Podniesienie wersji posiadanego przez Zamawiającego oprogramowania SAP ERP EhP8 do wersji SAP S/4HANA wraz z rozbudową o nowe narzędzia i funkcjonalności, zmianą modelu licencjonowania na subskrypcyjny oraz świadczeniem Usługi Wsparcia i szkoleń

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest aktualizacja posiadanego przez Zamawiającego oprogramowania SAP ERP do wersji SAP S/4HANA, w skład którego wchodzi:
1. dostawa I-ej transzy Subskrypcji na System SAP S/4 HANA, obejmujący Oprogramowanie udostępniane w Środowisku Chmurowym, które będą używane przez okres migracji;
2. podniesienie wersji posiadanego przez Zamawiającego Systemu SAP ERP 6.0 EhP8 z jego funkcjonalnościami do najnowszej wersji SAP S/4 HANA Private Cloud Edition i migracja danych oraz posiadanych funkcjonalności;
3. dostawa II-ej transzy pakietów Subskrypcji na System SAP S/4 HANA;
4. Usługa Wsparcia prawidłowego działania Systemu świadczona przez okres 36 miesięcy;
5. prowadzenie prac konserwacyjnych, utrzymaniowych oraz konsultacji w zakresie Modułów funkcjonalnych i aplikacji w ilości do 12 000 Roboczogodzin;
6. prowadzenie prac rozwojowych w zakresie Modułów funkcjonalnych i aplikacji w ilości do 12 000 Roboczogodzin;
7. przeprowadzenie szkoleń dla Administratorów BASIS oraz Administratorów modułowych i Użytkowników końcowych;
8. dostarczenie Dokumentacji technicznej.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest aktualizacja posiadanego przez Zamawiającego oprogramowania SAP ERP do wersji SAP S/4HANA, w skład którego wchodzi:
1. dostawa I-ej transzy Subskrypcji na System SAP S/4 HANA, obejmujący Oprogramowanie udostępniane w Środowisku Chmurowym, które będą używane przez okres migracji;
2. podniesienie wersji posiadanego przez Zamawiającego Systemu SAP ERP 6.0 EhP8 z jego funkcjonalnościami do najnowszej wersji SAP S/4 HANA Private Cloud Edition i migracja danych oraz posiadanych funkcjonalności;
3. dostawa II-ej transzy pakietów Subskrypcji na System SAP S/4 HANA;
4. Usługa Wsparcia prawidłowego działania Systemu świadczona przez okres
36 miesięcy;
5. prowadzenie prac konserwacyjnych, utrzymaniowych oraz konsultacji w zakresie Modułów funkcjonalnych i aplikacji w ilości do 12 000 Roboczogodzin;
6. prowadzenie prac rozwojowych w zakresie Modułów funkcjonalnych i aplikacji
w ilości do 12 000 Roboczogodzin;
7. przeprowadzenie szkoleń dla Administratorów BASIS oraz Administratorów modułowych i Użytkowników końcowych;
8. dostarczenie Dokumentacji technicznej.

Opis opcji

W ramach Przedmiotu zamówienia będzie możliwe uruchomienie Prawa Opcji polegającego na wykorzystaniu dodatkowych 24 000 Roboczogodzin na usługi:
a) prowadzenia prac konserwacyjnych, utrzymaniowych oraz konsultacji w zakresie modułów funkcjonalnych i aplikacji,
b) prowadzenia prac rozwojowych w zakresie modułów funkcjonalnych i aplikacji.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Otwarcie ofert dokonuje się na platformie poprzez odszyfrowanie i otwarcie ofert. Informacja z otwarcia ofert opublikowana będzie na platformie w zakładce „Załączniki organizatora” i zawierać będzie dane określone w art. 222 ust. 5 ustawy Pzp

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zdolność techniczna i zawodowa dotycząca Wykonawcy: Zamawiający uzna, iż Wykonawca zdolny do należytego wykonania udzielanego zamówienia to taki, który w okresie ostatnich trzech lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również realizuje:
a) co najmniej dwa zamówienia polegające na wdrożeniu zintegrowanego Systemu informatycznego SAP, przy czym 1 zamówienie (jedno z nich) o wartości co najmniej 4 mln zł brutto, a drugie zamówienie o dowolnej wartości.
b) co najmniej dwa zamówienia polegające na świadczeniu usługi utrzymania
i rozwoju Systemu SAP o wartości co najmniej 1 mln zł brutto każda, przy czym jedno (1) z nich dotyczyło świadczenia usług wsparcia Systemu SAP dla min. 4000 użytkowników.
c) co najmniej dwa zamówienia polegające na wdrożeniu systemu HCM (Human Capital Management) o wartości co najmniej 500 tys. zł brutto każde.
d) co najmniej dwa zamówienia polegające na świadczeniu usługi utrzymania i rozwoju systemu HCM (Human Capital Management) o wartości co najmniej 500 tys. zł brutto każda, przy czym jedna swoim zakresem obejmowała:
- naliczanie wynagrodzeń i obsługę kadrową dla min. 4000 pracowników;
- obsługę różnych form zatrudnienia pracowników.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia niniejszy warunek zostanie spełniony, jeżeli co najmniej jeden z tych Wykonawców spełni przedmiotowy warunek samodzielnie. Zamawiający nie precyzuje szczególnego sposobu spełniania warunków przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zdolność techniczna i zawodowa dotycząca osób: Wykonawca musi wskazać osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, spełniające minimalne warunki dotyczące kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, odpowiednim do funkcji, jakie zostaną im powierzone.
Wykonawca wskaże osoby (menadżera projektu i zespół konsultantów liczbie zapewniającej terminowe i prawidłowe wykonanie zamówienia), które muszą być dostępne na etapie realizacji zamówienia, spełniające następujące minimalne wymagania:
1) Menadżer projektu - kierownik zespołu Konsultantów Wiodących, certyfikowany*, polskojęzyczny, legitymujący się minimalnym sumarycznym 4 - letnim doświadczeniem w zakresie zarządzania, uzyskanym w co najmniej 2 projektach wdrożenia Systemu SAP:
Łącznie Menadżer projektu powinien spełniać następujące wymagania:
• minimum 2 projekty zakończone odbiorem końcowym,
• w tym, minimum 1 projekt wdrożeniowy wykazany powyżej zrealizowany zgodnie ze zwinną metodyką zarządzania projektami (np.: SCRUM, KANBAN, SAP ACTIVATE, AGILE, itp.).
2) Konsultant Wiodący - Kierownik Zespołu, certyfikowany*, polskojęzyczny, legitymujący się minimalnym sumarycznym 4 - letnim doświadczeniem
w zakresie zarządzania uzyskanym, w co najmniej 2 projektach wdrożenia i/lub serwisu i/lub konserwacji i/lub utrzymania Systemu SAP.
3) Zespół Konsultantów w obszarze minimum - SAP FI, FI-AA, FM, SD, CO, MM, w tym:
• Konsultant Wiodący w tym obszarze posiadający minimalne sumaryczne 4 - letnie doświadczenie polegające na udziale w co najmniej 2 projektach dotyczących wdrożenia i/lub serwisu i/lub konserwacji i/lub utrzymania Systemu SAP w zakresie minimum modułów SAP: FI, FI-AA, FM, SD, CO, MM o wartości każdego z tych projektów co najmniej 500 tys. zł brutto;
• 6 Konsultantów zadaniowych, z których każdy posiada minimalne sumaryczne 4 - letnie doświadczenie polegające na udziale,
w co najmniej 2 projektach dotyczących wdrożenia i/lub utrzymania i/lub serwisu i/lub konserwacji Systemu SAP w ramach jednego z ww. modułów,
- w tym co najmniej 2 konsultantów posiadających doświadczenie w zakresie wdrożenia i/lub utrzymania i/lub serwisu i/lub konserwacji Systemu SAP w jednostkach publicznych, działających zgodnie z ustawą o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 ze zm.), co najmniej w zakresie utrzymania raportów i zestawień specyficznych dla jednostek finansów publicznych, takich jak: Rb-23, Rb-27, Rb-28,Rb 70, Rb-N, Rb-Z.
4) Zespół Konsultantów w obszarze SAP HCM (HR-PA i HR-PY), w tym:
• Konsultant Wiodący w tym obszarze posiadający minimalne sumaryczne 4 - letnie doświadczenie polegające na udziale w co najmniej 2 projektach, z których każdy dotyczył wdrożenia i/lub utrzymania i/lub serwisu i/lub konserwacji:
 modułów kadrowo - płacowych (SAP – HCM) o wartości każdego z tych projektów co najmniej 500 tys. z brutto,
lub
 modułów kadrowo - płacowych (SAP – HR-PA i HR-PY) razem z modułami finansowymi (SAP – FI, FI-AA, SAP – FM, CO, MM) o wartości każdego z tych projektów co najmniej 500 tys. zł brutto;
• 4 Konsultantów zadaniowych, z których każdy posiada minimalne sumaryczne 4 - letnie doświadczenie polegające na udziale w co najmniej 2 projektach dotyczących wdrożenia i/lub utrzymania i/lub serwisu i/lub konserwacji Systemu SAP w jednym z ww. modułów (SAP HCM (HR-PA i HR-PY));
5) Zespół Konsultantów w obszarze SAP BASIS w tym:
• Konsultant Wiodący posiadający minimalne sumaryczne 4 - letnie doświadczenie w obszarze BASIS, w tym udział w co najmniej w 1 projekcie, który polegał na migracji Systemu SAP do SAP S4/ HANA;
• 2 Konsultantów zadaniowych, z których każdy posiada minimalne sumaryczne 4 - letnie doświadczenie polegające na udziale, w co najmniej 2 projektach dotyczących wdrożenia i/lub utrzymania i/lub serwisu i/lub konserwacji systemu SAP w obszarze SAP BASIS;
• 2 konsultantów polskojęzycznych, certyfikowanych* na poziomie zaawansowanym w zakresie technologii IMC (In-memory computing), z których każdy posiada minimalne sumaryczne 4 - letnie doświadczenie w zakresie technologii IMC (In-memory computing);
• 2 konsultantów polskojęzycznych z doświadczeniem w wykonaniu migracji z użyciem platformy migracji danych z minimalnym sumarycznym 2 - letnim doświadczeniem, tj. uzyskanym w różnych projektach;
• 1 polskojęzyczny architekt systemu z minimalnym sumarycznym 4 - letnim doświadczeniem, tj. uzyskanym w różnych projektach, z których minimum 1 projekt zakończył się odbiorem końcowym;
6) Konsultant Wiodący ds. WORKFLOW - co najmniej 5 - letnie doświadczenie w charakterze konsultanta w zakresie wdrażania systemu VIM/Open Text dla Systemu SAP S/4 HANA potwierdzone udziałem w minimum 3 projektach wdrożeniowych, przy czym 1 z projektów musi polegać na udziale w projekcie wdrożeniowym VIM/OpenText dla Systemu SAP S4 HANA.
7) Zespół Konsultantów w obszarze SAP BC w tym:
• Konsultant Wiodący posiadający minimalne sumaryczne 4 - letnie doświadczenie w obszarze BC, polegające na udziale, w co najmniej 1 projekcie polegającym na migracji SAP do SAP S4/ HANA.
• 2 Konsultantów zadaniowych, z których każdy posiada minimalne sumaryczne 4 - letnie doświadczenie polegające na udziale w co najmniej 2 projektach dotyczących wdrożenia i/lub utrzymania i/lub serwisu i/lub konserwacji Systemu SAP w obszarze SAP BC.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Sytuacja ekonomiczna i finansowa: Zamawiający uzna, iż Wykonawca zdolny do należytego wykonania udzielanego zamówienia to taki, który posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 5 000 000,00 PLN (słownie złotych: pięć milionów).

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy, pod adresem: https://gddkia.eb2b.com.pl/ 2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym składanie ofert oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu Platformy. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy. 3. Instrukcja korzystania z Platformy: 1) w przypadku posiadania konta na Platformie - zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy; 2) w przypadku, gdy Wykonawca nie posiada konta na Platformie – należy w zakładce „Postępowania”, „Lista postępowań otwartych” wybrać niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „zgłoś się do udziału w postępowaniu” przejść do Formularza rejestracyjnego. 4. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego: 1) dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem PAdES; 2) dla dokumentów w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpis formatem XAdES. 5. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s; 2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min, 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych- MS Windows , Mac OS, Linux z aktualnym wsparciem technicznym producenta (sugerowane nie starsze niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania); 3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa – sugerowane najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera; 4) włączona obsługa JavaScript; 5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez Wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie „pdf”). 6. Zamawiający dopuszcza przesyłanie danych w formatach dopuszczonych odpowiednimi przepisami prawa tj. m.in.: .doc, .docx, .txt, .xls, .xlsx, .ppt, .csv, .pdf, .jpg, .gif, .png, .tif, .dwg, .ath, .kst, .zip, przy czym Zamawiający zaleca wykorzystywanie plików w formacie .pdf. Maksymalny rozmiar pojedynczego pliku to 250 MB, przy czym nie określa się limitu liczby plików. 7. Informacja na temat kodowania i czasu odbioru danych: 1) pliki Oferty załączone przez Wykonawcę na Platformie i zapisane, widoczne są w Platformie jako zaszyfrowane. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert; 2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”. 8. Dokumentacja przedmiotowego postępowania dostępna jest na Platformie w zakładce „Załączniki organizatora”. Pobranie dokumentu następuje po kliknięciu na wybrany załącznik i wciśnięciu polecenia „Pobierz”. W celu pobrania wszystkich załączników jednocześnie należy wybrać polecenie „pobierz paczkę”, a następnie „pobierz wszystkie załączniki organizatora”. 9. Ofertę, JEDZ oraz zobowiązanie, o którym mowa w pkt 11.3. IDW, należy wczytać jako załączniki na Platformie w zakładce „Złóż ofertę”, natomiast podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty należy wczytać jako załączniki na Platformie przy użyciu zakładki „Pytania/informacje”, według Instrukcji korzystania z Platformy dostępnej dla zalogowanych użytkowników w zakładce „Pomoc” – „Instrukcje”. 10. W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym pliku zawierającego skompresowane dokumenty, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku podpisem kwalifikowanym. 11. W przypadku zmiany lub wycofania Oferty, o których mowa w pkt. 16.10. IDW, Wykonawca, za pośrednictwem Platformy, może samodzielnie usunąć wczytaną przez siebie Ofertę (załącznik/załączniki). 12. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy na kwotę stanowiącą 5 % ceny brutto podanej w ofercie.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1.Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej określone w Dziale IX ustawy Pzp. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15) ustawy Pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. 2.Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy Pzp czynności Zamawiającego podjętej w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia w tym na projektowane postanowienia umowy oraz na zaniechanie czynności, do której Zamawiający był zobowiązany na podstawie ustawy Pzp. 3.Odwołanie powinno zawierać informacje, o których mowa w art. 516 ustawy Pzp. 4.Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym. 5.Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, iż Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przesłanie jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Kopię odwołania zamawiającemu należy przesłać za pośrednictwem Platformy. Po zgłoszeniu do postępowania należy w zakładce „Postępowania”, wybrać „Moje postępowania” a następnie wybrać niniejsze postępowanie oraz korzystając z zakładki „Pytania/informacje”, polecenie „Nowe/wysłane” i następnie „Dodaj pytanie/ komentarz” przekazać treść odwołania lub załączyć pliki. 6.Terminy wniesienia odwołania: 1)Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia - jeżeli informacja została przekazana przy użycie środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni - jeżeli została przekazana w inny sposób; 2)Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu lub wobec treści dokumentów zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na Platformie; 3)Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt. 1) i 2) powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. 4)Jeżeli Zamawiający nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: a)30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; b)6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; 7.Szczegółowe zasady postępowania po wniesieniu odwołania, określają stosowne przepisy Działu IX ustawy Pzp. 8.Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych. 9.Skargę wnosi za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej lub postanowienia Prezesa izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe albo wysłanie na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, jest równoznaczne z jej wniesieniem. 10.Od wyroku sądu lub postanowienia kończącego postępowanie w sprawie przysługuje skarga kasacyjna do Sądu Najwyższe