Sukcesywne i kompleksowe świadczenie usług organizacji podróży służbowych

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji podróży służbowych, na którą składają się następujące zadania:
A. Sukcesywna, kompleksowa rezerwacja, zakup, zamiana, anulowanie oraz dostarczanie biletów lotniczych (w klasach wymaganych przez Zamawiającego) na trasach europejskich
i pozaeuropejskich, z zastrzeżeniem, że przeloty muszą być realizowane przez przewoźników zrzeszonych w IATA,
B. Sukcesywna, kompleksowa rezerwacja, zakup, zamiana, anulowanie noclegów w Polsce i za granicą,
C. Sukcesywna, kompleksowa rezerwacja i zakup usług transportu lokalnego w Polsce, za granicą (w miejscu docelowym).
2. Zamawiający przewiduje w okresie obowiązywania umowy zakup:
A. około 260 biletów lotniczych w tym: na trasach pozaeuropejskich około 60 biletów i na trasach europejskich około 200 biletów.
B. około 260 noclegów (liczba misji x liczba uczestników), w tym: około 60 (10 os. x 6 misji) noclegów w hotelu w Polsce, na terenie województwa kujawsko-pomorskiego w ramach misji przyjazdowych i około 200 (20 os. x 10 misji) noclegów w państwach europejskich i pozaeuropejskich w ramach misji wyjazdowych, przy założeniu, że 1 misja (wyjazd) to średnio 4 doby hotelowe dla 1 uczestnika misji.
C. około 26 usług transportu lokalnego, w tym: około 6 usług transportu lokalnego w Polsce (województwo kujawsko-pomorskie), w ramach misji przyjazdowych i około 20 usług transportu lokalnego w Polsce i zagranicą (w miejscu docelowym), w ramach misji wyjazdowych.
3. Zamawiający zastrzega prawo do niewykorzystania całości przedmiotu zamówienia bez żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy oraz możliwość zwiększenia lub zmniejszenia zakresu zakwaterowania i biletów w stosunku do podanych ilości szacunkowych z zastrzeżeniem, że Zamawiający gwarantuje wykonanie przedmiotu zamówienia na minimalnym poziomie finansowym wynoszącym 60%. Usługi zamówione w trakcie obowiązywania Umowy mogą różnić się ilościowo od podanych ilości szacunkowych (zarówno mogą być większe lub mniejsze).
4. Prawo opcji. Zamawiający gwarantuje wykonanie zamówienia na poziomie finansowym wynoszącym 60%, co oznacza, iż 40% wartości zamówienia stanowi prawo opcji. Zamawiający może, ale nie musi dokonać zamówienia w ramach prawa opcji, a Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie. Zamawiający będzie wykonywał prawo opcji w trakcie całego okresu trwania umowy, sukcesywnie, na podstawie kolejnych zleceń cząstkowych, zgodnie z pojawiającymi się potrzebami Zamawiającego.
5. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 roku Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465. ze zm.), osoby/osób, które będą skierowane do realizacji zamówienia i będą wykonywały m.in wyszukiwania i rezerwacji biletów, hoteli i środków transportu, mając na uwadze przewidywaną konieczność równoległej realizacji więcej niż jednego zlecenia Obowiązek zatrudnienia ww. osób dotyczy całego okresu realizacji umowy. Obowiązek zatrudnienia na podstawie stosunku pracy nie dotyczy sytuacji samodzielnego wykonywania wskazanych czynności przez Wykonawcę będącego osobą fizyczną. Przed rozpoczęciem realizacji zamówienia, w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę osoby wykonującej wskazane powyżej czynności w trakcie realizacji zamówienia, przedstawi pisemne oświadczenie wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy danej osoby/osób wykonującej/cych czynności. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, imię i nazwisko osoby, stanowisko pracy ze wskazaniem jakie czynności wykonuje osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy, rodzaju umowy o pracę oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy. Nieprzedłożenie oświadczenia będzie traktowane jako niewykazanie spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Zobowiązanie do zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 roku Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465. ze zm.), osoby/osób, które będą skierowane do realizacji zamówienia i będą wykonywały wskazane powyżej czynności dotyczy także ewentualnych podwykonawców, których Wykonawca zatrudni do wykonywania zobowiązań wynikających z Umowy.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji podróży służbowych, na którą składają się następujące zadania:
A. Sukcesywna, kompleksowa rezerwacja, zakup, zamiana, anulowanie oraz dostarczanie biletów lotniczych (w klasach wymaganych przez Zamawiającego) na trasach europejskich
i pozaeuropejskich, z zastrzeżeniem, że przeloty muszą być realizowane przez przewoźników zrzeszonych w IATA,
B. Sukcesywna, kompleksowa rezerwacja, zakup, zamiana, anulowanie noclegów w Polsce i za granicą,
C. Sukcesywna, kompleksowa rezerwacja i zakup usług transportu lokalnego w Polsce, za granicą (w miejscu docelowym).
2. Zamawiający przewiduje w okresie obowiązywania umowy zakup:
A. około 260 biletów lotniczych w tym: na trasach pozaeuropejskich około 60 biletów i na trasach europejskich około 200 biletów.
B. około 260 noclegów (liczba misji x liczba uczestników), w tym: około 60 (10 os. x 6 misji) noclegów w hotelu w Polsce, na terenie województwa kujawsko-pomorskiego w ramach misji przyjazdowych i około 200 (20 os. x 10 misji) noclegów w państwach europejskich i pozaeuropejskich w ramach misji wyjazdowych, przy założeniu, że 1 misja (wyjazd) to średnio 4 doby hotelowe dla 1 uczestnika misji.
C. około 26 usług transportu lokalnego, w tym: około 6 usług transportu lokalnego w Polsce (województwo kujawsko-pomorskie), w ramach misji przyjazdowych i około 20 usług transportu lokalnego w Polsce i zagranicą (w miejscu docelowym), w ramach misji wyjazdowych.
3. Zamawiający zastrzega prawo do niewykorzystania całości przedmiotu zamówienia bez żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy oraz możliwość zwiększenia lub zmniejszenia zakresu zakwaterowania i biletów w stosunku do podanych ilości szacunkowych z zastrzeżeniem, że Zamawiający gwarantuje wykonanie przedmiotu zamówienia na minimalnym poziomie finansowym wynoszącym 60%. Usługi zamówione w trakcie obowiązywania Umowy mogą różnić się ilościowo od podanych ilości szacunkowych (zarówno mogą być większe lub mniejsze).
4. Prawo opcji. Zamawiający gwarantuje wykonanie zamówienia na poziomie finansowym wynoszącym 60%, co oznacza, iż 40% wartości zamówienia stanowi prawo opcji. Zamawiający może, ale nie musi dokonać zamówienia w ramach prawa opcji, a Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie. Zamawiający będzie wykonywał prawo opcji w trakcie całego okresu trwania umowy, sukcesywnie, na podstawie kolejnych zleceń cząstkowych, zgodnie z pojawiającymi się potrzebami Zamawiającego.
5. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 roku Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465. ze zm.), osoby/osób, które będą skierowane do realizacji zamówienia i będą wykonywały m.in wyszukiwania i rezerwacji biletów, hoteli i środków transportu, mając na uwadze przewidywaną konieczność równoległej realizacji więcej niż jednego zlecenia Obowiązek zatrudnienia ww. osób dotyczy całego okresu realizacji umowy. Obowiązek zatrudnienia na podstawie stosunku pracy nie dotyczy sytuacji samodzielnego wykonywania wskazanych czynności przez Wykonawcę będącego osobą fizyczną. Przed rozpoczęciem realizacji zamówienia, w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez wykonawcę osoby wykonującej wskazane powyżej czynności w trakcie realizacji zamówienia, przedstawi pisemne oświadczenie wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy danej osoby/osób wykonującej/cych czynności. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, imię i nazwisko osoby, stanowisko pracy ze wskazaniem jakie czynności wykonuje osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy, rodzaju umowy o pracę oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy. Nieprzedłożenie oświadczenia będzie traktowane jako niewykazanie spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Zobowiązanie do zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 roku Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465. ze zm.), osoby/osób, które będą skierowane do realizacji zamówienia i będą wykonywały wskazane powyżej czynności dotyczy także ewentualnych podwykonawców, których Wykonawca zatrudni do wykonywania zobowiązań wynikających z Umowy.

Informacje dodatkowe

I. Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania zgodnie z art. 257 pzp, tj. jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały mu przyznane.
II. Wymogi dla wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie: 1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo w oryginale lub kopii poświadczonej przez notariusza należy dołączyć do oferty (obowiązuje forma elektroniczna).
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Dziale 11 pkt. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika jakie usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania, o których mowa w Dziale 11 pkt. 4 SWZ, składa na wezwanie Zamawiającego każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy o realizację zamówienia, są zobowiązani przedstawić Zamawiającemu stosowną umowę zawierającą w swej treści następujące postanowienia:
1) wyszczególnienie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego,
2) określenie celu gospodarczego, dla którego umowa została zawarta (celem tym musi być zrealizowanie zamówienia),
3) oznaczenie czasu trwania Konsorcjum obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, gwarancji i rękojmi,
4) określenie lidera Konsorcjum,
5) wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy Konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia, oraz upływu czasu gwarancji i rękojmi, odpowiedzialność za realizację zamówienia, za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia,
6) zapis mówiący, że Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za realizację zamówienia, za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.
ZASADY KOMUNIKACJI W POSTĘPOWANIU.
W niniejszym postępowaniu oświadczenia, dokumenty, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną, przy użyciu Platformy, pod adresem strony: https://platformazakupowa.pl/transakcja/940480
Wyłącznie w sytuacjach niedziałania Platformy, Wykonawcy i Zamawiający mogą się komunikować za pomocą poczty elektronicznej (nie dotyczy czynności złożenia, wycofana lub zmiany oferty). Adres skrzynki mail Zamawiającego: sekretariat@tarr.org.pl
Szczegółowe wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy opisane zostały w Regulaminie korzystania z Platformy (https://platformazakupowa.pl/strona/1-regulamin) oraz Instrukcjach (adres: https://platformazakupowa.pl/ strona/45-instrukcje ). Składając ofertę Wykonawca akceptuje zasady komunikacji elektronicznej w szczególności Regulamin i Instrukcje dotyczące korzystania z Platformy.
W celu komunikowania się Wykonawca musi posiadać aktywne konto e-mail. Korespondencję (poza ofertą i dokumentami składanymi wraz z nią) Wykonawcy wysyłają poprzez „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” . Zamawiający przekazuje informacje w zakładce „Komunikaty”. Indywidualne wezwania Zamawiający przekazuje za pośrednictwem Platformy, na adres e-mail Wykonawcy.
Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, środki dowodowe, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57), tj. w szczególności w formacie doc, .docx, .pdf, .xml, .rtf, .xps, .odt, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z. . Inne oświadczenia lub dokumenty sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych wskazanych wyżej lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonych w SWZ. Minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie ze strony platformazakupowa.pl to: przeglądarka internetowa Chrome i Fire Fox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” oraz łącze internetowe o przepustowości co najmniej 256 kbit/s. platformazakupowa.pl jest zoptymalizowana dla minimalnej rozdzielczości ekranu 1024x768 pikseli. Dopuszczalna ilość plików lub spakowanych folderów oferty to 10 plików lub spakowanych folderów, przy maksymalnej wielkości 150 MB każdy. W przypadku większych plików zaleca się skorzystanie z instrukcji pakowania plików dzieląc je na mniejsze paczki po np. 150 MB każda. Zaleca się, aby łączna objętość plików przesyłanych do Zamawiającego nie była większa niż 0,5 GB. Składając ofertę zaleca się zaplanowanie złożenia jej z wyprzedzeniem minimum 24h. Za datę przekazania oferty przyjmuje się datę ich przekazania w systemie Platformy poprzez kliknięcie przycisku Złóż ofertę w drugim kroku i wyświetlaniu komunikatu, że oferta została złożona. Inne niż oferta dokumenty, oświadczenia, informacje uważa się za wniesione z chwilą umieszczenia ich na Platformie. Ofertę oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 pzp (wykonawcy/wykonawców/podmiotu udostępniającego zasoby) przekazuje się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Wszelkie środki dowodowe, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, oświadczenie wykonawców, o którym mowa w dziale 12 pkt. 3 SWZ, pełnomocnictwa przekazuje się w formie elektronicznej (tj. opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Jeśli dokument przekazywany w postępowaniu został wystawiony jako dokument elektroniczny przez upoważniony podmiot inny niż wykonawca/y lub podmiot udostępniający zasoby (np. informacja z KRK pozyskana przez Internet w formacie XML wraz z plikiem podpisu kwalifikowanego), wówczas przekazuje się ten dokument elektroniczny. Potwierdzanie za zgodność z oryginałem dokumentu w postaci papierowej następuje poprzez cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego w formacie skompresowanym, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tajemnica przedsiębiorstwa powinna zostać złożona w osobnym pliku. Przez kwalifikowany podpis elektroniczny należy rozumieć bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, wydawany przez kwalifikowany podmiot certyfikujący wpisany do rejestru prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Wykonawcy, którzy dysponują podpisem elektronicznym wystawionym przez zagraniczny podmiot certyfikujący, powinni dostarczyć zamawiającemu wzór takiego podpisu. Zaleca się stosowanie formatu XAdES z uwagi na to, że jest to najbardziej rozpowszechniony format podpisu elektronicznego. Zaleca się stosowanie podpisu „wewnętrznego”/”otoczonego” (dokument z podpisem stanowią jeden plik), w celu uniknięcia sytuacji, w której wykonawca załączy do oferty tylko plik podpisu bez pliku źródłowego lub odwrotnie. Zaleca się stosowanie znacznika czasu, w celu jednoznacznego określenia czasu złożenia podpisu.

Opis opcji

Zamawiający gwarantuje wykonanie zamówienia na poziomie finansowym wynoszącym 60%, co oznacza, iż 40% wartości zamówienia stanowi prawo opcji. Zamawiający może, ale nie musi dokonać zamówienia w ramach prawa opcji, a Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie. Zamawiający będzie wykonywał prawo opcji w trakcie całego okresu trwania umowy, sukcesywnie, na podstawie kolejnych zleceń cząstkowych, zgodnie z pojawiającymi się potrzebami Zamawiającego.

Wykaz i krótki opis warunków

Zdolność do występowania w obrocie gospodarczym i/lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej.: Zamawiający uzna warunek za spełniony, gdy Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia wpisany jest do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych, o których mowa w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.
Dokument potwierdzający spełnienie warunku: dokument potwierdzający wpis do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych, o których mowa w ustawie z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Warunki w zakresie sytuacji ekonomicznej: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki w zakresie sytuacji ekonomicznej, jeżeli wykaże on, że posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej prowadzonej działalności w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 1 000 000,00 zł na jedno i wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia.
Wartości podane w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP na dzień wystawienia dokumentu potwierdzającego ubezpieczenie Wykonawcy o odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Wykonawca zobowiązany jest podać kurs przeliczeniowy.
Dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia sumowaniu podlegają kwoty sum gwarancyjnych polis wystawionych na Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Dokument potwierdzający spełnienie warunku: dokumenty potwierdzające, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z poprzednim zamówieniem ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Warunki w zakresie sytuacji finansowej: Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunki w zakresie sytuacji finansowej, jeżeli wykaże on, że posiada środki finansowe w wysokości 600 000,00 zł lub zdolność kredytową w tej wysokości.
Wartości podane w walutach innych niż PLN należy przeliczyć na PLN wg średniego kursu NBP na dzień wystawienia dokumentu potwierdzającego spełnienie warunku. Wykonawca zobowiązany jest podać kurs przeliczeniowy.
Dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia sumowaniu podlegają kwoty wykazywane przez poszczególnych Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Dokument potwierdzający spełnienie warunków udziału: informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiące przed jej złożeniem.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Warunki w zakresie zdolności technicznej i zawodowej Wykonawcy – doświadczenie, środki techniczne i organizacyjne: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że:
1) w okresie 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku usług okresowych lub ciągłych należycie wykonuje, co najmniej 3 usługi podobne do przedmiotu zamówienia, tj. każda obejmuje co najmniej następujące elementy: rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych na trasach zagranicznych oraz rezerwacja noclegów za granicą, o wartości usługi co najmniej 500 000 zł brutto każda. W przypadku usług ciągłych lub okresowych, których realizacja jeszcze się nie zakończyła podana w zdaniu poprzednim kwota dotyczy części usługi już wykonanej. Przez jedną usługę Zamawiający rozumie jedną umowę/kontrakt;
2) zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, RODO) i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. System bezpieczeństwa informacji, musi zapewniać następujące elementy:
a) spełnienie wymagań określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych, a w szczególności w art. 28, 29, 30, 32 i 33,
b) gwarancje, że dostęp do powierzonych danych osobowych, przetwarzanych w każdej formie (np. elektronicznej, papierowej, ustnej), w imieniu Administratorów, będą miały jedynie osoby upoważnione i zobowiązane do zachowania w poufności tak pozyskane informacje oraz że Wykonawca posiada w tym zakresie stosowne procedury i jest w stanie wykazać ich stosowanie,
c) zapewnienie, że upoważnione osoby przez Wykonawcę, które w ramach swoich obowiązków, będą przetwarzały powierzone dane osobowe, przeszły odpowiednie szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych,
d) zapewnienie, że systemy, aplikacje informatyczne i urządzenia komputerowe stosowane przez Wykonawcę, na których przetwarzane będę powierzone dane osobowe, są zabezpieczone i posiadają wymagania określone przepisami prawa (np. posiadają odpowiednią autoryzację do systemów informatycznych, oprogramowania antywirusowe, politykę back up-ów, licencje, aktualizacje itp.),
e) o ile Wykonawca będzie korzystał ze zdalnego dostępu do systemu informatycznego, zapewnienie że połączenie zdalnego dostępu do systemu informatycznego, będzie odbywało się w sposób bezpieczny, szyfrowanym kanałem,
f) zapewnienie, że Wykonawca, który będzie korzystał z usług innego podmiotu przetwarzającego, w ramach powierzonych czynności przetwarzania, będzie korzystał tylko z usług takich podmiotów zewnętrznych, którzy zostali przez niego sprawdzeni pod kątem zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych,
g) zapewnienie, że Wykonawca posiada (lub będzie posiadał), środki kontroli dostępu fizycznego do budynku, czy pomieszczeń, w których będą przetwarzane powierzone dane osobowe (np. procedury przechowywania kluczy, kart dostępu itp.).
3) W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych kwoty wskazane w pkt. 1) odnoszą się do części świadczenia już zrealizowanego przez Wykonawcę.
4) W przypadku Wykonawców wspólnie składających ofertę doświadczenie nie podlega sumowaniu tj. przynajmniej jeden Wykonawca musi posiadać doświadczenie w realizacji wszystkich ww. usług.
5) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek dotyczący wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych w zakresie RODO musi spełniać każdy z Wykonawców, który będzie przetwarzał dane osobowe.
Dokumenty potwierdzające:
1) Wykaz usług wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usług,
2) Opis środków organizacyjno-technicznych.
Wartości podane w dokumentach w walutach innych niż PLN Wykonawca przeliczy wg. średniego kursu NBP (Tabela A) na dzień podpisania protokołu odbioru/wystawienia faktury/wystawienia dokumentu. Zamawiający wymaga w takim wypadku podania dokładnej daty protokołu odbioru/wystawienia faktury/wystawienia dokumentu i wskazania kursu, po którym dokonano przeliczenia.
W odniesieniu do warunków dot. wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 pkt 3 i 4 pzp, a także bada, czy nie zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy. Wykonawca składa z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
Szczegółowe informacje dotyczące wszystkich warunków udziału są zawarte w dokumentach postępowania.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie: 15 000,00 zł.
2. Wadium musi być wniesione na cały okres związania ofertą.
3. Wadium musi być wniesione według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 310, 836 i 1572).
4. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert, wskazanym w SWZ.
5. Potwierdzeniem skutecznego wniesienia wadium będzie:
1) w przypadku wadium w formie pieniężnej - zaksięgowanie na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert;
2) w przypadku wadium w formie innej niż pieniężna - oryginał dokumentu elektronicznego (gwarancji lub poręczenia). Jako oryginał dokumentu elektronicznego rozumie się dokument w formie elektronicznej wystawiony przez gwaranta/poręczyciela lub dokument podpisany przez gwaranta/poręczyciela kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Warunku powyższego nie spełnia kopia elektroniczna dokumentu podpisana przez Wykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokument wadium należy dołączyć do oferty w sposób umożliwiający jego zwrot zgodnie z ustawą pzp.
6. W przypadku wnoszenia przez Wykonawcę wadium w formie gwarancji, gwarancja ma być co najmniej gwarancją bezwarunkową, nieodwołalną i płatną na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego.
7. Gwarancje i poręczenia muszą zawierać (oprócz elementów właściwych dla każdej formy, określonych przepisami prawa):
1) nazwę i adres Zamawiającego,
2) oznaczenie (numer) postępowania,
3) termin ważności wadium – odpowiadający terminowi związania ofertą.
8. Wadium wnoszone w pieniądzu należy przelać na następujący rachunek Zamawiającego:
30 1140 1052 0000 3472 1800 1020
z dopiskiem: WADIUM nr ref. TARRSA/PODRÓŻE/1/2024

Warunki realizacji zamówienia

1. Zamawiający wymaga wniesienia przez Wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % wynagrodzenia z tytułu umowy. Zabezpieczenie wnoszone jest w formie określonej w art. 450 pzp. Zabezpieczenie należytego wykonania Umowy służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. Zamawiający zwolni zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane.
2. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1), art. 436 pkt 4 lit. b, art. 439 ust. 1 pzp Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w Umowie, które szczegółowo opisano w dokumentacji postępowania.
3. Szczegółowe zasady realizacji zamówienia określa Specyfikacja Warunków Zamówienia i złączniki do niej: Opis przedmiotu zamówienia, Wzór umowy, Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

1. Jeśli Wykonawca w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu polega na na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, Zmawiający będzie badał czy wobec podmiotów udostępniających zasobów nie zachodzą przesłanki wykluczenia które zostały przewidziane względem Wykonawcy. W takiej sytuacji podmiot udostępniający zasoby składa JEDZ oraz pozostałe dokumenty na potwierdzenie braku przesłanek wykluczenia.
2. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów :
1) z Krajowego Rejestru Karnego - składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania – wystawioną(y) nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
2) Z krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury - wystawiony(e) nie wcześniej niż 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
3. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 2, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 pzp, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy. Wymogi w zakresie terminów, określone w pkt. 2 stosuje się odpowiednio.
KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO:
1. Wykonawca ubiegający się o zamówienie zobowiązany jest do przekazania klauzuli informacyjnej zawartej w ust. 2 osobom fizycznym, których dane osobowe zostaną przekazane Zamawiającemu, w szczególności w Formularzu Oferty, pełnomocnictwach oraz wszelkich innych dokumentach/oświadczeniach/korespondencji składanych przez Wykonawcę w związku z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku wyboru jego oferty, również w związku z zawarciem i wykonaniem umowy o zamówienie. Wypełnienie obowiązku Wykonawca poświadcza w oświadczeniu zawartym na Formularzu Ofertowym.
2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
1) administratorem danych osobowych osób fizycznych w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest Toruńska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Toruniu, ul. Włocławska 167, , Inspektor Ochrony Danych Osobowych: tel. 56 699 55 00, e-mail: iodo@tarr.org.pl;
2) dane osobowe przetwarzane będą w celu:
a) związanym z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 11.09.2019 roku – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm., zwaną dalej prawo zamówień publicznych) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakie może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. z 2016 r. poz. 1126) w związku z art. 6 ust. 1 lit.) c RODO,
b) ochrony prawnie uzasadnionych interesów Administratora, tj. niezbędnych do wykonania zadań Administratora związanych z realizacją niniejszego postępowania o udzielenia zamówienia publicznego, w celach archiwizacyjnych, statystycznych oraz jeżeli dana oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza w przedmiotowym postępowaniu – w celu dochodzenia roszczeń w związku z zawartą umową - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
c) realizacji umowy i/lub działań przed zawarciem umowy o zamówienie publiczne, jeśli dana oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
d) przekazania danych innym podmiotom upoważnionym z mocy prawa, np. na podstawie przepisów podatkowych, ubezpieczeń społecznych, czy dostępu do informacji publicznej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3) odbiorcami danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione z mocy prawa do uzyskania danych osobowych, w szczególności na podstawie art. 74 pzp, lub:
a) banki, firmy audytowe i konsultingowe,
b) firmy świadczące usługi IT i cloud, pocztowe, kurierskie,
c) inne podmioty uczestniczące w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz realizacji umowy, tj. podmioty, które w imieniu Administratora przetwarzają dane osobowe na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych;
4) dane osobowe przechowywane będą przez czas obowiązywania zawartej umowy, a także po jej zakończeniu w celach:
a) dochodzenia roszczeń w związku z wykonywaniem umowy,
b) wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych,
c) statystycznych i archiwizacyjnych;
5) dane osobowe przechowywane będą przez okres 10 lat od zawarcia umowy, jeżeli umowa zostanie zawarta z osobą fizyczną, a w pozostałych przypadkach przez okres trwałości Projektu, jednak nie krócej niż 4 lata od zawarcia umowy;
6) osoba, której dotyczą dane osobowe ma:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku osoba wnioskująca może zostać zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO;
7) osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
ZAMÓWIENIA PODOBNE Z ART. 214 UST. 1 PKT 7 PZP. W okresie 3 lat od dnia udzielenia przedmiotowego zamówienia (zamówienia podstawowego) Zamawiający przewiduje możliwość udzielania dotychczasowemu Wykonawcy zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 7 ustawy Pzp, zgodnego z przedmiotem zamówienia podstawowego i o wartości do 100% wartości zamówienia podstawowego. Przedmiotem zamówienia podobnego będzie usługa o parametrach określonych w niniejszej SWZ, w tym w załącznikach do niniejszej SWZ - Opis Przedmiotu Zamówienia i Wzór Umowy, przy czym destynacje podróży służbowych i liczba uczestników będą zależne od potrzeb zamawiającego. Umowa dotycząca zamówienia podobnego zawarta zostanie na warunkach określonych w załączniku do niniejszej SWZ – Wzór Umowy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia opublikowania ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub treści SWZ na stronie internetowej.
2. Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1).
3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 1 i 2 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.