Usługa wdrożenia, utrzymania i rozwoju systemu SAP w zakresie funkcjonalnym obejmującym kadry i płace oraz elektroniczny obieg faktur zakupowych dla Akademii Górniczo Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie - DE-dzp.272-381/24

Krótki opis

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa wdrożenia systemu SAP w zakresie funkcjonalnym obejmującym kadry i płace oraz elektroniczny obieg faktur zakupowych dla Akademii Górniczo Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie, polegająca na: konfiguracji funkcjonalnej, wdrożeniu oprogramowania RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition na bazie zakupionych licencji w formie subskrypcji, a także szkoleniu użytkowników końcowych oraz usługach utrzymania i rozwoju.
1. ZAMÓWIENIE PODSTAWOWE – Część I:
a) wdrożenie systemu SAP (w zakresie funkcjonalnym obejmującym kadry i płace) wraz ze szkoleniem użytkowników końcowych – start produkcyjny nie później niż do 07/01/2026;
b) świadczenie serwisu utrzymaniowo-gwarancyjnego przez okres 36 miesięcy od momentu zawarcia umowy (Ilość roboczodni: 1000).
2. ZAMÓWIENIE W RAMACH PRAWA OPCJI – Część II:
a) wdrożenie modułu samoobsługa pracownicza i menadżerska – start wdrożenia od marca 2025.
b) wdrożenie modułu elektroniczny obieg faktur zakupowych – start produkcyjny w okresie 6 miesięcy od daty zlecenia w roku 2025.
c) dodatkowe świadczenie serwisu utrzymaniowo-gwarancyjnego przez okres 48 miesięcy od momentu zawarcia umowy (Ilość roboczodni: maksymalnie 1000).
d) prace rozwojowe oprogramowania przez okres 48 miesięcy od momentu zawarcia umowy (Ilość roboczodni: maksymalnie 1000).
Szczegółowy opis realizacji prawa opcji zawarty jest we wzorze umowy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa wdrożenia systemu SAP w zakresie funkcjonalnym obejmującym kadry i płace oraz elektroniczny obieg faktur zakupowych dla Akademii Górniczo Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie, polegająca na: konfiguracji funkcjonalnej, wdrożeniu oprogramowania RISE with SAP S/4HANA Cloud Private Edition na bazie zakupionych licencji w formie subskrypcji, a także szkoleniu użytkowników końcowych oraz usługach utrzymania i rozwoju.
1. ZAMÓWIENIE PODSTAWOWE – Część I:
a) wdrożenie systemu SAP (w zakresie funkcjonalnym obejmującym kadry i płace) wraz ze szkoleniem użytkowników końcowych – start produkcyjny nie później niż do 07/01/2026;
b) świadczenie serwisu utrzymaniowo-gwarancyjnego przez okres 36 miesięcy od momentu zawarcia umowy (Ilość roboczodni: 1000).
2. ZAMÓWIENIE W RAMACH PRAWA OPCJI – Część II:
a) wdrożenie modułu samoobsługa pracownicza i menadżerska – start wdrożenia od marca 2025.
b) wdrożenie modułu elektroniczny obieg faktur zakupowych – start produkcyjny w okresie 6 miesięcy od daty zlecenia w roku 2025.
c) dodatkowe świadczenie serwisu utrzymaniowo-gwarancyjnego przez okres 48 miesięcy od momentu zawarcia umowy (Ilość roboczodni: maksymalnie 1000).
d) prace rozwojowe oprogramowania przez okres 48 miesięcy od momentu zawarcia umowy (Ilość roboczodni: maksymalnie 1000).
Szczegółowy opis realizacji prawa opcji zawarty jest we wzorze umowy.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe

RODO - Szczegółowe określenie zasad związanych z obowiązkiem informacyjnym RODO zawarto w rozdziale 29 SWZ. Zamawiający nie przewiduje udzielenia
zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia

Opis opcji

PRAWO OPCJI
1. ZAMÓWIENIE PODSTAWOWE – Część I:
a) wdrożenie systemu SAP (w zakresie funkcjonalnym obejmującym kadry i płace) wraz ze szkoleniem użytkowników końcowych – start produkcyjny nie później niż do 07/01/2026;
b) świadczenie serwisu utrzymaniowo-gwarancyjnego przez okres 36 miesięcy od momentu zawarcia umowy (Ilość roboczodni: 1000).
2. ZAMÓWIENIE W RAMACH PRAWA OPCJI – Część II:
a) wdrożenie modułu samoobsługa pracownicza i menadżerska – start wdrożenia od marca 2025.
b) wdrożenie modułu elektroniczny obieg faktur zakupowych – start produkcyjny w okresie 6 miesięcy od daty zlecenia w roku 2025.
c) dodatkowe świadczenie serwisu utrzymaniowo-gwarancyjnego przez okres 48 miesięcy od momentu zawarcia umowy (Ilość roboczodni: maksymalnie 1000).
d) prace rozwojowe oprogramowania przez okres 48 miesięcy od momentu zawarcia umowy (Ilość roboczodni: maksymalnie 1000).
Szczegółowy opis realizacji prawa opcji zawarty jest we wzorze umowy.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Otwarcie ofert nastąpi przy użyciu systemu teleinformatycznego. W przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Sytuacja ekonomiczna lub finansowa: Sytuacja ekonomiczna lub finansowa
Zamawiający uzna wyżej wymieniony warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
Posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną
co najmniej 5 000 000,00 PLN
Uzupełnienie opisu warunek zdolność techniczna i zawodowa:
g) 1 Architektem Bezpieczeństwa, który musi legitymować się łącznie:
• minimum 6-letnim doświadczeniem w projektach wdrożeniowych SAP lub równoważnych;
• posiadaniem Certyfikatu SAP Certified Professional – System Security Architect (min.: P_SECAUTH_21) lub równoważny;
• posiadaniem Certyfikatu SAP Certified Technology Associate – System Administration (SAP HANA) with SAP NetWeaver lub równoważny;
Zamawiający dopuszcza wskazanie doświadczenia konsultantów uzyskanego w różnych projektach, których czas realizacji nakładał się na siebie.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zdolność techniczna lub zawodowa: Zdolność techniczna i zawodowa
Zamawiający uzna wyżej wymieniony warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
1. W okresie ostatnich 8 lat przed dniem upływu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał co najmniej:
a) w zakresie Systemu Informatycznego SAP ERP na uczelni wyższej publicznej lub niepublicznej: jedno wdrożenie systemu w co najmniej 6 z wymienionych obszarów: FI, FI-AA, IM-PS, CO, MM, SD, HR-PA, HR-PY gdzie HR-PA i HR-PY są obligatoryjne, dla co najmniej 300 użytkowników, o wartości co najmniej 5 000 000,00 zł brutto oraz załączy dowody określające, że usługi te zostały wykonane należycie;
b) w zakresie Systemu SAP S/4HANA w jednostkach działających zgodnie z ustawą o finansach publicznych: jedno wdrożenie systemu w co najmniej 6 z wymienionych obszarów: FI, FI-AA, IM-PS, CO, MM, SD, HR-PA, HR-PY gdzie HR-PA i HR-PY są obligatoryjne, dla co najmniej 300 użytkowników, o wartości co najmniej 5 000 000,00 zł brutto oraz załączy dowody określające, że usługi te zostały wykonane należycie;
c) w zakresie systemu SAP ERP obejmujące integrację systemu SAP ERP z systemami USOS i/lub POLON: jedno wdrożenie o wartości co najmniej 5 000 000,00 zł brutto oraz załączy dowody określające, że usługi te zostały wykonane należycie;
d) w zakresie obszaru VIM na uczelni wyższej publicznej lub niepublicznej: jedno wdrożenie modułu VIM o wartości co najmniej 2 000 000,00 zł brutto oraz załączy dowody określające, że usługi te zostały wykonane należycie.
Uwaga: Wykonawca musi spełnić wszystkie powyższe warunki, przy czym jeden projekt może być zakwalifikowany do spełnienia więcej niż jednego warunku. W przypadku wykazania przez wykonawcę usługi w trakcie realizacji, część zamówienia już faktycznie wykonana musi wypełniać na dzień składania ofert wymogi określone przez zamawiającego. W przypadku, gdy wartość usługi jest wyrażona w walucie innej niż PLN, w celu oceny spełniania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności zawodowej Zamawiający dokona przeliczenia wskazanej kwoty na PLN według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego obowiązującego w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
2. Będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia na podstawie wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia oraz oświadczenia z których wynikać będzie, że Wykonawca dysponuje bądź będzie dysponował co najmniej:
a) 1 Konsultantem SAP HR PA (Personnel Management) – Zarządzanie kadrami, który musi legitymować się łącznie:
• minimum pięcioletnim doświadczeniem w zakresie wdrażania obszaru HR w systemie SAP ERP;
• uczestnictwem w minimum 2 zakończonych procesach wdrożeniowych, którego przedmiotem było wdrożenie lub utrzymanie co najmniej modułu HR w zakresie zarządzania kadrami, w tym w jednym w projekcie wdrożenia lub utrzymania systemu SAP w uczelni wyższej publicznej lub niepublicznej;
• posiadaniem Certyfikatu SAP HR w zakresie S/4HANA.
b) 1 Konsultantem SAP HR PY (Payroll) – Zarządzanie płacami, który musi legitymować się łącznie:
• minimum pięcioletnim doświadczeniem w zakresie wdrażania obszaru HR w systemie SAP ERP;
• uczestnictwem w minimum 2 zakończonych procesach wdrożeniowych, którego przedmiotem było wdrożenie lub utrzymanie co najmniej modułu HR w zakresie zarządzania płacami w tym w jednym w projekcie wdrożenia lub utrzymania systemu SAP w uczelni wyższej publicznej lub niepublicznej;
• posiadaniem Certyfikatu SAP HR w zakresie S/4HANA
c) 1 Konsultantem ABAP, który musi legitymować się łącznie:
• minimum 5-letnie doświadczeniem w zakresie Integracji /ABAP w systemie SAP ERP, potwierdzone udziałem w projektach;
• doświadczeniem w co najmniej 2 projektach wdrożenia lub utrzymania i rozwoju systemu SAP na uczelni wyższej publicznej lub niepublicznej działającej zgodnie z ustawą o finansach publicznych;
• kwalifikacjami w zakresie Integracji/ABAP potwierdzone certyfikatem poświadczającym zdanie z wynikiem pozytywnym Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego tego modułu;
d) 1 Konsultantem VIM który musi legitymować się łącznie:
• minimum 3-letnie doświadczeniem w zakresie modułu VIM w systemie SAP ERP, potwierdzone udziałem w projektach;
• doświadczeniem w co najmniej 2 projektach wdrożenia lub utrzymania i rozwoju systemu SAP w obszarze VIM na uczelni wyższej publicznej lub niepublicznej działającej zgodnie z ustawą o finansach publicznych;
• kwalifikacje w zakresie VIM potwierdzone certyfikatem poświadczającym zdanie z wynikiem pozytywnym Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego tego modułu;
e) 1 Konsultantem BASIS, który musi legitymować się łącznie:
• minimum 5-letnie doświadczenie w zakresie modułu BASIS w systemie SAP ERP i SAP S/4HANA, potwierdzone udziałem w projektach;
• doświadczeniem w co najmniej 2 projektach wdrożenia lub utrzymania i rozwoju systemu SAP na uczelni wyższej publicznej lub niepublicznej działającej zgodnie z ustawą o finansach publicznych;
• doświadczeniem w co najmniej jednym projekcie wdrożenia SAP S/4HANA PCE;
• kwalifikacjami w zakresie modułu BASIS potwierdzone certyfikatem poświadczającym zdanie z wynikiem pozytywnym Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego tego modułu;
f) 1 Architektem SAP, który musi legitymować się łącznie:
• minimum 6-letnim doświadczeniem w projektach wdrożeniowych SAP;
• uczestnictwem w minimum 5 zakończonych projektach wdrożeniowych SAP;
• posiadaniem Certyfikatu SAP Certified Professional – SAP Enterprise Architect (kod: P_SAPEA_2023) lub równoważny;
• posiadaniem Certyfikatu TOGAF 9 Foundation lub równoważny;
• posiadaniem Certyfikatu PRINCE2 Foundation oraz AgilePM Foundation lub równoważny;
• posiadaniem Certyfikatu ITIL Foundation lub równoważny;
g) 1 Architektem Bezpieczeństwa - opis wymagań jest w opisie warunku "sytuacja ekonomiczna lub finansowa"

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty i powinno ono zawierać w szczególności wskazanie:
- postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, którego dotyczy;
- wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia;
- ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.
W odniesieniu do warunków określonych w pkt 8.1 ppkt 3 i 4 SWZ wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi do realizacji których te zdolności są wymagane.

Wymagane depozyty i gwarancje

Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości: 250 000,00 PLN (słownie: dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych, 00/100)
Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert.
Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
a) pieniądzu:
przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego:
nr IBAN: PL 96 1240 4722 1111 0000 4858 2922
nr SWIFT: PKO PP LPW
b) gwarancjach bankowych;
c) gwarancjach ubezpieczeniowych
d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2020 r. poz. 299 oraz z 2022 r. poz. 807 i 1079).
Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej uznaje się termin uznania rachunku Zamawiającego.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem, w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego na rachunek Wykonawcy umieszczony na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o których mowa w art. 96b ust. 1) Ustawy o podatku od towarów i usług., zgodnie z zapisami zawartymi we wzorze umowy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja
została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; 2) 15 dni od dnia przekazania
informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja
została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1. 1.5. SWZ. Odwołanie wobec treści ogłoszenia
wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia
wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE lub
zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. 1.6. Odwołanie w przypadkach
innych niż określone w ust. 4 i 5 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy
zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących
podstawę jego wniesienia. 1.7. Na orzeczenie KIO oraz postanowienie Prezesa KIO stronom oraz
uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie –
sądu zamówień publicznych.