 Ustawy Pzp, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe jest równoznaczne z jej wniesieniem.
Od wyroku sądu lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie przysługuje skarga kasacyjna do Sądu Najwyższego.