Krótki opis
1. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie tłumaczeń ustnych w zakresie spraw wynikających z członkostwa Polski w Unii Europejskiej, z dziedziny prawa międzynarodowego, stosunków międzynarodowych w zakresie kompetencji Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień dotyczących m.in. rolnictwa, rozwoju wsi, rynków rolnych, rybołówstwa, kwestii fitosanitarnych i weterynaryjnych, hodowli i ochrony roślin, a także bilateralnej i wielostronnej współpracy i wymiany międzynarodowej.
2. Zamawiający przewiduje tłumaczenia ustne z języka polskiego na język obcy, z języka obcego na język polski oraz z języka obcego na inny język obcy w zakresie następujących grup językowych:
1) I grupa językowa: angielski, francuski, niemiecki, rosyjski;
2) II grupa językowa: pozostałe języki europejskie, w szczególności: hiszpański, portugalski, włoski, węgierski, bułgarski, rumuński, chorwacki, słowacki, słoweński, czeski, litewski, łotewski, estoński, ukraiński, białoruski, niderlandzki;
3) III grupa językowa: języki pozaeuropejskie, w szczególności arabski, hebrajski, chiński, wietnamski.
3. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia konieczne może być zapewnienie, w zależności od potrzeb zamawiającego:
tłumaczeń w zakresie języków wyżej niewymienionych;
tłumaczenia z języka obcego na inny język obcy także poza zestawami języków wymienionymi w ust. 2.
4. W całym okresie realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje się szacunkowo około 1200 godzin tłumaczenia, w tym:
1) w I grupie językowej – około 878 godzin,
2) w II grupie językowej – około 247 godzin,
3) w III grupie językowej – około 75 godzin.
Podane wielkości odnoszą się do całego okresu trwania umowy. Powyższy wykaz jest szacunkowy, dane mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb zamawiającego.
5. Zamawiający przewiduje, że:
1) około 50% zleceń będą stanowiły tłumaczenia konsekutywne podczas spotkań, wizyt, konferencji, szkoleń oraz seminariów organizowanych na terenie kraju i poza jego granicami oraz online (około 800 godzin, w tym około 400 godzin w kraju i 400 godzin za granicą),
2) około 50% zleceń będą stanowiły tłumaczenia symultaniczne, w tym kabinowe i szeptane, podczas spotkań, wizyt, konferencji, szkoleń oraz seminariów organizowanych na terenie kraju, poza jego granicami oraz online (około 400 godzin).
6. Zamawiający dopuszcza następujące opcje tłumaczenia symultanicznego:
1) z wykorzystaniem sprzętu w miejscu spotkania w kraju i za granicą (około 300 godzin);
2) przy użyciu sprzętu technicznego biura (na terenie kraju), w zależności od potrzeb, tj.: kabin tłumaczy wraz z osprzętem, jednostki centralnej i odbiorników podczerwieni z wymaganą liczbą kanałów, pulpitów delegatów, pulpitów tłumaczy, kompletu urządzeń wzmacniająco-nadawczych, nagłośnienia sali dla wszystkich uczestników, zestawów przenośnych do tłumaczeń symultanicznych przy zapewnieniu przez Wykonawcę odpowiedniej jego obsługi, montażu i demontażu (około 100 godzin).
Podane liczby godzin są szacunkowe i odnoszą się do całego okresu trwania umowy, usługi będą świadczone w ilościach odpowiadających rzeczywistym potrzebom zamawiającego.
7. Dopuszcza się wykonywanie tłumaczeń ustnych na języki obce z wyłączeniem języka polskiego.
8. W przypadku wykonywania usługi za granicą zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu zamówienia przez tłumacza lokalnego.
9. Zamawiający nie wyklucza tłumaczeń zlecanych i wykonywanych w dni powszednie również po godz. 16.00, w godzinach nocnych, w niedziele, w dni świąteczne.
10. Rozliczeniu podlegają wyłącznie pełne godziny zegarowe wykonywania tłumaczenia, przy czym:
czas tłumaczenia do 30 minuty ponad pełną godzinę zegarową zaokrągla się na korzyść zamawiającego i nie zwiększa on wynagrodzenia wykonawcy,
czas tłumaczenia od 31 minuty ponad pełną godzinę zegarową zaokrągla się na korzyść wykonawcy, do pełnej kolejnej godziny zegarowej.
Jeżeli czas tłumaczenia trwa do 30 minut, rozliczeniu podlega pełna godzina zegarowa.
11. Zamawiający informuje także, że:
1) cena 1 godziny pracy tłumacza powinna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności:
koszty podróży tłumacza do i z siedziby zamawiającego,
koszty przejazdów, noclegów i wyżywienia, diet tłumacza, jeżeli tłumaczenie jest wykonywane na terenie kraju lub zagranicą (poza siedzibą zamawiającego),
koszty ubezpieczenia NNW, badań i szczepień obowiązujących przy wjeździe do danego kraju,
koszty udostępnienia sprzętu i/lub koszty najmu sprzętu od innego wykonawcy (w przypadku wydarzeń organizowanych przez zamawiającego za pośrednictwem innego podmiotu);
2) wynagrodzenie za wykonanie usługi tłumaczenia ustnego liczone będzie w oparciu o faktyczny czas pracy tłumacza uzgodniony z zamawiającym.
Przez faktyczny czas pracy rozumie się czas, w którym tłumacz wykonuje tłumaczenie;
3) zamawiający poinformuje tłumacza o zakończeniu lub przerwie w wykonywaniu przedmiotu zamówienia.
12. Zamawiający wymaga również, aby tłumacze ustni posiadali:
1) znajomość protokołu dyplomatycznego,
2) odporność na stres,
3) umiejętność długotrwałej koncentracji,
4) dobrą i wyraźną dykcję, umiejętność tłumaczenia odpowiednio głośno do sytuacji (np. bez mikrofonu),
5) dobrą prezentację i kulturę osobistą.
13. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia znajdują się w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.