Przedłużenie usługi serwisu, hostingu i modyfikacji Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI)

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa utrzymania i rozwoju Lokalnego Systemu Informatycznego obejmujących:
1.zapewnienie świadczenia usług Serwisu i Wsparcia, w tym hostingu Systemu, dla wszystkich istniejących elementów Systemu, a także ewentualnych elementów Systemu modyfikowanych lub wykonanych w trakcie trwania Umowy;
2.zapewnienie w ramach świadczenia usług Serwisu i Wsparcia zgodnego z wymaganiami funkcjonowania Systemu;
3.Modyfikacje Systemu realizowane na podstawie składanych przez Zamawiającego odrębnych zleceń w ramach Prawa opcji, w wymiarze nieprzekraczającym 8000 Roboczogodzin; na warunkach opisanych w Umowie.;
4.jednorazową, inicjalną Instalację Systemu łącznie z bazami danych w Infrastrukturze Wykonawcy na podstawie przekazanej przez Zamawiającego wersji systemu wraz z bazami przy wsparciu Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych, w ramach świadczenia usług Serwisu
i Wsparcia.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera OPZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa utrzymania i rozwoju Lokalnego Systemu Informatycznego obejmujących:
1.zapewnienie świadczenia usług Serwisu i Wsparcia, w tym hostingu Systemu, dla wszystkich istniejących elementów Systemu, a także ewentualnych elementów Systemu modyfikowanych lub wykonanych w trakcie trwania Umowy;
2.zapewnienie w ramach świadczenia usług Serwisu i Wsparcia zgodnego z wymaganiami funkcjonowania Systemu;
3.Modyfikacje Systemu realizowane na podstawie składanych przez Zamawiającego odrębnych zleceń w ramach Prawa opcji, w wymiarze nieprzekraczającym 8000 Roboczogodzin; na warunkach opisanych w Umowie.;
4.jednorazową, inicjalną Instalację Systemu łącznie z bazami danych w Infrastrukturze Wykonawcy na podstawie przekazanej przez Zamawiającego wersji systemu wraz z bazami przy wsparciu Zamawiającego lub osób przez niego wskazanych, w ramach świadczenia usług Serwisu
i Wsparcia.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera OPZ.

Opis opcji

W ramach Prawa opcji Zamawiający korzystać będzie z możliwości zakupu, a Wykonawca zobowiązuje się do realizacji
a) Modyfikacji Systemu – poprzez składanie odrębnych zleceń w okresie obowiązywania Umowy, w wymiarze nieprzekraczającym łącznie 8000 Roboczogodzin, na warunkach opisanych w Umowie. W celu skorzystania przez Zamawiającego z niniejszego prawa, Zamawiający obowiązany jest złożyć zlecenie na daną modyfikację na zasadach wskazanych w § 11, a Wykonawca winien je zrealizować w terminie uzgodnionym przez Strony w toku bieżących prac oraz na podstawie analizy przedstawionej przez Wykonawcę. W celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, iż Wykonawca zobowiązany jest do wykonania zleconych prac w przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia woli o skorzystaniu z Prawa opcji w tym zakresie, przy czym Zamawiający nie jest zobowiązany do złożenia takiego oświadczenia, a jedynie uprawniony.
Szczegółowe informacje dotyczące opcji, w tym zakres, termin skorzystania z tego uprawnienia przez Zamawiającego oraz zasady na jakich będzie się odbywała realizacja Opcji, zostały zawarte w OPZ oraz PPU.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

warunek dotyczący doświadczenia: a) warunek dotyczący doświadczenia:
1) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej jedno zamówienie, którego przedmiotem było łącznie:
świadczenie usługi serwisu i wsparcia technicznego co najmniej jednego Systemu informatycznego (tj. łącznie: usługi polegające na utrzymaniu i hostingu Systemu na infrastrukturze Wykonawcy, administracji technicznej oraz usuwaniu przez Wykonawcę wad w Systemie, modyfikacji systemu w zakresach zleconych przez użytkownika systemu, dostarczaniu i instalacji aktualizacji Systemu, a także świadczenie usług przyjmowania przez Wykonawcę zgłoszeń oraz pytań dotyczących funkcjonowania i korzystania z Systemu) oraz świadczenie usługi rozwoju tego Systemu.
Jako System informatyczny należy w tym punkcie rozumieć system wykorzystywany co najmniej łącznie we wszystkich poniższych zakresach:
a. przygotowywania/wypełniania/uzupełniania i składania wniosków o dofinansowanie/finansowanie przez podmioty/osoby spoza tej instytucji („wnioskodawców”),
b. obsługi tych wniosków w zakresie minimum: przeprowadzania oceny (weryfikacji) wniosków przez osoby z tej instytucji, przeprowadzania oceny wniosków przez osoby spoza tej instytucji (np. ekspertów zewnętrznych),
c. możliwość modyfikowania już złożonych wniosków o dofinansowanie/finansowanie przez „wnioskodawców” w zakresach wskazanych przez instytucję,
d. prowadzenia korespondencji wewnątrz systemu pomiędzy ww. podmiotami i osobami,
e. generowania dokumentów na podstawie danych zawartych w systemie: pisma, umowy, aneksy do umów,
f. modyfikacji danych zawartych w systemie służących do generowania dokumentów, o których mowa w punkcie poprzednim,
g. generowania raportów z danych zawartych w systemie o określonym przez użytkownika zakresie,
h. współpracy z co najmniej jednym innym systemem w zakresie zautomatyzowanego eksportu lub importu danych zgodnie z wymogami dla tego systemu.
Wartość jednej umowy nie może być mniejsza niż 400 000,00 zł netto per rok, a w przypadku wykazania więcej niż jednej umowy, wartość co najmniej jednej spośród wykazanych nie może być mniejsza niż 400 000,00 zł netto per rok . Przez wartość umowy per rok Zamawiający rozumie iloraz wartości całkowitej netto danej umowy dla tego Systemu informatycznego do okresu, w którym obowiązywała ta umowa liczonego w latach po zaokrągleniu wartości tego okresu do pełnych lat.
Jako wykazanie spełnienia powyższych warunków należy przedstawić poświadczenie (np. referencje) Instytucji publicznej, o której mowa w powyższej treści, dla której odbywało się świadczenie powyższych usług, zawierające potwierdzenie powyższych wymagań. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze (siła wyższa lub zdarzenie równoważne) Wykonawca nie jest w stanie uzyskać powyższego poświadczenia Instytucji publicznej, należy złożyć oświadczenie Wykonawcy w powyższym zakresie i zawierające dane potwierdzające powyższe wymagania z wyjaśnieniem przyczyn niezłożenia poświadczenia. Zamawiający będzie miał prawo weryfikacji spełniania powyższych warunków przed zawarciem umowy, jak również po zawarciu umowy pod rygorem możliwości rozwiązania umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w przypadku braku możliwości weryfikacji oświadczenia Wykonawcy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia braku spełniania powyższych warunków do dnia zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od zawarcia umowy.
W przypadku świadczeń okresowych i ciągłych Zamawiający dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone), ale również wykonywane. W takim przypadku Zamawiający wymaga, by część zamówienia wykonana do terminu składania ofert spełniała wymogi określone przez Zamawiającego w warunku.
Jeśli wartość zamówienia określona została w walucie innej niż PLN, Wykonawca zobowiązany jest do jej przeliczenia na PLN, przyjmując jako podstawę średni kurs danej waluty opublikowany przez NBP w dniu publikacji niniejszego Zapytania ofertowego. Jeśli publikacja Zapytania ofertowego nastąpi w dniu, kiedy NBP nie publikuje tabeli kursów średnich, należy przyjąć kurs z tabeli kursów średnich, opublikowany w dniu najbliższym po dniu publikacji Zapytania ofertowego.
dalsza część warunku w sekcji....

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 20 000,00 PLN (słownie:dwadzieściysięcy złotych 00/100).
2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
3. Wadium może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach, zgodnej z art. 97 ust. 7 ustawy Pzp:
1) pieniądzu – przelewem na rachunek Zamawiającego prowadzony w Banku Gospodarstwa Krajowego nr rachunku 62 1130 0007 0000 0000 1390 0619 z dopiskiem: „wadium w postępowaniu DZZK/35/DZU/2024”
UWAGA: Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej zostanie przyjęty termin uznania rachunku Zamawiającego.
Potwierdzenie dowodu dokonania przelewu wadium zaleca się dołączyć do oferty;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 310, 836 i 1572).
4. Wadium wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia musi spełniać (oprócz elementów właściwych dla każdej formy, określonych przepisami prawa) co najmniej poniższe wymagania:
1) beneficjentem gwarancji wadialnej jest: Bank Gospodarstwa Krajowego, Al. Jerozolimskie 7, 00-955 Warszawa.
2) oznaczenie (sygnaturę) postępowania;
3) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę określone w art. 6 ustawy Pzp, bez potwierdzania tych okoliczności;
4) z jej treści powinno jednoznacznie wynikać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do zapłaty całej kwoty wadium;
5) musi być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego;
6) termin obowiązywania gwarancji lub poręczenia nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert);
7) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 ustawy Pzp), Zamawiający wymaga aby gwarancja lub poręczenie obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych w tytułu gwarancji lub poręczenia) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się oddzielenie zamówienia (konsorcjum);
UWAGA: Oryginał gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę gwarancji lub poręczenia, razem z ofertą.
5. Wadium wniesione w pieniądzu przechowywane jest na nieoprocentowanym rachunku bankowym Zamawiającego.
6. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zostanie odrzucona.
7. Zasady zwrotu oraz okoliczności zatrzymania wadium określa art. 98 ustawy Pzp.

Warunki realizacji zamówienia

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy (PPU) – załącznik nr 2 do SWZ.
2. Zmiana umowy podlega unieważnieniu, jeżeli została dokonana z naruszeniem art. 454 i art. 455 ustawy Pzp. W takim przypadku stosuje się postanowienie umowne w brzmieniu obowiązującym przed tą zmianą (art. 458 ustawy Pzp).
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym w Umowie. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.
Szczegóły w PPU.

Informacje dodatkowe

dalsza część sekcji 5.1.9 Kryteria kwalifikacji
1.Zamawiający wymaga realizacji zamówienia w zakresie usług Serwisu i Wsparcia przez okres 24 (dwudziestu czterech) miesięcy liczony od dnia 10.09.2024 roku do dnia 09.09.2026 roku, z możliwością przedłużenia na okres kolejnych 24 miesięcy. Zamawiający dopuszcza możliwość przeniesienia Systemu na infrastrukturę Zamawiającego w dowolnym momencie trwania Umowy (zgodnie z zapisami umowy), z adekwatnym obniżeniem miesięcznego wynagrodzenia za usługę Wsparcia i Serwisu. Przeniesienie Systemu nastąpi na warunkach i w terminie uzgodnionym w ramach Planu Wyjścia.
2.Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. Procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
3 dalsza część warunku udziału z sekcji
2) Wykonawca wykaże, że co najmniej jedno zamówienie dotyczące systemu informatycznego w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, zostało zrealizowane na podstawie umowy objętej reżimem outsourcingu bankowego. Wartość jednej takiej umowy nie może być mniejsza niż 400 000,00 zł netto. Zamawiający wyjaśnia, iż system informatyczny nie musi być tym samym systemem, który został opisany w punkcie 1 powyżej.
Jako wykazanie spełnienia powyższych warunków należy przedstawić poświadczenie (np. referencje) podmiotu, dla którego odbywała się usługa w powyższym zakresie w okresie ostatnich 4 lat, zawierające potwierdzenie powyższych wymagań. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze (siła wyższa lub zdarzenie równoważne) Wykonawca nie jest w stanie uzyskać powyższego poświadczenia, należy złożyć oświadczenie Wykonawcy w powyższym zakresie i zawierające dane potwierdzające powyższe wymagania z wyjaśnieniem przyczyn niezłożenia poświadczenia. Zamawiający będzie miał prawo weryfikacji spełniania powyższych warunków przed zawarciem umowy, jak również po zawarciu umowy pod rygorem możliwości rozwiązania umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy w przypadku braku możliwości weryfikacji oświadczenia Wykonawcy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia braku spełniania powyższych warunków do dnia zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od zawarcia umowy.
W przypadku świadczeń okresowych i ciągłych Zamawiający dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone), ale również wykonywane. W takim przypadku Zamawiający wymaga, by część zamówienia wykonana do terminu składania ofert spełniała wymogi określone przez Zamawiającego w warunku.
3) Wykonawca wykaże, że dysponuje infrastrukturą co najmniej łącznie w zakresie (spośród wymogów ujętych w OPZ):
a. Pomieszczenie serwerowni zabezpieczone drzwiami antywłamaniowymi o podwyższonej odporności ogniowej, a dodatkowo co najmniej w lokalizacji głównej – systemem kontroli dostępu z autoryzacją użytkowników.
b. Powyższe pomieszczenie serwerowni wyposażone w system monitoringu wizyjnego CCTV. System monitoringu wizyjnego obejmuje wszystkie strefy, gdzie mogą być wykonywane działania administratorskie związane z infrastrukturą w serwerowni.
c. Powyższe pomieszczenie serwerowni wyposażone w system przeciwpożarowy (minimum detektory ognia i dymu).
d. Powyższe pomieszczenie serwerowni wyposażone w system klimatyzacji zapewniający utrzymanie właściwych warunków pracy serwerów.
e. Powyższe pomieszczenie serwerowni bez instalacji centralnego ogrzewania.
f. Powyższe pomieszczenie wyposażone w system podtrzymywania zasilania (w tym UPS, agregat prądotwórczy) na wypadek zaniku zasilania głównego.
g. Okna w powyższym pomieszczeniu zabezpieczone antywłamaniowo co najmniej folią antywłamaniową.
h. Dysponowanie co najmniej dwoma lokalizacjami (zlokalizowanymi w różnych nieruchomościach) spełniającymi powyższe warunki (przeznaczonymi docelowo jako lokalizacja główna i lokalizacja zapasowa).
i. Dysponowanie łączami internetowymi dla powyższych lokalizacji, a dla co najmniej dla lokalizacji głównej – co najmniej dwoma łączami internetowymi (przeznaczonymi docelowo jako produkcyjne i zapasowe).
Jako wykazanie spełnienia powyższych warunków należy przedstawić oświadczenie w postaci podpisanego załącznika nr 2 do Zapytania ofertowego, że na dzień składania oferty Wykonawca spełnia powyższe warunki. Zamawiający będzie miał prawo weryfikacji spełniania powyższych warunków przed zawarciem umowy.
W przypadku stwierdzenia braku spełniania powyższych warunków do dnia zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od zawarcia umowy.
Ocena spełnienia powyższych warunków z punktu 1, 2 i 3 nastąpi na podstawie: wystawionych referencji oraz dokumentów (m.in. wykazu wykonanych usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia i innych) oraz oświadczeń Wykonawcy przedstawionych przez Wykonawcę, w tym Oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ – zgodnie z opisami zawartymi w tych punktach.
b) warunek dysponowania odpowiednim potencjałem kadrowym
Zamawiający uzna warunek za spełniony jeśli wykonawca wykaże, że dysponuje specjalistą, który sprawuje następującą funkcję i posiada następujące kwalifikacje oraz doświadczenia:
1. Kieruje zespołem delegowanym do realizacji zamówienia polegającego na wykonaniu zadań opisanych w pkt 1 warunku wiedzy i doświadczenia
2. Posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w realizacji zamówień opisanych w pkt 4a warunek dotyczący doświadczenia, a łączna wartość tych zamówień wynosi co najmniej 400 000,00 zł netto, z zastrzeżeniem, że co najmniej jedno z tych zamówień ma wartość równą lub większą niż 400 000,00 zł netto.
3. Posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w realizacji zamówień dotyczących serwisu i utrzymania systemów informatycznych w reżimie outsorcingu bankowego, a łączna wartość tych zamówień wynosi co najmniej 400 000,00 zł netto, z zastrzeżeniem, że co najmniej jedno z tych zamówień ma wartość równą lub większą niż 400 000,00 zł netto. Zamawiający wyjaśnia, iż system informatyczny nie musi być tym samym systemem, który został opisany w punkcie 4b ppkt 2 warunek dysponowania odpowiednim potencjałem kadrowym.
W celu wykazanie spełniania warunku Wykonawca zobowiązany jest do złożenia na wezwanie Zamawiającego środka dowodowego w postaci wykazu osób, ze wskazaniem ww. specjalisty oraz opisem jego doświadczenia (wykaz zamówień, w których specjalista zdobywał doświadczenie, wartość tych zamówień, opis przedmiotu tych zamówień, wskazanie co najmniej jednego zamówienia z obszaru outosorcingu bankowego).
W przypadku świadczeń okresowych i ciągłych Zamawiający dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone), ale również wykonywane. W takim przypadku Zamawiający wymaga, by część zamówienia wykonana do terminu składania ofert spełniała wymogi określone przez Zamawiającego w warunku.