Identyfikacja i wdrożenie Produktów oraz dostarczenie w modelu SaaS (Software as a Service) Systemu – w tym narzędzi AI i CRM – niezbędnych do ich wdrożenia na potrzeby Biura Poznań Kontakt

Miasto Poznań - Urząd Miasta Poznania

Przedmiotem zamówienia jest realizacja przez Wykonawcę kompleksowej usługi wdrożeniowej w modelu SaaS, obejmującej identyfikację i implementację rozwiązań voicebotowych i chatbotowych na potrzeby obsługi klientów Urzędu Miasta Poznania, zgodnie ze szczegółowym opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy. W ramach zamówienia, Wykonawca dostarczy System, w tym narzędzia AI i CRM, zaprojektuje Panel Użytkownika, zintegruje System z istniejącymi rozwiązaniami Zamawiającego, przeprowadzi szkolenia oraz zapewni wsparcie techniczne i zgodność z wymaganiami bezpieczeństwa informacji, zgodnie z Załącznikami nr 2 i 5 do Umowy.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2025-08-19. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2025-07-18.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• ALFAVOX SOFTWARE Sp. z o.o.

Kto?

• Miasto Poznań - Urząd Miasta Poznania

Co?

• Usługi w zakresie oprogramowania › Usługi dostawy oprogramowania

Gdzie?

• Luxembourg › Luxembourg
• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa
• Wielkopolskie › Miasto Poznań

Historia zamówień

Data	Dokument
2025-07-18	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-10-09	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-07-18)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Identyfikacja i wdrożenie Produktów oraz dostarczenie w modelu SaaS (Software as a Service) Systemu – w tym narzędzi AI i CRM – niezbędnych do ich wdrożenia na potrzeby Biura Poznań Kontakt
Numer referencyjny: ZPb-II.271.108.2025.MD
Krótki opis:

Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Usługi dostawy oprogramowania 📦
Opis
Wewnętrzny identyfikator: ZPb-II.271.108.2025.MD
Kraj: Polska 🇵🇱
Miejsce wykonania: Miasto Poznań 🏙️
Czas trwania: 33 miesięcy
Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Kryterium jakości (nazwa): Oferta może otrzymać maksymalnie 20 punktów, jeżeli Koordynator Wykonawcy, o którym mowa w pkt V. 1. 2) lit. b SWZ, wykonał 2 dodatkowe usługi polegające na wdrożeniu rozwiązań opartych o narzędzia AI (ponad wymaganą jedną), przyznawanych w następujący sposób: ‒Brak dodatkowego doświadczenia ponad jedną wymaganą usługę: 0 pkt, ‒Doświadczenie w wykonaniu 1 dodatkowej (ponad wymaganą jedną) usługi polegającej na wdrożeniu rozwiązań opartych o narzędzia AI: 10 pkt, ‒Doświadczenie w wykonaniu 2 dodatkowych (ponad wymaganą jedną) usług polegających na wdrożeniu rozwiązań opartych o narzędzia AI: 20 pkt.
Oferta może otrzymać maksymalnie 20 punktów, jeżeli Wykonawca zaoferuje Zamawiającemu poniższe dodatkowe funkcjonalności panelu Użytkownika Systemu: - Intuicyjność interfejsu użytkownika UI/UX: 4 pkt, - Panel umożliwia wyświetlanie informacji o potrzebnym czasie na wygenerowanie informacji zwrotnej, np. wygenerowanie miesięcznych statystyk zajęło 0,12s: 2 pkt, - Panel umożliwia samodzielną implementacje numerów do akcji wychodzących: 4 pkt, - Panel posiada moduł alertów (o błędach, awariach lub nietypowym zachowaniu bota): 10 pkt.
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Opis
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności:

1. Informacje dotyczące Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zawiera pkt VI. 2 i 10 SWZ. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie: a) art. 108 ust. 1. ustawy Prawo zamówień publicznych, b) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, c) art 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie. 3. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert wskazano w pkt XI. SWZ. 4. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt VI.4 SWZ. 5. Dokumenty/oświadczenia składające się na ofertę oraz inne dokumenty składane wraz z ofertą wskazano w pkt VI.11 SWZ. 6. Dokumenty dla podmiotów zagranicznych wskazano w pkt VI. SWZ. 7. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, wskazano w pkt VIII. SWZ. 8. Na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, należy złożyć: -do oferty: Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia Wykonawcy, -podmiotowy środek dowodowy: Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w JEDZ oraz Załączniku nr 2a do SWZ.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

1. Informacje dotyczące Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zawiera pkt VI. 2 i 10 SWZ.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie:
a) art. 108 ust. 1. ustawy Prawo zamówień publicznych,
b) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
c) art 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
3. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert wskazano w pkt XI. SWZ.
4. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt VI.4 SWZ.
5. Dokumenty/oświadczenia składające się na ofertę oraz inne dokumenty składane wraz z ofertą wskazano w pkt VI.11 SWZ.
6. Dokumenty dla podmiotów zagranicznych wskazano w pkt VI. SWZ.
7. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, wskazano w pkt VIII. SWZ.
8. Na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, należy złożyć:
-do oferty: Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia Wykonawcy,
-podmiotowy środek dowodowy: Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w JEDZ oraz Załączniku nr 2a do SWZ.

Adres pocztowy: Plac Kolegiacki 17
Kod pocztowy: 61-841
Miejscowość: Poznań

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2025-08-19 12:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2025-08-19 12:10:00 📅
Warunki otwarcia ofert (miejsce): https://platformazakupowa.pl/pn/poznan
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90 dni
Warunki przetargu
Wymagane jest użycie zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej (zgodnie z definicją w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014)
Data otwarcia: 2025-08-19 12:10:00 📅
Miejsce: https://platformazakupowa.pl/pn/poznan
Fakturowanie elektroniczne: Dozwolone
Stosowane będą zamówienia elektroniczne ✅
Stosowana będzie płatność elektroniczna ✅

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Kryterium kwalifikacji: Referencje dotyczące określonych usług
Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów:

Wykonawca samodzielnie lub jeden z konsorcjantów lub podmiot, na którego zdolnościach technicznych lub zawodowych polega Wykonawca (doświadczenie ww. podmiotów nie sumuje się) w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 1 usługę polegającą na wdrożeniu rozwiązań opartych o narzędzia AI o wartości nie mniejszej niż 500 000,00 zł brutto.

Kryterium kwalifikacji: Odpowiednie kwalifikacje edukacyjne i zawodowe
Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów:

Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował minimum jedną osobą, która będzie pełniła funkcję Koordynatora oraz która wykonała jedną usługę polegającą na koordynowaniu wdrożenia rozwiązań opartych o narzędzia AI.

Podstawa wykluczenia:

Bezpośrednie lub pośrednie zaangażowanie w przygotowanie przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia

Korupcja

Nadużycia

+ jeszcze 9

Naruszenie obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne

Naruszenie obowiązku płatności podatków

Naruszenie obowiązków określonych w podstawach wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym

Naruszenie obowiązków w dziedzinie prawa pracy

Porozumienia z innymi wykonawcami mające na celu zakłócenie konkurencji

Praca dzieci i inne formy handlu ludźmi

Pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu

Przestępstwa terrorystyczne lub przestępstwa związane z działalnością terrorystyczną

Udział w organizacji przestępczej

Opis przesłanek wykluczenia:

Art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ.

Art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: informacja z Krajowego Rejestru Karnego

Art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. h i pkt 2 ustawy Pzp Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: informacja z Krajowego Rejestru Karnego

Art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ

Art. 108 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy Pzp Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ, informacja z Krajowego Rejestru Karnego. Art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ.

Art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ, Oświadczenie dotyczące grupy kapitałowej

Art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp Do oferty: Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ), Podmiotowy środek dowodowy: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ, informacja z Krajowego Rejestru Karnego

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Miasto Poznań - Urząd Miasta Poznania
Krajowy numer rejestracyjny: REGON: 631257822
Departament: Biuro Zamówień Publicznych
Adres pocztowy: Plac Kolegiacki 17
Kod pocztowy: 61-841
Miasto pocztowe: Poznań
Region: Miasto Poznań 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Punkt kontaktowy: Biuro Zamówień Publicznych
E-mail: zpb@um.poznan.pl 📧
Telefon: +48 61 878 5210 📞
URL: https://bip.poznan.pl 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://platformazakupowa.pl/pn/poznan 🌏
Adres profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/poznan 🌏
Rodzaj instytucji zamawiającej
Organ władzy regionalnej lub lokalnej
Główna działalność
Ogólne usługi publiczne
Komunikacja
Dokumenty URL: https://platformazakupowa.pl/pn/poznan 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://platformazakupowa.pl/pn/poznan 🌏
Zgłoszenie elektroniczne: Wymagane

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Krajowy numer rejestracyjny: NIP: 5262239325
Adres pocztowy: ul. Postępu 17A
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: 22 45 87 801 📞
URL: https://www.uzp.gov.pl/kio 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://www.uzp.gov.pl/kio 🌏
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych:

1. Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, a także Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Źródło: OJS 2025/S 137-473913 (2025-07-18)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2025-10-09)
Obiekt
Zakres zamówienia
Wartość szacunkowa bez VAT: 1 034 000 PLN 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT): 921 000 PLN 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT) (najwyższa oferta): 921 000 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT) (najniższa oferta): 921 000 💰

Udzielenie zamówienia
Udzielono zamówienia/części zamówienia ✅
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Numer umowy: PK-I.2635.1.2025
Data zawarcia umowy: 2025-10-01 📅
Informacje o przetargach
Liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 2
Informacja o wartości zamówienia/działki (bez VAT)
Najwyższa oferta: 921 000 💰
Najniższa oferta: 921 000 💰
Całkowita wartość umowy/działki: 921 000 PLN 💰
Oferta została sklasyfikowana
Miejsce na liście zwycięzców: 1
Identyfikator oferty: Alfavox Software Sp. z o.o.
Informacje o podwykonawstwie
Podwykonawstwo - Wartość procentowa jest znana ✅
Identyfikator części zamówienia lub grupy części: LOT-0001
Proporcja (%): 45
Zamówienie zostanie prawdopodobnie zlecone podwykonawcom ✅
Informacje o przetargach
Nazwa strony oferującej: Alfavox Software Sp. z o.o.
Nazwa i adres wykonawcy
Nazwa: Alfavox Software Sp. z o.o.
Krajowy numer rejestracyjny: NIP: 5472099391
Adres pocztowy: ul. Ziębicka 35
Kod pocztowy: 60-164
Miasto pocztowe: Poznań
Region: Miasto Poznań 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Wielkość podmiotu gospodarczego: Małe
Źródło: OJS 2025/S 195-666066 (2025-10-09)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia (>20 nowe zamówienia)

Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania (>20)

Usługi w zakresie oprogramowania (>20)