Usługi polegającej na koordynacji i przeprowadzeniu w latach 2025 – 2026 kontroli beneficjentów Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej oraz podmiotów realizujących dla Agencji zadania w oparciu o zawarte z Agencją umowy ramowe

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na koordynacji i przeprowadzeniu w latach 2025 – 2026 kontroli beneficjentów Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej oraz podmiotów realizujących dla Agencji zadania w oparciu o zawarte z Agencją umowy ramowe, zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia (OPZ), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy, tj. zamówień podobnych. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w zdaniu poprzednim, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy lub dotychczasowym wykonawcom usługi będącej przedmiotem zamówienia, w wysokości do 50% wartości zamówienia podstawowego. Zamówienia, o których mowa powyżej, jeżeli zostaną udzielone, będą dotyczyć w szczególności świadczonych usług opisanych w SWZ (patrz OPZ).)
Zamawiający wskazuje następujące warunki na jakich może zostać udzielone zamówienie, o którym mowa w pkt 2.6:
1) Wysokość procentowa kar umownych nie może być niższa od kar określonych w umowie podstawowej.
2) Warunki finansowe dotyczące zakresu zadań objętych zamówieniem podobnym zostaną ustalone po przeprowadzonych negocjacjach.
3) pozostałe warunki umowy będą analogiczne z postanowieniami umowy dot. zamówienia podstawowego z uwzględnieniem zmian wynikających z zamawianego zakresu.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa opcji jednorazowo lub wielokrotnie, poprzez zlecenie Wykonawcy do koordynacji i przeprowadzenia dodatkowych kontroli ponad limity określone powyżej, w maksymalnej liczbie 20 (dwudziestu) dodatkowych kontroli rocznie. W ramach prawa opcji Zamawiający może zlecić Wykonawcy przeprowadzenie każdego z typów mechanizmów kontrolnych określonych w dokumentach: „Opis systemu kontroli beneficjentów NAWA” oraz „Procedura: Planowanie i realizacja kontroli beneficjentów NAWA w tym podmiotów realizujących umowy ramowe”, z wyłączeniem weryfikacji raportów częściowych/końcowych/semestralnych. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawca będzie zobligowany do realizacji kontroli zgodnie z opisem zawartym w dokumencie „Opis systemu kontroli beneficjentów NAWA” stanowiącym Załącznik nr 1 do OPZ oraz zgodnie z procedurą opisaną w dokumencie „Procedura: Planowanie i realizacja kontroli beneficjentów NAWA w tym podmiotów realizujących umowy ramowe” stanowiącym Załącznik nr 2 do OPZ. Ewentualne zmiany w wymienionych powyżej dokumentach (załącznik nr 1 i 2) będą komunikowane Wykonawcy i nie stanowią zmiany umowy. Wykonawca będzie także zobowiązany do przestrzegania zasad określonych w rozdziale nr 5 OPZ: Tryb realizacji usługi, w tym zasady współpracy z Zamawiającym. Terminy wskazane w rozdziale 5 są nadrzędne względem tych określonych w Załącznikach nr 1 i 2.
Cena jednostkowa za opisane kontrole będą tożsama z cenami podanymi w ofercie przez Wykonawcę.
Zamawiający będzie miał możliwość skorzystania z prawa opcji do dnia 30 czerwca 2026 roku (szczegółowe informacje w tym zakresie znajdują się w dokumencie Projektowane postanowienia umowy stanowiącym Załącznik nr 2 do Specyfikacji Warunków Zamówienia).

Główne aspekty procedury

Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Mając na uwadze definicję mikroprzedsiębiorcy, małego i średniego przedsiębiorcy zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, Zamawiający postawił minimalne warunki udziału w postępowaniu, tym samym dopuszczając do postępowania możliwie najszerszy krąg Wykonawców. Podział zamówienia na części nie wpłynąłby na poszerzenie kręgu podmiotów mogących skutecznie ubiegać się o jego udzielenie. Dodatkowo podział zamówienia na części w tym przypadku niósłby ryzyko poniesienia przez Zamawiającego nadmiernych kosztów wykonania zamówienia (przy większym wolumenie zamówienia, można spodziewać się większych upustów/rabatów ze strony Wykonawców). W świetle powyższego Zamawiający uznał, że nie zachodzi potrzeba podziału niniejszego zamówienia na części, aby został osiągnięty cel w postaci ułatwienia dostępu do postępowania dla małych i średnich przedsiębiorstw, a działanie takie byłoby tylko pozorne i nie wnosiłoby żadnej wartości dodanej.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1. nie podlegają wykluczeniu,
2. spełniają następujące warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym -Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Posiadanie doświadczenia:
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się należytym wykonaniem, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywaniem, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 80 kontroli projektów, które (każda osobna kontrola musi spełnić wszystkie poniższe warunki):
1) wykonane zostały z zachowaniem zasad bezstronności (tj. kontrolerzy Wykonawcy byli podmiotami zewnętrznymi w stosunku do podmiotów kontrolowanych oraz zlecających usługi kontroli);
2) polegały na badaniu zgodności realizacji projektów z postanowieniami umowy, w tym weryfikacji kwalifikowalności wydatków i działań oraz badaniu prawidłowości udzielenia zamówień publicznych przez podmioty kontrolowane;
3) zakończyły się opracowaniem raportu (lub równoważnego dokumentu) zgodnie z zakresem kontroli.
Zamawiający stawia następujący warunek w zakresie osób skierowanych do realizacji przedmiotu zamówienia: Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował przez cały okres trwania Umowy minimum 6 (sześcioma) kontrolerami, z których Wykonawca będzie mógł stworzyć w każdym czasie, w trakcie trwania Umowy, minimum trzy zespoły kontrolujące.
Każdy z kontrolerów, o których mowa powyżej musi spełniać poniższe warunki:
1) warunki określone w art. 286 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia
2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1530);
2) przeprowadzenie w przeciągu ostatnich trzech lat od przedstawienia przez Wykonawcę Oferty minimum 15 kontroli projektów, które to kontrole wykonane zostały z zachowaniem zasad bezstronności (tj. kontroler był podmiotem zewnętrznym w stosunku do podmiotu kontrolowanego oraz zlecającego usługę kontroli) oraz polegały na badaniu zgodności realizacji projektu z postanowieniami umowy, w tym weryfikacji kwalifikowalności wydatków oraz badaniu prawidłowości udzielenia zamówień publicznych przez podmiot kontrolowany;
3) przeprowadzenie w przeciągu ostatnich trzech lat od przedstawienia przez Wykonawcę Oferty minimum 5 kontroli lub audytów systemowych, których celem była weryfikacja efektywności i skuteczności funkcjonowania kontroli zarządczej lub wewnętrznej w podmiocie kontrolowanym;
4) posiadają dokumenty potwierdzające kompetencje w zakresie przestrzegania Międzynarodowych Standardów Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, zgodne z CIA (Certified Internal Auditor) lub CGAP (Certified Government Auditing Professional) potwierdzone certyfikatem równoważnym z odpowiednim standardem.
Zamawiający zastrzega, że nie uzna jako spełniającego warunki udziału, o których mowa w pkt 4.2.4.2, doświadczenia polegającego na realizacji usług związanych z wykonywaniem czynności technicznych w ramach nadzoru nad realizacją projektów (np. weryfikacji wniosków o płatność, itp.), o których mowa w szczególności w art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2024 r. poz. 324, 862..) lub w art. 22 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2020 r. poz. 818.) lub w art. 24 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. z 2022 r. poz. 1079).
Zamawiający nie uzna doświadczenia związanego z kontrolą projektów w zakresie badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta. Charakter i zakres kontroli będącej przedmiotem postępowania wykracza poza kwestie badania sprawozdania finansowego.

Informacje dodatkowe

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale 4, oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia, wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:
1. aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym w Rozdziale 4 SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. Oświadczenie to wykonawca składa w formie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ) – sporządzone według wzoru standardowego formularza określonego rozporządzeniem wykonawczym Komisji Europejskiej. Wzór JEDZ dostępny jest na Platformie pod adresem: https://nawa.ezamawiajacy.pl/pn/nawa/demand/164686/notice/public/detailsw sekcji „JEDZ”.
2. w przypadku wspólnego ubiegania się przez wykonawców o zamówienie, oświadczenie, o którym mowa powyżej składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
3. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w pkt 5.1.1 SWZ, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby jest składane na formularzu JEDZ.
4. oświadczenie Wykonawcy/ Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego składane na podstawie art. 125 ust. 5 ustawy Pzp. zgodnie z Załącznikiem nr 4 do SWZ.
5. oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego składane na podstawie art. 125 ust. 5 ustawy Pzp. zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ.
6. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:
1) Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą”,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
c) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy,
d) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy, dotyczącej ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę aresztu,
e) art. 109 ust. 1 pkt 3 ustawy, dotyczącej skazania za przestępstwo lub ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę aresztu
– sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
2) Oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086) z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę lub ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty lub oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ;
3) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
4) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
5) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
6) Oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 5.1.1 SWZ, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,
e) art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, odnośnie do naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170),
f) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy, dotyczących ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę ograniczenia wolności lub karę grzywny,
g) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy,
h) art. 109 ust. 1 pkt 3 ustawy, dotyczących ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę ograniczenia wolności lub karę grzywny,
i) art. 109 ust. 1 pkt 5–10 ustawy.
j) art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach.
7) Wykaz usług wykonanych zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 8 do SWZ, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie,
- dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
- dowody, o których mowa w zdaniu poprzednim muszą zostać złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę (osobę/osoby upoważnioną/ upoważnione do reprezentowania Wykonawcy).
Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji dostaw, wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, ww. wykaz dotyczy dostaw, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
8) Wykaz osób którymi Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował, zdolnymi do wykonania zamówienia, to jest zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotowego zamówienia, posiadającym kwalifikacje niezbędne do wykonania zamówienia. Wykaz należy sporządzić według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ.
7. Jeżeli wykonawca ma siedzibę poza granicami RP zastosowanie mają dla niego właściwe przepisy Rozporządzenia MRPiT z dnia 23 grudnia 2020r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (D.U. z 2020 r. poz. 2415)
8. Zmiany do umowy - patrz SWZ.
9. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni od dnia upływu terminu składania ofert tj. do dnia 09 kwietnia 2025 r.
10. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium w przedmiotowym postępowaniu ani wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań: Są zawarte w dziale VI Środki ochrony prawnej ustawy Pzp Organ odpowiedzialny za procedury odwoławcze Oficjalna nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza Adres pocztowy: ul. Postępu 17 Miejscowość: Warszawa Kod pocztowy: 02-676 Państwo: Polska E-mail: odwolania@uzp.gov.pl Tel.: +48 22457801 Faks: +48 224587800 Adres internetowy: http:// www.uzp.gov.pl Źródło, gdzie można uzyskać informacje na temat składania odwołań Oficjalna nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza Adres pocztowy: ul. Postępu 17 Miejscowość: Warszawa Kod pocztowy: 02-676 Państwo: Polska E-mail: odwolania@uzp.gov.pl Tel.: +48 22457801 Faks: +48 224587800 Adres internetowy: http://www.uzp.gov.pl