Organizacja wydarzenia PAIH Forum Biznesu 2025 oraz Gali PAIH Forum Biznesu 2025

Krótki opis

1. Przedmiot zamówienia obejmuje realizację wydarzeń w podziale na dwie części:
1.1. Część 1: „PAIH Forum Biznesu 2025” w dniach 5, 6 oraz 7 listopada 2025 r. w Warszawie na PGE Narodowym oraz
1.2. Część 2: „Gali PAIH Forum Biznesu” z wręczeniem nagród na scenie, elementem artystycznym oraz sesją networkingową w dniu 6 listopada 2025 r. w Warszawie na PGE Narodowym.

Informacje dodatkowe

Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę w przypadkach, o których mowa w art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Ustawy Pzp. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również Wykonawców, o których mowa w:
- art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
- art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych, w celu wykazania braku podstaw wykluczenia z postępowania:
1.1. Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1) i 2) Ustawy Pzp, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
1.2. Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 4) Ustawy Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
1.3. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5) Ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia Wykonawcy o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia będzie przekazany przez Zamawiającego wraz z wezwaniem, o którym mowa powyżej.
1.4. Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w: art. 108 ust. 1 pkt 3) Ustawy Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 4) Ustawy Pzp (dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego), art. 108 ust. 1 pkt 5) Ustawy Pzp (dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji), art. 108 ust. 1 pkt 6), 109 ust. 1 pkt 1 (w zakresie naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych Dz. U. z 2019 r. poz. 1170), art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. b) i c), art. 109 ust. 1 pkt 3 oraz art. 109 ust. 1 pkt 5 – 10 Ustawy Pzp. Wzór oświadczenia będzie przekazany przez Zamawiającego wraz z wezwaniem, o którym mowa powyżej.
1.5. Zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
1.6. Zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
1.7. Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
1.8. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast:
1.8.1. Informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w 1.1. i 1.2., składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie podstawy wykluczenia, o którym mowa w pkt 1.1. lub 1.2. Dokument ten winien zostać wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem;
1.8.2. zaświadczenia, o którym mowa w 1.5, zaświadczenia albo innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, o których mowa w 1.6, lub odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w 1.7 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
1.8.2.1. nie naruszył obowiązków dotyczących płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
1.8.2.2. nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
Dokumenty te powinny zostać wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.
1.9. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 1.8., lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1), 2) i 4), art. 109 ust. 1 pkt 1, 2 lit. a) i b) oraz pkt 3 Ustawy Pzp, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć. Dokument ten winien zostać wystawiony odpowiednio do wymagań określonych w pkt 1.8 powyżej nie wcześniej niż odpowiednio 3 albo 6 miesięcy przed jego złożeniem.
Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona w danej części zamówienia, zostanie wezwany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu:
2.1. wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 8a i 8b do SWZ;
2.2. wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia wraz
z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 9a i 9b do SWZ.
Zamawiający żąda od Wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny całkowitej brutto podanej w ofercie. Szczegółowe informacje na temat postępowania znajdują się w SWZ.
Realizacja przedmiotu umowy nastąpi w terminie od dnia jej zawarcia do dnia 14 listopada 2025 r. z uwzględnieniem terminów określonych w OPZ dla poszczególnych usług i realizowanych w ich ramach zadań. Wskazany w ogłoszeniu termin początkowy wynika braku możliwości wybrania w formularzu "dnia zawarcia umowy" jako początku jej obowiązywania.
Termin związania ofertą upływa w dniu 10 listopada 2025 r. okres podany w formularzu ogłoszenia wynika z ograniczeń technicznych formularza.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Wykonawca składa ofertę wraz z następującymi oświadczeniami i dokumentami (dotyczy każdej części, na którą Wykonawca składa ofertę):
1. Formularz ofertowy - sporządzony zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 2a lub 2b do SWZ;
2. Pełnomocnictwo w przypadku, gdy jest ono niezbędne do reprezentacji Wykonawcy,
3. Pełnomocnictwo w przypadku, gdy wykonawcy składają ofertę wspólną;
4. oświadczenie z art. 125 ust. 1 Ustawy Pzp (JEDZ) - sporządzone zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku nr 3a lub 3b do SWZ w zależności od części zamówienia, składane odpowiednio przez Wykonawcę, każdego z Wykonawców składających ofertę wspólną oraz podmiot udostępniający Wykonawcy swoje zasoby (jeżeli dotyczy).
5. Oświadczenie Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o zamówienie na podstawie art. 117 ust. 4 Ustawy Pzp – sporządzone zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 5a lub 5b do SWZ (jeżeli dotyczy),
6. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego swoje zasoby w przypadku, gdy Wykonawca wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu przy udziale zasobów innego podmiotu – sporządzone zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 6a lub 6b do SWZ (jeżeli dotyczy),
7. Oświadczenie składane odpowiednio przez Wykonawcę, każdego z Wykonawców składających ofertę wspólną oraz podmiot udostępniający Wykonawcy swoje zasoby o braku podstaw wykluczenia wynikające z przesłanek określonych w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie – sporządzone zgodnie ze wzorem zawartym w Załączniku nr 7 do SWZ,
8. Dokument wadium w formie niepieniężnej (jeżeli dotyczy);
9. Koncepcja w formie wizualizacji i opisu, o której mowa w rozdziale XXII SWZ, służąca ocenie oferty w kryterium „Koncepcja”
Koncepcja stanowi przedmiotowy środek dowodowy, który z racji służenia ocenie w kryterium oceny ofert nie podlega złożeniu ani uzupełnieniu po upływie terminu składania ofert.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania jest zobowiązany wnieść wadium na czas związania ofertą o wartości dla części nr 1: 80.000,00 PLN tys. zł (słownie: osiemdziesiąt tysięcy złotych).
2. Szczegółowe postanowienia dotyczące wadium określono w rozdziale 7 SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej określone w Dziale IX Ustawy Pzp.
2. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp.
3. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
4. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
5. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 3 i 4, wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
6. Jeżeli Zamawiający nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty odwołanie wnosi się nie później niż w terminie 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.