Organizacja 4. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmującej: wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską i usługą noclegową

Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy

Termin

Termin składania ofert wynosił 2025-04-14. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2025-03-13.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• Wisła Mountain Resort Operator sp. z o.o. sp. K

Kto?

• Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy

Co?

• Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów › Usługi w zakresie organizowania seminariów

Gdzie?

• Luxembourg › Luxembourg
• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa
• Śląskie › Bielski

Historia zamówień

Data	Dokument
2025-03-13	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-07-04	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-03-13)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Organizacja 4. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmującej: wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską i usługą noclegową
Numer referencyjny: EDZ.26.21.2025
Krótki opis:

Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Usługi w zakresie organizowania seminariów 📦
Opis
Wewnętrzny identyfikator: EDZ.26.21.2025
Opis zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowa organizacja 4. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (4. WGS), która odbędzie się w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową, z tym że przedmiotem zamówienia objęte są również usługi świadczone w dniach 17 oraz 21 listopada 2025 r. Na przedmiot zamówienia składają się usługi: 4.1.1. wynajęcie obiektu konferencyjnego, w tym sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną i miejscem na punkt rejestracyjno-informacyjny wraz z wyposażeniem, 4.1.2. zapewnienie materiałów promocyjnych, 4.1.3. zapewnienie noclegów ze śniadaniem, 4.1.4. zorganizowanie przerw kawowych, 4.1.5. zorganizowanie posiłków (obiad i kolacje), 4.2. W ramach organizowanego wydarzenia Wykonawca: 4.2.1. udostępni przygotowaną salę konferencyjną dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji) , wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi; 4.2.2. udostępni miejsce punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem; 4.2.3. zapewni obsługę techniczną wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących; 4.2.4. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem uczestnikom konferencji dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji)1: 2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 18-20 listopada 2025 r. 4.2.5. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem dla organizatorów nie więcej niż 20 osób: (2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 17/18 listopada 2025 r oraz 20/21 listopada 2025 r.); 4.2.6. zapewni wyżywienie (przerwy kawowe, obiady, kolacja) dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji)1: wraz z obsługą kelnerską w dniach 18-20 listopada 2025 r.; 4.2.7. zapewni wyżywienie dla organizatorów nie więcej niż 20 osób w dniu 17 listopada 2025 r. - obiad, kolacja oraz 20 listopada 2025r. 1 x kolacja. 4.2.8. zapewni materiały promocyjne, 4.2.9. Zamawiający na dwa miesiące przed terminem organizacji Konferencji przekaże Wykonawcy wzory do nadruku na materiałach reklamowych wraz z ilością materiałów promocyjnych jakie należy zamówić. 4.3. Zamawiający na 30 dni kalendarzowych przed terminem wydarzenia zastrzega sobie prawo dokonania zmniejszenia liczby uczestników konferencji o 30% skutkującego proporcjonalnym obniżeniem wynagrodzenia umownego brutto wykonawcy za wykonanie usługi w zakresie składników wynagrodzenia: kosztu wyżywienia uczestników, usługi hotelowej. 4.4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, zmniejszenia liczby uczestników wydarzenia o 10% w stosunku do zgłoszonej, określonej wedle zasad wskazanych w pkt. 4.3, liczby uczestników, jeśli o powyższej zmianie zawiadomi Wykonawcę pocztą elektroniczną (e-mailem) najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia wydarzenia.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowa organizacja 4. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (4. WGS), która odbędzie się w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową, z tym że przedmiotem zamówienia objęte są również usługi świadczone w dniach 17 oraz 21 listopada 2025 r.
Na przedmiot zamówienia składają się usługi:
4.1.1. wynajęcie obiektu konferencyjnego, w tym sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną i miejscem na punkt rejestracyjno-informacyjny wraz z wyposażeniem,
4.1.2. zapewnienie materiałów promocyjnych,
4.1.3. zapewnienie noclegów ze śniadaniem,
4.1.4. zorganizowanie przerw kawowych,
4.1.5. zorganizowanie posiłków (obiad i kolacje),
4.2. W ramach organizowanego wydarzenia Wykonawca:
4.2.1. udostępni przygotowaną salę konferencyjną dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji) , wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi;
4.2.2. udostępni miejsce punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem;
4.2.3. zapewni obsługę techniczną wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących;
4.2.4. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem uczestnikom konferencji dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji)1: 2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 18-20 listopada 2025 r.
4.2.5. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem dla organizatorów nie więcej niż 20 osób: (2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 17/18 listopada 2025 r oraz 20/21 listopada 2025 r.);
4.2.6. zapewni wyżywienie (przerwy kawowe, obiady, kolacja) dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji)1: wraz z obsługą kelnerską w dniach 18-20 listopada 2025 r.;
4.2.7. zapewni wyżywienie dla organizatorów nie więcej niż 20 osób w dniu 17 listopada 2025 r. - obiad, kolacja oraz 20 listopada 2025r. 1 x kolacja.
4.2.8. zapewni materiały promocyjne,
4.2.9. Zamawiający na dwa miesiące przed terminem organizacji Konferencji przekaże Wykonawcy wzory do nadruku na materiałach reklamowych wraz z ilością materiałów promocyjnych jakie należy zamówić.
4.3. Zamawiający na 30 dni kalendarzowych przed terminem wydarzenia zastrzega sobie prawo dokonania zmniejszenia liczby uczestników konferencji o 30% skutkującego proporcjonalnym obniżeniem wynagrodzenia umownego brutto wykonawcy za wykonanie usługi w zakresie składników wynagrodzenia: kosztu wyżywienia uczestników, usługi hotelowej.
4.4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, zmniejszenia liczby uczestników wydarzenia o 10% w stosunku do zgłoszonej, określonej wedle zasad wskazanych w pkt. 4.3, liczby uczestników, jeśli o powyższej zmianie zawiadomi Wykonawcę pocztą elektroniczną (e-mailem) najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia wydarzenia.

Informacje dodatkowe:

Zgodnie z art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, w sytuacji gdy środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane. 4.13. Wymagania związane z realizacją zamówienia podstawowego w zakresie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510) obejmują następujące rodzaje czynności:  usługa cateringowa,  obsługa kelnerska. 4.14. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji oraz egzekwowania wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy zostały określone w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

Kraj: Polska 🇵🇱
Miejsce wykonania: Bielski 🏙️
Czas trwania
Data rozpoczęcia: 2025-11-17 📅
Data końcowa: 2025-11-21 📅
Informacje o opcjach
Opcje ✅
Opis opcji:

4.5. Zamawiający na podstawie art. 441 Ustawy Pzp przewiduje zastosowanie prawa opcji. 4.5.1. Zamawiający najpóźniej na 30 dni przed datą organizacji Konferencji poinformuje Wykonawcę mailowo, na adres wskazany do kontaktów w umowie, o uruchomieniu opcji i zakresie w jakim ma być uruchomiona. 4.5.2. W ramach zamówienia opcjonalnego Zamawiający przewiduje: 4.5.2.1. zapewnienie przez Wykonawcę w dniach 18 oraz 19 listopada 2025 r., w trakcie kolacji 6-cio godz. oprawy muzycznej, w tym wynajem DJ-a z bogatą dyskografią i potrzebnym sprzętem oraz zapewnienie odpowiedniego miejsce na parkiet taneczny. 4.5.2.2. zapewnienie usługi noclegowej ze śniadaniem uczestnikom konferencji w maksymalnej liczbie 100 osób z maksymalnym prawem opcji 2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 18-20 listopada 2025 r. 4.5.2.3. zapewnienie wyżywienia (przerwy kawowe, obiady, kolacja) dla maksimum 100 osób z maksymalnym prawem opcji wraz z obsługą kelnerską w dniach 18-20 listopada 2025 r.; 4.5.3. Zamawiający zastrzega prawo do niekorzystania z całości usług określonych w ramach prawa opcji. Zamawiający może skorzystać tylko z części przewidywanej do realizacji opcji opisanej w ust. 4.4.2.

Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Cena (waga): 100
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Opis
Miejsce wykonania: Miasto Warszawa 🏙️
Adres pocztowy: ul. Rakowiecka 4
Kod pocztowy: 00-975
Miejscowość: Warszawa

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE
Główne aspekty procedury: Przetarg nieograniczony
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2025-04-14 10:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2025-04-14 10:05:00 📅
Warunki otwarcia ofert (miejsce): https://platformazakupowa.pl/pn/pgi
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90 dni
Warunki przetargu
Oferenci mogą złożyć więcej niż jedną ofertę
Data otwarcia: 2025-04-14 10:05:00 📅
Miejsce: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi
Fakturowanie elektroniczne: Dozwolone
Stosowane będą zamówienia elektroniczne ✅
Stosowana będzie płatność elektroniczna ✅
Kryteria przyznawania nagród
Rodzaj wagi: Waga (wartość punktowa, dokładna)

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy
Krajowy numer rejestracyjny: 5250008040
Departament: Dział Zamówień Publicznych
Adres pocztowy: Rakowiecka 4
Kod pocztowy: 00-975
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Punkt kontaktowy: Dział Zamówień Publicznych
E-mail: piotr.zych@pgi.gov.pl 📧
Telefon: +48224592992 📞
URL: https://pgi.gov.pl 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Adres profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
Główna działalność
Edukacja
Komunikacja
Dokumenty URL: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Adres URL narzędzia do zamówień: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Nazwa: Platforma Zakupowa
Zgłoszenie elektroniczne: Wymagane

Informacje uzupełniające
Informacje dodatkowe

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie: 1. art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa Narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835); 2. art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1),w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1).

Organ odpowiedzialny za procedury mediacyjne
Nazwa: Urząd Zamówień Publicznych
Krajowy numer rejestracyjny: 5262239325
Departament: Urząd Zamówień Publicznych
Adres pocztowy: Postępu 17A
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Punkt kontaktowy: Urząd Zamówień Publicznych
E-mail: uzp@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48224587701 📞
Fax: +48224587700 📠
URL: https://www.gov.pl/web/uzp 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://epuap.gov.pl 🌏
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych:

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX ustawy Pzp (art. 505–590) w terminie 10 dni od daty czynności zamawiającego.

Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Źródło: OJS 2025/S 053-170877 (2025-03-13)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2025-07-04)
Obiekt
Zakres zamówienia
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT): 902743.07 PLN 💰

Udzielenie zamówienia
Udzielono zamówienia/części zamówienia ✅
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Numer umowy: CRZP/26/00183/2025
Data zawarcia umowy: 2025-06-16 📅
Tytuł: Organizacja 4. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmującej: wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską i usługą noclegową
Informacje o przetargach
Liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 2
Informacja o wartości zamówienia/działki (bez VAT)
Całkowita wartość umowy/działki: 902743.07 PLN 💰
Oferta została sklasyfikowana
Miejsce na liście zwycięzców: 1
Identyfikator oferty: Wisła Mountain Resort Operator sp. z o.o. sp. K
Identyfikator części zamówienia lub grupy części: LOT-0001
Informacje o przetargach
Nazwa strony oferującej: Wisła Mountain Resort Operator sp. z o.o. sp. K
Nazwa i adres wykonawcy
Nazwa: Wisła Mountain Resort Operator sp. z o.o. sp. K
Krajowy numer rejestracyjny: 5213782029
Adres pocztowy: Widok 8
Kod pocztowy: 00-023
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: agnieszka.ceglowska@crystal-mountain.pl 📧
Telefon: +48334434800 📞
Wielkość podmiotu gospodarczego: Średnie
Źródło: OJS 2025/S 127-438809 (2025-07-04)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Różne usługi branżowe i podobne (>20)

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów (10)