Kompleksowa usługa organizacji logistycznej warsztatów w Warszawie i Bostonie (edycja 3)

Agencja Badań Medycznych

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i kompleksowa obsługa trzech warsztatów – dwa realizowane w Warszawie i jeden w Bostonie w USA, w szczególności: zapewnienie przestrzeni do realizacji warsztatów z wyposażeniem multimedialnym oraz obsługą techniczną w Warszawie, zapewnienie usługi cateringowej i/lub gastronomicznej wraz z obsługą w Warszawie, zapewnienie noclegów dla Uczestników w hotelu/ach w Warszawie oraz w Bostonie na czas trwania warsztatów, zapewnienie transportu lotniczego na trasie Warszawa – Boston – Warszawa i lokalnego w Bostonie, zapewnienie ubezpieczenia Uczestników na czas podróży i pobytu w Bostonie, oddelegowanie przedstawicieli koordynujących realizację warsztatów w Bostonie i Warszawie. Szczegółowe warunkami określone zostały w Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „OPZ” stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ).

Termin

Termin składania ofert wynosił 2025-03-11. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2025-02-06.

Kto?

• Agencja Badań Medycznych

Co?

Gdzie?

• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2025-02-06	Ogłoszenie o zamówieniu

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-02-06)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Kompleksowa usługa organizacji logistycznej warsztatów w Warszawie i Bostonie (edycja 3)
Numer referencyjny: ABM-ZP-2/2025
Krótki opis:

Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Hotelarskie usługi noclegowe 📦
Opis
Wewnętrzny identyfikator: ABM-ZP-2/2025
Przedmiotowe zamówienie jest odpowiednie również dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) ✅
Opis zamówienia:

Dodatkowe produkty/usługi:

Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 📦

Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych 📦

Usługi ubezpieczeń od następstw nieszczęśliwych wypadków i ubezpieczeń zdrowotnych 📦

Czas trwania: 2026 lat
Czas trwania zamówienia, umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów
Niniejsza umowa podlega odnowieniu ✅
Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Kryterium jakości (nazwa): Czas dotarcia z miejsca zakwaterowania do miejsca realizacji I terminu warsztatów w Warszawie (ZWI)
Czas dotarcia z miejsca zakwaterowania do miejsca realizacji II terminu warsztatów w Warszawie (ZWII)
Czas dotarcia z miejsca zakwaterowania do miejsca realizacji warsztatów w Bostonie (ZB)
Średnia ocena hotelu na portalu Booking.com, w którym zakwaterowani będą uczestnicy w czasie I terminu warsztatów w Warszawie (HWI)
Średnia ocena hotelu na portalu Booking.com, w którym zakwaterowani będą uczestnicy w czasie II terminu warsztatów w Warszawie (HWII)
Średnia ocena hotelu na portalu Booking.com, w którym zakwaterowani będą uczestnicy w czasie warsztatów w Bostonie (HB)
Liczba hoteli, w których zakwaterowani będą Uczestnicy w czasie I terminu warsztatów w Warszawie (LWI)
Liczba hoteli, w których zakwaterowani będą Uczestnicy w czasie II terminu warsztatów w Warszawie (LWII)
Liczba hoteli, w których zakwaterowani będą Uczestnicy w czasie warsztatów w Bostonie (LB)
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Zakres zamówienia
Dodatkowe produkty/usługi:

Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 📦

Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 📦

Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych 📦

Usługi ubezpieczeń od następstw nieszczęśliwych wypadków i ubezpieczeń zdrowotnych 📦

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE
Główne aspekty procedury:

Postępowanie o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie art. 132 w związku z art. 359 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą Pzp lub ustawą”. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający przewiduje, że działając w trybie art. 139 ust. 1 ustawy Pzp najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca jest obowiązany do złożenia wraz z ofertą oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ; w zw. z art. 360 pkt 2 ustawy Pzp, Zamawiający, udzielając zamówień, o których mowa w art. 359 pkt 1, może nie stosować przepisów ustawy dotyczących obowiązku składania oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, na formularzu jednolitego dokumentu), zgodnie z pkt 11.1 SWZ. Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 257 ustawy Pzp jeżeli środki, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.

Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2025-03-11 10:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2025-03-11 10:30:00 📅
Warunki otwarcia ofert (miejsce): Otwarcie ofert nastąpi w dniu składania ofert o godzinie: 10:30 poprzez użycie funkcjonalności Platformy eZamówienia.
Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia):

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się elektronicznie, przy użyciu Platformy eZamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/ oraz poczty elektronicznej na adres email wskazany w pkt 1.1. SWZ. W korespondencji odbywającej się za pośrednictwem poczty email związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia lub numerem sprawy. 2. Korzystanie z Platformy eZamówienia jest bezpłatne. 3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie eZamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy eZamówienia, w tym minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy eZamówienia, dostępny na stronie internetowejhttps://ezamowienia.gov.pl/ oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy” Pozostałe szczegółowe informacje zwarte są w dokumentach zamówienia (SWZ wraz z załącznikami) dostępnych na stronie postępowania na Platformie eZamówienia.

Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90 dni
Warunki przetargu
Oferenci mogą złożyć więcej niż jedną ofertę
Wymagane jest użycie zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej (zgodnie z definicją w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014)
Wymagane jest zabezpieczenie ✅
Należy podać imiona i nazwiska oraz kwalifikacje zawodowe członków personelu wyznaczonych do realizacji zamówienia
Data otwarcia: 2025-03-11 10:30:00 📅
Miejsce:

Otwarcie ofert nastąpi w dniu składania ofert o godzinie: 10:30 poprzez użycie funkcjonalności Platformy eZamówienia.

Informacje dodatkowe:

Fakturowanie elektroniczne: Dozwolone
Stosowane będą zamówienia elektroniczne ✅
Stosowana będzie płatność elektroniczna ✅

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Zdolności techniczne i zawodowe
Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru:

w odniesieniu do posiadania wiedzy i doświadczenia: a) w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał 2 usługi, z których każda polegała na zorganizowaniu zakwaterowania dla co najmniej 50 osób. Zamawiający dopuszcza aby: - każda z dwóch usług była realizowana w ramach jednego zlecenia (umowy), - każda z dwóch usług była świadczona na rzecz jednego podmiotu. b) w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał 2 usługi, z których każda polegała na kompleksowej realizacji usługi konferencyjnej/warsztatowej w trybie stacjonarnym dla co najmniej 50 osób, tj.: polegała na wynajmie przestrzeni konferencyjnej/warsztatowej i realizacji usługi cateringowej/gastronomicznej dla co najmniej 50 osób. Zamawiający dopuszcza aby: - każda z dwóch usług była realizowana w ramach jednego zlecenia (umowy), - każda z dwóch usług była świadczona na rzecz jednego podmiotu. - w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali co najmniej 2 usługi, z których każda polegała na grupowej rezerwacji i zakupie krajowych lub zagranicznych biletów lotniczych dla co najmniej 25 osób. Zamawiający dopuszcza aby: - każda z dwóch usług była realizowana w ramach jednego zlecenia (umowy), - każda z dwóch usług była świadczona na rzecz jednego podmiotu.

w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:: a) Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia jedną osobę koordynującą organizację warsztatów - Koordynatora, który w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, koordynował/ uczestniczył w organizacji trzech stacjonarnych spotkań warsztatowych lub analogicznych wydarzeń. Osoba ta musi posiadać biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (na poziomie min. B2 rozumianym według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego lub równoważnym) potwierdzoną certyfikatem. b) Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia dwóch Przedstawicieli Wykonawcy, koordynujących realizację Warsztatów na terenie USA i towarzyszących Uczestnikom m.in. w trakcie lotów, transportów lokalnych, którzy w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, koordynowali/uczestniczyli w organizacji co najmniej jednej zagranicznej wizyty studyjnej/zagranicznego wyjazdu integracyjnego lub analogicznego wydarzenia. Każda z tych osób musi posiadać biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz biegłą znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (na poziomie B2 rozumianym według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego lub równoważnym) potwierdzoną certyfikatem. Zamawiający zastrzega, że w każdym z samolotów, którym Uczestnicy będą podróżowali do Bostonu wymagana jest obecność co najmniej jednego Przedstawiciela Wykonawcy. c) Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia jednego Przedstawiciela Wykonawcy, koordynującego realizację Warsztatów w Warszawie, który w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, koordynował/uczestniczył w organizacji co najmniej jednej usługi konferencyjnej/warsztatowej w trybie stacjonarnym dla co najmniej 50 osób (usługa ta polegała na wynajmie przestrzeni konferencyjnej/warsztatowej i realizacji usługi cateringowej/gastronomicznej oraz noclegu dla co najmniej 50 osób). Osoba ta musi posiadać biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz biegłą znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (na poziomie B2 rozumianym według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego lub równoważnym) potwierdzoną certyfikatem.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia:: a) Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia jedną osobę koordynującą organizację warsztatów - Koordynatora, który w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, koordynował/ uczestniczył
w organizacji trzech stacjonarnych spotkań warsztatowych lub analogicznych wydarzeń. Osoba ta musi posiadać biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (na poziomie min. B2 rozumianym według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego lub równoważnym) potwierdzoną certyfikatem.
b) Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia dwóch Przedstawicieli Wykonawcy, koordynujących realizację Warsztatów na terenie USA
i towarzyszących Uczestnikom m.in. w trakcie lotów, transportów lokalnych, którzy w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, koordynowali/uczestniczyli w organizacji co najmniej jednej zagranicznej wizyty studyjnej/zagranicznego wyjazdu integracyjnego lub analogicznego wydarzenia. Każda z tych osób musi posiadać biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz biegłą znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (na poziomie B2 rozumianym według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego lub równoważnym) potwierdzoną certyfikatem.
Zamawiający zastrzega, że w każdym z samolotów, którym Uczestnicy będą podróżowali do Bostonu wymagana jest obecność co najmniej jednego Przedstawiciela Wykonawcy.
c) Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia jednego Przedstawiciela Wykonawcy, koordynującego realizację Warsztatów w Warszawie, który
w ciągu ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, koordynował/uczestniczył w organizacji co najmniej jednej usługi konferencyjnej/warsztatowej w trybie stacjonarnym dla co najmniej 50 osób (usługa ta polegała na wynajmie przestrzeni konferencyjnej/warsztatowej
i realizacji usługi cateringowej/gastronomicznej oraz noclegu dla co najmniej 50 osób). Osoba ta musi posiadać biegłą znajomość języka polskiego w mowie i piśmie oraz biegłą znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie (na poziomie B2 rozumianym według Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego lub równoważnym) potwierdzoną certyfikatem.

Warunki uczestnictwa
Wymagane depozyty i gwarancje:

Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości 40 000,00 zł (słownie: czterdzieści tysięcy złotych). Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w jednej lub kilku formach wymienionych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp, w zależności od wyboru Wykonawcy. Szczegółowe warunki określono w pkt 4 SWZ. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy na kwotę stanowiącą 3 % ceny brutto podanej w ofercie w formach określonych w art. 450 ust. 1 ustawy Pzp. Szczegółowe warunki określono w pkt 4 SWZ.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je: Zgodnie z umową.
Podstawa wykluczenia:

Aktywami zarządza likwidator

Bezpośrednie lub pośrednie zaangażowanie w przygotowanie przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia

Działalność gospodarcza jest zawieszona

+ jeszcze 18

Inna sytuacja podobna do upadłości wynikająca z prawa krajowego

Korupcja

Nadużycia

Naruszenie obowiązków w dziedzinie prawa pracy

Niewypłacalność

Opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne

Podstawy wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym

Porozumienia z innymi wykonawcami mające na celu zakłócenie konkurencji

Praca dzieci i inne formy handlu ludźmi

Pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu

Przestępstwa terrorystyczne lub przestępstwa związane z działalnością terrorystyczną

Płatność podatków

Rozwiązanie umowy przed czasem, odszkodowania lub inne porównywalne sankcje

Udział w organizacji przestępczej

Układ z wierzycielami

Upadłość

Winien poważnego wykroczenia zawodowego

Winni wprowadzenia w błąd, zatajenia informacji, niemożności dostarczenia wymaganych dokumentów i uzyskania informacji poufnych w ramach tej procedury

Opis przesłanek wykluczenia:

zgodnie z art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp

zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp

zgodnie z art. art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp

zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp

zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. h i pkt 2 ustawy Pzp

zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp

zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, art.108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, art. 108 ust. 2 ustawy Pzp

zgodnie z art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp

zgodnie z art. 109 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp

zgodnie z art. 109 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp

art. 109 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Agencja badań medycznych
Krajowy numer rejestracyjny: NIP: 5252783949
Adres pocztowy: ul. Chmielna 69
Kod pocztowy: 00-801
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: zamowienia.publiczne@abm.gov.pl 📧
Telefon: +48 22 270 70 50 📞
URL: https://abm.gov.pl/ 🌏
Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
Główna działalność
Zdrowie
Informacja o wspólnych zamówieniach
Zamówienie jest udzielane przez centralną jednostkę zakupującą ✅
Komunikacja
Dokumenty URL: https://ezamowienia.gov.pl// 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://ezamowienia.gov.pl/ 🌏
Zgłoszenie elektroniczne: Wymagane

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Krajowy numer rejestracyjny: NIP 5262239325
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
URL: https://www.gov.pl/web/uzp/krajowaizbaodwolawcza 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): www.uzp.gov.pl 🌏
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych:

Odwołanie wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni – jeżeli informacja została przekazana w inny sposób; 2) wobec treści ogłoszenia o zamówieniu lub wobec treści dokumentów zamówienia – 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej; 3) odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 1) i 2) powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Informacje o ogłoszeniu
Preferowana data publikacji: 2025-02-07+01:00 📅
Źródło: OJS 2025/S 027-085114 (2025-02-06)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego (>20 nowe zamówienia)

Usługi hotelarskie (7)