DZP.261.33.2025 - Świadczenie usługi kompleksowej organizacji X Forum Edukacji Dorosłych w dniach 4-5 listopada 2025 r. w Warszawie.

Krótki opis

Zamawiający stawia warunki w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej.

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:

a) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, co najmniej 3 usługi świadczenia kompleksowej organizacji wydarzania, polegającej na wyposażeniu technicznym oraz transmisji tego wydarzenia online na żywo o wartości usługi minimum 80 000,00 zł brutto każda.
W przypadku usług okresowych lub ciągłych Wykonawca musi wykazać, że do dnia złożenia oferty wykonał część usługi o wartości nie mniejszej niż 80 000,00 zł brutto;

b) dysponuje lub przy realizacji zamówienia będzie dysponował osobami:
a. 1 producent – osoba odpowiedzialna za całościową realizację zamówienia, obejmującą wszystkie jego etapy oraz stały kontakt z Zamawiającym. Producent powinien posiadać doświadczenie polegające na produkcji min. 3 wydarzeń w formie hybrydowej (stacjonarnej + online) w ciągu ostatnich 3 lat. W ramach każdego wydarzenia uczestniczyło: min. 100 osób w formie stacjonarnej i min. 200 osób online.
b. 1 reżyser wydarzenia – osoba odpowiedzialna za przygotowanie i wykonanie artystycznej
i choreograficznej oprawy wydarzenia, w szczególności stworzenie podczas wydarzenia przekazów zrozumiałych, poprawnych warsztatowo i atrakcyjnych pod względem ekspresji, walorów audiowizualnych i angażujących emocje widza. Reżyser powinien posiadać min. 3 lata doświadczenia w zakresie realizacji ww. działań.
c. 1 realizator wizji – osoba odpowiedzialna za właściwą realizację sygnału audiowizualnego
w oparciu o źródła kamerowe oraz multimedialnie, posiadająca min. roczne doświadczenie w realizacji sygnału audiowizualnego.
d. 1 szef pionu technicznego – osoba odpowiedzialna za dobór i instalację wyposażenia technicznego i scenograficznego oraz jego poprawne działanie, posiadająca min. roczne doświadczenie polegające na koordynacji logistyki technicznej (dobór, instalacja i nadzór nad wyposażeniem technicznym).
e. 2 osoby do realizacji dźwięku: 1 realizator dźwięku – posiadający min. roczne doświadczenie w obsłudze, konfiguracji i kontroli systemów nagłośnieniowych, mikrofonów i nagrywaniu dźwięku oraz co najmniej 1 asystent realizatora dźwięku odpowiedzialny za instalację i dystrybucję mikrofonów posiadający min. roczne doświadczenie w obsłudze, konfiguracji i kontroli mikrofonów.

Uwaga! Zamawiający nie dopuszcza łączenia ww. funkcji, co oznacza, że Wykonawca musi wykazać, że dysponuje lub podczas realizacji wydarzenia będzie dysponował min. 6 osobami, z których każda będzie pełniła tylko jedną z powyższych funkcji.

Opis zamówienia

Świadczenie usługi kompleksowej organizacji X Forum Edukacji Dorosłych
w dniach 4-5 listopada 2025 r. w Warszawie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do SWZ.

Warunki realizacji zamówienia

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiącymi Załącznik nr 2 do SWZ.
2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w p.z.p. oraz wskazanym projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

2. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy, jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy (jeżeli dotyczy).

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

4. Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 p.z.p., z którego musi wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (dotyczy wyłącznie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oświadczenie stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

5. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (jeżeli dotyczy). Zobowiązanie stanowi Załącznik nr 4 do SWZ;

Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby musi potwierdzać, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów. Zobowiązanie musi określać w szczególności:
 zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
 sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
 czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane, których wskazane zdolności dotyczą;

6. Podmiotowe środki dowodowe żądane będą od Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej. Zamawiający przewiduje wezwanie Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie następujących dokumentów:
1) oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp w zakresie podstaw wkluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego – zgodnie z Załącznikiem nr 7 do SWZ.
2) wykazu usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane – zgodnie z Załącznikiem nr 8 do SWZ;
3) dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy;
4) wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – zgodnie z Załącznikiem nr 9 do SWZ;

Przygotowanie oferty:
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.
3. Ofertę w formie elektronicznej składa się na Formularzu Ofertowym – zgodnie z Załącznikiem nr 5 do SWZ. Wraz z ofertą Wykonawca zobowiązany jest złożyć:
1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ;
2) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 3 SWZ (jeżeli dotyczy) – Załącznik nr 4 do SWZ;
4) jedną koncepcję graficzną wydarzenia* w celu uzyskania punktów w kryterium oceny ofert „koncepcja graficzna wydarzenia”– Key Visual, projekt graficzny wydarzenia w postaci miniaturki oprawy strony dedykowanej konferencji.
5) jedno portfolio zrealizowanych materiałów (konferencji online/transmisji on-line) przez osobę wyznaczoną do realizacji zamówienia* w celu uzyskania punktów w kryterium oceny ofert „Portfolio zrealizowanych materiałów (konferencji online/transmisji on-line) przez osobę wyznaczoną do realizacji zamówienia”. Link do portfolio należy podać w formularzu oferty.
6) jedną koncepcję reżyserską wydarzenia* w celu uzyskania punktów w kryterium oceny ofert „koncepcja reżyserska wydarzenia”.


*Uwaga!
Koncepcja graficzna wydarzenia, portfolio zrealizowanych materiałów (konferencji online/transmisji on-line) przez osobę wyznaczoną do realizacji zamówienia oraz koncepcja reżyserska wydarzenia stanowią przedmiotowe środki dowodowe. Zgodnie z art. 107 ust. 3 p.z.p. w związku z art. 107 ust. 2 p.z.p., jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą lub złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający nie wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, a złożona oferta bez kompletnych środków dowodowych podlegać będzie odrzuceniu zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2) lit. c) PZP.
Wykonawca może złożyć tylko jedną wersję każdego z przedmiotowych środków dowodowych. W przypadku złożenia większej ilości oferta Wykonawcy podlegać będzie odrzuceniu ze względu na jej niezgodność z warunkami zamówienia na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) PZP.
Załączniki do Oferty będące przedmiotowymi środkami dowodowymi (koncepcja graficzna wydarzenia oraz koncepcja reżyserska wydarzenia) również należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym Wykonawcy (zgodnie z treścią rozdziału XIII pkt. 3 SWZ). Brak podpisów skutkować będzie odrzuceniem oferty zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) PZP.
Uwaga: Oferta, która uzyska mniej niż 30 punktów w pozacenowych kryteriach oceny ofert będzie odrzucona jako oferta niezgodna z treścią SWZ na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.
Oferta Wykonawcy podlegać będzie odrzuceniu jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia w przypadku, gdy sposób złożenia przedmiotowego środka dowodowego lub jego forma uniemożliwi dokonanie oceny zgodnie z kryteriami oceny ofert, określonymi w rozdziale XIX SWZ.

INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA (SPÓŁKI CYWILNE/ KONSORCJA)

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (Załącznik nr 6 do SWZ).
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

INFORMACJE O TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY ORAZ MOŻLIWOŚCI JEJ ZMIANY

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiącymi Załącznik nr 2 do SWZ.
2. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w p.z.p. oraz wskazanym projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.


OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH:
Zgodnie z treścią SWZ.