„European Cybersecurity Challenge 2025”

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie stacjonarnie usługi polegającej na kompleksowej obsłudze technicznej i organizacyjnej zawodów European Cybersecurity zwanych dalej „Przedmiotem zamówienia” lub „Wydarzeniem”.
2. Termin realizacji Przedmiotu zamówienia:
1) Umowa, stanowiąca Załącznik nr 7 do SWZ, zwana dalej „Umową” obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wypełnienia wszystkich obowiązków określonych w Umowie i Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ” dla Wykonawcy nie później niż do upływu 20 dnia roboczego od zakończenia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania np. okresu z § 12 ust. 2 Umowy (poufność informacji).
2) Wydarzenie odbędzie się w Warszawie na terenie Centralnego Ośrodka Sportu Torwar przy ul. Łazienkowskiej 6A w dniach 6 - 9 października 2025 r.
3. Liczba uczestników: maksymalnie 800 osób. Minimalne ilości osób zostały określone w pkt 6 SOPZ.
4. Zamawiający zastrzega, że ostateczna liczba uczestników zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych przed organizacją Wydarzenia. Zamawiający zastrzega, że dodatkowo podczas Wydarzenia będą przebywać osoby zatrudnione przez Zamawiającego do ochrony uczestników oraz wynajętej przez Zamawiającego przestrzeni na potrzeby realizacji Wydarzenia.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest
w Załączniku nr 1 do SWZ.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
8. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) ustawy Pzp.
9. Zamawiający nie przewiduje wymagań w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ust. 1 ustawy Pzp.
10. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. W SOPZ uwzględniono wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 100 ustawy PZp.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie stacjonarnie usługi polegającej na kompleksowej obsłudze technicznej i organizacyjnej zawodów European Cybersecurity zwanych dalej „Przedmiotem zamówienia” lub „Wydarzeniem”.
2. Termin realizacji Przedmiotu zamówienia:
1) Umowa, stanowiąca Załącznik nr 7 do SWZ, zwana dalej „Umową” obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wypełnienia wszystkich obowiązków określonych w Umowie i Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ” dla Wykonawcy nie później niż do upływu 20 dnia roboczego od zakończenia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania np. okresu z § 12 ust. 2 Umowy (poufność informacji).
2) Wydarzenie odbędzie się w Warszawie na terenie Centralnego Ośrodka Sportu Torwar przy ul. Łazienkowskiej 6A w dniach 6 - 9 października 2025 r.
3. Liczba uczestników: maksymalnie 800 osób. Minimalne ilości osób zostały określone w pkt 6 SOPZ.
4. Zamawiający zastrzega, że ostateczna liczba uczestników zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych przed organizacją Wydarzenia. Zamawiający zastrzega, że dodatkowo podczas Wydarzenia będą przebywać osoby zatrudnione przez Zamawiającego do ochrony uczestników oraz wynajętej przez Zamawiającego przestrzeni na potrzeby realizacji Wydarzenia.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest
w Załączniku nr 1 do SWZ.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
8. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7) ustawy Pzp.
9. Zamawiający nie przewiduje wymagań w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ust. 1 ustawy Pzp.
10. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. W SOPZ uwzględniono wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 100 ustawy PZp.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu
związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje
związany złożoną ofertą do dnia 26.07.2025

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Zamawiający stosuje warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wiedza i doświadczenie Wykonawcy:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych wykonuje, należycie, co najmniej:
1 (jedną) usługę, której przedmiotem było zorganizowanie Konferencji lub Forum lub Wydarzenia lub Kongresu lub Sympozjum, gdzie usługa ta miała wartość wynoszącą co najmniej: 800 000,00 złotych brutto a przedmiotem zamówienia w ramach tejże usługi było zapewnienie:
i. obsługi technicznej, realizacji obrazu/streamingu;
ii. usługi cateringowej dla co najmniej 300 osób;
iii. akcesoriów konferencyjnych wraz z ich dostawą (pod pojęciem „akcesoria konferencyjne” Zamawiający rozumie: torby bawełniane, smycze z identyfikatorami, t-shirty);
iv. oprawy wizualnej i dźwiękowej;
v. dokumentacji zdjęciowej (fotograficznej);
vi. wypożyczenia sprzętu na potrzeby realizacji Konferencji lub Forum lub Wydarzenia lub Kongresu lub Sympozjum. (pod pojęciem „sprzęt” Zamawiający rozumie sprzęt niezbędny do realizacji Konferencji lub Forum lub Wydarzenia lub Kongresu lub Sympozjum np. stoły, krzesła, okablowanie elektryczne, przełącznik agregujący, diody, promptery z komputerem, smart TV LED/OLED lub inne).
b) Potencjał kadrowy:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wskaże osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia publicznego, spełniające minimalne warunki dotyczące kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia, tj.: dysponuje poniższymi osobami:
koordynatorem 1 (słownie: jedną) osobą posiadającą następujące kwalifikacje i doświadczenie tj.:
i. która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu była odpowiedzialna za koordynację lub nadzór realizacji co najmniej dwóch usług polegających na organizacji Konferencji lub Forum lub Wydarzenia lub Kongresu lub Sympozjum, gdzie w każdej z tych usług uczestniczyło co najmniej 450 osób, w tym co najmniej 20 osób przyjeżdzających z różnych krajów nie tylko z Polski. (Zamawiający przez różne kraje rozumie kraje Unii Europejskiej oraz inne kraje nie będące członkami Unii Europejskiej);
ii. posługuje się językiem polskim oraz językiem angielskim w stopniu komunikatywnym tj.: posługuje się językiem polskim i angielskim w stopniu, w którym swobodnie, płynnie i spontanicznie komunikuje się z rodzimymi użytkownikami danego języka.
Zamawiający pod pojęciem:
„Konferencja” rozumie: spotkanie przedstawicieli instytucji lub organizacji w celu omówienia określonych zagadnień, w tym również konferencje naukowe;
„Forum” rozumie spotkanie poświęcone omawianiu spraw z określonej dziedziny;
„Wydarzenie” rozumie spotkanie przedstawicieli instytucji, organizacji bądź środowisk w o charakterze rozrywkowym;
„Kongres” rozumie zjazd krajowy lub międzynarodowy przedstawicieli branżowych;
„Sympozjum” rozumie spotkanie specjalistów z jakiejś dziedziny poświęcone omówieniu jakiegoś zagadnienia lub wymianie myśli na określony temat.
UWAGA:
- W przypadku, gdy w ramach realizacji wskazanej przez Wykonawcę usługi, poza zakresem wymaganym przez Zamawiającego, były wykonywane również inne świadczenia, wykazana musi zostać wartość 800 000,00 złotych brutto dotycząca tej części usługi, która obejmowała zakresem usługę, o której mowa powyżej – dotyczy warunku udziału w postępowaniu z zakresu wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, o którym mowa w lit. a) powyżej.
- W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, niezakończonych na dzień składania ofert, wykazana przez Wykonawcę usługa/usługi, o których mowa w lit. a) powyżej, na dzień składania ofert musi być zrealizowana na kwotę nie mniejszą niż 800 000,00 złotych brutto- dotyczy warunku udziału w postępowaniu z zakresu wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, o którym mowa w lit. a) powyżej.
- W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, spełnianie ww. warunków Wykonawcy wykazują łącznie– dotyczy warunku udziału w postępowaniu z zakresu wiedzy i doświadczenia Wykonawcy, o którym mowa w lit. a) i b) powyżej.
2. Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły „spełnia – nie spełnia”.
3. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
A. W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
1) wykazu wykonanych usług, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 10 do SWZ.
2) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania. Spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do wykonawców występujących wspólnie będzie oceniane łącznie.
5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw do wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
6. W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez wykonawców występujących wspólnie, a także gdy Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 126 ust. 1 ustawy Pzp, każdy z wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe mogą być złożone wspólnie.
7. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.
8. Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy Pzp, w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Ustaw PZP ­ Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony prawnej
określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli
ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia
wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia
przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych
i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec
terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia
następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień,
których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o
czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie
w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy
zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego
wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w
którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie
przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia
oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w
terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania
albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w
przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia
w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli
zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo
b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera
uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od
dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku
postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych: Prezes Krajowej Izby
Odwoławczej ­

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu
związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje
związany złożoną ofertą do dnia 11.08.2025