Organizacja, koordynacja i przeprowadzenie ogólnopolskiego eventu – Gali podsumowującej ogólnopolską kampanię promującą honorowe krwiodawstwo w latach 2021-2026.

Krótki opis

Przedmiotem postępowania przetargowego jest kompleksowe przygotowanie i przeprowadzenie ogólnopolskiego eventu podsumowującego ogólnopolską kampanię promującą honorowe krwiodawstwo w latach 2021-2026. Celem wydarzenia jest przeprowadzenie uroczystego eventu w formie Gali wraz z przyjęciem koktajlowym.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załączniki nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Zakres zamówienia:
A) Koncepcja i projekt gali
B) Rezerwacja i organizacja miejsca
C) Dostawa nagród i elementów identyfikacji
D) Oprawa artystyczna i personalia
E) Produkcja materiałów filmowych
F) Komunikacja i promocja
G) Zapewnienie personelu i sprzętu
H) Realizacja gali
Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 1 do SWZ
I. Na podstawie art. 105 oraz 106 ustawy Pzp w celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub kryteriami oceny ofert lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia Zamawiający żąda od Wykonawców przedstawienia:
A) Propozycji co najmniej 2 (dwóch) miejsc, w których ma odbyć się uroczysta Gala, wraz z podaniem ich nazwy oraz adresu obiektu, które spełniają wymagania określone przez Zamawiającego w OPZ wraz z podaniem co najmniej 1 proponowanego terminu (w każdym z tych miejsc) przeprowadzenia uroczystej Gali (wydarzenia) z zaproponowanych przez Zamawiającego dni 11 lub 12 czerwca 2026 r., z których Zamawiający wybierze jedną propozycję złożoną przez Oferenta.
B) Wstępnej propozycji scenariusza wydarzenia zawierającego:
1. Ramy czasowe (schodzenie się gości, rozpoczęcie uroczystości, zakończenie części artystycznej na scenie, przyjęcie, zakończenie wydarzenia).
2. Występ gwiazdy wieczoru.
2.1. Wykonawca zaproponuje przynajmniej 5 (pięciu) wykonawców – artystów występujących w roli gwiazdy wieczoru spełniających wymagania określone przez Zamawiającego w OPZ, z których Zamawiający wybierze jedną.
3. Obsługę konferansjerską.
3.1. Wykonawca zaproponuje przynajmniej 3 (trzy) osoby, które będą odpowiedzialne za obsługę konferansjerską spełniające wymagania określone przez Zamawiającego w OPZ, z których Zamawiający wybierze jedną.
II. Zgodnie z art. 107 ust. 1 ustawy Pzp Wykonawca zobowiązany jest złożyć wyżej wymienione przedmiotowe środki dowodowe wraz z ofertą i powinien on dochować wszelkiej staranności, aby te dokumenty były kompletne i zawierały wszystkie niezbędne informacje umożliwiające Zamawiającemu ich zweryfikowanie pod kątem prawidłowości.
III. Zamawiający zgodnie z art. 107 ust. 2 ustawy Pzp przewiduje możliwość jednokrotnego uzupełniania ww. przedmiotowych środków dowodowych w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
IV. Przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa powyżej są składane w sposób przewidziany w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ustawy Pzp. – tj. w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
V. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Przedmiot zamówienia będzie realizowany od dnia zawarcia umowy zgodnie z zasadami i na warunkach, które zostały określone w PPU.
Termin realizacji: 11 czerwca 2026 r. (czwartek) lub 12 czerwca 2026 r. (piątek).

Procedura przyspieszona

Potrzeba udzielenia ww. zamówienia jest pilna, ponieważ zgodnie z realizacją programu polityki zdrowotnej pn. „Zapewnienie samowystarczalności Rzeczypospolitej Polskiej w krew i jej składniki na lata 2021-2026” poszczególne działania promujące krwiodawstwo zostały zaplanowane do realizacji kolejno po sobie, aby zagwarantować i utrzymać stałe zainteresowanie społeczeństwa honorowym krwiodawstwem, co ma na celu zapewnienie odpowiedniej ilości krwi i jej składników na potrzeby lecznictwa w Polsce.
Jest to niezwykle istotne w obliczu panującej obecnie sytuacji geopolitycznej. Należy podkreślić, że krew jest potrzebna każdego dnia a w szczególnych okolicznościach zapewnienie stabilnych stanów magazynowych jest zadaniem priorytetowym i strategicznym. Dlatego też należy podjąć odpowiednie kroki, aby zapewnić ciągłość w zakresie honorowego oddawania krwi.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zdolność techniczna lub zawodowa:
Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami skierowanymi do realizacji zamówienia, które będą uczestniczyć w wykonywaniu tego zamówienia przez cały okres obowiązywania umowy oraz posiadają wymagane kwalifikacje zawodowe, wiedzę i doświadczenie zgodnie z wymaganiami określonymi poniżej:
1 osoba:
Manager/Koordynator/Event Manager lub inne równoważne stanowiskowo personelu Wykonawcy - osoba odpowiedzialna m.in. za cały cykl życia eventu/gali od kreacji, przez budżet, logistykę, koordynację i nadzór nad pozostałymi członkami zespołu, realizację poszczególnych elementów wydarzenie, rozliczenie, która w ciągu ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert wykaże się minimum 2-letnim doświadczeniem w pracy w agencji zajmującej się organizacją wydarzeń tożsamych z przedmiotem zamówienia oraz uczestniczyła w tym okresie (trzech lat) w realizacji co najmniej 2 wydarzeń o charakterze gali, eventu, tj. wydarzeń dla co najmniej 250 osób przy czym ostatnie wydarzenie musiało odbyć się w 2025 roku. Osoba ta musi posiadać wiedzę na temat organizacji gali będącej przedmiotem zamówienia.
2 i 3 osoba (do wyboru z poniższych):
a) Asystent/Junior Event Manager lub inne równoważne stanowiskowo personelu Wykonawcy - osoba odpowiedzialna m.in. za wsparcie przy planowaniu i koordynacji elementów wydarzenia.
b) Specjalista ds. Kreacji lub inne równoważne stanowiskowo personelu Wykonawcy - osoba odpowiedzialna m.in. za tworzenie koncepcji i scenariuszy wydarzenia.
c) Specjalista ds. Technicznych lub Specjalista ds. PR i Marketingu lub inne równoważne stanowiskowo personelu Wykonawcy - osoba odpowiedzialna m.in. za promocję wydarzenia, budowanie wizerunku.
które w ciągu ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert wykażą się minimum 2-letnim doświadczeniem w pracy w agencji zajmującej się organizacją wydarzeń tożsamych z przedmiotem zamówienia oraz uczestniczyły w tym okresie (trzech lat) w realizacji co najmniej 2 wydarzeń o charakterze gali, eventu, tj. wydarzeń dla co najmniej 250 osób przy czym ostatnie wydarzenie musiało odbyć się w 2025 roku. Osoba ta musi posiadać wiedzę na temat organizacji gali będącej przedmiotem zamówienia.
Osoby skierowanie przez wykonawcę do realizacji zamówienia muszą posiadać znajomość języka polskiego w stopniu umożliwiającym swobodne porozumiewanie się w mowie i piśmie. W przypadku gdy proponowana osoba nie posługuje się językiem polskim, Wykonawca na własny koszt zatrudni tłumacza języka polskiego przez okres realizacji zamówienia.
Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wykaz stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

Warunki realizacji zamówienia

Szczegóły dotyczące warunków realizacji umowy, możliwości dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, jak również warunki takich zmian zgodnie z art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych znajdują się w Projektowanych Postanowieniach Umowy, które stanowią załącznik nr 2 do Specyfikacji Warunków Zamówienia.

I. Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawcę na podstawie przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024 r. poz. 507) oraz na podstawie przesłanek określonych art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Wykonawca oraz Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia są zobowiązani złożyć wraz z ofertą aktualne na dzień składania ofert oświadczenie dotyczące braku podstaw wykluczenia. Wzór oświadczenia stanowi załącznik do SWZ.
II. 1. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, zamiast:
1.1. Odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Powyższy dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
2. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. 1 lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć, zgodnie z § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych (Dz. U. poz. 1824).
3. W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów kraju, w którym miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących tego dokumentu.
4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy Pzp:
4.1. wykazanie spełnienia warunków udziału, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy Pzp następuje łącznie;
4.2. wykazanie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 108 oraz art. 109 ust 1 pkt 4 i 8 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego ((Dz. U. 2024 r. poz. 507) oraz art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1) następuje przez każdego z Wykonawców oddzielnie (każdy z Wykonawców ma obowiązek składania dokumentów na żądanie Zamawiającego).
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 58 ust. 2 ustawy Pzp).
6. Dokumenty, o których mowa powyżej są składane w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 oraz art. 128 ust. 6 ustawy Pzp, tj. rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 oraz z 2023 r. poz. 1824) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).
7. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
III. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury „odwróconej” zgodnie z art. 139 ustawy Pzp.
IV. Zamawiający nie przewiduje zastosowania zapisów art. 94 i 96 ustawy Pzp.
V. Zgodnie z art. 257 ust. 1 oraz art. 310 ustawy Pzp. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
VI. Zamawiający nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych.
VII. Termin związania ofertą upływa w dniu: 14.04.2026 r.
IX. Zamawiający oświadcza, iż będąc administratorem danych oraz mając na względzie przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”), wdrożył środki bezpieczeństwa adekwatne do zidentyfikowanych przez siebie ryzyk oraz dające rękojmie należytego zabezpieczenia danych osobowych przekazywanych w ramach postępowania. Szczegółowa klauzula informacyjna z art. 13 RODO zawarta jest w SWZ.

Tekst

BYŁO:
2.1.4. Informacje ogólne
VII. Termin związania ofertą upływa w dniu: 20.04.2026 r.
5.1.12. Warunki udzielenia zamówienia
Termin składania ofert: 21/01/2026 10:00:00
Data otwarcia: 21/01/2026 10:15:00
ZMIENIA SIĘ:
2.1.4. Informacje ogólne
VII. Termin związania ofertą upływa w dniu: 26.04.2026 r.
5.1.12. Warunki udzielenia zamówienia
Termin składania ofert: 27/01/2026 10:00:00
Data otwarcia: 27/01/2026 10:15:00