„Kompleksowa usługa organizacji dwudniowej konferencji w Białymstoku”

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi technicznej dwudniowej konferencji pt. „Polityka wdrażania EZD w RP i wsparcie świadczone przez NASK” w ramach zadania „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, realizowanego na podstawie Umowy dotacji celowej Ministra Cyfryzacji nr 11/DTC/2024/EZD z dnia 15 lipca 2024 r.
2. Termin realizacji zamówienia: 2-3 wrzesień 2025 r.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu realizacji zamówienia, przy czym konferencja powinna być zorganizowana maksymalnie do 16 października 2025 r.
3. Lokalizacja konferencji: miejsce organizacji konferencji powinno być zlokalizowane w obiekcie przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjnych i gastronomicznych, wraz z bazą noclegową, położonym na terenie województwa podlaskiego w granicach administracyjnych miasta Białegostoku. Miejsca noclegowe powinny być zapewnione w hotelu o standardzie co najmniej 4*, w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2017 r., poz. 2166 ze zm.), wpisanego do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich.
4. Liczba uczestników: w konferencji udział weźmie minimum 45 osób i maksymalnie 50 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni kalendarzowe przed terminem konferencji. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje min. liczbę tj.: 45 uczestników.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacji i obsługi technicznej dwudniowej konferencji pt. „Polityka wdrażania EZD w RP i wsparcie świadczone przez NASK” w ramach zadania „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, realizowanego na podstawie Umowy dotacji celowej Ministra Cyfryzacji nr 11/DTC/2024/EZD z dnia 15 lipca 2024 r.
2. Termin realizacji zamówienia: 2-3 wrzesień 2025 r.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminu realizacji zamówienia, przy czym konferencja powinna być zorganizowana maksymalnie do 16 października 2025 r.
3. Lokalizacja konferencji: miejsce organizacji konferencji powinno być zlokalizowane w obiekcie przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjnych i gastronomicznych, wraz z bazą noclegową, położonym na terenie województwa podlaskiego w granicach administracyjnych miasta Białegostoku. Miejsca noclegowe powinny być zapewnione w hotelu o standardzie co najmniej 4*, w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2017 r., poz. 2166 ze zm.), wpisanego do Centralnej Ewidencji Obiektów Hotelarskich.
4. Liczba uczestników: w konferencji udział weźmie minimum 45 osób i maksymalnie 50 osób, z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni kalendarzowe przed terminem konferencji. Jednocześnie Zamawiający gwarantuje min. liczbę tj.: 45 uczestników.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „SOPZ”) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, zmienionego rozporządzeniem 2022/57, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego z udziałem podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, o których mowa w art. 5k tego rozporządzenia w przypadku gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu
związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje
związany złożoną ofertą do dnia 12.10.2025

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje brak podstaw wykluczenia.
6. W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez wykonawców występujących wspólnie, a także gdy Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 126 ust. 1 ustawy Pzp, każdy z wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe mogą być złożone wspólnie.
7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, mogą zostać zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.
8. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Ustaw PZP ­ Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony prawnej
określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli
ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia
wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia
przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych
i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec
terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia
następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień,
których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o
czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie
w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy
zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego
wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w
którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie
przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia
oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w
terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania
albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w
przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia
w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli
zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo
b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera
uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od
dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku
postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych: Prezes Krajowej Izby
Odwoławczej ­