Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych

Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Przedmiotem zamówienia jest stała i kompleksowa obsługa Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie podróży służbowych polegająca na: 1) rezerwacji, sprzedaży i dostawie biletów lotniczych na krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe, 2) rezerwacji, zakupie i dostawie biletów kolejowych na krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe, 3) rezerwacji i zakupie miejsc noclegowych w hotelach w kraju i za granicą oraz wystawianiu i dostarczaniu voucherów stanowiących potwierdzenie dla dokonanych opłaconych rezerwacji, 4) przejęcia i opłacenia rezerwacji hotelu zagranicznego i krajowego w cenach podanych przez Zamawiającego (wynegocjowanych bezpośrednio z hotelem), 5) usług transportowych na trasie: siedziba Zamawiającego – lotnisko Chopina w Warszawie – siedziba Zamawiającego, samochody osobowe, czyste oraz punktualne. 6) prowadzenie punktu świadczenia usług w siedzibie Zamawiającego.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2025-08-04. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2025-07-02.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• Why Not Travel Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Kto?

• Ministerstwo Spraw Zagranicznych

Co?

Gdzie?

• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2025-07-02	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-11-19	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-07-02)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Kompleksowa obsługa podróży służbowych krajowych i zagranicznych
Krótki opis:

Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Usługi biur podróży i podobne 📦
Opis
Wewnętrzny identyfikator: BP.260.41.2025
Czas trwania: 48 miesięcy
Informacje o opcjach
Opcje ✅
Opis opcji:

Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji. W ramach skorzystania z prawa opcji, Zamawiający będzie uprawniony w przypadkach i na zasadach szczegółowo określonych w § 19 PPU. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie spowoduje podwyższenia wartości umowy.

Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Cena (waga): 50
Kryterium jakości (nazwa): Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie kasjerów lotniczych
Kryterium jakości (waga): 30
Kryterium jakości (nazwa): Upust od ceny katalogowej pobytu w hotelu w kraju i za granicą
Kryterium jakości (waga): 20
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Zakres zamówienia
Dodatkowe produkty/usługi:

Hotelarskie usługi noclegowe 📦

Usługi hotelarskie 📦

Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych 📦

Usługi transportu lotniczego 📦

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2025-08-04 10:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2025-08-04 10:30:00 📅
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90 dni
Warunki przetargu
Wymagane jest użycie zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej (zgodnie z definicją w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014)
Wymagane jest zabezpieczenie ✅
Data otwarcia: 2025-08-04 10:30:00 📅
Fakturowanie elektroniczne: Wymagane
Stosowane będą zamówienia elektroniczne ✅
Stosowana będzie płatność elektroniczna ✅
Kryteria przyznawania nagród
Rodzaj wagi: Waga (wartość punktowa, dokładna)

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Kryterium kwalifikacji: Wpis do odpowiedniego rejestru zawodowego
Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów:

Zgodnie z pkt 7.2 SWZ na potwierdzenie spełnienia warunku udziału dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej Zamawiający wymaga, by Wykonawca posiadał ważny certyfikat przynależności do IATA lub ważne świadectwo akredytacji IATA (Międzynarodowe Stowarzyszenie Transportu Lotniczego) uprawniające do sprzedaży biletów lotniczych.

Kryterium kwalifikacji: Inne wymagania ekonomiczne lub finansowe
Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów:

7.3 SWZ: Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał środki finansowe lub zdolność kredytową na poziomie minimum 1 000 000,00 PLN (jeden milion złotych 0/100 groszy). W przypadku, gdy wartości, o których mowa powyżej będą wyrażone w walucie innej niż PLN, Zamawiający przeliczy te wartości na PLN po kursie ogłaszanym przez Narodowy Bank Polski wg kursu średniego podanego w dniu, w którym zostało przekazane przez Zamawiającego ogłoszenie o zamówieniu do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej

Kryterium kwalifikacji: Odpowiednie kwalifikacje edukacyjne i zawodowe
Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów:

7.4 Na potwierdzenie spełnienia warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca: 7.4.1 wykazał się niezbędnym doświadczeniem, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej: a) dwie odrębne usługi z których każda polegała na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych, o wartości minimum 1 200 000,00 PLN brutto (jeden milion dwieście tysięcy złotych 0/100 groszy) każda, oraz b) dwie odrębne usługi z których każda polegała na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą, o wartości minimum 200 000,00 zł brutto (dwieście tysięcy złotych) każda. Wartości określone w ppkt a-b należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące zarówno cenę za usługę rezerwacji, jak i wartość zakupionych biletów/usług hotelowych. Jeżeli Wykonawca będzie powoływać się na usługę wykonywaną, wartość brutto wykonanej części usługi na dzień składania ofert nie może być niższa niż określona w odpowiednim warunku. Wykonawca może wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu usługami realizowanymi dla tego samego podmiotu w ramach jednej umowy, pod warunkiem, że w zakres tej usługi wchodziły (wchodzą) odpowiednio bilety lotnicze określone w ppkt a) o wartości co najmniej 1 200 000,00 zł brutto, jak też usługi hotelowe określone w ppkt b) o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto. 7.4.2 wykazał, że dysponuje zespołem dwóch kasjerów lotniczych, których Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia, z których każdy posiada co najmniej 2–letnie doświadczenie w rezerwacji i wystawianiu biletów lotniczych, w co najmniej jednym systemie rezerwacyjnym (którym dysponuje Wykonawca) spośród takich jak: Amadeus i Sabre lub innym równoważnym systemie rezerwacyjnym GDS (Globalny System Dystrybucji) udostępniany w ramach New Distribution Capability (NDC), a także kwalifikacje kasjera lotniczego, potwierdzone dokumentem o ukończeniu stacjonarnego szkolenia z zakresu programu rezerwacyjnego, który dany kasjer wskazał w opisie swojego doświadczenia.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

7.4 Na potwierdzenie spełnienia warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający wymaga, aby Wykonawca:

7.4.1 wykazał się niezbędnym doświadczeniem, tj. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej:
a) dwie odrębne usługi z których każda polegała na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych, o wartości minimum 1 200 000,00 PLN brutto (jeden milion dwieście tysięcy złotych 0/100 groszy) każda, oraz
b) dwie odrębne usługi z których każda polegała na obsłudze jednego podmiotu w zakresie rezerwacji i zakupu usług hotelowych w kraju i za granicą, o wartości minimum 200 000,00 zł brutto (dwieście tysięcy złotych) każda.

Wartości określone w ppkt a-b należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie Wykonawcy obejmujące zarówno cenę za usługę rezerwacji, jak i wartość zakupionych biletów/usług hotelowych.
Jeżeli Wykonawca będzie powoływać się na usługę wykonywaną, wartość brutto wykonanej części usługi na dzień składania ofert nie może być niższa niż określona w odpowiednim warunku.
Wykonawca może wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu usługami realizowanymi dla tego samego podmiotu w ramach jednej umowy, pod warunkiem, że w zakres tej usługi wchodziły (wchodzą) odpowiednio bilety lotnicze określone w ppkt a) o wartości co najmniej 1 200 000,00 zł brutto, jak też usługi hotelowe określone w ppkt b) o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto.

7.4.2 wykazał, że dysponuje zespołem dwóch kasjerów lotniczych, których Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia, z których każdy posiada co najmniej 2–letnie doświadczenie w rezerwacji i wystawianiu biletów lotniczych, w co najmniej jednym systemie rezerwacyjnym (którym dysponuje Wykonawca) spośród takich jak: Amadeus i Sabre lub innym równoważnym systemie rezerwacyjnym GDS (Globalny System Dystrybucji) udostępniany w ramach New Distribution Capability (NDC), a także kwalifikacje kasjera lotniczego, potwierdzone dokumentem o ukończeniu stacjonarnego szkolenia z zakresu programu rezerwacyjnego, który dany kasjer wskazał w opisie swojego doświadczenia.

Wymagane depozyty i gwarancje:

Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie 1 000 000,00 PLN (słownie: jeden milion złotych 00/100). Szczegółowe informacje wskazane w pkt 10 SWZ.

Podstawa wykluczenia:

Aktywami zarządza likwidator

Bezpośrednie lub pośrednie zaangażowanie w przygotowanie przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia

Działalność gospodarcza jest zawieszona

+ jeszcze 15

Inna sytuacja podobna do upadłości wynikająca z prawa krajowego

Korupcja

Nadużycia

Naruszenie obowiązku opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne

Naruszenie obowiązku płatności podatków

Naruszenie obowiązków określonych w podstawach wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym

Naruszenie obowiązków w dziedzinie prawa pracy

Niewypłacalność

Porozumienia z innymi wykonawcami mające na celu zakłócenie konkurencji

Praca dzieci i inne formy handlu ludźmi

Pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu

Przestępstwa terrorystyczne lub przestępstwa związane z działalnością terrorystyczną

Udział w organizacji przestępczej

Układ z wierzycielami

Upadłość

Opis przesłanek wykluczenia:

Dotyczy art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. Wykazanie braku podstaw do wykluczenia na podstawie oświadczenia JEDZ oraz oświadczeń i dokumentów wskazanych w SWZ.

Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Wykazanie braku podstaw do wykluczenia na podstawie oświadczenia JEDZ oraz oświadczeń i dokumentów wskazanych w SWZ.

Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp. Wykazanie braku podstaw do wykluczenia na podstawie oświadczenia JEDZ oraz oświadczeń i dokumentów wskazanych w SWZ.

Naruszenie zobowiązania dotyczącego płatności podatków: Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp. Wykazanie braku podstaw do wykluczenia na podstawie oświadczenia JEDZ oraz oświadczeń i dokumentów wskazanych w SWZ.

Podstawy wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym: Dotyczy art.108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp oraz dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. Przesłanki te dotyczą: 1) wykluczenia wykonawcy w przypadku skazania za przestępstwo, o którym mowa w art. 47 ustawy o sporcie; 2) wykluczenia wykonawcy w przypadku skazania za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów i przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu (art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. g) i pkt 2 ustawy Pzp), tj. za przestępstwa, o których mowa w art. 270277d Kodeksu karnego [przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów] i przestępstwa, o których mowa w art. 296307 Kodeksu karnego [przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu] , z wyjątkiem przestępstwa udaremniania lub utrudniania stwierdzenia przestępnego pochodzenia pieniędzy lub ukrywania ich pochodzenia, o którym mowa w art. 299 Kodeksu karnego. 3) wykluczenia wykonawcy, wobec którego prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienie publiczne (art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp); zakaz orzekany jest wobec podmiotu zbiorowego w oparciu o przepisy ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary (Dz. U. z 2024 r. poz. 1822), a wobec osoby fizycznej w oparciu o przepisy Kodeks u postępowania karnego. Obejmuje również podstawy wykluczenia wskazane w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2024 r., poz. 507).

Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp. Wykazanie braku podstaw do wykluczenia na podstawie oświadczenia JEDZ oraz oświadczeń i dokumentów wskazanych w SWZ.

Praca dzieci i inne formy handlu ludźmi: Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp. Wykazanie braku podstaw do wykluczenia na podstawie oświadczenia JEDZ oraz oświadczeń i dokumentów wskazanych w SWZ.

Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp. Wykazanie braku podstaw do wykluczenia na podstawie oświadczenia JEDZ oraz oświadczeń i dokumentów wskazanych w SWZ

Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. h i pkt 2 ustawy Pzp. Wykazanie braku podstaw do wykluczenia na podstawie oświadczenia JEDZ oraz oświadczeń i dokumentów wskazanych w SWZ

Dotyczy art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp. Wykazanie braku podstaw do wykluczenia na podstawie oświadczenia JEDZ oraz oświadczeń i dokumentów wskazanych w SWZ.

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Ministerstwo spraw zagranicznych
Krajowy numer rejestracyjny: NIP: 5262131556
Adres pocztowy: ul. Aleja Jana Chrystiana Szucha 23
Kod pocztowy: 00-580
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: bzp@msz.gov.pl 📧
Telefon: (22) 523 99 10 📞
URL: https://www.gov.pl/web/dyplomacja/zamowienia 🌏
Rodzaj instytucji zamawiającej
Ministerstwo lub inny organ państwowy lub federalny
Główna działalność
Ogólne usługi publiczne
Komunikacja
Dokumenty URL: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-c044ff91-e7f3-4195-909b-24e3802d5d88 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-c044ff91-e7f3-4195-909b-24e3802d5d88 🌏
Zgłoszenie elektroniczne: Wymagane

Informacje uzupełniające
Informacje dodatkowe

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie okoliczności wskazanych w art. 5k ust. 1 Rozp. Rady (UE) 2022/576 z dnia 8.04.2022 r. w sprawie zmiany rozp. (UE) nr 833/2014 dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zakazującym udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zam publ. lub koncesji na rzecz lub z udziałem: a) obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji; b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa w lit. a) niniejszego punktu; lub c) os. fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego punktu, w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zam. Warunki udziału w postępowaniu określono w dokumentach zamówienia - w SWZ.

Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Krajowy numer rejestracyjny: 5262239325
Adres pocztowy: ul. Postępu 17A
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: (22) 458 78 01 📞
URL: https://www.gov.pl/web/uzp/krajowa-izba-odwolawcza 🌏
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych:

W toku postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale IX ustawy PZP.

Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Informacje o ogłoszeniu
Preferowana data publikacji: 2025-07-02+02:00 📅
Źródło: OJS 2025/S 125-430254 (2025-07-02)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2025-11-19)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT): 40 000 000 PLN 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT) (najwyższa oferta): 689 528 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT) (najniższa oferta): 689 528 💰
Opis
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności: Warszawa
Kraj: Polska 🇵🇱
Miejsce wykonania: Miasto Warszawa 🏙️

Udzielenie zamówienia
Udzielono zamówienia/części zamówienia ✅
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Numer umowy: BP-886/2025
Data zawarcia umowy: 2025-11-05 📅
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 1
Informacja o wartości zamówienia/działki (bez VAT)
Najwyższa oferta: 689 528 💰
Najniższa oferta: 689 528 💰
Całkowita wartość umowy/działki: 40 000 000 PLN 💰
Oferta została sklasyfikowana
Miejsce na liście zwycięzców: 1
Identyfikator oferty: WHY NOT TRAVEL SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Identyfikator części zamówienia lub grupy części: LOT-0001
Informacje o przetargach
Nazwa strony oferującej: Why not travel spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Nazwa i adres wykonawcy
Nazwa: Why not travel spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Krajowy numer rejestracyjny: 180003786
Adres pocztowy: 108A
Kod pocztowy: 36-020
Miasto pocztowe: Kielnarowa
Region: Rzeszowski 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: zamowienia.publiczne@whynottravel.pl 📧
Telefon: +48 794 452 222 📞
Wielkość podmiotu gospodarczego: Średnie
Źródło: OJS 2025/S 224-769303 (2025-11-19)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi dodatkowe i pomocnicze w zakresie transportu, usługi biur podróży (>20 nowe zamówienia)

Usługi biur podróży, podmiotów turystycznych i pomocy turystycznej (11)

Usługi biur podróży i podobne (9)