Utrzymanie i rozwój systemu informatycznego kadrowo-płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika)

Krótki opis

1. Opis przedmiotu zamówienia.
2. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARiMR") utrzymania i rozwoju systemu informatycznego kadrowo-płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika).
2.1. Usługi świadczone będą w podziale na następujące grupy Usług:
2.1.1. Grupa Usług Utrzymania Środowisk (G1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy (dalej: „p.p.u.”), w tym:
2.1.1.1. Usługa Administracji Środowiskami (G1U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1A do p.p.u.,
2.1.1.2. Usługa Monitorowania Dostępności i Wydajności (G1U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1B do p.p.u.,
2.1.1.3. Usługa Instalacji (G1U3), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1C do p.p.u.,
2.1.2. Grupa Usług Zapewnienia Jakości (G2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 2 do p.p.u., w tym:
2.1.2.1. Usługa Usuwania Wad (G2U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 2A do p.p.u.,
2.1.2.2. Usługa Zarządzania Wersjami i Dokumentacją (G2U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 2B do p.p.u.,
2.1.3. Usługa Modyfikacji, szczegółowo opisana w Załączniku nr 3 i 3A do p.p.u.,
2.1.4. Usługi Zleceń Operacyjnych, szczegółowo opisana w Załączniku nr 12 do p.p.u.,
2.1.5. Usługi związane z Przekazaniem Usług, szczegółowo opisane w punkcie 15 p.p.u.,
2.1.6. Usługa ATiK, szczegółowo opisana w Załączniku nr 13 do p.p.u., w tym:
2.1.6.1. Usługa Asysty i Konserwacji (ATiK),
2.1.6.2. Konsultacje w ramach Usługi ATiK (Usługi doradcze),
2.1.7. Usługi Okresu Przejściowego, szczegółowo opisane w punkcie 6 p.p.u. oraz Załączniku nr 27 do p.p.u.,
3. Wykonawca będzie przyjmował Zgłoszenia w Czasach Reakcji (zgodnie z zakresem opisanym w pkt 2 Załącznika nr 16 do p.p.u. – Procedura obsługi Zgłoszeń) oraz zapewni prowadzenie Biura Projektu Wykonawcy zgodnie z zakresem opisanym w pkt 3.39 Załącznika nr 15 do p.p.u. - Zakres współdziałania Zamawiającego i zasady współpracy.
4. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub przez podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 3, w związku z tym, że wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Wszystkie osoby wykonujące czynności wskazane w pkt 3 powinny być zatrudnione w całym okresie realizacji zamówienia.
5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w terminie 15 Dni Roboczych od dnia podpisania Umowy oraz w terminie 10 Dni Roboczych pierwszego miesiąca danego kwartału kalendarzowego przez cały okres realizacji Umowy, składał Zamawiającemu oświadczenie o sposobie zatrudnienia osób oraz podania wykonywanych przez nie czynności, o których mowa w pkt 3. W celu weryfikacji zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności, o których mowa w pkt 3 Zamawiający przewiduje możliwość żądania w szczególności:
5.1. oświadczenia zatrudnionego pracownika,
5.2. oświadczenia Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę,
5.3. poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,
5.4. innych dokumentów,
 zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków pracownika.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji spełnienia wymagania, o którym mowa w pkt 4, korzystając z uprawnień wynikających z Umowy. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do właściwego organu nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem prawa pracy w celu weryfikacji spełnienia przez Wykonawcę wymagania, o którym mowa w pkt 4. W przypadku ujawnienia przypadku naruszającego wymaganie, o którym mowa w pkt 4, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na usunięcie stwierdzonego naruszenia nie dłuższy niż 5 Dni Roboczych oraz na przedstawienie dowodów usunięcia takiego naruszenia w terminie 14 dni. W przypadku, gdy Wykonawca nie usunie stwierdzonego naruszenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 2 000,00 zł za każdy stwierdzony przypadek naruszenia któregokolwiek z wymagań, o których mowa w pkt 4 i pkt 5.
7. Usługa Utrzymania i Usługa Modyfikacji finansowane będą przez Zamawiającego w ramach odrębnych dotacji pochodzących z budżetu państwa podlegających odrębnym zasadom rozliczania. Każda z usług jest usługą odrębną o określonym zakresie i realnej wartości, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w ofercie zgodnie z Formularzem Ofertowym. W związku z powyższym wartość Usługi Modyfikacji dla zamówienia podstawowego musi stanowić minimum 30% ceny oferty dla zamówienia podstawowego. Realizacja Usługi Modyfikacji będzie wynikała z bieżących potrzeb Zamawiającego.
8. Zamówienie będzie realizowane w języku polskim. Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić przy realizacji zamówienia komunikowanie się osób występujących po stronie Wykonawcy z Zamawiającym i sporządzanie dokumentów w języku polskim.
9. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w p.p.u. wraz z załącznikami, stanowiącymi Załącznik nr 9 do SWZ.

Informacje dodatkowe

Termin wykonania zamówienia
1. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia od dnia zawarcia Umowy do wyczerpania kwoty wynagrodzenia brutto, o którym mowa w pkt 8.1. p.p.u., stanowiącej Załącznik nr 9 do SWZ, nie dłużej jednak niż przez okres 28 miesięcy.
2. Usługi świadczone będą od dnia zawarcia Umowy przez okres 28 miesięcy, przy czym w okresie do 3 miesięcy po zawarciu Umowy zakres świadczenia Wykonawcy ograniczony jest do świadczenia Usług Okresu Przejściowego, po jego zakończeniu w okresie 25 miesięcy świadczone będą właściwe Usługi umowy.
3. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji zgodnie z postanowieniami pkt 20 p.p.u., okres obowiązywania umowy może zostać przedłużony o dodatkowy okres, nie dłuższy niż 20 miesięcy.
4. Szczegółowe terminy realizacji zobowiązań umownych zostały określone przez Zamawiającego w p.p.u. stanowiących Załącznik nr 9 do SWZ.

Inne informacje o wznowieniu

1. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) ustawy:
1.1. Zamówienia mogą zostać udzielone w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu (wybranemu w ramach niniejszego postępowania) Wykonawcy usług, które będą polegały na powtórzeniu podobnych usług i będą zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego do wartości netto: 7 100 000,00 zł.
1.2. Zakres usługi objętej zamówieniem o którym mowa w pkt 1.1 będzie polegał na powtórzeniu wykonania przez Wykonawcę usług wskazanych w Rozdziale I pkt 2.1.3., pkt 2.1.4., oraz pkt 2.1.6.2. SWZ, w zależności od rzeczywistego zapotrzebowania Zamawiającego.
1.3. Zamówienia, o których mowa w pkt 1.1 zostaną udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z dotychczasowym (wybranym w ramach niniejszego postępowania) Wykonawcą, na podstawie odrębnej umowy w sprawie zamówienia publicznego.
1.4. Wykonawca, w odniesieniu do zamówień o których mowa w pkt 1.1, zobowiązany będzie zastosować ceny jednostkowe za wykonanie poszczególnych usług nie wyższe niż wynikające z oferty Wykonawcy złożonej w niniejszym postępowaniu. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia wyższych cen jednostkowych, jeżeli będzie to obiektywnie uzasadnione, w szczególności z uwagi na zmianę warunków rynkowych.
1.5. Termin wykonania zamówień o którym mowa w pkt 1.1 zostanie ustalony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy, o której mowa w pkt 1.2, w drodze negocjacji.
1.6. Odpowiednie zastosowanie znajdą także postanowienia p.p.u. w sprawie niniejszego zamówienia, której wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

Opis opcji

1. Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji zgodnie z art. 441 ustawy. Prawo opcji może polegać na:
1.1. wydłużeniu okresu świadczenia poszczególnych usług z grup G1 – G2 lub Usługi ATiK o kolejny okres nie dłuższy niż 20 miesięcy;
1.2. zwiększeniu łącznego wynagrodzenia z tytułu Usługi Modyfikacji (do 80% wynagrodzenia brutto określonego w Załączniku nr 14 do p.p.u. jako łączny budżet dla Usługi Modyfikacji);
1.3. zwiększeniu łącznego wynagrodzenia z tytułu Usługi Zleceń Operacyjnych (do 80% wynagrodzenia brutto określonego w Załączniku nr 14 do p.p.u. jako łączny budżet dla Zleceń Operacyjnych);
1.4. zwiększeniu łącznego wynagrodzenia z tytułu konsultacji w ramach Usługi ATiK (do 80% wynagrodzenia brutto określonego w Załączniku nr 14 do p.p.u. jako łączny budżet dla konsultacji w ramach ATiK).
2. Możliwość skorzystania z prawa opcji została szczegółowo opisana w pkt 20 p.p.u. stanowiących Załącznik nr 9 do SWZ. Realizacja prawa opcji nastąpi po uprzednim zawiadomieniu Wykonawcy o skorzystaniu z prawa opcji w przypadku, gdy po stronie Zamawiającego zaistnieją potrzeby w tym zakresie a Zamawiający będzie dysponował środkami finansowymi na sfinansowanie zamówienia w ramach prawa opcji. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawca jest zobowiązany do jego realizacji, na warunkach określonych w Umowie dla zamówienia podstawowego.

Główne aspekty procedury

1. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do tych czynności. Wykonawca składa ofertę na Formularzu Ofertowym wg Załącznika nr 1 do SWZ za pośrednictwem Platformy Zakupowej.
2. Wykonawca obowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty:
2.1. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. (Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia takich dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów).
2.2. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie osoby działającej w imieniu Wykonawcy do jego reprezentowania, jeżeli oferta nie została podpisana przez osoby upoważnione do tych czynności dokumentem rejestracyjnym. (jeżeli umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentu rejestrowego, o którym mowa w pkt 2.1.).
2.3. Dowód wniesienia wadium. Jeżeli Wykonawca wnosi wadium w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej zgodnie z art. 97 ust. 10 ustawy. W przypadku wniesienia wadium w innej formie niż pieniądz, powinno ono obowiązywać przez cały okres związania ofertą.
2.4. Zobowiązanie podmiotów udostępniających zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami, jeżeli Wykonawca powołuje się na zasoby innych podmiotów. Zobowiązanie winno być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu udostępniającego zasoby. Zapisy pkt 2.1. i 2.2. oraz Rozdz. IV.5. SWZ stosuje się odpowiednio.
2.5. Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w formie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (dalej: „JEDZ”) sporządzone zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16). Dokument JEDZ należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej. Dokument JEDZ musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
2.6. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w zakresie wskazania, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (członkowie konsorcjum). Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.
2.7. Wykaz osób, skierowanych do realizacji zamówienia publicznego [kryterium oceny ofert] sporządzany zgodnie z Załącznikiem nr 6B do SWZ.
2.8. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 oraz art. 7 ustawy o szczególnych rozwiązaniach. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2A do SWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

1.1. Zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału we wskazanym zakresie, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
1.1.1. wykonał w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych:
co najmniej dwie usługi, każda z nich o wartości nie mniejszej niż 200.000,00 zł brutto (słownie: dwieście tysięcy złotych 00/100) za 1 rok świadczenia usługi, z których każda była świadczona nieprzerwanie przez okres co najmniej 12 miesięcy, a w ramach świadczonych usług do zadań Wykonawcy należało utrzymanie (w postaci gotowości serwisowej i gwarantowanego SLA dla błędów, obsługa za pomocą hotline oraz portalu WWW) zintegrowanego systemu informatycznego klasy ERP wraz z portalem (obsługującego pod względem kadrowym i płacowym min. 4000 pracowników oraz zapewniającego jednoczesną prace użytkowników na min. 100 stanowiskach komputerowych) w zakresie co najmniej następujących zadań:
1.1.1.1. obsługa zgłoszeń incydentów od użytkowników,
1.1.1.2. usuwanie wad w utrzymywanym systemie,
1.1.1.3. monitorowanie pracy systemu,
1.1.1.4. wprowadzanie poprawek.
1.1.2. dysponuje następującymi osobami, które zostaną skierowane przez Wykonawcę do realizacji zamówienia, legitymującymi się odpowiednimi kwalifikacjami zawodowymi, wykształceniem i doświadczeniem niezbędnymi do wykonania zamówienia:
1.1.2.1. jednym Kierownikiem Projektu,
1.1.2.2. jednym Kierownikiem Utrzymania/Serwisu,
1.1.2.3. jednym Specjalistą ds. szacowania złożoności oprogramowania,
1.1.2.4. jednym Analitykiem Systemowym z obszaru kadry-płace,
1.1.2.5. jednym Testerem oprogramowania,
1.1.2.6. jednym specjalistą ds. obsługi Helpdesk.
Szczegółowe informacje nt. warunków udziału w zakresie "Zdolności technicznej lub zawodowej" zawarte są w rozdziale III.2 SWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia warunek udziału we wskazanym zakresie, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada:
1.2.1. roczny przychód w obszarze objętym zamówieniem, tj.: w zakresie usług rozwoju systemów informatycznych, za ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres, w wysokości
10.000.000,00 zł (słownie: dziesięć milionów złotych 00/100) rocznie;
1.2.2. środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę nie mniejszą niż 3.000.000,00 zł (słownie: trzy miliony złotych 00/100);
1.2.3. ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 3.000.000,00 zł (słownie: trzy miliony złotych 00/100).

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 100.00,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100).
2. Wadium może być wniesione w:
2.1. pieniądzu;
2.2. gwarancjach bankowych;
2.3. gwarancjach ubezpieczeniowych;
2.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2023 r. poz. 462).
3. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego prowadzony w Banku Gospodarstwa Krajowego III Oddział w Warszawie numer rachunku – 45 1130 1062 8000 0000 0002 8175, z dopiskiem na przelewie: „wadium w postępowaniu na „Utrzymanie i rozwój systemu informatycznego kadrowo-płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika)”.
4. W przypadku wnoszenia wadium w innej formie niż pieniądzu Wykonawca wnosi w postaci elektronicznej poprzez wczytanie na Platformie Zakupowej oryginału gwarancji lub poręczenia. Wadium powinno być oznaczone w następujący sposób: WADIUM – numer referencyjny sprawy, nazwa postępowania lub w inny sposób umożliwiający identyfikację postępowania, którego dotyczy.
5. Dokument wadialny (gwarancja lub poręczenie) musi wyraźnie wskazywać na wszystkie okoliczności jego utraty określone w art. 98 ust. 6 ustawy.
6. Z treści gwarancji/poręczenia powinno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy.
7. Oferta Wykonawcy, który nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy zostanie odrzucona.
8. W przypadku wniesienia wadium i niezłożenia oferty, Wykonawca jest zobowiązany złożyć do Zamawiającego wniosek o zwrot wadium.

Informacje dodatkowe

Sposób udostępnienia przez Zamawiającego dokumentacji i kodów źródłowych do systemu informatycznego kadrowo-płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika) związanych z opisem przedmiotu zamówienia, stanowiących części SWZ o poufnym charakterze.
1. Zamawiający, mając na uwadze art. 133 ust. 3 ustawy, informuje, że dokumentacja – ujednolicona, aktualna na ostatni dzień 2023 roku i kody źródłowe Modyfikacji oraz powstałe w ramach Zleceń Operacyjnych, do systemu informatycznego kadrowo-płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika) - zostaną przekazane na wniosek Wykonawcy złożony w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej na adres: https://platformazakupowa.pl/pn/arimr. Warunkiem przekazania przez Zamawiającego dokumentacji i kodów źródłowych do systemu kadrowo-płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika) jest podpisanie przez Wykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do tych czynności „Oświadczenia ARiMR o udzieleniu prawa do korzystania z utworów”, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 7 do SWZ. Zamawiający przekaże każdemu Wykonawcy dokumentację oraz kody źródłowe w tożsamym brzmieniu.
2. Wniosek Wykonawcy o wydanie części SWZ, o której mowa w pkt 1 powinien zawierać niezbędne dane do przygotowania „Oświadczenia ARiMR o udzielenie prawa do korzystania z utworów”, tj.: nazwę (firmę) Wykonawcy, adres siedziby, nr KRS i oznaczenie Sądu Rejonowego prowadzącego rejestr przedsiębiorców lub dane z innego właściwego rejestru, nr REGON, NIP oraz wskazanie osoby upoważnionej do złożenia w imieniu Wykonawcy oświadczenia o przyjęciu warunków wynikających z „Oświadczenia ARiMR o udzieleniu prawa do korzystania z utworów” i odbioru części SWZ, o której mowa w pkt 1. Wniosek powinien także zawierać dane do kontaktu, w tym imię i nazwisko osoby upoważnionej oraz nr telefonu, nr faksu lub adres poczty elektronicznej.
3. Zamawiający w ciągu 3 Dni Roboczych od złożenia przez Wykonawcę wniosku, o którym mowa w pkt 1 przygotuje „Oświadczenie ARiMR o udzielenie prawa do korzystania z utworów” sporządzonym zgodnie z Załącznikiem nr 7 do SWZ i które przekaże Wykonawcy za pośrednictwem platformy zakupowej, na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wykonawcę w złożonym wniosku.
4. Po otrzymaniu przez Zamawiającego „Oświadczenia ARiMR o udzielenie prawa do korzystania z utworów” sporządzonym zgodnie z Załącznikiem nr 7do SWZ podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez reprezentujące Wykonawcę osoby upoważnione do tych czynności, Zamawiający w ciągu 2 Dni Roboczych od złożenia przez Wykonawcę „Oświadczenia ARiMR o udzielenie prawa do korzystania z utworów” przekaże część SWZ, o której mowa w pkt 1 za pośrednictwem platformy zakupowej na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wykonawcę w złożonym wniosku.
5. Termin złożenia przez Wykonawcę wniosku o część SWZ, o której mowa w pkt 1, pozostaje bez wpływu na termin składania ofert.
6. Część SWZ, o której mowa w pkt 1, zostanie udostępniona Wykonawcom wyłącznie na potrzeby zapoznania się z nią w celu przygotowania i złożenia oferty, w formie oraz o kompletnej treści posiadanej przez Zamawiającego.
7. Część SWZ, o której mowa w pkt 1, stanowi utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2509), zwane dalej „utworami”. Wykonawcy uprawnieni będą do nieodpłatnego korzystania w tym dokonywania zwielokrotniania utworów na czas przedmiotowego postępowania wyłącznie w celu przygotowania i złożenia oferty.
8. Wykonawca nie jest uprawniony w szczególności do odsprzedawania, wynajmowania, wydzierżawiania, użyczania lub rozpowszechniania utworów w jakikolwiek inny sposób, jak również do tłumaczenia i modyfikowania lub jakiegokolwiek innego ingerowania w utwory.
9. Po zakończeniu postępowania na „Utrzymanie i rozwój systemu informatycznego kadrowo-płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika)” (nr referencyjny: DPiZP.2610.20.2023) Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego przeprowadzenia utylizacji udostępnionej przez Zamawiającego części SWZ, o której mowa w pkt 1.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcom, którzy mają lub mieli interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale IX ustawy.
2. Odwołanie przysługuje na:
2.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
3. Odwołanie winno zawierać informacje określone w art. 516 ust. 1 ustawy, w szczególności wskazanie czynności lub zaniechania czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
5. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
6. Odwołanie wnosi się w terminie:
6.1 10 (dziesięciu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
6.2 15 (piętnastu) dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przekazana w inny sposób niż określony w pkt. 6.1.;
7. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie:
7.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
8. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 6 i 7 wnosi się w terminie:
8.1. 10 (dziesięciu) dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 100.000,00 zł (słownie: sto tysięcy złotych 00/100).
2. Wadium może być wniesione w:
2.1. pieniądzu;
2.2. gwarancjach bankowych;
2.3. gwarancjach ubezpieczeniowych;
2.4. poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2023 r. poz. 462).
3. Wadium w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego prowadzony w Banku Gospodarstwa Krajowego III Oddział w Warszawie numer rachunku – 45 1130 1062 8000 0000 0002 8175, z dopiskiem na przelewie: „wadium w postępowaniu na „Utrzymanie i rozwój systemu informatycznego kadrowo-płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika)”.
4. W przypadku wnoszenia wadium w innej formie niż pieniądzu Wykonawca wnosi w postaci elektronicznej poprzez wczytanie na Platformie Zakupowej oryginału gwarancji lub poręczenia. Wadium powinno być oznaczone w następujący sposób: WADIUM – numer referencyjny sprawy, nazwa postępowania lub w inny sposób umożliwiający identyfikację postępowania, którego dotyczy.
5. Dokument wadialny (gwarancja lub poręczenie) musi wyraźnie wskazywać na wszystkie okoliczności jego utraty określone w art. 98 ust. 6 ustawy.
6. Z treści gwarancji/poręczenia powinno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy.
7. Oferta Wykonawcy, który nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy zostanie odrzucona.
8. W przypadku wniesienia wadium i niezłożenia oferty, Wykonawca jest zobowiązany złożyć do Zamawiającego wniosek o zwrot wadium.

Krótki opis

1. Opis przedmiotu zamówienia. 2. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARiMR") utrzymania i rozwoju systemu informatycznego kadrowo płacowego KIP (Quatra Max i Portal Pracownika). 2.1. Usługi świadczone będą w podziale na następujące grupy Usług: 2.1.1. Grupa Usług Utrzymania Środowisk (G1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy (dalej: „p.p.u.”), w tym: 2.1.1.1. Usługa Administracji Środowiskami (G1U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1A
do p.p.u., 2.1.1.2. Usługa Monitorowania Dostępności i Wydajności (G1U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1B do p.p.u., 2.1.1.3. Usługa Instalacji (G1U3), szczegółowo opisana w Załączniku nr 1C do p.p.u., 2.1.2. Grupa Usług Zapewnienia Jakości (G2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 2 do p.p.u., w tym: 2.1.2.1. Usługa Usuwania Wad (G2U1), szczegółowo opisana w Załączniku nr 2A do p.p.u., 2.1.2.2. Usługa Zarządzania Wersjami i Dokumentacją (G2U2), szczegółowo opisana w Załączniku nr 2B do p.p.u., 2.1.3. Usługa Modyfikacji, szczegółowo opisana w Załączniku nr 3 i 3A do p.p.u., 2.1.4. Usługi Zleceń Operacyjnych, szczegółowo opisana w Załączniku nr 12 do p.p.u., 2.1.5. Usługi związane z Przekazaniem Usług, szczegółowo opisane w punkcie 15 p.p.u., 2.1.6. Usługa ATiK, szczegółowo opisana w Załączniku nr 13 do p.p.u., w tym: 2.1.6.1. Usługa Asysty i Konserwacji (ATiK), 2.1.6.2. Konsultacje w ramach Usługi ATiK (Usługi doradcze), 2.1.7. Usługi Okresu Przejściowego, szczegółowo opisane w punkcie 6 p.p.u. oraz Załączniku nr 27 do p.p.u., 3. Wykonawca będzie przyjmował Zgłoszenia w Czasach Reakcji (zgodnie z zakresem opisanym w pkt 2 Załącznika nr 16 do p.p.u. – Procedura obsługi Zgłoszeń) oraz zapewni prowadzenie Biura Projektu Wykonawcy zgodnie z zakresem opisanym w pkt 3.39 Załącznika nr 15 do p.p.u. - Zakres współdziałania Zamawiającego i zasady współpracy. 4. Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub przez podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności, o których mowa w pkt 3, w związku z tym, że wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Wszystkie osoby wykonujące czynności wskazane w pkt 3 powinny być zatrudnione w całym okresie realizacji zamówienia. 5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w terminie 15 Dni Roboczych od dnia podpisania Umowy oraz w terminie 10 Dni Roboczych pierwszego miesiąca danego kwartału kalendarzowego przez cały okres realizacji Umowy, składał Zamawiającemu oświadczenie o sposobie zatrudnienia osób oraz podania wykonywanych
przez nie czynności, o których mowa w pkt 3. W celu weryfikacji zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności, o których mowa w pkt 3 Zamawiający przewiduje możliwość żądania w szczególności: 5.1. oświadczenia zatrudnionego pracownika, 5.2. oświadczenia
Wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę, 5.3. poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika, 5.4. innych dokumentów, zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko
zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków pracownika. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji spełnienia wymagania, o którym mowa w pkt 4, korzystając z uprawnień wynikających z Umowy. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do właściwego organu nadzoru i kontroli nad
przestrzeganiem prawa pracy w celu weryfikacji spełnienia przez Wykonawcę wymagania, o którym mowa w pkt 4. W przypadku ujawnienia przypadku naruszającego wymaganie, o którym mowa w pkt 4, Zamawiający wyznaczy Wykonawcy termin na usunięcie stwierdzonego naruszenia nie dłuższy niż 5 Dni Roboczych oraz na przedstawienie dowodów usunięcia
takiego naruszenia w terminie 14 dni. W przypadku, gdy Wykonawca nie usunie stwierdzonego naruszenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej w wysokości 2 000,00 zł za każdy stwierdzony przypadek naruszenia któregokolwiek z wymagań, o których mowa w pkt 4 i pkt 5. 7. Usługa Utrzymania i Usługa Modyfikacji finansowane będą przez Zamawiającego w ramach odrębnych dotacji pochodzących z budżetu państwa podlegających odrębnym zasadom rozliczania. Każda z usług jest usługą odrębną o określonym zakresie i realnej wartości, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w ofercie zgodnie z Formularzem Ofertowym. W związku z powyższym wartość Usługi Modyfikacji dla zamówienia podstawowego musi stanowić minimum 30% ceny oferty dla zamówienia podstawowego. Realizacja Usługi Modyfikacji będzie wynikała z bieżących potrzeb Zamawiającego. 8. Zamówienie będzie realizowane w języku polskim.
Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić przy realizacji zamówienia komunikowanie się osób występujących po stronie Wykonawcy z Zamawiającym i sporządzanie dokumentów w języku polskim. 9. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w p.p.u. wraz z załącznikami, stanowiącymi Załącznik nr 9 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia świadczonego przez Wykonawcę na rzecz Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w Warszawie (zwanej dalej „Zamawiającym”) jest:
1.1. Zapewnienie prawa do korzystania przez Zamawiającego z Oprogramowania, o którym
mowa w Załączniku nr 1 do projektowanych postanowieniach umowy (dalej: „ppu”)
stanowiących Załącznik nr 8 do specyfikacji warunków zamówienia (dalej: „SWZ”), wraz z
Dokumentacją na zasadzie subskrypcji, przez okres 36 miesięcy od dnia wskazanego w
Protokole odbioru, o którym mowa w § 3 ust. 1 ppu, zgodnie z zapisami ppu i ogólnymi
warunkami producenta Oprogramowania. 1.2. Zapewnienie Zamawiającemu Usługi Wsparcia
Oprogramowania poprzez wydanie odpowiedniego dokumentu na rzecz Zamawiającego,
potwierdzającego prawo dostępu do wsparcia producenta w okresie, o którym mowa w pkt
1.1, zgodnie z zapisami ppu i ogólnymi warunkami producenta Oprogramowania. 1.3. Zapewnienie Zamawiającemu do 200 godzin konsultacji technicznych w okresie 36 miesięcy od dnia wskazanego w Protokole odbioru, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do ppu, w zakresie problemów dotyczących Oprogramowania. Konsultacje będą obejmowały bieżące
prace administracyjne, konfiguracyjne, analityczne związane z Oprogramowaniem oraz
rekomendację dot. Oprogramowania, jak również wszelkiego rodzaju prace rekonfiguracyjne i
optymalizujące działanie Oprogramowania. Konsultacje będą świadczone w języku polskim,
drogą elektroniczną lub telefoniczną lub w siedzibie Zamawiającego. Czas dojazdu
Wykonawcy nie będzie wliczony jako wykorzystanie dostępnej puli godzin konsultacji.
Zamawiający gwarantuje wykorzystanie w okresie obowiązywania Umowy minimum 20 godzin
konsultacji technicznych. 2. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia
nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w ppu wraz z załącznikami stanowiących
Załącznik nr 8 do SWZ oraz ogólnych warunkach licencyjnych producenta Oprogramowania.

Inne informacje o wznowieniu

1. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) ustawy: 1.1. Zamówienia mogą zostać udzielone w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu (wybranemu w ramach niniejszego postępowania) Wykonawcy usług, które będą polegały na powtórzeniu podobnych usług i będą zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego do wartości netto: 7 100 000,00 zł. 1.2. Zakres usługi objętej zamówieniem o którym mowa w pkt 1.1 będzie polegał na powtórzeniu wykonania przez Wykonawcę usług wskazanych w Rozdziale I pkt 2.1.3., pkt 2.1.4., oraz pkt 2.1.6.2. SWZ, w zależności od rzeczywistego zapotrzebowania Zamawiającego. 1.3. Zamówienia, o których mowa w pkt 1.1 zostaną udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z dotychczasowym (wybranym w ramach niniejszego postępowania) Wykonawcą, na podstawie odrębnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. 1.4. Wykonawca, w odniesieniu do zamówień o których mowa w pkt 1.1, zobowiązany będzie zastosować ceny jednostkowe za wykonanie poszczególnych usług nie wyższe niż wynikające z oferty Wykonawcy złożonej w niniejszym postępowaniu. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia wyższych cen jednostkowych, jeżeli będzie to obiektywnie uzasadnione, w szczególności z uwagi na zmianę warunków rynkowych. 1.5. Termin wykonania zamówień o którym mowa w pkt 1.1 zostanie ustalony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy, o której mowa w pkt 1.2, w drodze negocjacji. 1.6. Odpowiednie zastosowanie znajdą także postanowienia p.p.u. w sprawie niniejszego zamówienia, której wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

Opis opcji

1. Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji zgodnie z art. 441 ustawy. Prawo opcji może polegać na: 1.1. wydłużeniu okresu świadczenia poszczególnych usług z grup G1 – G2 lub Usługi ATiK o kolejny okres nie dłuższy niż 20 miesięcy; 1.2. zwiększeniu łącznego wynagrodzenia z tytułu Usługi Modyfikacji (do 80% wynagrodzenia brutto
określonego w Załączniku nr 14 do p.p.u. jako łączny budżet dla Usługi Modyfikacji); 1.3. zwiększeniu łącznego wynagrodzenia z tytułu Usługi Zleceń Operacyjnych (do 80% wynagrodzenia brutto określonego w Załączniku nr 14 do p.p.u. jako łączny budżet dla Zleceń Operacyjnych); 1.4. zwiększeniu łącznego wynagrodzenia z tytułu konsultacji w ramach Usługi
ATiK (do 80% wynagrodzenia brutto określonego w Załączniku nr 14 do p.p.u. jako łączny budżet dla konsultacji w ramach ATiK). 2. Możliwość skorzystania z prawa opcji została szczegółowo opisana w pkt 20 p.p.u. stanowiących Załącznik nr 9 do SWZ. Realizacja prawa opcji nastąpi po uprzednim zawiadomieniu Wykonawcy o skorzystaniu z prawa opcji w przypadku, gdy po stronie Zamawiającego zaistnieją potrzeby w tym zakresie a Zamawiający będzie dysponował środkami finansowymi na sfinansowanie zamówienia w ramach prawa opcji. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji Wykonawca jest zobowiązany do jego realizacji, na warunkach określonych w Umowie dla zamówienia podstawowego.