Zakup usług tłumaczeń ustnych i pisemnych, weryfikacja tłumaczeń pisemnych oraz wynajem kabin wraz ze sprzętem do tłumaczenia symultanicznego na potrzeby komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług tłumaczeń ustnych i pisemnych, weryfikacja tłumaczeń pisemnych oraz wynajem kabin wraz ze sprzętem do tłumaczenia symultanicznego na potrzeby komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług tłumaczeń ustnych i pisemnych, weryfikacja tłumaczeń pisemnych oraz wynajem kabin wraz ze sprzętem do tłumaczenia symultanicznego na potrzeby komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Informacje dodatkowe

Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp na zasadach określonych poniżej:
1) zamówienia mogą zostać udzielone w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, Wykonawcy wybranemu w toku niniejszego postępowania i będą polegały na realizacji przedmiotu zamówienia przez kolejne 36 miesięcy.
2) Łączna wartość zamówień, o których mowa w pkt 1 nie może przekroczyć 3 750 000,00 zł brutto. Podstawą do ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy będzie kalkulacja sporządzana przez Wykonawcę w oparciu o ceny jednostkowe wskazane w umowie podstawowej. Pozostałe warunki umowy będą analogiczne do postanowień umowy dotyczących zamówienia podstawowego.

Procedura przyspieszona

W dniu 15 marca 2023 r. (tj. na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówieniu) Zamawiający przekazał Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej wstępne ogłoszenie informacyjne, które zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod nr 2023/S 056-165446 z dnia 20 marca 2023 r. Wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie, w jakim informacje te były dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego. Tym samym od dnia 20 kwietnia 2023 r. Zamawiający jest uprawniony do skrócenia terminu składania ofert, na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 1 ustawy Pzp (≥15 dni).

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Otwarcie ofert nastąpi za pośrednictwem Platformy.
2. W przypadku awarii Platformy, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w ww. terminie, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.
3. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Informacje dodatkowe

1. Otwarcie ofert nastąpi za pośrednictwem Platformy.
2. W przypadku awarii Platformy, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w ww. terminie, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii.
3. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Doświadczenie Wykonawcy: 1. Zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, umożliwiające realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakości.:
1) Wykonawca zobowiązany jest wykazać się spełnianiem wymagań normy zarządzania jakością dotyczącej świadczenia usług tłumaczeniowych, tj. że wykonawca ustanowił i utrzymuje system zarządzania jakością w zakresie zasadniczych procesów, zasobów i innych czynników niezbędnych do świadczenia wysokiej jakości usług tłumaczeniowych: PN-EN ISO 17100:2015 – „Usługi tłumaczeniowe - Wymagania dotyczące świadczenia usług tłumaczeniowych”;
2) Wykonawca zobowiązany jest wykazać się spełnianiem wymagań normy zarządzania jakością dotyczącej Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI), tj. że wykonawca ustanowił i utrzymuje system zarządzania jakością w zakresie dotyczącym ustanowienia, wdrożenia, utrzymania i ciągłego doskonalenia systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w odniesieniu do organizacji:
- PN-EN ISO/IEC 27001:201706 – „Technika informatyczna -- Techniki bezpieczeństwa -- Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji -- Wymagania” lub
- PN-EN ISO/IEC 27001:2023-08 – „Bezpieczeństwo informacji, cyberbezpieczeństwo i ochrona prywatności -- Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji -- Wymagania”;
3) w zakresie posiadanego doświadczenia Wykonawca zobowiązany jest wykazać się należytym wykonaniem, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonywaniem w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie:
a) co najmniej 3 umów (zamówień), każda o wartości co najmniej 300 000,00 zł brutto, których przedmiotem było wykonanie kompleksowych usług tłumaczeń ustnych i pisemnych na rzecz instytucji publicznej lub innego podmiotu zajmującego się współpracą z zagranicą, obejmujących tematykę polityczną lub prawną lub gospodarczą lub międzynarodową, w co najmniej 3 (trzech) językach z grup I i II (angielskim, niemieckim, rosyjskim, francuskim, ukraińskim, hiszpańskim, włoskim, czeskim, słowackim);
oraz
b) co najmniej 2 umów (zamówień), każda o wartości co najmniej 150 000,00 zł brutto, których przedmiotem było wykonanie kompleksowych usług tłumaczeń ustnych i pisemnych na rzecz instytucji publicznej lub innego podmiotu zajmującego się współpracą z zagranicą, obejmujących tematykę polityczną lub prawną lub gospodarczą lub międzynarodową, w co najmniej jednym języku z grupy III (litewskim, węgierskim, portugalskim, rumuńskim, bułgarskim, tureckim, chorwackim, serbskim, słoweńskim, szwedzkim, niderlandzkim, białoruskim, macedońskim, arabskim);
UWAGA: przypadku, umów (zamówień) w trakcie realizacji, wskazane wyżej wartości minimalne odpowiednio do grup językowych: 300 000,00 zł /150 000 zł brutto muszą się odnosić do zrealizowanej już części tych umów/zamówień.
Zamawiający dopuszcza wykazanie spełnienia warunku zarówno jedną umową obejmującej wszystkie wyżej wymienione zakresy jak również odrębnymi umowami na każdy z zakresów usług na poszczególne kwoty minimalne.
W przypadku, gdy wartości będą wyrażone w oświadczeniach w innych walutach niż Polski Złoty (PLN) muszą zostać one przeliczone przez Wykonawcę wg odpowiednio Tabeli A lub Tabeli B kursów średnich walut obcych Narodowego Banku Polskiego aktualnej na dzień publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
4) w zakresie dysponowania odpowiednim potencjałem kadrowym Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że dysponuje osobami, które będą brać udział w realizacji zamówienia przy wykonywaniu tłumaczeń ustnych i pisemnych, posiadającymi kwalifikacje zawodowe i niżej wskazane doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia:
a) minimum 3 – letnie doświadczenie w pracy w charakterze tłumacza, realizującego odpowiednio tłumaczenia pisemne i/lub ustne, na rzecz instytucji publicznej lub innych podmiotów zajmujących się współpracą z zagranicą w tym tłumaczeń o tematyce politycznej lub prawnej lub gospodarczej lub międzynarodowej,
 w odniesieniu do tłumaczeń pisemnych:
w I grupie językowej: minimum 8 tłumaczy, w tym 3 znajdujących się na liście tłumaczy przysięgłych prowadzonej przez Ministra Sprawiedliwości,
w II grupie językowej: minimum 3 tłumaczy z każdego języka, w tym
1 znajdującego się na liście tłumaczy przysięgłych prowadzonej przez Ministra Sprawiedliwości,
w III grupie językowej: minimum 2 tłumaczy z każdego języka, w tym
1 znajdującego się na liście tłumaczy przysięgłych prowadzonej przez Ministra Sprawiedliwości,
UWAGA: Tłumacze przysięgli muszą legitymować się świadectwem potwierdzającym nabycie uprawnień do wykonywania zawodu tłumacza przysięgłego zgodnie z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego (tekst jedn. Dz.U. 2019 r., poz. 1326), w zakresie języka do którego zostali wskazani przez Wykonawcę.
Weryfikacja powyższego wymogu będzie weryfikowana poprzez Listę tłumaczy przysięgłych - https://www.arch-bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/tlumacze-przysiegli/lista-tlumaczy-przysieglych/search.html
 do tłumaczeń ustnych:
w I grupie językowej: minimum 12 tłumaczy,
w II i III grupie językowej: minimum 2 tłumaczy z każdego języka,
w języku migowym: minimum 2 tłumaczy,
oraz
b) w odniesieniu do weryfikacji tłumaczeń: minimum 5 – letnie doświadczenie w pracy tłumacza lub weryfikatora, w pracy na rzecz instytucji publicznej lub innych podmiotów zajmujących się współpracą z zagranicą, w tym:
w I grupie językowej: minimum 3 weryfikatorów,
w II grupie językowej: minimum 1 weryfikator w każdym z języków,
w III grupie językowej: minimum 1 weryfikator w każdym z języków.
UWAGA: Zamawiający dopuszcza przedstawienie tego samego tłumacza (tej samej osoby) w kilku różnych językach, jednocześnie w tłumaczeniach pisemnych, jak i ustnych, jeżeli dana osoba jest tłumaczem każdego ze wskazanych języków i posiada wymagane przez Zamawiającego kwalifikacje zawodowe i doświadczenie tłumaczeń w zakresie każdego z tych języków;

Wymagane depozyty i gwarancje

1. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości: 40 000,00 zł (słownie: czterdzieści tysięcy złotych).
2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
3. Zgodnie z art. 97 ust. 7 ustawy Pzp wadium może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielnych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 462 z późn. zm.).
4. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego:
MSWiA, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa
NBP Oddział Okręgowy w Warszawie
Numer rachunku 56 1010 1010 0031 3113 9120 0000,
z adnotacją:
„WADIUM usługi tłumaczeń ustnych i pisemnych, BF-WPP-2374-1-27-DSMiM-PN-MM/2023”
5. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu za moment wniesienia uznaje się moment uznania rachunku Zamawiającego. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
6. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 3 pkt 2-4, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
7. Dokument wniesienia wadium w formie poręczenia lub gwarancji winien zawierać bezwarunkowe i nieodwołalne zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela zapłaty wymaganej kwoty wadium, na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego wzywające do zapłaty wymaganej kwoty wadium, powstałe na skutek okoliczności określonych w ustawie Pzp.
8. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (art. 58 ustawy Pzp), Zamawiający wymaga aby treść gwarancji lub poręczenia obejmowała wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (tj. zobowiązanych z tytułu gwarancji lub poręczenia) lub aby z treści gwarancji lub poręczenia wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum).
9. Termin ważności wadium nie może być krótszy niż termin związania ofertą.
10. Zwrot lub zatrzymanie wadium następuje na warunkach art. 98 ustawy Pzp.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
2. Odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechania czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy Pzp.
3. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
4. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
5. Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1.
6. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 4 i 5 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
7. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych.
8. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi.