Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna podczas wydarzeń podsumowujących wdrażanie Instrumentu Zielonej Transformacji Miast (IZTM)

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna podczas wydarzeń podsumowujących wdrażanie Instrumentu Zielonej Transformacji Miast.
2. Wykaz elementów zamówienia:
2.1 Element nr 1 - Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna 2-dniowej konferencji „Zielona Transformacja Miast”,
2.2 Element nr 2 - Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna jednej wizyty studyjnej,
2.3 Element nr 3 - Materiały informacyjno-konferencyjne na potrzeby wydarzeń.
Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. Po zawarciu umowy (projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego stanowią Załącznik nr 2 do SWZ) stanowił on będzie załącznik do umowy.
2. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy.
3.Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej oraz sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy.
4. Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy.
5. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
6. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
7. Zamawiający zastrzega, iż w zgodnie z art. 257 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320) może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
8. Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów składanych w postępowaniu znajduje się w Specyfikacji Warunków Zamówienia.
9. Postępowanie jest częścią większego zamówienia udzielanego w częściach.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna podczas wydarzeń podsumowujących wdrażanie Instrumentu Zielonej Transformacji Miast.
2. Wykaz elementów zamówienia:
2.1 Element nr 1 - Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna 2-dniowej konferencji „Zielona Transformacja Miast”,
2.2 Element nr 2 - Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna jednej wizyty studyjnej,
2.3 Element nr 3 - Materiały informacyjno-konferencyjne na potrzeby wydarzeń.
3. Zadanie będzie realizowane do 10 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, wymienionej w § 4 ust. 1 PPU, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej. Termin realizacji zamówienia może ulec zmianie na zasadach określonych w umowie.

Informacje dodatkowe

1. Zadanie będzie realizowane do 10 grudnia 2025 r. lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, wymienionej w § 4 ust. 1 PPU, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej. Termin realizacji zamówienia może ulec zmianie na zasadach określonych w umowie.
2. Projektowane postanowienia umowy stanowią Załącznik nr 2 do SWZ. Z wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa na warunkach, o których mowa w pkt 17.1. SWZ.
3. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy, na podstawie art. 455 ustawy, w sposób i na warunkach szczegółowo opisanych w Projektowanych Postanowieniach Umowy.
4. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Lista postępowań PZP”, zakładka „Aktualne”, numer postępowania BDG-V.2611.15.2025.AB
6. (numeracja zgodna z SWZ) Na potrzeby oceny ofert, oferta musi zawierać nw. dokumenty i oświadczenia, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i złożone za pośrednictwem Platformy:
7.11.1 Formularz ofertowy sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ,
7.11.2 oświadczenia (JEDZ), o których mowa w pkt 6.1 według wzoru dostępnego na Platformie,
7.11.3 pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy),
7.11.4 zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1 i 5.5.4 – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby,
7.11.5 oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.7.2, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ,
7.11.6 oświadczenie Wykonawcy, o którym mowa w pkt. 6.1.6, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ,
7.11.7 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt. 6.1.7, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ.
7.11.8 na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Dodatkowe doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia”, o którym mowa w pkt 13.4, oferta musi zawierać wykaz osób, sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ.
7.11.9 na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Koncepcja realizacji Konferencji”, o którym mowa w pkt.13.5, oferta musi zawierać dokument pt. „Koncepcja realizacji konferencji” opracowany zgodnie z zapisami OPZ -Załącznik nr 1 do SWZ, umożliwiający ocenę oferty w sposób opisany w pkt. 13.5 SWZ, przygotowaną wg wytycznych zawartych w SWZ
8.(numeracja zgodna z SWZ) Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego. Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:
6.2.1 Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego– sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.
6.2.2 Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
6.2.3 Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
6.2.4 Zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.
6.2.5 Zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.
6.2.6 Oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 6.1.1, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,
e) art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, odnośnie do naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170).
6.2.7 Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, ww. wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
6.2.8 Wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.
6.2.9 Dokumentów dotyczących podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia (z wyłączeniem dokumentu, o którym mowa w pkt 6.2.2) oraz spełnienia, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na ich zdolności lub sytuację, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
6.2.10 W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumentów dotyczących każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia, oraz dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
6.3.Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów składanych w postępowaniu znajduje się w Specyfikacji Warunków Zamówienia.
7. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady UE 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 5 usług, z których każda polegała na organizacji stacjonarnych wydarzeń takich jak konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum/ szkolenie/ warsztaty, dla min. 100 uczestników, przy czym organizacja obejmowała łącznie co najmniej: zapewnienie sali wraz z obsługą techniczno-logistyczną, zapewnienie cateringu, dokumentowanie wydarzeń w postaci filmu i zdjęć.
Wykonanie jednej usługi jest równoznaczne z wykonaniem jednej umowy na rzecz jednego Zamawiającego.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony,jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia:
1) osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), koordynowała organizację oraz zapewniała obsługę na miejscu co najmniej 5 stacjonarnych wydarzeń takich jak konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum/ szkolenie/ warsztaty dla grupy min. 100 osób.
Przez zapewnienie obsługi na miejscu Zamawiający rozumie min.: koordynowanie spotkania na miejscu, udzielanie informacji organizacyjnych uczestnikom wydarzeń oraz bycie odpowiedzialnym za listę obecności, nadzorowanie prawidłowego wykonania zadania na miejscu, reagowanie na bieżące problemy.
2) osobą, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), koordynowała organizację oraz zapewniała obsługę na miejscu co najmniej 5 wydarzeń takich jak wizyty studyjne bądź wyjazdy szkoleniowe dla grupy min. 10 osób.
Przez zapewnienie obsługi na miejscu Zamawiający rozumie min.: koordynowanie spotkania na miejscu, udzielanie informacji organizacyjnych uczestnikom wydarzeń oraz bycie odpowiedzialnym za listę obecności, nadzorowanie prawidłowego wykonania zadania na miejscu, reagowanie na bieżące problemy,
3) ekipy filmowej, składającej się z co najmniej z:
a) operatora kamery, posiadającego doświadczenie zawodowe polegające na byciu operatorem kamery przy realizacji co najmniej 5 filmów o dowolnej tematyce, zdobyte w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie),
b) realizatora dźwięku, posiadającego doświadczenie zawodowe polegające na byciu realizatorem dźwięku przy realizacji co najmniej 5 filmów o dowolnej tematyce, zdobyte w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie),
c) montażysty, posiadającego doświadczenie zawodowe polegające na montowaniu co najmniej 5 filmów o dowolnej tematyce, zdobyte w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie).
Uwaga!
Zamawiający nie wyraża zgody na łączenie funkcji osób wskazanych w pkt 3a)-3c).

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy jak dla postępowań powyżej progów unijnych, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy w odniesieniu do usług. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów
zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.