Kompleksowa organizacja i obsługa techniczna trzydniowych warsztatów roboczych Zespołu Beneficjenta w ramach zadania pn. „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”

Krótki opis

1.Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa techniczna trzydniowych warsztatów roboczych Zespołu Beneficjenta w ramach zadania pn. „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, zwanych dalej „warsztatami”. w warsztatach udział weźmie od 80 do maksymalnie 100 osób z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników warsztatów zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni robocze przed terminem warsztatów. Lokalizacja: miejsce organizacji warsztatów i powiązanych usług powinno być zlokalizowane w obiekcie lub ośrodku przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjno-szkoleniowych i gastronomicznych, wraz z bazą noclegową oraz infrastrukturą rekreacyjną, położonym w odległości do 130 km w linii prostej od adresu Łukowska 2 w Białymstoku lub do 100 km w linii prostej od adresu Kolska 2 w Warszawie, z wyłączeniem miast powyżej 50 000 mieszkańców. Odległość liczona w linii prostej z użyciem funkcji „Zmierz odległość” w Google Maps
2.Termin realizacji przedmiotu zamówienia – 1-3 października 2025 r.
3.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa techniczna trzydniowych warsztatów roboczych Zespołu Beneficjenta w ramach zadania pn. „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, zwanych dalej „warsztatami”. w warsztatach udział weźmie od 80 do maksymalnie 100 osób z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników warsztatów zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni robocze przed terminem warsztatów. Lokalizacja: miejsce organizacji warsztatów i powiązanych usług powinno być zlokalizowane w obiekcie lub ośrodku przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjno-szkoleniowych i gastronomicznych, wraz z bazą noclegową oraz infrastrukturą rekreacyjną, położonym w odległości do 130 km w linii prostej od adresu Łukowska 2 w Białymstoku lub do 100 km w linii prostej od adresu Kolska 2 w Warszawie, z wyłączeniem miast powyżej 50 000 mieszkańców. Odległość liczona w linii prostej z użyciem funkcji „Zmierz odległość” w Google Maps
2. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – 1-3 października 2025 r.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
5. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryterium oceny ofert „cena” i jego znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach tego kryterium. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
6. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 4.11.2025 r.
Ofertę stanowi:
1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ),
Wraz z ofertą należy złożyć:
1) Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia (Załącznik nr 3 do SWZ);
2) Pełnomocnictwo wskazujące pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie (w przypadku złożenia oferty przez konsorcjum).
3) Pełnomocnictwo do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem);
Pełnomocnictwa powinny być złożone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, tj.:
1) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument elektroniczny – Wykonawca przekazuje ten dokument,
2) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem,
3) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym kwalifikowanym – przekazuje się ten dokument,
4) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem.
Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez podpisanie podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Poświadczenia dokonuje notariusz lub Wykonawca (członek konsorcjum– odpowiednio w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą), a w przypadku pełnomocnictwa poświadczenia dokonuje notariusz lub mocodawca.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Lokalizacja: miejsce organizacji warsztatów i powiązanych usług powinno być zlokalizowane w obiekcie lub ośrodku przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjno-szkoleniowych i gastronomicznych, wraz z bazą noclegową oraz infrastrukturą rekreacyjną, położonym w odległości do 130 km w linii prostej od adresu Łukowska 2 w Białymstoku lub do 100 km w linii prostej od adresu Kolska 2 w Warszawie, z wyłączeniem miast powyżej 50 000 mieszkańców. Odległość liczona w linii prostej z użyciem funkcji „Zmierz odległość” w Google Maps.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony
prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz
innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w
konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego
przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego
postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów
zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt
15, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się
według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności
przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po
dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku
zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od
dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego
wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego
stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż
określony w lit. a; 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w
terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności
można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w
przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od
dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć
wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku
zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 4. Jeżeli zamawiający nie
opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał
wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do
złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie
wnosi się nie później niż w terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień
Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia
zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie
udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6
miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo
zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie
zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b)
zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo
zamówienia z wolnej ręki.