Organizacja VI Forum Cyberbezpieczeństwa w dniach 3-5 września 2024 r., podczas XXXIII Forum Ekonomicznego w Karpaczu

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest organizacja VI Forum Cyberbezpieczeństwa w dniach 3-5 września 2024 r., podczas XXXIII Forum Ekonomicznego w Karpaczu.
Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do Specyfikacji (dalej: „OPZ”), a zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do Specyfikacji.

Informacje dodatkowe

Data początkowa 01.08.2024 r. jest datą orientacyjną. Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do 08.09.2024 r., zgodnie z zapisami w Opisie Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1 do SWZ) oraz Projektowanych postanowieniach umowy (załącznik nr 2 do SWZ).

Opis opcji

Zamawiający przewiduje możliwości skorzystania z Prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ust.1 ustawy pzp.
W związku z tym Zamawiającemu przysługuje prawo rozszerzenia zakresu usług o usługi dodatkowe wymienione w załączniku nr 1 do OPZ związane z organizacją Forum, odpowiadające bieżącym potrzebom Zamawiającego.
Regulacje dotyczące zakresu i sposobu skorzystania przez Zamawiającego z Prawa opcji zostały opisane w OPZ stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ i w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do Specyfikacji.
Zamawiający informuje, iż może, ale nie musi zlecić Wykonawcy wykonanie części zamówienia objętego Prawem opcji. Wykonawcy nie przysługują z tytułu nieskorzystania przez Zamawiającego z Prawa opcji żadne roszczenia.
Wartość Prawa Opcji nie przekroczy kwoty 200 000,00 zł brutto i rozliczana będzie na podstawie cen jednostkowych wskazanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym w części dotyczącej Prawa opcji.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Posiadanie środków finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości nie mniejszej niż 1 000 000,00 zł (słownie: jeden milion zł, 00/100).: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 1 000 000,00 zł (słownie: jeden milion zł, 00/100).
W przypadku, gdy wykonawca dla potwierdzenia spełniania niniejszego warunku, załączy dokumenty zawierające kwoty wyrażone w walutach obcych, Zamawiający przeliczy tą kwotę na PLN po kursie NBP obowiązującym w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni informacji z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową Wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiąc przed jej złożeniem.
Jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może złożyć wymaganych przez zamawiającego podmiotowych środków dowodowych, o których mowa powyżej, wykonawca składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie opisanego przez zamawiającego warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Należyte wykonanie usług i dysponowanie osobami, zdolnymi do realizacji zamówienia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
1. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie - wykonał należycie, co najmniej:
1) dwie (2) usługi polegające na kompleksowej organizacji*, co najmniej 2 dniowego forum, konferencji lub kongresu (bez dni montażowych), rozumianych jako jedno wydarzenie pod względem organizacyjnym.
Każda z dwóch wymaganych usług powinna być:
a) na kwotę nie mniejszą niż 500 000,00 zł brutto,
b) wykonana dla minimum 600 uczestników nie wliczając obsługi,
c) wykonana poza miastem, w którym siedzibę ma Wykonawca.
* Przez kompleksową organizację forum, konferencji lub kongresu Zamawiający rozumie: zapewnienie usług gastronomicznych (tj. całodzienne przerwy kawowe i lunch), usługi tłumaczenia symultanicznego lub konsekutywnego, wyposażenia w zakresie AV/IT oraz mebli, produkcję i użycie elementów aranżacji i identyfikacji wizualnej, usługi transportowe.
Każda z dwóch usług musi być zrealizowana na podstawie odrębnej umowy.
W przypadku gdy w zakres świadczenia (umowy) wchodziło wiele różnych usług i działań, należy podać, czy w zakres tego świadczenia (umowy) wchodziła także usługa określona w warunku, wymagana przez Zamawiającego, i wskazać jej parametry w odpowiednim polu wykazu.
2) dwie (2) usługi polegające na organizacji, co najmniej 2 dniowego forum, konferencji lub kongresu (bez dni montażowych), rozumianych jako jedno wydarzenie pod względem organizacyjnym, zorganizowane w ramach jednego większego wydarzenia, gdzie ekspozycję swoich instytucji/firm/projektów miało co najmniej 50 podmiotów (tj. wydarzenie typu EKG, IMPACT, Forum Ekonomiczne) gdzie zgodnie z informacjami organizatora zarejestrowanych było co najmniej 3 000 osób przez całe wydarzenie.
Każda z dwóch wymaganych usług powinna być na kwotę nie mniejszą niż 700 000,00 zł brutto.
Każda z dwóch usług musi być zrealizowana na podstawie odrębnej umowy.
W przypadku gdy w zakres świadczenia (umowy) wchodziło wiele różnych usług i działań, należy podać, czy w zakres tego świadczenia (umowy) wchodziła także usługa określona w warunku, wymagana przez Zamawiającego, i wskazać jej parametry w odpowiednim polu wykazu.
Ponadto Zamawiający zastrzega, że Wykonawca nie może posłużyć się w celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu o którym mowa w pkt 1) tymi samymi usługami, które wykazał na spełnienie warunku o którym mowa w pkt 2) i odwrotnie.
2. dysponuje / będzie dysponował osobami, zdolnymi do realizacji zamówienia, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, przy czym co najmniej jedną osobą pełniącą funkcję koordynatora umowy, która w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała, co najmniej 2 (dwie) umowy dotyczące usług, które polegają na kompleksowej organizacji*, co najmniej 2 dniowego forum, konferencji lub kongresu (bez dni montażowych), rozumianych jako jedno wydarzenie pod względem organizacyjnym.
Każda z dwóch wymaganych usług powinna być:
a) na kwotę nie mniejszą niż 500 000,00 zł brutto,
b) wykonana dla minimum 600 uczestników nie wliczając obsługi.
* Przez kompleksową organizację forum, konferencji lub kongresu Zamawiający rozumie: zapewnienie usług gastronomicznych (tj. całodzienne przerwy kawowe i lunch), usługi tłumaczenia symultanicznego lub konsekutywnego, wyposażenia w zakresie AV/IT oraz mebli, produkcję i użycie elementów aranżacji i identyfikacji wizualnej, usługi transportowe.
Każda z dwóch usług musi być zrealizowana na podstawie odrębnej umowy.
W przypadku gdy w zakres świadczenia (umowy) wchodziło wiele różnych usług i działań, należy podać, czy w zakres tego świadczenia (umowy) wchodziła także usługa określona w warunku, wymagana przez Zamawiającego, i wskazać jej parametry w odpowiednim polu wykazu.
Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni następujących podmiotowych środków dowodowych:
1. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.
Wzór wykazu stanowi załącznik nr 8 do SWZ.
2. Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonywania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wzór wykazu stanowi załącznik nr 9 do SWZ.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 20 000,00 zł (słownie: dwudziestu tysięcy złotych).
2. Wadium może być wnoszone w formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy pzp.
3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy Ministerstwa Cyfryzacji nr
81 1010 1010 0034 9213 9120 0000, z adnotacją: „Organizacja VI Forum Cyberbezpieczeństwa w dniach 3-5 września 2024 r., podczas XXXIII Forum Ekonomicznego w Karpaczu - WADIUM”.
4. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu za moment wniesienia uznaje się moment uznania rachunku Zamawiającego. W przypadku wniesienia wadium przelewem zaleca się, aby Wykonawca załączył do oferty potwierdzenie dokonania przelewu, celem potwierdzenia tej formy wniesienia wadium.
5. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu wraz z ofertą oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę poręczenia lub gwarancji w formacie umożliwiającym odczyt dokumentu.
6. Wadium powinno zostać przekazane Zamawiającemu drogą komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy e-Zamówienia, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert). Zamawiający zaleca, aby wadium zostało złożone wraz z ofertą w osobnym pliku wraz z jednoczesnym zaznaczeniem polecenia „Załącznik wadium”.
7. Dokument poręczenia lub gwarancji powinien zawierać informację o udzieleniu poręczenia lub gwarancji na rzecz Zamawiającego tytułem zapłaty wadium.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
Odwołanie wnosi się w terminach:
1.10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
2.15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony powyżej Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 1 i 2 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.