Usługa kompleksowego zarządzania dokumentacją archiwalną Copernicus PL Sp. z o.o.

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zarządzaniu dokumentacją archiwum zakładowego Copernicus PL Sp. z o.o.
2. Nazwa przedmiotu wg Wspólnego Słownika Zamówień: CPV 79995100-6 usługi archiwizacyjne.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zakres oraz sposób jego realizacji został określony w następujących załącznikach:
1) Formularz oferty,
2) Załącznik nr 1 – Formularz cenowy,
3) Załącznik nr 2 - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ),
4) Załącznik nr 3 - Projekt umowy
4. Wykonawca w ramach świadczonej usługi zobowiązany jest do stosowania i przestrzegania obowiązujących w przedmiocie zamówienia przepisów prawa, posiadać stosowne uprawnienia oraz ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku ich naruszenia.
5. Ilości usług określone w zał. nr 1 do SWZ- Formularzu cenowym są wielkościami szacunkowymi. Ilości te mogą ulec zmniejszeniu.
6. Na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495) nieprzerwanie przez cały okres obowiązywania Umowy osoby/osób zaplanowanych do wykonywania usługi kompleksowego zarządzania dokumentacją archiwum zakładowego Copernicus PL Sp. z o.o.
7. Najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi, Wykonawca przekaże Zamawiającemu oświadczenie o spełnieniu wymogu, o którym mowa w ust. 6 tj., iż osoba/osoby wykonujące czynności związane z realizacją przedmiotu zamówienia będą zatrudnione na umowę o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy z późn. zm.
8. Zamawiający na każdym etapie realizacji umowy ma prawo do zweryfikowania oświadczenia wykonawcy/podwykonawcy (dot. formy zatrudnienia osób, o których mowa w ust. 6). W tym celu uprawniony jest w szczególności do zwrócenia się do właściwego inspektoratu pracy o przeprowadzenie kontroli.
9. We wszystkich zapisach SWZ oraz jej załącznikach, w których Zamawiający odwołuje się do norm, aprobat, specyfikacji technicznych lub systemów odniesienia bądź wskazane są znaki towarowe, parametry lub źródła pochodzenia (nazwy producentów lub urządzeń), zgodnie z art. 99 ust. 5 oraz art. 101 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne.
10. W związku z realizacją zamówienia Zamawiający nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań zamówienia.
11. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o zamówienie wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia jest wniesienie wadium w prawidłowej wysokości: 26 000,00 zł.
Wadium musi zostać wniesione przed upływem terminu składania ofert i utrzymane nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą.
2. Wykonawca może wnieść wadium w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego nr konta:
PKO BANK POLSKI: 18 1440 1101 0000 0000 1114 3938 z dopiskiem „Wadium – D10.251.26.F.2024”
Na dowód wniesienia wadium Wykonawca załącza do oferty wydruk potwierdzenia dokonanego przelewu lub potwierdzony przez bank odcinek polecenia dokonania przelewu, przy czym w terminie określonym dla wniesienia wadium środki powinny znaleźć się na rachunku bankowym Zamawiającego.
2) gwarancjach bankowych,
3)gwarancjach ubezpieczeniowych,
4) poręczeniach udzielonych przez podmioty o których mowa w art. 6b ust 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1804, z późn. zm.).
3. Wadium w formie gwarancji lub poręczenia (ust. 3 pkt. 2) – 4) SWZ) wnosi się za pośrednictwem platformy zakupowej – Zamawiający wymaga złożenia oryginału gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej.
4. Wadium wnoszone w formach określonych w ust. 3 pkt. 2) – 4) SWZ, musi zawierać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do wypłaty wadium na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego, z tytułu wystąpienia zdarzeń, o których mowa w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.
5. Warunki zwrotu wadium i utraty wadium reguluje art. 98 ustawy Pzp.
INFORMACJE DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY PRZEWIDUJE OBOWIĄZEK JEGO WNIESIENIA.
1. Wykonawca, którego oferta została wybrana w zakresie niniejszego postępowania zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (dalej "zabezpieczenie") w wysokości 5 % ceny całkowitej brutto wskazanej w ofercie.
2. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
3. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 09.11.2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020 r. poz. 299).
4. Zabezpieczenie w formie pieniądza należy wnieść przelewem na konto, którego numer zostanie podany Wykonawcy przed podpisaniem umowy. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
5. Uwaga: Przed złożeniem poręczenia lub gwarancji Wykonawca winien przedstawić projekt dokumentu Zamawiającemu w celu uzyskania akceptacji jego treści. Zabezpieczenie wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi spełniać co najmniej poniższe wymagania:
1) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie okoliczności związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy (w tym pokryciu naliczonych kar umownych), bez potwierdzania tych okoliczności;
2) wszelkie zmiany, uzupełnienia lub modyfikacje warunków umowy lub przedmiotu zamówienia nie mogą zwalniać gwaranta z odpowiedzialności wynikającej z poręczenia lub gwarancji;
3) z jej treści powinno jednoznacznie wynikać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do zapłaty całej kwoty zabezpieczenia;
4) powinna być nieodwołalna i bezwarunkowa oraz płatna na pierwsze żądanie;
5) musi jednoznacznie określać termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji;
6) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa przedmiotowego postępowania;
7) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający wymaga, aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).

Warunki realizacji zamówienia

Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy w zakresie wydłużenia terminu jej obowiązywania o 6 miesięcy.
Strony dopuszczają możliwość zmiany cen określonych w Formularzu cenowym (załącznik nr 2) i wartości przedmiotu umowy, o której mowa w § 6. 2 Umowy, w formie pisemnego aneksu każdorazowo w przypadku wystąpienia jednej z następujących okoliczności:
a) zmiany stawki podatku od towarów i usług,
b) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,
d) zasad gromadzenia i wysokości opłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zarządzaniu dokumentacją archiwum zakładowego Copernicus PL Sp. z o.o.
2. Nazwa przedmiotu wg Wspólnego Słownika Zamówień: CPV 79995100-6 usługi archiwizacyjne.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, zakres oraz sposób jego realizacji został określony w następujących załącznikach:
1) Formularz oferty,
2) Załącznik nr 1 – Formularz cenowy,
3) Załącznik nr 2 - Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ),
4) Załącznik nr 3 - Projekt umowy
4. Wykonawca w ramach świadczonej usługi zobowiązany jest do stosowania i przestrzegania obowiązujących w przedmiocie zamówienia przepisów prawa, posiadać stosowne uprawnienia oraz ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku ich naruszenia.
5. Ilości usług określone w zał. nr 1 do SWZ- Formularzu cenowym są wielkościami szacunkowymi. Ilości te mogą ulec zmniejszeniu.
6. Na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495) nieprzerwanie przez cały okres obowiązywania Umowy osoby/osób zaplanowanych do wykonywania usługi kompleksowego zarządzania dokumentacją archiwum zakładowego Copernicus PL Sp. z o.o.
7. Najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi, Wykonawca przekaże Zamawiającemu oświadczenie o spełnieniu wymogu, o którym mowa w ust. 6 tj., iż osoba/osoby wykonujące czynności związane z realizacją przedmiotu zamówienia będą zatrudnione na umowę o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy z późn. zm.
8. Zamawiający na każdym etapie realizacji umowy ma prawo do zweryfikowania oświadczenia wykonawcy/podwykonawcy (dot. formy zatrudnienia osób, o których mowa w ust. 6). W tym celu uprawniony jest w szczególności do zwrócenia się do właściwego inspektoratu pracy o przeprowadzenie kontroli.
9. We wszystkich zapisach SWZ oraz jej załącznikach, w których Zamawiający odwołuje się do norm, aprobat, specyfikacji technicznych lub systemów odniesienia bądź wskazane są znaki towarowe, parametry lub źródła pochodzenia (nazwy producentów lub urządzeń), zgodnie z art. 99 ust. 5 oraz art. 101 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne.
10. W związku z realizacją zamówienia Zamawiający nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań zamówienia.
11. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o zamówienie wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp.