DZP.261.5.2025 - kompleksowa organizacja konferencji „Let’s make inclusion happen!” w dniach 16-18 marca 2025 roku w Warszawie.

Informacje dodatkowe

Zamawiający przewiduje możliwość udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 p.z.p.
1) Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w zdaniu poprzednim, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy. Przedmiotem zamówień będą usługi dot. organizacji konferencji/spotkań wraz z usługami transportowymi, wyżywieniem i hotelarskimi oraz działaniami promującymi. Zakres usług i może różnić się od zakresu opisanego w OPZ, tj. dotyczyć innych typów usług związanych z ww. działaniami ze zdania uprzedniego.
2) Całkowita wartość zamówienia podobnego nie przekroczy kwoty brutto 200 000 zł.
3) W takim przypadku Zmawiający udzieli zamówienia po negocjacjach z Wykonawcą, któremu zostanie udzielone zamówienie podstawowe.
4) Dla zamówień podobnych odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia Umowy dotyczące, w szczególności postanowienia określające warunki i sposób zapłaty wynagrodzenia. Ceny jednostkowe za realizacji zleceń, sposób i termin ich realizacji, a także postanowienia odnośnie kar umownych i inne istotne elementy umowy będą przedmiotem negocjacji z Wykonawcą, któremu zamówienie podobne może być udzielone.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu, jeżeli wykaże, że dysponuje lub przy realizacji zamówienia będzie dysponował następującymi osobami:
1) Koordynator projektu – osoba odpowiedzialna za kompleksową, terminową i sprawną organizację wydarzenia, w tym za współpracę z Zamawiającym oraz Wykonawcami pozostałych umów, posługująca się biegle językiem angielskim w mowie i piśmie na poziomie min. B2.
Koordynator projektu powinien posiadać następujące doświadczenie w koordynacji co najmniej 3 wydarzeń międzynarodowych, z których organizacja każdego obejmowała:
a) nadzór nad kompleksową organizacją międzynarodowych wydarzeń dla co najmniej 250 osób,
b) nadzór prac zespołu, nie mniejszego niż 5 osób, odpowiadającego po stronie Wykonawcy za organizację wydarzeń;
c) opiekę nad obcojęzycznymi uczestnikami wydarzenia przed, w trakcie i po organizacji wydarzeń;
d) nadzór prac nad montażem i demontażem infrastruktury niezbędnej do organizacji wydarzeń;
2) Zastępca koordynatora projektu – osoba odpowiedzialna za obsługę rejestracji podczas wydarzenia, posiadająca doświadczenie w organizacji min. 2 międzynarodowych wydarzeń dla co najmniej 250 osób, podczas których nadzorowała prace zespołu co najmniej 5-osobowego; posługująca się językiem angielskim w mowie i piśmie na poziomie min. B2.
3) Specjalista ds. oprawy wizualnej wydarzenia – grafik; osoba posiadająca doświadczenie w projektowaniu Key Visualu wydarzenia i obsłudze graficznej dla co najmniej 2 wydarzeń w ciągu ostatnich trzech lat;
4) Dwóch tłumaczy – osoby posiadające doświadczenie w tłumaczeniach pisemnych tekstów z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski; posiadające doświadczenie w tłumaczeniu symultanicznym podczas co najmniej dwóch wydarzeń trwających min. 2 dni; posługujące się certyfikatem znajomości języka angielskiego na poziomie C2.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu, jeżeli:
wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (zakończył), co najmniej 3 usługi polegające na kompleksowej organizacji (zaprojektowanie i zapewnienie oprawy graficznej, streamingu, wyposażenie przestrzeni, nagłośnienie, oświetlenie) wydarzenia oraz obsłudze w dniach wydarzania, z których każda:
• trwała co najmniej dwa dni,
• organizowana była dla min. 250 osób,
• miało charakter międzynarodowy,
• miała wartość min. 150 000,00 zł.
W przypadku usług okresowych lub ciągłych Wykonawca musi wykazać, że do dnia złożenia oferty wykonał część usługi o wartości nie mniejszej niż 150 000,00 zł brutto.

Informacje dodatkowe: W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, określonych w Rozdziale VIII SWZ, oraz wykazania braku podstaw do wykluczenia (Rozdział IX SWZ), wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą następujące oświadczenia i dokumenty:
1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć Formularz oferty, sporządzony pod rygorem nieważności w formie elektronicznej według, wzoru stanowiącego załącznik numer 6 do SWZ.
2. Wraz z formularzem oferty Wykonawca zobowiązany jest złożyć:
3. Ofertę składa się na Formularzu Ofertowym – zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ;
2) formularz cenowy – załącznik nr 6a do SWZ;
3) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 2 pkt 4) SWZ (jeżeli dotyczy);
4) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);
5) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Zasady określone w lit. b stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
6) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 p.z.p., z którego musi wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (dotyczy wyłącznie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oświadczenie stanowi Załącznik nr 7 do SWZ;
7) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (jeżeli dotyczy). Zobowiązanie stanowi załącznik nr 5 do SWZ;
Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby musi potwierdzać, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów. Zobowiązanie musi określać w szczególności:
zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;
sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;
czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane, których wskazane zdolności dotyczą;
8) oświadczenie stanowiące dowód potwierdzający, na dzień składania ofert, brak jest podstaw wykluczenia Wykonawcy na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2024, poz. 507) oraz art. 5 k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Oświadczenie stanowi załącznik nr 3 do SWZ (dotyczy również podmiotu trzeciego udostępniającego zasoby);
9) oświadczenie stanowiące dowód potwierdzający na dzień składania ofert brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, tymczasowo zastępujące podmiotowe środki dowodowe. Oświadczenie należy złożyć na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ) pod rygorem nieważności w formie elektronicznej;
3. Przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia:
a. informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 p.z.p., sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
b. oświadczenia Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 p.z.p., o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2021 r. poz. 275), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Oświadczenie stanowi załącznik nr 4 do SWZ;
c. odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 p.z.p., sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
d. oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ oraz w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 2 pkt 5 w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 3, 4, 5, 6 p.z.p. oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835) i art. 5 k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Oświadczenie stanowi załącznik nr 9 do SWZ.
e. których mowa w rozdziale VIII ust. 2 ppkt. 4) lit. a SWZ – wykazu usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty, miejsca wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, z załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie. Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 10 do SWZ; Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz usług dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył. Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów –inne odpowiednie dokumenty.
f. których mowa w rozdziale VIII ust. 2 ppkt. 4) lit. b SWZ – wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 11 do SWZ;
4. Jeżeli wykonawca ma siedzibę poza granicami RP zastosowanie mają dla niego właściwe przepisy Rozporządzenia MRPiT z dnia 23 grudnia 2020r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (D.U. z 2020 r. poz. 2415)
5. Zmiany do umowy - patrz SWZ.
6. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni od dnia upływu terminu składania ofert tj. do dnia 07 maja 2025 r. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
7. Wadium nie jest wymagane.
8. Wykonawca przed zawarciem umowy nie jest zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.