Świadczenie usługi kompleksowego przygotowania i wdrożenia programu promocji Województwa Śląskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii odbywającego się w terminie 4-10 maja 2025 r. w Osace na terenie Japonii wraz z organizacją oraz realizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usługi kompleksowego przygotowania i wdrożenia programu promocji Województwa Śląskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii odbywającego się w terminie 4-10 maja 2025 r. w Osace na terenie Japonii wraz z organizacją oraz realizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usługi kompleksowego przygotowania i wdrożenia programu promocji Województwa Śląskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii odbywającego się w terminie 4-10 maja 2025 r. w Osace na terenie Japonii wraz z organizacją oraz realizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego
2. Opis przedmiotu zamówienia (w skrócie: OPZ) stanowi Załącznik nr 3 do SWZ
3. Projektowane postanowienia umowy w sprawie powyższego zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do treści umowy znajdują się w Załączniku nr 2 do SWZ.
4. Transport lokalny zapewniony przez Wykonawcę musi być dostosowany do osób o ograniczonych możliwościach poruszania się i niepełnosprawnych w pozostałym zakresie.
5. Instrukcje dla Wykonawcy znajdują się na Platformie pod adresem: https://slaskie.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&clientName=slaskie&USER_MENU_HOVER=publicFilesList

Informacje dodatkowe

1. Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania: 1.Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany do dnia 30.06.2025 r. Tydzień Regionalny Województwa Śląskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii odbędzie się w dniach 4-10 maja 2025 r.
2. Jako przedmiotowy środek dowodowy – na potwierdzenie zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, o których mowa w rozdziale XIV SWZ tj. kryterium
„Koncepcja programu promocji Województwa Śląskiego” Wykonawca składa wraz z ofertą:
Projekt koncepcji programu promocji Województwa Śląskiego, który musi zawierać co najmniej wszystkie wskazane w punktach od 1 do 8 elementy tj:
1). Oznaczenie graficzne województwa śląskiego w przestrzeni pawilonu – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ - OPZ: pkt. 5.1.2 ppkt 1).
2). Wykazanie nawiązania do wskazanych w OPZ motywów przewodnich dot. Pawilonu Polski – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ OPZ: pkt. 5.1.; 5.1.1.
3). Szczegółowy opis warsztatów dla każdej grupy wiekowej – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ OPZ: 5.1.2. pkt 2).
4). Szczegółowy opis aktywności zaproponowanych codziennie przez 7 dni trwania Tygodnia Regionalnego – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ OPZ: 5.1.2. pkt 2).
5). Szczegółowy opis aktywności w Dniu Dziecka – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ OPZ: pkt. 5.1.2. ppkt 2).
6). Szczegółowy opis upominków regionalnych dla każdej grupy wiekowej – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ OPZ: pkt. 5.1.2. ppkt 4).
7). Szczegółowy opis konferencji gospodarczej
– w tym wskazanie działań i atrakcji promujących konferencję gospodarczą – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ OPZ: pkt 5.1.2. ppkt 5).
8). Harmonogram działań zaprezentowany w formie graficznej np. wykres Ganta.
Projekt koncepcji programu promocji winien być wykonany w postaci elektronicznej techniką komputerową w kolorze oraz zawierać opis słowny i/lub wizualizację i/lub grafiki i/lub zdjęcia i/lub prezentacje oraz wykres.
Projekt koncepcji programu promocji Województwa Śląskiego powinien promować region w zakresie hasła przewodniego Expo 2025 Designing Future Society for Our Lives oraz hasła polskiej obecności na Expo 2025 Poland. Heritage that drives the future i prezentować kompleksową ofertę potencjału gospodarczego, turystycznego i kulturalnego Województwa Śląskiego.
Nawiązywać do specyfiki Województwa Śląskiego wraz z odpowiednimi oznaczeniami graficznymi oraz uwzględniać motywy przewodnie Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii.
Zamawiający zaleca by Projekt koncepcji programu promocji Województwa Śląskiego był dostarczony w plikach .pdf przygotowanych dla rozmiaru 210 x 297 mm.
Uwaga 1: Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w ciągu 20 dni kalendarzowych od daty podpisania umowy uszczegółowiony projekt Programu promocji Województwa Śląskiego.
Uwaga 2: W przypadku, gdy zajdzie chociaż jedno ze poniższych okoliczności:
- do oferty Wykonawcy nie zostanie dołączony projekt koncepcji promocji Województwa Śląskiego
- Wykonawca złoży dwa różne projekty koncepcji promocji Województwa Śląskiego w tym samym zakresie
- Wykonawca złoży projekt koncepcji promocji Województwa Śląskiego, który odbiega od wymogów Zamawiającego w taki sposób, że na jego podstawie nie będzie można dokonać oceny w oparciu o zawarte w SWZ pozacenowe kryterium oceny ofert tj. kryterium „Koncepcja promocji Województwa Śląskiego”.
Oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.
Uwaga 3:Wykonawca zobowiązany jest opisać każdy element koncepcji promocji Województwa Śląskiego zgodnie z punktami 1- 8 powyżej, w taki sposób aby Zamawiający mógł je zidentyfikować i prawidłowo ocenić.
Uwaga 4: W przypadku, gdy Wykonawca nie opisze wymaganych elementów koniecznych zgodnie z punktami 1- 8 powyżej Oferta Wykonawcy zostanie odrzucona.
Uwaga 5: Z uwagi na fakt, iż wyżej opisane przedmiotowe środki dowodowe służą potwierdzeniu zgodności z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, ich nie złożenie lub nieprawidłowe złożenie będzie skutkowało odrzuceniem oferty wykonawcy.
Uwaga 6: Przedmiotowy środek dowodowy tj. Projekt koncepcji programu promocji Województwa Śląskiego nie podlega procedurze uzupełnienia zgodnie z art. 107 ust. 3 ustawy Pzp.
3. Szczegółowe informacje dotyczące zamówienia w szczególności: podstawy wykluczenia, warunki udziału w postępowaniu, wykaz przedmiotowych i podmiotowych środków dowodowych oraz informacje na temat form składanych dokumentów znajdują się w SWZ.

Główne aspekty procedury

1. Zamawiający przewiduje odwróconą kolejność oceny ofert zgodnie z art. 139 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą Pzp.
2. Ofertę należy sporządzić dokładnie według załączonego do Specyfikacji Warunków Zamówienia (w skrócie: SWZ) formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ lub na nim. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu po upływie terminu składania ofert.
3. Oferta oraz wszystkie wymagane dokumenty składane przez Wykonawcę w toku postępowania winny być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy wynikającą z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy lub prawidłowo sporządzonego pełnomocnictwa.
4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (np. konsorcja, spółki cywilne) – winni oni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
5. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (postać elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym), w języku polskim, zgodnie z przepisami prawa oraz dokumentami zamówienia. Nie dopuszcza się składania oferty w innym języku. Wszelkie dokumenty sporządzone w języku obcym winny być przetłumaczone na język polski.
6. Wraz z ofertą należy złożyć:
a) Przedmiotowy środek dowodowy - projekt koncepcji programu promocji Województwa Śląskiego nawiązujący do specyfiki Województwa Śląskiego wraz z odpowiednimi oznaczeniami graficznymi, uwzględniający motywy przewodnie Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii oraz zawierający co najmniej wszystkie wskazane w punktach od 1 do 8 elementy – zgodnie z rozdziałem IV SWZ.
b) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (JEDZ), które stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, wskazane w pkt 2.1.6 oraz pkt 5.1.9 niniejszego ogłoszenia,
c) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2023/2878 składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp,
d) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru,
e) pełnomocnictwa - jeśli dotyczy,
f) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp - jeśli dotyczy,
g) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp - jeśli dotyczy.
h) Oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej, zgodnie z zapisami rozdziału XII SWZ - w przypadku wniesienia wadium w postaci niepieniężnej.
7. Szczegółowy opis sposobu przygotowywania oferty znajduje się w rozdziale X SWZ.
8. Strona internetowa prowadzonego postępowania oraz na której będą zamieszczane zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem:
https://bip.slaskie.pl/ogloszenia_i_aktualnosci/zamowienia_publiczne/zamowienia_wszczete_od_dnia_01012021_r/zamowienia_powyzej_kwot_unijnych/?p=2024%5EPrzetarg+nieograniczony%5Eaktualne

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

1. Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku jeżeli Wykonawca wykaże, że:
1.1 w okresie ostatnich 5 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert),
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie, co najmniej 2 usługi, o zasięgu międzynarodowym w tym:
- co najmniej 1 usługę o charakterze promocyjnym* dla grupy min. 10 osób, o minimalnej wartości 500 000 zł brutto, zorganizowaną poza granicami Polski
oraz
- co najmniej 1 usługę obejmującą działania logistyczne** dla grupy min. 10 osób o wartości minimum 500 000 zł brutto, zorganizowana poza granicami Europy.
*Zamawiający przez usługę o charakterze promocyjnym o zasięgu międzynarodowym rozumie wydarzenia typu wystawy expo, wydarzenia kulturalno-biznesowe, międzynarodowe kongresy/konferencje, misje gospodarcze itp. zorganizowane poza granicami Polski.
**Zamawiający przez działania logistyczne rozumie łącznie – transport lotniczy, transport lokalny, usługę hotelową, usługę gastronomiczną, zakup biletów wstępu na wydarzenie, usługę spedycyjną różnego rodzaju materiałów promocyjnych, ww. działania logistyczne powinny być realizowane poza granicami Europy.
Uwaga 1: ,Zamawiający nie dopuszcza aby wykonawca wskazał jedną i tą samą usługę, dla spełnienia powyższego warunku.
Uwaga 2: Mając na uwadze art. 117 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający zastrzega, że
w sytuacji składania oferty przez dwa lub więcej podmiotów (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) oraz analogicznie w sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, warunek o którym mowa w pkt 1.1. powyżej, musi zostać spełniony w całości przez Wykonawcę (jednego z Wykonawców wspólnie składającego ofertę) lub podmiot, na którego zdolności w tym zakresie powołuje się Wykonawca – brak możliwości tzw. sumowania doświadczenia.
Uwaga 3: Mając na uwadze art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o którym mowa w pkt 1.1.powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Uwaga 4: Mając na uwadze art. 118 ust. 2 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o którym mowa w pkt 1.1.powyżej, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Uwaga 5: W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu konkurencji w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego – Zamawiający, na podstawie § 9 ust. 4 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz.U. z 2020 r. poz. 2415), rozszerzył okres badania doświadczenia Wykonawcy z 3 do 5 lat.
1.2 skieruje do realizacji zamówienia publicznego co najmniej 1 osobę w szczególności odpowiedzialną za świadczenie usług, posiadającą kwalifikacje zawodowe, doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia publicznego:
1)kierownik projektu - posiadający doświadczenie zawodowe w koordynowaniu/kierowaniu, co najmniej jednej usługi związanej z organizacją wyjazdu/wydarzenia o charakterze promocyjnym typu wystawa expo lub wydarzenie kulturalno-biznesowe lub międzynarodowy kongres/konferencja lub misja gospodarcza itp. zorganizowane poza granicami Polski o minimalnej wartości 500 000 zł brutto,
oraz posługujący się biegle językiem angielskim oraz zatrudniony na umowę o pracę z Wykonawcą na pełny etat.;
Uwaga: Ze względu na limit znaków w pkt 5.1.9 Kryteria kwalifikacji - Opis - powyżej został zawarty jedynie skrócony opis warunków udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej. Pełna informacja o warunkach udziału w postępowaniu znajduje się w pkt 3 rozdziału VII SWZ.
2. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona (przed wyborem najkorzystniejszej oferty) w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa powyżej w pkt 1.1.powyżej, na podstawie art. 126 ust. 1 ustawy Pzp zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 10 dni następujących aktualnych na dzień ich złożenia podmiotowych środków dowodowych:
-wykazu usług wykonanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona (przed wyborem najkorzystniejszej oferty) w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa powyżej w pkt 1.2. powyżej, na podstawie art. 126 ust. 1 ustawy Pzp zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 10 dni następujących aktualnych na dzień ich złożenia podmiotowych środków dowodowych:
-wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego,
w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Informacje dodatkowe

Ustala się obowiązek wniesienia przez Wykonawcę wadium w wysokości:
20 000 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych i 00/100).
Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert i utrzymywać nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w XII rozdziale SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
3.1. niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienia umowy;
3.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp.
3.3. zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.
5. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
6. Terminy składania odwołań wskazane zostały w art. 515 dział IX Środki ochrony prawnej ustawy Pzp.
7. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Izby.
8. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określa Dział IX ustawy Pzp.

Informacje dodatkowe

Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania: 1. Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany do dnia 30.06.2025 r. Tydzień Regionalny Województwa
Śląskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii odbędzie się w dniach 4-10 maja 2025 r.

Opis

Usługi polegające na wsparciu Wykonawcy i wykonaniu wskazanych przez Wykonawcę zadań, których dotyczą udostępniane zasoby odnoszące się do warunków
udziału w Postępowaniu, na których polega Wykonawca, w zakresie udziału w Postępowaniu. DJAK, pod merytorycznym kierownictwem Wykonawcy, weźmie udział
w realizacji prac wskazanych przez Zamawiającego w Opisie Przedmiotu Zamówienia w zakresie organizacji usługi promocyjnej w tym, w szczególności, w zadaniach związanych z działaniami logistycznymi, tj. transportem lotniczym, transportem lokalnym, usługą hotelową, usługą gastronomiczną, zakupem biletów wstępu na wydarzenie oraz usługą spedycyjną.

Krótki opis części zamówienia, która zostanie zlecona podwykonawcom

Usługi polegające na wsparciu Wykonawcy i wykonaniu wskazanych przez Wykonawcę zadań, których dotyczą udostępniane zasoby odnoszące się do warunków
udziału w Postępowaniu, na których polega Wykonawca, w zakresie udziału w Postępowaniu. DJAK, pod merytorycznym kierownictwem Wykonawcy, weźmie udział
w realizacji prac wskazanych przez Zamawiającego w Opisie Przedmiotu Zamówienia w zakresie organizacji usługi promocyjnej w tym, w szczególności, w zadaniach związanych z działaniami logistycznymi, tj. transportem lotniczym, transportem lokalnym, usługą hotelową, usługą gastronomiczną, zakupem biletów wstępu na wydarzenie oraz usługą spedycyjną.