Kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowego forum dyskusyjnego "Culture and Creative sectors' future in the Multiannual Financial Framework 2028-2034" w MCK w Krakowie

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowego forum dyskusyjnego "Culture and Creative sectors' future in the Multiannual Financial Framework 2028-2034" w MCK w Krakowie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik Nr 4 do SWZ stanowiący jednocześnie Załącznik nr 1 do projektowanych postanowień umowy, stanowiących załącznik nr 5 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie, organizacja i obsługa międzynarodowego forum dyskusyjnego "Culture and Creative sectors' future in the Multiannual Financial Framework 2028-2034" w MCK w Krakowie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik Nr 4 do SWZ stanowiący jednocześnie Załącznik nr 1 do projektowanych postanowień umowy, stanowiących załącznik nr 5 do SWZ.

Procedura przyspieszona

Wydarzenie w postaci międzynarodowego forum pt. "Culture and Creative sectors' future in the
Multiannual Financial Framework 2028-2034" nie było wydarzeniem planowanym do realizacji na rok
2025.
Forum jest konsekwencją ustaleń i potrzeb środowiska kultury wyartykułowanych w ramach serii
międzynarodowych spotkań odbywających się w ramach polskiej prezydencji w Radzie Unii
Europejskiej, która miała miejsce w pierwszej połowie 2025r.tj.:
- spotkania w ramach Komitetu ds. Kultury
- rozmowy w czasie nieformalnego spotkania ministrów ds. kultury UE
- seminarium „Kompas dla kultury”
- Konferencja pt. „Młode artystki i młodzi artyści – wzywania i rzeczywistość” odbywająca się dniach
9-10 kwietnia 2025 r.
- Konferencja „Wpływ Sztucznej Inteligencji (AI) na prawo autorskie oraz sektory medialny i
kreatywne”, 24-25.04.2025 w Łodzi
- Forum „Bezpieczne Dziedzictwo Kultury Europejskie Wyzwania Wojenne I Kryzysowe”, 3-4.04.2025
w Krakowie organizowane wspólnie z Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji.
W związku z powyższym podjęto decyzję o organizacji wydarzenia, które będzie miało na celu wypracowanie konkretnych
rekomendacji dla sektora kultury, które następnie będą mogły zostać wykorzystane w pracy nad nowymi
ramami finansowymi UE na lata 2028-2034.
Biorąc powyższe pod uwagę w związku z pilną potrzebą udzielenia zamówienia uzasadnione jest skrócenie terminu składania ofert,
o którym mowa w art. 138 ust. 2 pkt. 2 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1.Po upływie terminu składania ofert, dodanie (złożenie) oferty nie będzie możliwe. 2.Decydujące znaczenie dla zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty. Miejsce i tryb otwarcia ofert: 3. Otwarcie ofert następuje poprzez odszyfrowanie ofert wczytanych na Platformie. Cała procedura została opisana w Rozdziale 9 SWZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu.
Zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie - co najmniej 2 usługi polegające na organizacji konferencji lub/i warsztatów lub/i seminarium lub/i sympozjum lub/i kongresu i/lub forum dla minimum 60 osób i o wartości usługi nie mniejszej niż 100 000 zł brutto każda.
Uwaga!
Przez jedną usługę Zamawiający rozumie organizację jednej konferencji lub/i warsztatów lub/i seminarium lub/i sympozjum lub/i kongresu i/lub forum dla minimum 60 osób i o wartości usługi nie mniejszej niż 100 000 zł brutto.
W przypadku, gdy wykazywana umowa była częścią umowy/kontraktu zawierającego większą ilość usług Wykonawca zobowiązany jest wykazać ilość osób oraz wartość dla tej części, która jest wykazywana i będzie stanowiła potwierdzenie warunku udziału w postepowaniu.
W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie nabyte w ramach zamówienia zrealizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wykazywał doświadczenie grupy wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał danego zakresu czynności. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień w zakresie faktycznie i konkretnie zrealizowanego zakresu czynności oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków czy wystawionych przez wykonawcę faktur.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub w przypadku podmiotu, na którego zdolnościach polega Wykonawca warunek, o którym mowa w pkt. 4 musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Informacja na temat zasad płatności znajduje się w projektowanych postanowieniach umowy (załącznik nr 5 do SWZ).
Informacje o terminach odwołania: Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX Ustawy Pzp.

I. Wykaz dokumentów składanych wraz z ofertą na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1.1 JEDZ oraz oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z art 5k Rozp. 833/2014 oraz art 7 ust 1 ustawy o szczeg. rozwiązaniach w zakresie p-działania wspieraniu agresji na Ukrainę (…) 2.1 Pełnomocnictwo, odpowiednio: - upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik, - dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wyk. wspólnie ubiegających się o udz. zam. – dot. Wyk. wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 3.1 „Samooczyszczenie” – oświadczenie (jeżeli dotyczy) 4.1 Oświadczenie Wyk. wspólnie ubiegających się o udz. zam. 5.1 Formularz ofertowy 6.1 Przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli dotyczy) 7.1 Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) 8.1 Dokument potwierdzający zabezpieczenie oferty akceptowalną formą wadium (jeżeli dotyczy) 9.1 Wykaz rozwiązań równoważnych (jeżeli dotyczy) 10.1 Oświadczenie o zastrzeżenie określonych inf. jako tajemnicy przedsięb.(jeżeli dotyczy) II. Wykaz dokumentów składanych na wezwanie Zamawiającego zgodnie z art. 126 ust. 1 PZP : 1.2 informacja z KRK sporządzoną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w zakresie art 108 ust 1 pkt 1 i 2 oraz art 108 ust 1 pkt 4 ustawy PZP (…) 2.2. odpis lub infor. z KRS lub z CEiIDG, sporządzone nie wcześniej niż 3 m-ce przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art 109 ust 1 pkt 4 ustawy pzp. 3.2 oświadczenie Wyk. w zakresie art 108 ust 1 pkt 5, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (…) 4.2.oświadczenie Wyk. o aktualności inform. zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art 125 ust 1 Ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego tj. art. 108 ust. 1 pkt. 3, pkt 4, pkt 5, pkt 6; art. 109 ust. 1 pkt 5, art. 109 ust. 1 pkt 7-10, w art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, na podstawie art. 5k rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (…) III. Zamawiający będzie żądał następujących dokumentów składanych w celu potwierdzenia spełniania warunków udz. w postępowaniu określonych przez Zamawiającego w rozdz. 4 pkt I ppkt 4 SWZ: wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Treść zawarta w wykazie musi potwierdzać spełnienie warunku, o którym mowa w Rozdziale 4 pkt. I ppkt 4 niniejszej SWZ. Wykaz należy sporządzić zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 11 do SWZ. IV. Dokumenty składane przez Wyk. zagranicznych: Jeżeli Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami RP, zamiast: 1.4 informacji z KRK składa inf. z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administ. kraju, w którym Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument . Dokument, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed jego złożeniem; 2.4 odpisu albo informacji z KRS lub CEIDG - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że wobec Wyk. nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gosp. nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 m-ce przed jego złożeniem. 3.4 Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. IV.1.4 i IV.2.4., lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust 1 pkt 1, 2 lit a i b oraz pkt 3 ustawy Pzp (zakres przypadków w wymaganych dokumentach zależy od wymagań określonych w niniejszej SWZ) zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wyk., ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zam. lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administr., notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze wzgl. na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.