Kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025

Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy

1. Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025. Na świadczenia składać się będą zapewnienie przez Wykonawcę: 1) Przestrzeni konferencyjnej wraz z niezbędnym zapleczem organizacyjnym dla maks. 220 osób, zgodnie ze standardem zamieszczonym w opisie, o którym mowa w Rozdziale IV pt.: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej”. 2) Usługa hotelowa (1/2 grudnia 2025 r.) tj. zakwaterowanie na jedną dobę z 1.12.2025 r. na 2.12.2025 r.; do pięciu pokoi jednoosobowych z łazienkami oraz ze śniadaniem, wymagany standard hotelu minimum 3*. 3) Miejsca na recepcję „Kongresu OSE 2025” oraz sali służącej jako zaplecze dla organizatorów, opis wymagań znajduje się w Rozdziale V pt.: „Dodatkowe wymagania organizacyjne”. 4) Przygotowania akcesoriów konferencyjnych wraz z ich wizualizacją, konfekcjonowaniem i transportem (dostawą). Opis wymagań znajduje się w Rozdziale VI pt.: „Wymagania dotyczące akcesoriów konferencyjnych”. 5) Usługi cateringowej dla Uczestników „Kongresu OSE 2025”, o której mowa w Rozdziale VII pt.: „Obsługa cateringowa”. 6) Do 20 miejsc parkingowych w miejscu, w którym organizowany będzie „Kongres OSE 2025”. 7) Usługi technicznej w postaci sieci działającej w niezakłócony sposób, której szczegółowy zapis znajduje się w Rozdziale VIII pt.: „Dodatkowe wymagania techniczne (szczegółowe wymagania dotyczące zapewnienia łączności z siecią internet)”. 8) Przygotowania projektów i produkcji materiałów brandingowych, tj. do dwóch ścianek dwustronnych o aluminiowej konstrukcji i wymiarach 300x230, łatwych w montażu, które będą umieszczone w przestrzeni wydarzenia. Szczegółowy opis znajduje się w Rozdziale IX pt. „Wymagania dotyczące materiałów graficznych i brandingowych oraz oznakowania przestrzeni ”. 9) Zrealizowania transmisji online wydarzenia na kanale otwartym/kanałach otwartych Zamawiającego. W trakcie transmisji Wykonawca zapewni, zgodnie z wymogami WCAG, tłumaczy migowych. Scenariusz realizacji transmisji zostanie opracowany po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Więcej w Rozdziale X pt.: „Transmisja online”. 10) Oprawy wizualnej i dźwiękowej „Kongresu OSE 2025”, o których mowa w Rozdziale XI pt.: „Oprawa wizualna i dźwiękowa”. 11) Pełnej obsługi technicznej, merytorycznej oraz client service podczas realizacji wydarzenia. 12) Personelu biorącego udział w wydarzeniu tj.: Prowadzącego/Prowadzącej „Kongres OSE 2025”; promotorów (powinni oni mieć element stroju z widocznym oznakowaniem Zamawiającego oraz pełnić rolę informatorów dla Uczestników wydarzenia przez cały czas jego trwania). Prelegentów „Kongresu OSE 2025” zapewnia Zamawiający. Informacje o personelu znajdują się w Rozdziale XII pt.: „Obsługa personelu”. 13) Usługi makijażu i fryzjera dla prelegentów „Kongresu OSE 2025” i Prowadzącego/Prowadzącej. 14) Imiennych certyfikatów w formacie pdf dla stacjonarnych Uczestników wydarzenia. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego listę osób, dla których przygotuje certyfikaty. 15) Dokumentacji filmowej i fotograficznej wydarzenia. Informacje w tym zakresie znajdują się w Rozdziale XIV pt.: „Dokumentacja filmowa i fotograficzna”. 16) Wykonawca ma za zadanie umieszczać wskazane logotypy w wersji full color na wszystkich materiałach, w tym również na gadżetach wchodzących w skład realizacji „Kongresu OSE 2025” . Pliki z logotypami w wymaganych formatach zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy. 2. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą prezentacji oferowanych przez Wykonawcę określonych elementów przedmiotu zamówienia, tj.: -propozycji wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji w ramach kryterium oceny ofert pn. „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” zgodnie z zapisami Rozdziału XIV SWZ, a także w celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega, że składana prezentacja na potrzeby oceny w kryterium „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” nie podlega uzupełnieniu. 3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia; pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia. Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ oraz Załączniku do SOPZ - KV. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. 6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami oceny ofert i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach tych kryteriów. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. 7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2025-10-07. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2025-09-22.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

Kto?

• Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy

Co?

Gdzie?

• Luxembourg › Luxembourg
• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2025-09-22	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-10-03	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-12-15	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-09-22)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025
Numer referencyjny: ZZOSE.2611.53.2025.440.PKD[OSE2025]
Krótki opis:

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2025. Na świadczenia składać się będą zapewnienie przez Wykonawcę:
1) Przestrzeni konferencyjnej wraz z niezbędnym zapleczem organizacyjnym dla maks. 220 osób, zgodnie ze standardem zamieszczonym w opisie, o którym mowa w Rozdziale IV pt.: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej”.
2) Usługa hotelowa (1/2 grudnia 2025 r.) tj. zakwaterowanie na jedną dobę z 1.12.2025 r. na 2.12.2025 r.; do pięciu pokoi jednoosobowych z łazienkami oraz ze śniadaniem, wymagany standard hotelu minimum 3*.
3) Miejsca na recepcję „Kongresu OSE 2025” oraz sali służącej jako zaplecze dla organizatorów, opis wymagań znajduje się w Rozdziale V pt.: „Dodatkowe wymagania organizacyjne”.
4) Przygotowania akcesoriów konferencyjnych wraz z ich wizualizacją, konfekcjonowaniem i transportem (dostawą). Opis wymagań znajduje się w Rozdziale VI pt.: „Wymagania dotyczące akcesoriów konferencyjnych”.
5) Usługi cateringowej dla Uczestników „Kongresu OSE 2025”, o której mowa w Rozdziale VII pt.: „Obsługa cateringowa”.
6) Do 20 miejsc parkingowych w miejscu, w którym organizowany będzie „Kongres OSE 2025”.
7) Usługi technicznej w postaci sieci działającej w niezakłócony sposób, której szczegółowy zapis znajduje się w Rozdziale VIII pt.: „Dodatkowe wymagania techniczne (szczegółowe wymagania dotyczące zapewnienia łączności z siecią internet)”.
8) Przygotowania projektów i produkcji materiałów brandingowych, tj. do dwóch ścianek dwustronnych o aluminiowej konstrukcji i wymiarach 300x230, łatwych w montażu, które będą umieszczone w przestrzeni wydarzenia. Szczegółowy opis znajduje się w Rozdziale IX pt. „Wymagania dotyczące materiałów graficznych i brandingowych oraz oznakowania przestrzeni ”.
9) Zrealizowania transmisji online wydarzenia na kanale otwartym/kanałach otwartych Zamawiającego. W trakcie transmisji Wykonawca zapewni, zgodnie z wymogami WCAG, tłumaczy migowych. Scenariusz realizacji transmisji zostanie opracowany po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Więcej w Rozdziale X pt.: „Transmisja online”.
10) Oprawy wizualnej i dźwiękowej „Kongresu OSE 2025”, o których mowa w Rozdziale XI pt.: „Oprawa wizualna i dźwiękowa”.
11) Pełnej obsługi technicznej, merytorycznej oraz client service podczas realizacji wydarzenia.
12) Personelu biorącego udział w wydarzeniu tj.: Prowadzącego/Prowadzącej „Kongres OSE 2025”; promotorów (powinni oni mieć element stroju z widocznym oznakowaniem Zamawiającego oraz pełnić rolę informatorów dla Uczestników wydarzenia przez cały czas jego trwania). Prelegentów „Kongresu OSE 2025” zapewnia Zamawiający. Informacje o personelu znajdują się w Rozdziale XII pt.: „Obsługa personelu”.
13) Usługi makijażu i fryzjera dla prelegentów „Kongresu OSE 2025” i Prowadzącego/Prowadzącej.
14) Imiennych certyfikatów w formacie pdf dla stacjonarnych Uczestników wydarzenia. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego listę osób, dla których przygotuje certyfikaty.
15) Dokumentacji filmowej i fotograficznej wydarzenia. Informacje w tym zakresie znajdują się w Rozdziale XIV pt.: „Dokumentacja filmowa i fotograficzna”.
16) Wykonawca ma za zadanie umieszczać wskazane logotypy w wersji full color na wszystkich materiałach, w tym również na gadżetach wchodzących w skład realizacji „Kongresu OSE 2025” . Pliki z logotypami w wymaganych formatach zostaną przekazane Wykonawcy po podpisaniu umowy.
2. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą prezentacji oferowanych przez Wykonawcę określonych elementów przedmiotu zamówienia, tj.:
-propozycji wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji w ramach kryterium oceny ofert pn. „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” zgodnie z zapisami Rozdziału XIV SWZ, a także w celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega, że składana prezentacja na potrzeby oceny w kryterium „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” nie podlega uzupełnieniu.
3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu:
Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia;
pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia.
Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności.
4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ oraz Załączniku do SOPZ - KV.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami oceny ofert i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach tych kryteriów. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Usługi w zakresie organizacji imprez 📦
Opis
Wewnętrzny identyfikator: ZZOSE.2611.53.2025.440.PKD[OSE2025]
Przedmiotowe zamówienie jest odpowiednie również dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) ✅
Informacje dodatkowe:

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 4 stycznia 2026 r. Ofertę stanowi: 1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ), 2) Formularz Cenowy (Załącznik nr 3 do SWZ), 3) Wizualizacja w postaci prezentacji Wykonawcy na potrzeby oceny w ramach kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)”, uwzględniającej elementy określone w Rozdziale IX ust. 3 SWZ UWAGA! Zamawiający informuje, że żąda złożenia wizualizacji akcesoriów konferencyjnych o której mowa powyżej wraz z ofertą. W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży wizualizacji lub gdy wizualizacja nie będzie kompletna, Zamawiający nie będzie wzywał do jej złożenia, a w przypadku braku wizualizacji przyzna w kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” 0 pkt. Zamawiający zastrzega, że wizualizacja akcesoriów która nie będzie spełniała wymogów określonych w SOPZ tj. przykładowo będzie zawierać kalendarz biurowy, który nie będzie w formie zeszytu w formacie A5, skutkować będzie odrzuceniem na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp. Wizualizację opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentacji. Wraz z ofertą należy złożyć: 1) Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia (Załącznik nr 4 do SWZ); 2) Pełnomocnictwo wskazujące pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie (w przypadku złożenia oferty przez konsorcjum). 3) Pełnomocnictwo do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem); 8. Pełnomocnictwa powinny być złożone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, tj.: 1) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument elektroniczny – Wykonawca przekazuje ten dokument, 2) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem, 3) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym kwalifikowanym – przekazuje się ten dokument, 4) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem. 8. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez podpisanie podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Poświadczenia dokonuje notariusz lub Wykonawca (członek konsorcjum– odpowiednio w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą), a w przypadku pełnomocnictwa poświadczenia dokonuje notariusz lub mocodawca. Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia; pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia. Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 4 stycznia 2026 r.
Ofertę stanowi:
1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ),
2) Formularz Cenowy (Załącznik nr 3 do SWZ),
3) Wizualizacja w postaci prezentacji Wykonawcy na potrzeby oceny w ramach kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)”, uwzględniającej elementy określone w Rozdziale IX ust. 3 SWZ
UWAGA!
Zamawiający informuje, że żąda złożenia wizualizacji akcesoriów konferencyjnych o której mowa powyżej wraz z ofertą. W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży wizualizacji lub gdy wizualizacja nie będzie kompletna, Zamawiający nie będzie wzywał do jej złożenia, a w przypadku braku wizualizacji przyzna w kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” 0 pkt. Zamawiający zastrzega, że wizualizacja akcesoriów która nie będzie spełniała wymogów określonych w SOPZ tj. przykładowo będzie zawierać kalendarz biurowy, który nie będzie w formie zeszytu w formacie A5, skutkować będzie odrzuceniem na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp.
Wizualizację opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentacji.
Wraz z ofertą należy złożyć:
1) Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia (Załącznik nr 4 do SWZ);
2) Pełnomocnictwo wskazujące pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie (w przypadku złożenia oferty przez konsorcjum).
3) Pełnomocnictwo do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem);
8. Pełnomocnictwa powinny być złożone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, tj.:
1) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument elektroniczny – Wykonawca przekazuje ten dokument,
2) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem,
3) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym kwalifikowanym – przekazuje się ten dokument,
4) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem.
8. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez podpisanie podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Poświadczenia dokonuje notariusz lub Wykonawca (członek konsorcjum– odpowiednio w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą), a w przypadku pełnomocnictwa poświadczenia dokonuje notariusz lub mocodawca.
Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu:
Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia;
pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia.
Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności.

Dodatkowe produkty/usługi:

Artykuły informacyjne i promocyjne 📦

Hotelarskie usługi noclegowe 📦

Materiały reklamowe 📦

+ jeszcze 7

Produkcja reklamowych taśm wideo 📦

Usługi fotograficzne i pomocnicze 📦

Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 📦

Usługi kinematograficzne oraz wideo 📦

Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 📦

Usługi w zakresie makijażu 📦

Usługi zapewniania miejsc parkingowych 📦

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności:

Lokalizacja realizacji zamówienia: Warszawa, nie więcej niż 10 km od Dworca PKP Warszawa Centralna (ul. Aleje Jerozolimskie 54, 00-024 Warszawa), odległość mierzona za pomocą Google Maps, uwzględniająca najkrótszą trasę przejazdu samochodem. Przestrzeń, w której odbędzie się wydarzenie powinna być nowoczesna – szczegółowe wytyczne dotyczące miejsca wydarzenia znajdują się w treści SOPZ w Rozdziale IV pt.: „Wymagania dotyczące przestrzeni konferencyjnej”.

Miejscowość: Warszawa
Kraj: Polska 🇵🇱
Miejsce wykonania: Miasto Warszawa 🏙️
Czas trwania
Data rozpoczęcia: 2025-12-02 📅
Data końcowa: 2025-12-16 📅
Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Cena (waga): 80
Kryterium jakości (nazwa): Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)
Kryterium jakości (waga): 20
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE
Główne aspekty procedury:

1. Postępowanie jest na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w którym wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro na podstawie art. 359 pkt 1) przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1320), zwanej dalej ustawą Pzp. 2. Postępowanie jest prowadzone w języku polskim. 3. Zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 300 000.00 złotych brutto. 4. Na podstawie art. 310 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane. 5. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. W SOPZ uwzględniono wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, o których mowa w art. 100 ustawy PZp.

Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2025-10-07 11:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2025-10-07 12:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert (miejsce): Otwarcie ofert nastąpi w sposób zautomatyzowany w Platformie zakupowej Zamawiającego pod adresem https://nask.eb2b.com.pl.
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90 dni
Warunki przetargu
Data otwarcia: 2025-10-07 12:00:00 📅
Miejsce:

Otwarcie ofert nastąpi w sposób zautomatyzowany w Platformie zakupowej Zamawiającego pod adresem https://nask.eb2b.com.pl.

Fakturowanie elektroniczne: Wymagane
Stosowane będą zamówienia elektroniczne ✅
Stosowana będzie płatność elektroniczna ✅
Kryteria przyznawania nagród
Rodzaj wagi: Waga (wartość punktowa, dokładna)
Warunki przetargu
Umowa zawiera warunki realizacji ✅
Wymagana umowa o zachowaniu poufności ✅

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:

Szczegółowe informacje w zakresie płatności znajdują się we Wzorze Umowy stanowiącym załącznik do SWZ.

Warunki związane z umową
Warunki realizacji zamówienia:

Szczegółowe informacje o warunkach realizacji zamówienia zawierają SOPZ oraz wzór umowy, które są załącznikami do SWZ.

Warunki uczestnictwa
Podstawa wykluczenia: Aktywami zarządza likwidator
Opis przesłanek wykluczenia:

Zamawiający stosuje przesłanki wykluczenia wykonawcy określone w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, art. 109 ust. 1 pkt 1 i 4-10 ustawy Pzp, art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej oraz art. 5k Rozporządzenia 833/2014. 2. W celu wstępnego potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania każdy wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie wskazanym w SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do SWZ. 1) Zgodnie z art. 359 pkt 1 w zw. z art. 360 ustawy Pzp Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia na wzorze stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ. 3. Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia oraz podmiotowych środków dowodowych wskazanych w ust. 4 poniżej przez: 1) wykonawcę, 2) w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – przez każdego z wykonawców. Zamawiający zastosuje procedurę odwróconą badania i oceny ofert, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: A. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia: 1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ; 2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji; W przypadku gdy odpis jest dostępny bezpłatnie w publicznej bazie danych Zamawiający nie wymaga złożenia odpisu. 3) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ; Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast: 1) odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej o której mowa w lit. A pkt 2) – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że: a) nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. 2) Dokumenty, o których mowa w pkt 1, powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem. Szczegółowe informacje dotyczące podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania znajdują się w SWZ zamieszczonej na stronie postępowania.

Opis przesłanek wykluczenia

Zamawiający stosuje przesłanki wykluczenia wykonawcy określone w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, art. 109 ust. 1 pkt 1 i 4-10 ustawy Pzp, art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej oraz art. 5k Rozporządzenia 833/2014. 2. W celu wstępnego potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania każdy wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie wskazanym w SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do SWZ. 1) Zgodnie z art. 359 pkt 1 w zw. z art. 360 ustawy Pzp Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia na wzorze stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ. 3. Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia oraz podmiotowych środków dowodowych wskazanych w ust. 4 poniżej przez: 1) wykonawcę, 2) w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia – przez każdego z wykonawców.
Zamawiający zastosuje procedurę odwróconą badania i oceny ofert, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp.
Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
A. W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia:
1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ;
2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji; W przypadku gdy odpis jest dostępny bezpłatnie w publicznej bazie danych Zamawiający nie wymaga złożenia odpisu.
3) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ;
Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast:
1) odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej o której mowa w lit. A pkt 2) – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
a) nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
2) Dokumenty, o których mowa w pkt 1, powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.
Szczegółowe informacje dotyczące podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia wykonawcy z postępowania znajdują się w SWZ zamieszczonej na stronie postępowania.

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa - Państwowy Instytut Badawczy
Krajowy numer rejestracyjny: PL 5210417157
Departament: Pion Zamówień i Zakupów
Adres pocztowy: ul. Kolska 12
Kod pocztowy: 01-045
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: zamowienia.publiczne@nask.pl 📧
Telefon: +48 22 380 82 00 📞
Fax: +48 22 380 83 91 📠
URL: https://www.nask.pl 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://nask.eb2b.com.pl 🌏
Adres profilu nabywcy: https://nask.eb2b.com.pl 🌏
Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
Główna działalność
Ogólne usługi publiczne
Komunikacja
Dokumenty URL: https://nask.eb2b.com.pl 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://nask.eb2b.com.pl 🌏
Adres URL narzędzia do zamówień: https://nask.eb2b.com.p 🌏
Nazwa: Platforma eb2b
Zgłoszenie elektroniczne: Wymagane

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Prezes Krajowej Izby Odwoławczej
Krajowy numer rejestracyjny: nie dotyczy
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Punkt kontaktowy: Sekretariat Biura Odwołań
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 22 458 78 01 📞
Fax: +48 22 458 78 00 📠
URL: https://www.gov.pl/web/uzp/krajowa-izba-odwolawcza 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://www.gov.pl/web/uzp/kontakt2 🌏
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych:

Dział IX Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony
prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz
innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w
konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego
przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego
postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów
zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt
15, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się
według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec terminu do wykonania czynności
przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po
dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku
zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od
dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego
wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego
stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż
określony w lit. a; 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w
terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności
można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w
przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od
dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć
wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku
zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 4. Jeżeli zamawiający nie
opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał
wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do
złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie
wnosi się nie później niż w terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień
Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia
zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie
udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6
miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo
zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie
zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b)
zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo
zamówienia z wolnej ręki.

Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Źródło: OJS 2025/S 182-621740 (2025-09-22)

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-10-03)
Obiekt
Opis
Informacje dodatkowe:

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 10 stycznia 2026 r. Ofertę stanowi: 1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ), 2) Formularz Cenowy (Załącznik nr 3 do SWZ), 3) Wizualizacja w postaci prezentacji Wykonawcy na potrzeby oceny w ramach kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)”, uwzględniającej elementy określone w Rozdziale IX ust. 3 SWZ UWAGA! Zamawiający informuje, że żąda złożenia wizualizacji akcesoriów konferencyjnych o której mowa powyżej wraz z ofertą. W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży wizualizacji lub gdy wizualizacja nie będzie kompletna, Zamawiający nie będzie wzywał do jej złożenia, a w przypadku braku wizualizacji przyzna w kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” 0 pkt. Zamawiający zastrzega, że wizualizacja akcesoriów która nie będzie spełniała wymogów określonych w SOPZ tj. przykładowo będzie zawierać kalendarz biurowy, który nie będzie w formie zeszytu w formacie A5, skutkować będzie odrzuceniem na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp. Wizualizację opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentacji. Wraz z ofertą należy złożyć: 1) Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia (Załącznik nr 4 do SWZ); 2) Pełnomocnictwo wskazujące pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie (w przypadku złożenia oferty przez konsorcjum). 3) Pełnomocnictwo do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem); 8. Pełnomocnictwa powinny być złożone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, tj.: 1) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument elektroniczny – Wykonawca przekazuje ten dokument, 2) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem, 3) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym kwalifikowanym – przekazuje się ten dokument, 4) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem. 8. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez podpisanie podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Poświadczenia dokonuje notariusz lub Wykonawca (członek konsorcjum– odpowiednio w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą), a w przypadku pełnomocnictwa poświadczenia dokonuje notariusz lub mocodawca. Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie. Wykonawca przekaże Zamawiającemu: Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia; pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia. Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 10 stycznia 2026 r.
Ofertę stanowi:
1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ),
2) Formularz Cenowy (Załącznik nr 3 do SWZ),
3) Wizualizacja w postaci prezentacji Wykonawcy na potrzeby oceny w ramach kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)”, uwzględniającej elementy określone w Rozdziale IX ust. 3 SWZ
UWAGA!
Zamawiający informuje, że żąda złożenia wizualizacji akcesoriów konferencyjnych o której mowa powyżej wraz z ofertą. W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży wizualizacji lub gdy wizualizacja nie będzie kompletna, Zamawiający nie będzie wzywał do jej złożenia, a w przypadku braku wizualizacji przyzna w kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” 0 pkt. Zamawiający zastrzega, że wizualizacja akcesoriów która nie będzie spełniała wymogów określonych w SOPZ tj. przykładowo będzie zawierać kalendarz biurowy, który nie będzie w formie zeszytu w formacie A5, skutkować będzie odrzuceniem na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp.
Wizualizację opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentacji.
Wraz z ofertą należy złożyć:
1) Oświadczenie o braku podstaw wykluczenia (Załącznik nr 4 do SWZ);
2) Pełnomocnictwo wskazujące pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie (w przypadku złożenia oferty przez konsorcjum).
3) Pełnomocnictwo do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem);
8. Pełnomocnictwa powinny być złożone zgodnie z przepisami Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, tj.:
1) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument elektroniczny – Wykonawca przekazuje ten dokument,
2) Jeżeli dokument został wystawiony przez podmiot upoważniony inny niż Wykonawca (np. właściwy do jego wydania organ administracyjny lub sądowy) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem,
3) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) w formie elektronicznej z podpisem elektronicznym kwalifikowanym – przekazuje się ten dokument,
4) Jeżeli dokument został wystawiony przez inny podmiot (np. Wykonawcę, wystawcę referencji) jako dokument papierowy – Wykonawca przekazuje elektroniczną kopię dokumentu poświadczoną za zgodność z oryginałem.
8. Poświadczenie za zgodność z oryginałem następuje przez podpisanie podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Poświadczenia dokonuje notariusz lub Wykonawca (członek konsorcjum– odpowiednio w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą), a w przypadku pełnomocnictwa poświadczenia dokonuje notariusz lub mocodawca.
Wydarzenie odbędzie się w dniu 2 grudnia 2025 r. w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w Ofercie.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu:
Dokumentację Wydarzenia w terminie Do 7 Dni kalendarzowych od dnia Wydarzenia;
pakiet minimum 10 zdjęć dokumentujących Wydarzenie w dniu Wydarzenia.
Umowa obowiązuje od dnia zawarcia do czasu wykonania wszystkich Usług określonych w Umowie i SOPZ nie później niż do upływu 14 dnia kalendarzowego od dnia Wydarzenia, z zastrzeżeniem tych postanowień umowy, które przewidują dłuższe okresy obowiązywania, to jest § 12 poufności informacji i odpowiedzialności za naruszenie poufności.

Procedura
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2025-10-13 11:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2025-10-13 12:00:00 📅
Warunki przetargu
Data otwarcia: 2025-10-13 12:00:00 📅

Zmiany
Inne informacje dodatkowe
Główny powód zmiany: Aktualizacja informacji
Informacje o modyfikacjach
Poprzednia wersja ogłoszenia, która jest zmieniana: 621740-2025
Źródło: OJS 2025/S 192-655835 (2025-10-03)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2025-12-15)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT): 183739.84 PLN 💰

Udzielenie zamówienia
Udzielono zamówienia/części zamówienia ✅
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Numer umowy: UMOWA NR 75926
Data zawarcia umowy: 2025-11-17 📅
Tytuł: UMOWA NR 75926
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 16
Liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 16
Liczba ofert otrzymanych od MŚP: 16
Liczba ofert otrzymanych od oferentów z państw spoza UE: 0
Liczba ofert otrzymanych od oferentów z innych państw członkowskich UE: 0
Informacja o wartości zamówienia/działki (bez VAT)
Całkowita wartość umowy/działki: 183739.84 PLN 💰
Oferta została sklasyfikowana
Miejsce na liście zwycięzców: 1
Identyfikator oferty: oferta Event Studio s.c.
Lider uczestnika przetargu ✅
Informacje o podwykonawstwie
Opis:

Holiday Inn Express Postępu 15F, 02-676 Warszawa Usługi hotelowe DOM KULTURY KADR Wincentego Rzymowskiego 32, 02-697 Warszawa WYNAJEM SALI Pozostali podwykonawcy nieznani na etapie składania oferty.

Identyfikator części zamówienia lub grupy części: LOT-0001
Krótki opis części zamówienia, która zostanie zlecona podwykonawcom:

Zamówienie zostanie prawdopodobnie zlecone podwykonawcom ✅
Informacje o przetargach
Zamówienie zostało udzielone grupie wykonawców ✅
Nazwa strony oferującej: Event Studio s.c. Dąbrowski Kotłowski
Nazwa i adres wykonawcy
Nazwa: Event Studio Rafał Dąbrowski
Krajowy numer rejestracyjny: 9461811965
Adres pocztowy: ul. Gęsia 28b lok. 9
Kod pocztowy: 20-719
Miasto pocztowe: Lublin
Region: Lubelski 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Organizacja jest osobą fizyczną ✅
Wielkość podmiotu gospodarczego: Mikro-
Nazwa: Event Studio Rafał Kotłowski
Krajowy numer rejestracyjny: 9461810291
Źródło: OJS 2025/S 243-837106 (2025-12-15)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Różne usługi branżowe i podobne (>20)

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów (12)

Usługi w zakresie organizacji imprez (7)

Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych (1)