Kompleksowa organizacja, obsługa i nadzór jednodniowej konferencji promującej kompetencje STEM w ramach projektu "Śląskie. Inwestujemy w talenty - PLUS - I edycja"

Województwo Śląskie

Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja, obsługa i nadzór jednodniowej konferencji promującej kompetencje STEM w ramach projektu "Śląskie. Inwestujemy w talenty - PLUS - I edycja"

Termin

Termin składania ofert wynosił 2025-03-17. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2025-02-14.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

Kto?

• Województwo Śląskie

Co?

Gdzie?

• Luxembourg › Luxembourg
• Śląskie › Katowicki
• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2025-02-14	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-03-03	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-03-13	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-07-11	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-02-14)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Kompleksowa organizacja, obsługa i nadzór jednodniowej konferencji promującej kompetencje STEM w ramach projektu "Śląskie. Inwestujemy w talenty - PLUS - I edycja"
Numer referencyjny: BZ-ZP.272.8.3.2025.PG
Krótki opis:
“Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja, obsługa i nadzór jednodniowej konferencji promującej kompetencje STEM w ramach projektu "Śląskie....”
Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 📦
Opis
Opis zamówienia:
“1. Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja, obsługa i nadzór jednodniowej konferencji promującej kompetencje STEM w ramach projektu "Śląskie....”
Informacje dodatkowe:
“1. Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania: 1.1. Przedmiot Umowy zostanie zrealizowany w terminie: nie później niż do 17 października 2025 r. 1.2....”

Informacje dodatkowe

1. Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania:
1.1. Przedmiot Umowy zostanie zrealizowany w terminie: nie później niż do 17 października 2025 r.
1.2. Terminy pośrednie wykonania umowy:
a) w terminie do 5 dni roboczych od podpisania Umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje miejsca organizacji wydarzenia;
b) w terminie do 5 dni roboczych od podpisania Umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje terminu organizacji wydarzenia;
c) w terminie 7 dni roboczych od podpisania Umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 2 propozycje gadżetów upominkowych,
d) w terminie do 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego terminu i miejsca konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje 2 prowadzących-moderatorów oraz po 2 prelegentów do każdego z 6 wymaganych tematów warsztatów/prelekcji;
e) w terminie do 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego terminu i miejsca konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 propozycje wokalistów;
f) w terminie do 7 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego terminu i miejsca konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 2 projekty graficzne wszystkich materiałów informacyjno-promocyjnych.
g) w przypadku braku akceptacji Zamawiającego projektów graficznych, Wykonawca najpóźniej w terminie 2 dni roboczych dokona zmian w projekcie graficznym, a następnie przekaże projekty do ponownej akceptacji Zamawiającemu.
h) Zamawiający zorganizuje spotkanie z Wykonawcą, prowadzącym oraz wszystkimi ekspertami (prelegentami/panelistami) w siedzibie Zamawiającego lub on-line w terminie minimum 10 dni roboczych przed terminem konferencji.
i) W terminie 7 dni roboczych przed terminem konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 propozycje menu lunchu;
j) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu plakaty promujące/informujące o konferencji, programy konferencji, informacje/kierunkowskazy umożliwiające dotarcie do miejsca organizacji konferencji na terenie obiektu: na 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem konferencji.
k) w terminie 7 dni roboczych od zakończenia konferencji, Wykonawca przekaże Zamawiającemu 100 zdjęć z konferencji;
l) w terminie 7 dni roboczych od zakończenia konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu dokumentację audio-wideo z konferencji;
m) w terminie do 14 dni od zakończenia konferencji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu oświadczenie zawierające następujące informacje: imię i nazwisko prowadzącego, ekspertów (prelegentów/panelistów), rodzaj zawartej umowy, daty przelewów oraz kwoty netto/brutto wynagrodzeń wypłaconych na wskazane rachunki.
2. Zamawiający wymaga, by:
2.1. miejsca spotkań posiadały niezbędną infrastrukturę dostosowaną
dla osób z niepełnosprawnościami, tzn. windę, pojazd oraz 1 toaletę dla osób z niepełnosprawnościami;
2.2. Konferencja była dostępna dla osób z niepełnoprawnością:
a) wzrokową (np. poprzez asystenta, przewodnika osoby niewidomej)
b) słuchową (np. poprzez tłumacza języka migowego lub pętle indukcyjne lub system FM)
2.3. Wykonawca zapewnił dwa niskie stoły umożliwiające swobodny poczęstunek osobom na wózku inwalidzkim oraz rozmieścił potrawy serwowane w formie bufetu szwedzkiego w sposób umożliwiający łatwy dostęp dla osób z niepełnosprawnościami;
2.4. Filmy zostały przygotowane w wariantach zawierających napisy rozszerzone i audiodeskrypcję;
2.5. Wszystkie materiały informacyjno-promocyjne przygotowane w wersji cyfrowej z wymogami WCAG 2.1 na poziomie AA.
3. Szczegółowe informacje dotyczące zamówienia w szczególności: podstawy wykluczenia, warunki udziału w postępowaniu, wykaz podmiotowych środków dowodowych oraz informacje na temat form składanych dokumentów znajdują się w SWZ.

Dodatkowe produkty/usługi: Usługi w zakresie promocji 📦
Dodatkowe produkty/usługi: Usługi seminaryjne 📦
Dodatkowe produkty/usługi: Usługi bufetowe 📦
Dodatkowe produkty/usługi: Usługi fotograficzne i pomocnicze 📦
Miejsce wykonania: Katowicki 🏙️
Czas trwania
Data końcowa: 2025-10-17 📅
Informacje o opcjach
Opcje ✅
Opis opcji:
“Zamawiający nie przewiduje opcji”
Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Cena (waga): 60
Kryterium jakości (nazwa): Dodatkowe doświadczenie koordynatora
Kryterium jakości (waga): 40
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2025-03-17 10:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2025-03-17 11:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert (miejsce): Otwarcie ofert nastąpi za pośrednictwem platformy poprzez odszyfrowanie złożonych ofert. Zamawiający nie przewiduje jawnego/publicznego otwarcia ofert.
Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia):
“Dotyczy pkt 5.1.12 Termin, do którego oferta musi pozostać ważna: Wykonawca jest związany ofertą od dnia upływu terminu składania ofert do dnia 14.06.2025 r.”
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów:
“1. Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania...”

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert), a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 2 usługi, każda polegająca na zorganizowaniu i obsłudze wydarzenia o charakterze konferencji/ kongresu/ gali/ sympozjum lub innego tożsamego wydarzenia w formie stacjonarnej dla grupy co najmniej 150 uczestników, każda o wartości nie mniejszej niż 100 000,00 zł brutto.
Dodatkowe wymagania dotyczące ww. warunku wykazane zostały w uwagach do pkt 3.4.1. rozdziału VI SWZ.
2. Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia publicznego jedną osobę do pełnienia funkcji koordynatora wydarzenia posiadającą doświadczenie przy nadzorowaniu lub/i koordynacji realizacji co najmniej 2 wydarzeń o charakterze konferencji/ kongresu/ gali / sympozjum lub innego tożsamego wydarzenia w formule stacjonarnej, w tym 1 wydarzenia z udziałem co najmniej 150 osób w okresie ostatnich 3 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert)
Dodatkowe wymagania dotyczące ww. warunku wykazane zostały w uwagach do pkt 3.4.1. rozdziału VI SWZ.
3. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona (przed wyborem najkorzystniejszej oferty), w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu (określonych przez Zamawiającego w pkt 3 rozdziału VI SWZ), na podstawie art. 126 ust. 1 ustawy Pzp zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 10 dni następujących aktualnych na dzień ich złożenia podmiotowych środków dowodowych
1) w celu wykazania spełniania warunku, o którym mowa w pkt 1. powyżej:
wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy;
Okres, o którym wyżej mowa liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
Uwaga: Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami - wykaz, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
2) w celu wykazania spełniania warunku, o którym mowa w pkt 2. powyżej:
wykaz osoby skierowanej przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnej za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat jej doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nią czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tą osobą.
Uwaga: w wykazie osoby, na dowód spełnienia warunku udziału w postępowaniu należy wykazać Osobę wskazaną przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (jeżeli dotyczy).

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:
“Zasady finansowe zostały opisane w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie powyższego zamówienia publicznego i znajdują się w Załączniku nr 2 do SWZ.”
Warunki związane z umową
Warunki realizacji zamówienia:
“Umowa w sprawie zamówienia zostanie zawarta na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią Załącznik nr 2 do SWZ.”

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Województwo Śląskie
Krajowy numer rejestracyjny: 9542770064
Adres pocztowy: ul. Ligonia 46
Kod pocztowy: 40-037
Miasto pocztowe: Katowice
Region: Katowicki 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: zamowienia@slaskie.pl 📧
Telefon: +48 32 77 40 354 📞
URL: https://www.slaskie.pl 🌏
Adres profilu nabywcy: https://bip.slaskie.pl 🌏
Rodzaj instytucji zamawiającej
Organ władzy regionalnej lub lokalnej
Główna działalność
Ogólne usługi publiczne
Komunikacja
Dokumenty URL: https://bip.slaskie.pl/ogloszenia_i_aktualnosci/zamowienia_publiczne/zamowienia_wszczete_od_dnia_01012021_r/zamowienia_powyzej_kwot_unijnych/?p=2025%5EPrzetarg+nieograniczony%5Eaktualne 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://slaskie.ezamawiajacy.pl 🌏

Informacje uzupełniające
Informacje dodatkowe

“1. Oferta musi obejmować całość zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Oferta częściowa stanowić będzie ofertę o...”
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Krajowy numer rejestracyjny: 5262239325
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 224587801 📞
Fax: +48 224587800 📠
URL: http://www.uzp.gov.pl/kio 🌏
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Krajowy numer rejestracyjny: 5262239325
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 224587801 📞
Fax: +48 224587800 📠
URL: http://www.uzp.gov.pl/kio 🌏
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych:
“1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść...”
Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Stosowane będą zamówienia elektroniczne
Stosowana będzie płatność elektroniczna
Źródło: OJS 2025/S 033-103528 (2025-02-14)

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-03-03)
Instytucja zamawiająca
Komunikacja
Dokumenty URL: https://bip.slaskie.pl/ogloszenia_i_aktualnosci/zamowienia_publiczne/zamowienia_wszczete_od_dnia_01012021_r/zamowienia-na-uslugi-spoleczne-i-inne-szczegolne-uslugi-powyzej-kwot-unijnych/?p=2025%5EPrzetarg+nieograniczony%5Eaktualne 🌏
Źródło: OJS 2025/S 044-141545 (2025-03-03)

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-03-13)
Procedura
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2025-03-21 10:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2025-03-21 11:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia):
“Dotyczy pkt 5.1.12 Termin, do którego oferta musi pozostać ważna: Wykonawca jest związany ofertą od dnia upływu terminu składania ofert do dnia 18.06.2025 r.”
Źródło: OJS 2025/S 052-165792 (2025-03-13)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2025-07-11)
Obiekt
Zakres zamówienia
Wartość szacunkowa bez VAT: 205658.69 PLN 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT): 123 600 PLN 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT) (najwyższa oferta): 257115.82 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT) (najniższa oferta): 123 600 💰
Opis
Informacje dodatkowe:
“1. Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania: 1.1. Przedmiot Umowy zostanie zrealizowany w terminie: nie później niż do 17 października 2025 r. 1.2....”

Informacje dodatkowe

1. Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania:
1.1. Przedmiot Umowy zostanie zrealizowany w terminie: nie później niż do 17 października 2025 r.
1.2. Terminy pośrednie wykonania umowy:
a) w terminie do 5 dni roboczych od podpisania Umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje miejsca organizacji wydarzenia;
b) w terminie do 5 dni roboczych od podpisania Umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej 2 propozycje terminu organizacji wydarzenia;
c) w terminie 7 dni roboczych od podpisania Umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 2 propozycje gadżetów upominkowych,
d) w terminie do 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego terminu i miejsca konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje 2 prowadzących-moderatorów oraz po 2 prelegentów do każdego z 6 wymaganych tematów warsztatów/prelekcji;
e) w terminie do 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego terminu i miejsca konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 propozycje wokalistów;
f) w terminie do 7 dni roboczych od dnia zatwierdzenia przez Zamawiającego terminu i miejsca konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 2 projekty graficzne wszystkich materiałów informacyjno-promocyjnych.
g) w przypadku braku akceptacji Zamawiającego projektów graficznych, Wykonawca najpóźniej w terminie 2 dni roboczych dokona zmian w projekcie graficznym, a następnie przekaże projekty do ponownej akceptacji Zamawiającemu.
h) Zamawiający zorganizuje spotkanie z Wykonawcą, prowadzącym oraz wszystkimi ekspertami (prelegentami/panelistami) w siedzibie Zamawiającego lub on-line w terminie minimum 10 dni roboczych przed terminem konferencji.
i) W terminie 7 dni roboczych przed terminem konferencji, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu 3 propozycje menu lunchu;
j) Wykonawca dostarczy Zamawiającemu plakaty promujące/informujące o konferencji, programy konferencji, informacje/kierunkowskazy umożliwiające dotarcie do miejsca organizacji konferencji na terenie obiektu: na 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem konferencji.
k) w terminie 7 dni roboczych od zakończenia konferencji, Wykonawca przekaże Zamawiającemu 100 zdjęć z konferencji;
l) w terminie 7 dni roboczych od zakończenia konferencji Wykonawca przekaże Zamawiającemu dokumentację audio-wideo z konferencji;
m) w terminie do 14 dni od zakończenia konferencji Wykonawca przedstawi Zamawiającemu oświadczenie zawierające następujące informacje: imię i nazwisko prowadzącego, ekspertów (prelegentów/panelistów), rodzaj zawartej umowy, daty przelewów oraz kwoty netto/brutto wynagrodzeń wypłaconych na wskazane rachunki.
2. Zamawiający wymaga, by:
2.1. miejsca spotkań posiadały niezbędną infrastrukturę dostosowaną
dla osób z niepełnosprawnościami, tzn. windę, pojazd oraz 1 toaletę dla osób z niepełnosprawnościami;
2.2. Konferencja była dostępna dla osób z niepełnoprawnością:
a) wzrokową (np. poprzez asystenta, przewodnika osoby niewidomej)
b) słuchową (np. poprzez tłumacza języka migowego lub pętle indukcyjne lub system FM)
2.3. Wykonawca zapewnił dwa niskie stoły umożliwiające swobodny poczęstunek osobom na wózku inwalidzkim oraz rozmieścił potrawy serwowane w formie bufetu szwedzkiego w sposób umożliwiający łatwy dostęp dla osób z niepełnosprawnościami;
2.4. Filmy zostały przygotowane w wariantach zawierających napisy rozszerzone i audiodeskrypcję;
2.5. Wszystkie materiały informacyjno-promocyjne przygotowane w wersji cyfrowej z wymogami WCAG 2.1 na poziomie AA.
3. Dotyczy pkt 8.1 ORG0004 i ORG0005: Wielkość podmiotu gospodarczego: Jednoosobowa działalność gospodarcza.

Udzielenie zamówienia
Udzielono zamówienia/części zamówienia ✅
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Numer umowy: CRU WSL-2268/25
Data zawarcia umowy: 2025-06-12 📅
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 11
Liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 11
Liczba ofert otrzymanych od MŚP: 10
Liczba ofert otrzymanych od oferentów z państw spoza UE: 0
Liczba ofert otrzymanych od oferentów z innych państw członkowskich UE: 0
Informacja o wartości zamówienia/działki (bez VAT)
Najwyższa oferta: 257115.82 💰
Najniższa oferta: 123 600 💰
Całkowita wartość umowy/działki: 123 600 PLN 💰
Informacje o przetargach
Zamówienie zostało udzielone grupie wykonawców ✅
Nazwa i adres wykonawcy
Nazwa: Perfect Image Jolanta Gogolewska-Kosińska
Krajowy numer rejestracyjny: NIP: 9510023223
Adres pocztowy: ul. Foksal 16/5
Kod pocztowy: 00-372
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: jolanta@perfectimage.eu 📧
Telefon: +48 602 253 072 📞
Źródło: OJS 2025/S 132-458377 (2025-07-11)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Różne usługi branżowe i podobne (>20)

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów (>20)