Usługa kompleksowej organizacji i obsługi spotkań w związku ze sprawowaniem przez Polskę prezydencji w Radzie UE

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji i obsługi spotkań wysokiego szczebla, spotkań urzędniczych i spotkań dodatkowych, które są planowane na okres od 1 stycznia 2025 r. do 30 czerwca 2025 r. w związku ze sprawowaniem prezydencji w Radzie UE, za których realizację odpowiada Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 1 do SWZ, a zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 2 do SWZ. Zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy pzp Zamawiający podaje kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia: 40 000 000,00 zł brutto.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji i obsługi spotkań wysokiego szczebla, spotkań urzędniczych i spotkań dodatkowych, które są planowane na okres od 1 stycznia 2025 r. do 30 czerwca 2025 r. w związku ze sprawowaniem prezydencji w Radzie UE, za których realizację odpowiada Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 1 do SWZ, a zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Lokalizacja Centralnych obiektów polskiej prezydencji oraz pozostałych Obiektów polskiej prezydencji została wskazana w załączniku nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia (OPZ).

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Otwarcie ofert jest niejawne.
2. W przypadku awarii systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.
3. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:
3.1 nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
3.2 cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Posiadanie środków finansowych lub zdolności kredytowej w wysokości nie mniejszej
niż 5 000 000,00 zł: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca posiada środki finansowe
lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 5 000 000,00 zł.
Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu
wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w
wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni informacji z banku lub spółdzielczej kasy
oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych
lub zdolność kredytową Wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiąc przed jej
złożeniem.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

zdolność techniczna lub zawodowa odnosząca się do doświadczenia oraz do dysponowania osobami zdolnymi do realizacji zamówienia: Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca:
1.4.1 wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert - a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonał należycie co najmniej 4 usługi polegające na kompleksowej organizacji wydarzenia, przy czym:
1) łączna wartość tych usług wynosiła co najmniej 8 000 000,00 zł brutto,
2) wartość pojedynczego wydarzenia (usługi) była nie mniejsza niż 800 000,00 zł brutto;
3) usługi te zostały zrealizowane w ramach co najmniej dwóch umów.
Przez usługę Zamawiający rozumie jedno wydarzenie.
Przez kompleksową organizację wydarzenia Zamawiający rozumie organizację wydarzenia, które objęło swoim zakresem co najmniej: opracowanie koncepcji wizualnej, aranżację, przygotowanie i wyposażenie przestrzeni, zapewnienie wyposażenia technicznego (nagłośnienie, oświetlenie) oraz jego obsługę, zapewnienie cateringu i obsługi kelnerskiej.
Wykonawca zobowiązany jest do wykazania (w odpowiednim polu wykazu usług), że w zakres wydarzenia (usługi) wchodziły wszystkie działania wskazane w warunku oraz, że kwota wydarzenia była nie niższa niż wskazana w warunku. Z uwagi na specyfikę usług, Zamawiający wymaga wykazania usług zakończonych (wykonanych).
1.4.2 skieruje do realizacji zamówienia zespół składający się z osób posiadających odpowiednie kompetencje i doświadczenie, dających gwarancję realizacji przedmiotu zamówienia na wymaganym przez Zamawiającego poziomie. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zespołu realizującego zamówienie (szczegółowo opisanego w OPZ). Na potrzeby niniejszego postępowania Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował 2 (dwiema) osobami, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia w charakterze koordynatorów umowy, z których każdy w okresie ostatnich 5 latach przed upływem terminu składania ofert pełnił funkcję koordynatora umowy w co najmniej 4 (cztery) usługach polegających na kompleksowej organizacji wydarzenia (przez usługę należy rozumieć jedno wydarzenie), przy czym wartość pojedynczego wydarzenia (usługi) wynosiła nie mniej niż 800 000,00 zł brutto.
Przez kompleksową organizację wydarzenia Zamawiający rozumie organizację wydarzenia, które objęło swoim zakresem co najmniej: opracowanie koncepcji wizualnej, aranżację, przygotowanie i wyposażenie przestrzeni, zapewnienie wyposażenia technicznego (nagłośnienie, oświetlenie) oraz jego obsługę, zapewnienie cateringu i obsługi kelnerskiej.
Przez pełnienie funkcji koordynatora umowy należy rozumieć nadzór nad realizacją umowy, w tym kierowanie, sprawowanie nadzoru merytorycznego nad umową i osobami realizującymi umowę, koordynacja wszystkich elementów umowy i zapewnienie ich realizacji zgodnie z planem, stały monitoring przebiegu umowy, współpraca z osobami realizującymi umowę i nadzorowanie podejmowanych decyzji.
Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 5 latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 8 do SWZ;
2) dokumenty (np. referencje) potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w wykazie, sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
3) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnych do wykonywania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - wzór wykazu stanowi załącznik nr 9 do SWZ;

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 800 000,00 zł. Wadium może być wnoszone w formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy pzp. Szczegółowe wymagania dot. sposobu wpłaty lub wniesienia wadium zostały opisane w rozdziale XI SWZ. 2. Wykonawca przed zawarciem umowy wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 2% maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania Zamawiającego wynikającego z umowy, w formie określonej w art. 450 ust. 1 ustawy pzp. Wymagania dot. zabezpieczenia zostały opisane w rozdziale XVII SWZ oraz w projektowanych postanowieniach umowy (załącznik nr 2 do SWZ).

Warunki realizacji zamówienia

Szczegółowe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały zawarte w projektowanych postanowieniach umowy (załącznik nr 2 do SWZ) oraz opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do SWZ).

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć:
1.1 aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Przedmiotowe oświadczenie Wykonawca składa w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ), stanowiącego Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Wykonawczego Komisji (EU) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającego standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia. Informacje zawarte w JEDZ stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Wzór Oświadczenia - załącznik nr 4 do SWZ.
1.2 aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 2022/576 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie 10 przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Wzór Oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do SWZ;
1.3 aktualne na dzień składania ofert oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 2022/576 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego – jeżeli dotyczy. Wzór Oświadczenia stanowi załącznik nr 11 do SWZ.
2. Zamawiający informuje, że instrukcję wypełnienia ESPD oraz edytowalną wersję formularza JEDZ można znaleźć pod adresem: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/prawo-zamowien-publicznych-regulacje/prawo-krajowe/jednolity-europejski-dokument-zamowienia
Wykonawca składając JEDZ wypełnia:
Cześć II – Informacje dotyczące Wykonawcy;
w Części II Sekcji D JEDZ (Informacje dotyczące podwykonawców, na których zdolności Wykonawca nie polega) Wykonawca oświadcza czy zamierza zlecić osobom trzecim podwykonawstwo jakiejkolwiek części zamówienia (w przypadku twierdzącej odpowiedzi podaje ponadto, o ile jest to wiadome, wykaz proponowanych podwykonawców), natomiast Wykonawca nie jest zobowiązany do przedstawienia w odniesieniu do tych podwykonawców odrębnych JEDZ, zawierających informacje wymagane w Części II Sekcja A i B oraz w Części III;
Część III – Podstawy wykluczenia;
w Części IV Zamawiający żąda jedynie ogólnego oświadczenia dotyczącego wszystkich kryteriów kwalifikacji (sekcja α), bez wypełniania poszczególnych Sekcji A, B, C i D;
Część VI – Oświadczenie końcowe.
Dokument może zostać sporządzony w jednym z następujących formatów: .pdf, .doc, .docx.
JEDZ Wykonawca podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny spełniający wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, zwanym dalej „kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
3. Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, następujących podmiotowych środków dowodowych:
3.1 wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 5 latach przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 8 do SWZ;
3.2 dokumenty (np. referencje) potwierdzające należyte wykonanie usług wskazanych w wykazie, sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
3.3 wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnych do wykonywania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - wzór wykazu stanowi załącznik nr 9 do SWZ;
3.4 informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiące przed jej złożeniem.
4. Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni następujących podmiotowych środków dowodowych:
4.1 informacji z Krajowego Rejestru Karnego sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w zakresie:
4.1.1 art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy pzp;
4.1.2 art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
4.2 oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
4.2.1 art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy pzp,
4.2.2 art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego
4.2.3 art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji
4.2.4 art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy pzp
4.2.5 art. 109 ust. 1 pkt 5, 7-10 ustawy pzp
oraz w ustawie sankcyjnej i rozporządzeniu 2022/576
- wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ.
4.3 oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do SWZ;
4.4 odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa powyżej – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
Dokument, o którym mowa, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
4.5 Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w pkt 4.1 składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, w zakresie, o którym mowa w pkt 4.1, sporządzony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem;
4.6 Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 4.5, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy pzp, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy sporządzone nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
5. Jeżeli w dokumentach złożonych przez Wykonawcę podane są wartości w walucie innej niż złoty polski, zamawiający dokona przeliczenia po kursie NBP obowiązującym w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
6. Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzono wstępne konsultacje rynkowe. Adres strony internetowej, na której zamieszczono informacje o wstępnych konsultacjach rynkowych: https://www.gov.pl/web/premier/usluga-kompleksowej-organizacji-i-obslugi-spotkan-w-zwiazku-ze-sprawowaniem-polskiej-prezydencji-w-radzie-unii-europejskiej-w-i-polowie-2025-r
7. Przed terminem składania ofert Zamawiający przewiduje dla Wykonawców wizje lokalne w Centralnych obiektach polskiej prezydencji, szczegółowe informację dot. wizji zawarto w rozdziale III pkt. 13 SWZ.
8. Oferta Wykonawcy wraz z załącznikami przekazywana jest tylko poprzez Platformę e-Zamówienia
https://ezamowienia.gov.pl
9. Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawcy/ów przy realizacji zamówienia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy lub innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia w konkursie przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
3.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
3.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
6. Odwołanie wnosi się w terminie:
6.1 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
6.2 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 6.1
7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 5 i 6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia
8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.