Kompleksowa organizacja zagranicznych wizyt studyjnych.

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowa organizacja zagranicznych wizyt studyjnych”
• Portugalia: Lizbona, Coimbra, Evore (6 dni – 5 noclegów)
• Holandia: Limburgia, Amsterdam (6 dni – 5 noclegów)
dla interesariuszy Procesu Przedsiębiorczego Odkrywania (PPO) w tym pracowników realizujących projekt dla 25 osób (każda wizyta studyjna) obejmująca między innymi:
• przygotowanie programu wizyty studyjnej;
• organizację spotkań;
• organizacja Business Mixer podczas wizyty studyjnej;
• zapewnienie transportu;
• zapewnienie koordynatora wizyty studyjnej;
• zapewnienie obsługi tłumaczeniowej;
• zakwaterowanie i wyżywienie;
• ubezpieczenie wyjazdu;
• inne czynności niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kompleksowej organizacji wizyty studyjnej.
Przedmiot zamówienia został opisany w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „SOPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, będącym jednocześnie Załącznikiem nr 1 do projektu umowy (Załącznik nr 4 do SWZ).
Projekt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik Nr 4A do SWZ.
2. Projekt, którego dotyczy umowa, jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Łódzkiego 2021-2027.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowa organizacja zagranicznych wizyt studyjnych”
• Portugalia: Lizbona, Coimbra, Evore (6 dni – 5 noclegów)
• Holandia: Limburgia, Amsterdam (6 dni – 5 noclegów)
dla interesariuszy Procesu Przedsiębiorczego Odkrywania (PPO) w tym pracowników realizujących projekt dla 25 osób (każda wizyta studyjna) obejmująca między innymi:
• przygotowanie programu wizyty studyjnej;
• organizację spotkań;
• organizacja Business Mixer podczas wizyty studyjnej;
• zapewnienie transportu;
• zapewnienie koordynatora wizyty studyjnej;
• zapewnienie obsługi tłumaczeniowej;
• zakwaterowanie i wyżywienie;
• ubezpieczenie wyjazdu;
• inne czynności niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kompleksowej organizacji wizyty studyjnej.
Przedmiot zamówienia został opisany w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „SOPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, będącym jednocześnie Załącznikiem nr 1 do projektu umowy (Załącznik nr 4 do SWZ).
Projekt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowi Załącznik Nr 4A do SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia:
Przedmiot zamówienia winien zostać zrealizowany w okresie 6 miesięcy od dnia podpisania umowy.
Szczegóły dotyczące poszczególnych terminów realizacji przedmiotu zamówienia zostały określone w projekcie umowy oraz w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.
2. Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.
3. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
4. Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych.
W celu oceny ofert w kryterium pn. „DODATKOWE DOŚWIADCZENIE KOORDYNATORA”, „ORGANIZACJA DODATKOWEGO ELEMENTU DLA UCZESTNIKÓW PODCZAS WIZYTY” oraz „LICZBA FIRM NA BUSINESS MIXER”, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia w punkcie 2 Formularza ofertowego (Załącznik nr 2 do SWZ) wymaganych w tych punktach informacji. Oferta w zakresie informacji żądanych w pkt 2 Formularza ofertowego nie będzie podlegała uzupełnieniu. Szczegółowe wymogi, co do powyższego środka wskazane zostały w pkt XX.2.2, XX.2.3 i XX.2.4 SWZ.
5. Dokumenty składane wraz z ofertą:
Ofertę należy sporządzić zgodnie z wzorem Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ. Ponadto do oferty należy załączyć:
a) oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez zamawiającego w SWZ.
b) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy);
c) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy (jeśli dotyczy);
d) pełnomocnictwo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia– Załącznik nr 5 do SWZ;
e) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (jeśli dotyczy) – wzór stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.
f) Oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 7 do SWZ;
g) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy) – Załącznik nr 8 do SWZ,

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Przedmiotem zamówienia jest „Kompleksowa organizacja zagranicznych wizyt studyjnych”
• Portugalia: Lizbona, Coimbra, Evore (6 dni – 5 noclegów)
• Holandia: Limburgia, Amsterdam (6 dni – 5 noclegów)
dla interesariuszy Procesu Przedsiębiorczego Odkrywania (PPO) w tym pracowników realizujących projekt dla 25 osób (każda wizyta studyjna)

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności do występowania w obrocie gospodarczym.
2. W zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, Zamawiający określa następujący warunek udziału w postępowaniu:
Zamawiający uzna, że Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej jeżeli wykaże, że jest wpisany do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych zgodnie z właściwymi postanowieniami ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych lub w przypadku Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, którzy nie podlegają obowiązkowi wpisu do ww. rejestru – posiadają odpowiednie zezwolenie, licencję, koncesję lub są wpisani do rejestru działalności regulowanej, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do świadczenia usług obejmujących działalność w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub posiadają status członka organizacji, jeżeli członkostwo w tej organizacji jest niezbędne do świadczenia usług obejmujących działalność w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
- warunek, określony w pkt 2 będzie spełniony, jeśli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada odpowiednie uprawnienia i zrealizuje usługi, do realizacji których te uprawnia są wymagane;

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. W zakresie zdolności zawodowej zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:
1.1. Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie w sposób należyty wykonał co najmniej 3 usługi, z których każda polegała na organizacji zagranicznego wyjazdu studyjnego* lub zagranicznej wizyty studyjnej*, obejmującego/ej co najmniej: zapewnienie transportu, wyżywienia, noclegów, tłumacza, przygotowania programu wizyt/wyjazdu z czego każda/każdy była o wartości co najmniej 80 000,00 PLN brutto i w każdej wizycie/ wyjeździe wzięło udział minimum 15 osób.
*Przez „wyjazd studyjny/wizytę studyjną” rozumie się wyjazd specjalistyczny o charakterze szkoleniowym/poznawczym, w celu realizacji tematu branżowego/naukowego, realizowanego poprzez wizyty w obiektach lub instytucjach lub zakładach.
UWAGA: Dla potrzeb oceny spełniania warunku określonego powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty publikowany przez NBP na dzień opublikowania SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podanej w ust. II SWZ. Jeżeli w dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia po dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
1.2 Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować niżej wymienione osoby/osobę zdolną do wykonania zamówienia,
a) Koordynator zagranicznej wizyty studyjnej w Portugalii który będzie uczestniczyć w wizycie studyjnej, będzie odpowiedzialny za sprawy organizacyjne oraz za bieżące kontakty z Zamawiającym.
Koordynator musi posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w pełnieniu funkcji koordynatora/opiekuna/pilota 3 zagranicznych wyjazdów studyjnych*/ wizyt studyjnych* dla minimum 15 osób każda wizyta.
b) Koordynator zagranicznej wizyty studyjnej w Holandii, który będzie uczestniczyć w wizycie studyjnej, będzie odpowiedzialny za sprawy organizacyjne oraz za bieżące kontakty z Zamawiającym.
Koordynator musi posiadać doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w pełnieniu funkcji koordynatora/opiekuna/pilota 3 zagranicznych wyjazdów studyjnych*/ wizyt studyjnych* dla minimum 15 osób każda wizyta.
*Przez „wyjazd studyjny/wizytę studyjną” rozumie się wyjazd specjalistyczny o charakterze szkoleniowym/poznawczym, w celu realizacji tematu branżowego/naukowego, realizowanego poprzez wizyty w obiektach lub instytucjach lub zakładach.
Uwaga: Jedna osoba może pełnić dwie funkcje, wówczas warunki opisane w pkt a) i b) się nie sumują – taka osoba może wykazać się tym samym doświadczeniem.
Zamawiający zastrzega, że w trakcie wykonywania zamówienia, w przypadku zaistnienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających dalsze wykonywanie obowiązków przez wskazaną przez Wykonawcę osobę, Wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia, z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji Wykonawca obowiązany będzie przedstawić do zatwierdzenia Zamawiającemu osobę, która będzie posiadała co najmniej takie doświadczenie jak Koordynator projektu wskazany w wykazie osób, a także, jeśli przyznane zostały punkty w kryterium „Dodatkowe doświadczenie koordynatora ”, nowo wskazana osoba powinna posiadać doświadczenie co najmniej w zakresie takim, jakie posiadała osoba zastępowana.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
- warunek, określony w pkt 1.1, musi spełnić samodzielnie jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Analogicznie w przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu trzeciego celem wykazania spełnienia warunku, o którym mowa w punkcie 1.1 to podmiot trzeci ma spełnić ten warunek samodzielnie;
- warunki, w pozostałym zakresie, o których w pkt 1 powyżej mogą spełniać łącznie;
- w odniesieniu do warunków dotyczących zdolności zawodowych wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest wykazać brak podstaw do wykluczenia go z postępowania na podstawach wskazanych w SWZ.

Informacje dodatkowe

Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 Pzp.
1.Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również wykonawcę:
1) który z przyczyn leżących po jego stronie, w znacznym stopniu lub zakresie nie wykonał lub nienależycie wykonał albo długotrwale nienależycie wykonywał istotne zobowiązanie wynikające z wcześniejszej umowy w sprawie zamówienia publicznego lub umowy koncesji, co doprowadziło do wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy, odszkodowania, wykonania zastępczego lub realizacji uprawnień z tytułu rękojmi za wady;
2) który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził zamawiającego w błąd przy przedstawianiu informacji, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, co mogło mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia, lub który zataił te informacje lub nie jest w stanie przedstawić wymaganych podmiotowych środków dowodowych;
2.Zamawiający na podstawie art. 139 ust. 1 Pzp, zastrzega sobie możliwość, że najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
A. Wykaz podmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu
1. W celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących wymaganych uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej Zamawiający żąda:
- aktualnego zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych usług Turystycznych,
a w przypadku Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami RP, którzy nie podlegają obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki
i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych usług Turystycznych –
żąda odpowiedniego zezwolenia, licencji, koncesji lub potwierdzenia wpisu do rejestru działalności regulowanej, jeżeli ich posiadanie jest niezbędne do świadczenia
usług obejmujących działalność w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę
lub miejsce zamieszkania lub dokumentu potwierdzającego status członka danej organizacji,
jeżeli członkostwo w tej organizacji jest niezbędne do świadczenia usług obejmujących działalność w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz ułatwiania nabywania powiązanych usług turystycznych w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.
UWAGA:
W przypadku Wykonawców wpisanych do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych usług Turystycznych, działając zgodnie z art. 127 ust.1 pkt 1 Ustawy, Zamawiający samodzielnie uzyska dokument potwierdzający spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących wymaganych uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie dane umożliwiające dostęp do tego środka.
Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełnieniu warunku określonego w rozdz. IX pkt 2 SWZ
2. W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu zamawiający żąda:
- wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat*, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełnieniu warunku określonego w rozdz. IX pkt 5.1 SWZ
*okres wyrażony w latach jest liczony wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
UWAGA: Jeżeli Wykonawca powołuje się w wykazie na doświadczenie
w realizacji usług wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami wykaz usług (powyżej) dotyczy usług, w których wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
- wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełniania warunku określonego w rozdz. IX pkt 5.2. SWZ
4. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców wymienionych w artykule 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, wprowadzonym Rozporządzeniem (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022).
5. UWAGA: Wszelkie informacje nieujęte w niniejszym ogłoszeniu znajdują się w dokumentacji postępowania na stronie prowadzonego postępowania:
https://umwl.ezamawiajacy.pl/pn/UMWL/demand/227957/notice/public/details

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. W postępowaniu odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
5. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
6. Domniemywa się, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
7. Odwołanie w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne wnosi się w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.
8. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
9. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 7 i 8 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
10. Jeżeli zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
a) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
b) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
11. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
12. Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.