„Organizacja konferencji Digital Skills Summit”

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie podczas wydarzenia „Konferencja Digital Skills Summit”, odbywającego się w dniach 26 – 27 listopada 2025 r. w Gdańsku, w Budynku Neofilologii Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Gdańskiego (zwanego dalej: „Wydarzeniem”), usługi polegającej na kompleksowej obsłudze technicznej każdego z elementów Wydarzenia, przygotowaniu i realizacji transmisji audiowizualnej Wydarzenia, zapewnieniu usługi cateringowej, zapewnieniu obsługi recepcji, zapewnieniu usług tłumaczenia, a także zapewnieniu wyposażenia, transportu i montażu oraz dokumentacji fotograficznej i filmowej Wydarzenia i artykułów konferencyjnych i realizacji innych usług związanych z Wydarzeniem. Usługi wchodzące w zakres przedmiotu zamówienia będą zwane dalej łącznie również „Usługami”.
2. Do zadań Wykonawcy w ramach usługi, o której mowa w ust. 1, należeć będzie w szczególności:
1) przygotowani koncepcji kreatywnej, zwanej dalej „Koncepcją” Wydarzenia i jej realizacja (Rozdział 1 SOPZ);
2) zapewnienie wyposażenia oraz kompleksowej obsługi technicznej i sprzętowej Wydarzenia, w tym zapewnienie oprawy wizualnej i dźwiękowej oraz transportu, montażu i demontażu (Rozdział 2, Rozdział 3 SOPZ, Rozdział 4 SOPZ, Rozdział 7 SOPZ i Rozdział 8 SOPZ);
3) przygotowanie i oznakowanie przestrzeni konferencyjnej (Rozdział 5 SOPZ):
4) wykonanie dokumentacji filmowej i fotograficznej oraz wykonanie notatek wizualnych Wydarzenia (Rozdział 4 SOPZ);
5) zapewnienie transmisji audiowizualnej Wydarzenia (Rozdział 4 SOPZ);
6) zapewnienie personelu obsługującego Wydarzenie (Rozdział 7 SOPZ);
7) przygotowanie artykułów konferencyjnych wraz z ich transportem (dostawą) (Rozdział 6 SOPZ);
8) zapewnienie usługi cateringowej (Rozdział 9 SOPZ);
9) zapewnienie usług tłumaczenia wraz z odpowiednim asortymentem (Rozdział 10 SOPZ);
10) zapewnienie lokalu,obsługi na potrzeby spotkania wieczornego oraz oprawy muzycznej (Rozdział 11 SOPZ);
11) zapewnienie strefy VR (Rozdział 11 SOPZ);
konferencji „Digital Skills Summit” („Kompetencje Cyfrowe 2025”)”, organizowanej w ramach zadania pn. „Rozwój i utrzymanie przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (zwanym dalej NASK-PIB) portalu kompetencje cyfrowe.gov.pl.
3. Formuła przedmiotu zamówienia:
1) Konferencja: Wydarzenie stacjonarne oraz transmisja Konferencji na MS Teams lub streaming na kanały wskazane przez Zamawiającego.
2) Warsztaty: stacjonarnie oraz transmisja Warsztatów na MS Teams lub streaming na kanały wskazane przez Zamawiającego.
3) Koktajl: stacjonarnie. Dokładne miejsce, w którym odbędzie się koktajl Wykonawca wskaże w pkt 3 oferty. Miejsce to ma spełniać parametry, o których mowa w Rozdziale 11 SOPZ.
4. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Uniwersytet Gdański, Budynek Neofilologii Wydziału Filologicznego, ul Wita Stwosza 51, Gdańsk. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem. Budynek Neofilologii Wydziału Filologicznego dysponuje niezbędnym zapleczem lokalowym, technicznym i logistycznym, odpowiadającym wymaganiom programu Wydarzenia (m.in. sale wykładowe i warsztatowe, wyposażenie audiowizualne, zapewnia dostępność komunikacyjną dla uczestników Wydarzenia). Lokalizacja zapewnia sprawną koordynację działań Wykonawcy z Zamawiającym oraz z administracją obiektu. Lokalizacja koktajlu odbędzie się w miejscu zaoferowanym przez Wykonawcę w pkt 3 oferty.
5. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 5 (pięciu) dni roboczych, liczonych od dnia 27 listopada 2025 r., przy czym realizacja:
1) Konferencji i Koktajlu odbędzie się w dniu 26 listopada 2025 r.
2) Warsztatów odbędzie się w dniu 27 listopada 2025 r.
6. Liczba uczestników Wydarzenia:
1) Konferencja: Maksymalnie 250 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników: 200. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych, liczonych przed organizacją Wydarzenia tj. przed 26.11.2025 r.
2) Warsztaty: Maksymalnie 180 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników: 130. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych, liczonych przed organizacją Wydarzenia tj. przed 26.11.2025 r.
3) Koktajl: maksymalnie 150 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników 130. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych, liczonych przed organizacją Wydarzenia tj. przed 26.11.2025 r.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może liczba:
1) uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 200 osób;
2) uczestników Warsztatów, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 130 osób;
3) uczestników Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 130 osób;
4) artykułów konferencyjnych (identyfikatory, smycze) stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 200;
5) artykułów konferencyjnych (identyfikatory, smycze) stosownie do liczby uczestników Warsztatów, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 130;
6) porcji w usłudze cateringowej, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 200 w dniu Konferencji i 130 w dniu Warsztatów;
7) porcji w usłudze cateringowej podczas Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 130;
8) stoisk składających się każde z: lady z logotypem, 2 krzeseł typu hoker oraz telewizora 55 cali, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 5;
9) słuchawek dla uczestników, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 180;
8. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z załącznikiem nr 1 znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ”.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie podczas wydarzenia „Konferencja Digital Skills Summit”, odbywającego się w dniach 26 – 27 listopada 2025 r. w Gdańsku, w Budynku Neofilologii Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Gdańskiego (zwanego dalej: „Wydarzeniem”), usługi polegającej na kompleksowej obsłudze technicznej każdego z elementów Wydarzenia, przygotowaniu i realizacji transmisji audiowizualnej Wydarzenia, zapewnieniu usługi cateringowej, zapewnieniu obsługi recepcji, zapewnieniu usług tłumaczenia, a także zapewnieniu wyposażenia, transportu i montażu oraz dokumentacji fotograficznej i filmowej Wydarzenia i artykułów konferencyjnych i realizacji innych usług związanych z Wydarzeniem. Usługi wchodzące w zakres przedmiotu zamówienia będą zwane dalej łącznie również „Usługami”.
2. Do zadań Wykonawcy w ramach usługi, o której mowa w ust. 1, należeć będzie w szczególności:
1) przygotowani koncepcji kreatywnej, zwanej dalej „Koncepcją” Wydarzenia i jej realizacja (Rozdział 1 SOPZ);
2) zapewnienie wyposażenia oraz kompleksowej obsługi technicznej i sprzętowej Wydarzenia, w tym zapewnienie oprawy wizualnej i dźwiękowej oraz transportu, montażu i demontażu (Rozdział 2, Rozdział 3 SOPZ, Rozdział 4 SOPZ, Rozdział 7 SOPZ i Rozdział 8 SOPZ);
3) przygotowanie i oznakowanie przestrzeni konferencyjnej (Rozdział 5 SOPZ):
4) wykonanie dokumentacji filmowej i fotograficznej oraz wykonanie notatek wizualnych Wydarzenia (Rozdział 4 SOPZ);
5) zapewnienie transmisji audiowizualnej Wydarzenia (Rozdział 4 SOPZ);
6) zapewnienie personelu obsługującego Wydarzenie (Rozdział 7 SOPZ);
7) przygotowanie artykułów konferencyjnych wraz z ich transportem (dostawą) (Rozdział 6 SOPZ);
8) zapewnienie usługi cateringowej (Rozdział 9 SOPZ);
9) zapewnienie usług tłumaczenia wraz z odpowiednim asortymentem (Rozdział 10 SOPZ);
10) zapewnienie lokalu,obsługi na potrzeby spotkania wieczornego oraz oprawy muzycznej (Rozdział 11 SOPZ);
11) zapewnienie strefy VR (Rozdział 11 SOPZ);
konferencji „Digital Skills Summit” („Kompetencje Cyfrowe 2025”)”, organizowanej w ramach zadania pn. „Rozwój i utrzymanie przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (zwanym dalej NASK-PIB) portalu kompetencje cyfrowe.gov.pl.
3. Formuła przedmiotu zamówienia:
1) Konferencja: Wydarzenie stacjonarne oraz transmisja Konferencji na MS Teams lub streaming na kanały wskazane przez Zamawiającego.
2) Warsztaty: stacjonarnie oraz transmisja Warsztatów na MS Teams lub streaming na kanały wskazane przez Zamawiającego.
3) Koktajl: stacjonarnie. Dokładne miejsce, w którym odbędzie się koktajl Wykonawca wskaże w pkt 3 oferty. Miejsce to ma spełniać parametry, o których mowa w Rozdziale 11 SOPZ.
4. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Uniwersytet Gdański, Budynek Neofilologii Wydziału Filologicznego, ul Wita Stwosza 51, Gdańsk. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem. Budynek Neofilologii Wydziału Filologicznego dysponuje niezbędnym zapleczem lokalowym, technicznym i logistycznym, odpowiadającym wymaganiom programu Wydarzenia (m.in. sale wykładowe i warsztatowe, wyposażenie audiowizualne, zapewnia dostępność komunikacyjną dla uczestników Wydarzenia). Lokalizacja zapewnia sprawną koordynację działań Wykonawcy z Zamawiającym oraz z administracją obiektu. Lokalizacja koktajlu odbędzie się w miejscu zaoferowanym przez Wykonawcę w pkt 3 oferty.
5. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 5 (pięciu) dni roboczych, liczonych od dnia 27 listopada 2025 r., przy czym realizacja:
1) Konferencji i Koktajlu odbędzie się w dniu 26 listopada 2025 r.
2) Warsztatów odbędzie się w dniu 27 listopada 2025 r.
6. Liczba uczestników Wydarzenia:
1) Konferencja: Maksymalnie 250 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników: 200. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych, liczonych przed organizacją Wydarzenia tj. przed 26.11.2025 r.
2) Warsztaty: Maksymalnie 180 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników: 130. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych, liczonych przed organizacją Wydarzenia tj. przed 26.11.2025 r.
3) Koktajl: maksymalnie 150 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników 130. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 10 dni roboczych, liczonych przed organizacją Wydarzenia tj. przed 26.11.2025 r.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może liczba:
1) uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 200 osób;
2) uczestników Warsztatów, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 130 osób;
3) uczestników Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba uczestników to 130 osób;
4) artykułów konferencyjnych (identyfikatory, smycze) stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 200;
5) artykułów konferencyjnych (identyfikatory, smycze) stosownie do liczby uczestników Warsztatów, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 130;
6) porcji w usłudze cateringowej, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 200 w dniu Konferencji i 130 w dniu Warsztatów;
7) porcji w usłudze cateringowej podczas Koktajlu, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba porcji to 130;
8) stoisk składających się każde z: lady z logotypem, 2 krzeseł typu hoker oraz telewizora 55 cali, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 5;
9) słuchawek dla uczestników, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 180;
8. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z załącznikiem nr 1 znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ, zwanym dalej „SOPZ”.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu
związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje
związany złożoną ofertą do dnia 03.01.2026

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw do wykluczenia.
6. W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez wykonawców występujących wspólnie, a także gdy Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 126 ust. 1 ustawy Pzp, każdy z wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia.
7. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Ustaw PZP ­ Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony prawnej
określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli
ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia
wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia
przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych
i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec
terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia
następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień,
których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o
czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie
w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy
zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego
wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w
którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie
przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia
oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w
terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania
albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w
przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia
w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli
zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo
b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera
uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od
dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku
postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych: Prezes Krajowej Izby
Odwoławczej ­