Bieżąca usługa graficzna w zakresie opracowania materiałów graficznych i animacji dla Ministra Zdrowia

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest bieżąca obsługa graficzna, w tym animacje w zakresie opracowywania materiałów graficznych dla Ministra Zdrowia. Zamawiane materiały graficzne będą wykorzystywane na rzecz działań informacyjnych, edukacyjnych i promocyjnych w ramach bieżącej działalności Ministra Zdrowia. Zamówienie obejmuje wykonanie projektów graficznych, takich jak m.in. broszur, ulotek, prezentacji, dyplomów, certyfikatów, plakatów, infografik, logotypów, ścianek konferencyjnych, grafik do mediów społecznościowych, slajdów na konferencje oraz innych materiałów promocyjnych wynikających z bieżących potrzeb Zamawiającego.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załączniki nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

Zakres zamówienia:
Zadanie 1. Projektowanie i wykonanie pojedynczych projektów graficznych w formatach JPG, PNG, PDF, PPT, PPTX, GIF, SVG, AI, EPS, TIFF, WEBP oraz wykonanie składu i przygotowanie plików graficznych do druku, na postawie dostarczonego przez Zamawiającego wkładu merytorycznego.
•maksymalnie 200 projektów graficznych miesięcznie. Zamawiający zaznacza, że może zlecić wykonanie jednego projektu graficznego w formatach dopasowanych do różnych rodzajów dystrybucji (np. portali w mediach społecznościowych), co będzie liczone jako jeden projekt. Liczba projektów będzie zależna od bieżących potrzeb Zamawiającego, ale w miesiącu ich liczba nie przekroczy dwustu.
Zadanie 2. Projektowanie i wykonanie pojedynczych animacji w formatach GIF, MOV, MP4, MXF, AVI, WebM, FLV oraz animacji interaktywnych, które reagują na działania użytkownika, takie jak kliknięcia, przewijanie (stosowane w aplikacjach internetowych lub prezentacjach multimedialnych), na postawie dostarczonego przez Zamawiającego wkładu merytorycznego.
•30 animacji w formatach 1x1 oraz 16:9 – każda animacja w dwóch formatach o minimalnej rozdzielczości 1920x1080 px (Full HD). Zamawiający zastrzega, że w uzasadnionych przypadkach format może być zmieniony. Animacje będą wykorzystane w mediach społecznościowych, udostępniane za pośrednictwem stron www, na ekranach w ramach prezentacji multimedialnych podczas konferencji lub emitowane w ogólnopolskich stacjach telewizyjnych i kinach. Animacje zlecane będą przez Zamawiającego sukcesywnie podczas trwania Umowy, ale łącznie w zamówieniu ich liczba nie przekroczy trzydziestu.
Przedmiotowe Środki Dowodowe:
Na podstawie art. 105 oraz art. 106 ustawy Pzp. w celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub kryteriami oceny ofert lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia, Zamawiający żąda od Wykonawców przedstawienia następujących dokumentów:
1.Grafika merytoryczna (1 grafika w 2 formatach)
Opis: Grafika zawierająca logotyp Ministerstwa Zdrowia, zdjęcie Ministra Zdrowia, cytat oraz podpis ministra.
Formaty:
•rozmiar 1080x1350 px, format jpg
• rozmiar 1200x1200 px, format jpg
Uwagi: Zamawiający nie udostępnia logotypu Ministerstwa Zdrowia, księgi znaku, zdjęcia, podpisu ani cytatu ministra. Miejsce, w którym ma się znaleźć logotyp może być zamarkowane, a w miejscu cytatu przykładowy tekst Lorem Ipsum.
2.Prezentacja na konferencję (4 grafiki w 1 formacie)
• Liczba projektów graficznych (slajdów): 4
• Rozmiar: do 10 MB
• Format: PPTX
Opis: Prezentacja, która będzie wyświetlana na ekranie podczas konferencji prasowej Ministra Zdrowia, zawierająca logotyp Ministerstwa Zdrowia, wykresy oraz przykładowy tekst.
Temat prezentacji (slajd tytułowy): Inwestycje w ochronie zdrowia z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO).
Uwagi: Zamawiający nie udostępnia logotypu Ministerstwa Zdrowia, KPO ani księgi znaku. W miejscu, w którym ma się znaleźć treść może być zamieszczony przykładowy tekst Lorem Ipsum.
3.GIF (1 gif w 2 rozmiarach)
• Rozmiar 1: 1080x1080 px (kwadratowy), format mp4, czas trwania od 3 do 7 sekund
• Rozmiar 2: 1080x1350 px (pionowy), format mp4, czas trwania od 3 do 7 sekund
Opis: Projekt GIFa na temat bezpłatnych szczepień przeciw HPV.
Uwagi: Zamawiający nie udostępnia logotypu Ministerstwa Zdrowia ani księgi znaku. W miejscu, w którym ma się znaleźć treść może być zamieszczony przykładowy tekst Lorem Ipsum.
4.Stopka do maila (1 grafika w 1 formacie)
Opis: Projekt stopki do zamieszczenia w e-mailu. Grafika powinna zawierać logotyp Ministerstwa Zdrowia, hasło #NarodowyProgramChoróbUkładuKrążenia oraz odnośniki do social mediów Ministerstwa Zdrowia i strony gov.pl/zdrowie. Grafika nie powinna zawierać więcej niż 50 KB i powinna być zoptymalizowana pod klientów poczty korporacyjnej.
Format:
•rozmiar 1200x300 px, format jpg
Uwagi: Zamawiający nie udostępnia logotypu Ministerstwa Zdrowia, logotypu Narodowego Programu Chorób Układu Krążenia ani księgi znaku. W miejscu, w którym ma się znaleźć treść może być zamieszczony przykładowy tekst Lorem Ipsum.
5.Portfolio zawierające w szczególności projekty, które są niezbędne do oceny:
1. ulotka A5 lub A4 – dwustronna
2. materiały konferencyjne (teczka, notes)
3. 5 grafik do mediów społecznościowych na Facebooka, Twittera, Instagram
6. Oświadczenie Wykonawcy w zakresie iż zamieszczone projekty graficzne dotyczące Portfolio przedstawiają realizacje własne Wykonawcy
Zgodnie z art. 107 ust 1 ustawy Pzp. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wyżej wymienione przedmiotowe środki dowodowe wraz z ofertą,
Dokumenty, o których mowa powyżej są składane w sposób przewidziany w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ustawy Pzp., tj. w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
W przypadku nie załączenia do oferty przedmiotowego środka dowodowego, wymienionego w pkt 2.1.6 Zamawiający zgodnie art. 107 ust 2 ustawy Pzp przewiduje możliwość jednokrotnego uzupełniania ww. przedmiotowego środka dowodowego w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
Zamawiający zgodnie art. 107 ust 3 ustawy Pzp nie przewiduje możliwości uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych wymienionych w pkt 2.1.1., 2.1.2., 2.1.3., 2.1.4., 2.1.5 gdyż te przedmiotowe środki dowodowe będą służyć potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert.
W przypadku nie załączenia do oferty przedmiotowych środków dowodowych, wymienionych w pkt 2.1.1., 2.1.2., 2.1.3., 2.1.4., 2.1.5 oferta Wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c. ustawy Pzp.
Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Przedmiot zamówienia będzie realizowany od dnia zawarcia umowy zgodnie z zasadami i na warunkach, które zostały określone w PPU., z zastrzeżeniem postanowień wykraczających poza ten okres.
Realizacja umowy w latach 2025-2026 r. będzie uzależniona od zapewnienia środków finansowych będących w dyspozycji Ministra Zdrowia przeznaczonych na ten cel. W przypadku braku środków finansowych na realizację umowy w 2025-2026 r.

Procedura przyspieszona

Z uwagi na kończącą się w maju br. umowę z obecnym wykonawcą usług graficznych oraz konieczność zapewnienia nieprzerwanej realizacji działań informacyjnych i promocyjnych zgodnie z wytycznymi Ministra, zachodzi pilna potrzeba wszczęcia postępowania. Brak ciągłości w świadczeniu tych usług może skutkować poważnymi konsekwencjami organizacyjnymi i wizerunkowymi, a także naruszeniem obowiązujących standardów komunikacyjnych. Dodatkowo Ministerstwo Zdrowia nie dysponuje odpowiednią kadrą, sprzętem ani specjalistycznym oprogramowaniem niezbędnym do samodzielnej realizacji projektów graficznych i animacji na wymaganym poziomie. Terminowe zabezpieczenie nowego wykonawcy jest zatem kluczowe dla utrzymania sprawności operacyjnej i zgodności z wymogami formalnymi.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż dysponuje lub będzie dysponował odpowiednim zespołem grafików składających się z co najmniej 2 osób, posiadających minimum 3-letnie doświadczenie w realizacji projektów graficznych i animacji.
Zamawiający dopuszcza możliwość, aby zamiast dwóch osób do realizacji projektów graficznych oraz dwóch osób do realizacji animacji (łącznie 4 osób), Wykonawca zapewnił dostępność dwóch osób, z których każda będzie realizować zarówno projekty graficzne, jak i animacje, tj. jedna osoba może pełnić dwie funkcje.

Warunki realizacji zamówienia

Szczegóły dotyczące warunków realizacji umowy, możliwości dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, jak również warunki takich zmian zgodnie z art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych znajdują się w Projektowanych Postanowieniach Umowy, które stanowią załącznik nr 2 do Specyfikacji Warunków Zamówienia.

I. Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawcę na podstawie przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024 r. poz. 507) oraz na podstawie przesłanek określonych art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Wykonawca oraz Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia są zobowiązani złożyć wraz z ofertą aktualne na dzień składania ofert oświadczenie dotyczące braku podstaw wykluczenia. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do SWZ.
II. 1. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, zamiast:
1.1. Odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Powyższy dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
2. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 1 lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć, zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych (Dz. U. poz. 1824).
3. W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów kraju, w którym miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących tego dokumentu.
4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy Pzp:
4.1. wykazanie spełnienia warunków udziału, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp następuje łącznie;
4.2. wykazanie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 108 oraz art. 109 ust 1 pkt 4 i 8 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego ((Dz. U. 2024 r. poz. 507) oraz art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1) następuje przez każdego z Wykonawców oddzielnie (każdy z Wykonawców ma obowiązek składania dokumentów na żądanie Zamawiającego).
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 58 ust. 2 ustawy Pzp).
6. Dokumenty, o których mowa powyżej są składane w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 oraz art. 128 ust. 6 ustawy Pzp, tj. rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 oraz z 2023 r. poz. 1824) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).
7. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
III. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury „odwróconej” zgodnie z art. 139 ustawy Pzp.
IV. Zamawiający nie przewiduje zastosowania zapisów art. 94 i 96 ustawy Pzp.
V. Zgodnie z art. 257 ust. 1 oraz art. 310 ustawy Pzp. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
VI. Zamawiający nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych.
VII. Termin związania ofertą upływa w dniu: 13.09.2025 r.
IX. Zamawiający oświadcza, iż będąc administratorem danych oraz mając na względzie przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”), wdrożył środki bezpieczeństwa adekwatne do zidentyfikowanych przez siebie ryzyk oraz dające rękojmie należytego zabezpieczenia danych osobowych przekazywanych w ramach postępowania. Szczegółowa klauzula informacyjna z art. 13 RODO zawarta jest w SWZ.