Postępowanie powtórzone - System Obiegu Dokumentów - wdrożenie systemu wykorzystującego algorytmy Al służącego do automatyzacji i optymalizacji procesów szpitalnych w Wojewódzkim Centrum Szpitalnym Kotliny Jeleniogórskiej

Krótki opis

Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:
a) dostawę licencji (do 30 dni od zawarcia umowy, nie później niż do 29.01.2026 r.) oraz wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych zwanego dalej SEOD (do 15.05.2026 r.) w zakresie następujących obszarów funkcjonalnych i obiegów:
• dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji przychodzącej,
• dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji wychodzącej,
• dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji wewnętrznej,
• teczek spraw i JRWA,
• dedykowanego rejestru i obiegu 6 różnych procesów obiegu faktur,
• OCR faktur,
• dedykowanego rejestru umów,
• rozliczania kosztowego umów,
• dedykowanego rejestru i obiegu 2 różnych procesów obiegu wniosków o zapotrzebowanie,
• dedykowanego rejestru i obiegu 3 różnych procesów obiegu wniosków zakupowych,
• rozliczania kosztowego wniosków zakupowych,
• dedykowanego rejestru i obiegu 1 procesu obiegu zewnętrznych zamówień do dostawców,
• rozliczania kosztowego zamówień do dostawców,
• dedykowanego rejestru i obiegu 2 procesów obiegu wniosków o wszczęcie postępowania publicznego,
• planowanie urlopów i obiegu wniosków urlopowych i nieobecności,
• portal pracowniczy,
• obiegu wniosków wyjazdowych,
• obiegu i rozliczania delegacji,
• obiegu i rozliczania zaliczek,
• ocenę pracowniczą (rejestr/arkusz + 1 proces obiegu oceny pracowniczej),
• ankiety (rejestr + konfiguracja do 3 ankiet),
• kreatora formularzy,
• modelera procesów,
• moduł AI,
• edycji on-line dokumentów,
• terminarza spotkań,
• modułu rezerwacji zasobów,
b) integrację SEOD z systemami posiadanymi lub wykorzystywanymi przez Zamawiającego:
• Simple, którego producentem jest firma Simple SA,
• Active Directory,
• e-PUAP
• Platformą e-Doręczenia,
• e-Nadawcą Poczty Polskiej,
• Platformą Elektronicznego Fakturowania,
• Krajowym Systemem e-Faktur,
• Kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
c) konfigurację z SEOD 5 skanerów i adresu mailowego Zamawiającego,
d) przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Zamawiającego,
e) świadczenie usług wsparcia rozruchowego w postaci 1- dniowej asysty uruchomieniowej w dniu produkcyjnego uruchomienia pierwszego z modułów oraz poprzez zapewnienie nielimitowanej zdalnej asysty technicznej dedykowanego konsultanta w okresie 1 miesiąca od podpisania Protokołu Odbioru Końcowego,
f) świadczenie usług gwarancyjnych i wsparcia technicznego/asysty technicznej w okresie 36 miesięcy od wdrożenia Systemu i podpisania Protokołu Odbioru Końcowego.
Realizacja przedmiotu zamówienia musi być zgodna z zasadą DNSH (Do No Significant Harm – „nieczynienia poważnych szkód środowisku”), zgodnie z art. 17 Rozporządzenia (UE) 2020/852 Parlamentu Europejskiego i Rady oraz wytycznymi dla projektów finansowanych z KPO. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić, że oferowane dostawy i usługi nie naruszają tej zasady i w razie potrzeby przedłoży stosowne oświadczenia lub dokumenty potwierdzające zgodność.

Opis zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności:
a) dostawę licencji (do 30 dni od zawarcia umowy, nie później niż do 29.01.2026 r.) oraz wdrożenie Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych zwanego dalej SEOD (do 15.05.2026 r.) w zakresie następujących obszarów funkcjonalnych i obiegów:
• dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji przychodzącej,
• dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji wychodzącej,
• dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji wewnętrznej,
• teczek spraw i JRWA,
• dedykowanego rejestru i obiegu 6 różnych procesów obiegu faktur,
• OCR faktur,
• dedykowanego rejestru umów,
• rozliczania kosztowego umów,
• dedykowanego rejestru i obiegu 2 różnych procesów obiegu wniosków o zapotrzebowanie,
• dedykowanego rejestru i obiegu 3 różnych procesów obiegu wniosków zakupowych,
• rozliczania kosztowego wniosków zakupowych,
• dedykowanego rejestru i obiegu 1 procesu obiegu zewnętrznych zamówień do dostawców,
• rozliczania kosztowego zamówień do dostawców,
• dedykowanego rejestru i obiegu 2 procesów obiegu wniosków o wszczęcie postępowania publicznego,
• planowanie urlopów i obiegu wniosków urlopowych i nieobecności,
• portal pracowniczy,
• obiegu wniosków wyjazdowych,
• obiegu i rozliczania delegacji,
• obiegu i rozliczania zaliczek,
• ocenę pracowniczą (rejestr/arkusz + 1 proces obiegu oceny pracowniczej),
• ankiety (rejestr + konfiguracja do 3 ankiet),
• kreatora formularzy,
• modelera procesów,
• moduł AI,
• edycji on-line dokumentów,
• terminarza spotkań,
• modułu rezerwacji zasobów,
b) integrację SEOD z systemami posiadanymi lub wykorzystywanymi przez Zamawiającego:
• Simple, którego producentem jest firma Simple SA,
• Active Directory,
• e-PUAP
• Platformą e-Doręczenia,
• e-Nadawcą Poczty Polskiej,
• Platformą Elektronicznego Fakturowania,
• Krajowym Systemem e-Faktur,
• Kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
c) konfigurację z SEOD 5 skanerów i adresu mailowego Zamawiającego,
d) przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Zamawiającego,
e) świadczenie usług wsparcia rozruchowego w postaci 1- dniowej asysty uruchomieniowej w dniu produkcyjnego uruchomienia pierwszego z modułów oraz poprzez zapewnienie nielimitowanej zdalnej asysty technicznej dedykowanego konsultanta w okresie 1 miesiąca od podpisania Protokołu Odbioru Końcowego,
f) świadczenie usług gwarancyjnych i wsparcia technicznego/asysty technicznej w okresie 36 miesięcy od wdrożenia Systemu i podpisania Protokołu Odbioru Końcowego.

Informacje dodatkowe

Warunki udziału w postępowaniu, opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków oraz podstawy wykluczenia z postępowania
Zamawiający ustala następujące warunki udziału w postępowaniu odpowiednio w zakresie:
1. Zdolności do występowania w obrocie gospodarczym
Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.
2. Uprawnień do wykonywania określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów
Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.
3. Sytuacji ekonomicznej lub finansowej
Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.
4. Zdolności technicznej lub zawodowej
Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że:
4.1 w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej dwie dostawy o wartości nie mniejszej niż 400 000,00 zł każda, obejmujące wdrożenie systemu do elektronicznego systemu obiegu dokumentów, co najmniej w następujących obszarach funkcjonalnych (każda z dostaw): dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej, dedykowanego rejestru umów, dedykowanego rejestru i obiegu faktur, integracji systemu obiegu dokumentów z systemem ERP w zakresie finansowo-księgowym związanym z obiegiem faktur, obejmującym minimalnie – pobieranie z systemu ERP bazy kontrahentów, słowników kosztów rodzajowych, słowników MPK (miejsc powstawania kosztów), przekazywanie do systemu ERP dokumentu faktury wraz z opisem merytorycznym zawierającym kwotę pozycji, MPK, konto usługi (pobrane z planu kont) oraz plikiem PDF faktury lub linkiem bezpośrednio prowadzącym do elektronicznego systemu obiegu dokumentów, w którym ten plik jest przechowywany;
Przedmiotowy wykaz należy złożyć w formularzu, którego wzór stanowi Załącznik Nr 6 do SWZ.
4.2 dysponuje personelem zdolnym do realizacji zamówienia, tj. co najmniej dysponuje (będzie dysponować przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia) 1 osobą kadry technicznej, która będzie skierowana przez Wykonawcę do realizacji zamówienia (Personel kluczowy) tj. Kierownikiem Projektu posiadającym:
- doświadczenie w pełnieniu funkcji kierowniczych polegających na samodzielnym kierowaniu i koordynowaniu całości prac wdrożeniowych i integracyjnych w ramach co najmniej dwóch dostaw o wartości nie mniejszej niż 400 000,00 złotych brutto każda z nich, obejmujących wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, co najmniej w następujących obszarach funkcjonalnych: dedykowanego rejestru i obiegu korespondencji przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej, JRWA, dedykowanego rejestru umów, dedykowanego rejestru i obiegu faktur, integracji systemu obiegu dokumentów z systemem ERP w zakresie finansowo-księgowym związanym z obiegiem faktur, obejmującym minimalnie – pobieranie z systemu ERP bazy kontrahentów, słowników kosztów rodzajowych, słowników MPK (miejsc powstawania kosztów), przekazywanie do systemu ERP dokumentu faktury wraz z opisem merytorycznym zawierającym kwotę pozycji, MPK, konto usługi (pobrane z planu kont) oraz plikiem PDF faktury lub linkiem bezpośrednio prowadzącym do elektronicznego systemu obiegu dokumentów, w którym ten plik jest przechowywany, przy czym Kierownik projektu powinien pełnić funkcje kierownicze przez cały okres realizacji każdej dostawy lub przez znaczną jej część. W przypadku, gdy Kierownik Projektu pełnił funkcje kierownicze wyłącznie przez część realizacji dostawy Zamawiający uzna, że Kierownik projektu nie legitymuje się doświadczeniem opisanym w zdaniu poprzednim, jeżeli w ramach realizacji dostawy nieobjętej kierownictwem Kierownika projektu były wykonywane prace wdrożeniowe lub integracyjne istotne dla należytej realizacji całego przedmiotu dostawy. W celu uniknięcia wątpliwości Zamawiający wskazuje, że wartość zamówienia, o której mowa w zdaniu poprzednim dotyczy wyłącznie przedmiotu zamówienia obejmującego dostawę i wdrożenie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów,
- kwalifikacje zawodowe i umiejętności zarządzania projektami potwierdzone certyfikatem PRINCE2 (na poziomie co najmniej Foundation) lub innym certyfikatem równoważnym,
- kwalifikacje zawodowe i umiejętności zarządzania projektami potwierdzone certyfikatem Agile PM (na poziomie co najmniej Foundation) lub innym certyfikatem równoważnym.
Przedmiotowy wykaz należy złożyć na formularzu, którego wzór stanowi Załącznik Nr 7 do SWZ.
Uwaga:
Zamawiający w sposób szczegółowy opisuje warunki udziału w postępowaniu w SWZ.
W przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 4.1.1 – 4.1.2 musi spełnić co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub łącznie Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia.
Zamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.
5. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ustawy PZP oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału
w postępowaniu.
6. Zgodnie z art. 1 pkt 3 ustawy w celu przeciwdziałania wspieraniu agresji Federacji Rosyjskiej na Ukrainę rozpoczętej w dniu 24 lutego 2022 r., wobec osób i podmiotów wpisanych na listę, o której mowa w art. 2 ustawy, stosuje się sankcje polegające m.in. na wykluczeniu z postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu prowadzonego na podstawie ustawy PZP.
Na podstawie przepisów art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (DZ. Urz. Nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: Rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizujących sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1 ), dalej: Rozporządzenie 2022/576 oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ww. ustawy z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się:
a. wykonawcę oraz uczestnika konkursu wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy,
b. wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r., poz. 180, 326 ze zm.) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy,
c. wykonawcę oraz uczestnika konkursu, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej
o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy.
7. Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę na podstawie art. 109 ust. 1 pkt. 4 ustawy PZP.
8. Udostępnienie zasobów:
8.1. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
8.2. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
8.3. Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe lub ich sytuacja finansowa lub ekonomiczna, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa
w art. 112 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy PZP, a także bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy
- nie dotyczy to jednak oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy PZP, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej.
8.4. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe, sytuacja ekonomiczna lub finansowa podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.
8.5. Wykonawca nie może po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

Wymagane depozyty i gwarancje

Wymagania Zamawiającego dotyczące wadium
1. Wykonawca zobowiązany jest wpłacić wadium w kwocie określonej dla danego pakietu, (przed upływem terminu składania ofert), na cały okres związania ofertą od upływu terminu składania ofert: Nr Pakietu:1, Kwota wadium:30000,00zł.
2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
a) w pieniądzu: przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: BANK MILLENNIUM S.A, nr rachunku: 21 1160 2202 0000 0004 7256 1728 z dopiskiem: Wadium do postępowania pn.: Postępowanie powtórzone: System Obiegu Dokumentów - wdrożenie systemu wykorzystującego algorytmy Al służącego do automatyzacji i optymalizacji procesów szpitalnych;
b) gwarancjach bankowych;
c) gwarancjach ubezpieczeniowych;
d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 462, 1672 ze zm.).
3. Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą uznania środków pieniężnych na rachunku bankowym Zamawiającego, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert).Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.
4. Zamawiający zaleca, aby dla:
a) Wadium wniesionego w pieniądzu – przelewem – dołączyć do oferty dokument potwierdzenia dokonanego przelewu (w formie elektronicznej), lub wygenerowane z systemu bankowości elektronicznej potwierdzenie przelewu.
b) Wadium wniesionego w pozostałych przypadkach - należy dołączyć oryginał dokumentu wystawionego na rzecz Zamawiającego, który zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę upoważniona do jego wystawienia;
5. Koniecznym jest, aby gwarancja lub poręczenie obejmowały odpowiedzialność za wszystkie przypadki powodujące utratę wadium przez Wykonawcę, określone w art. 98 ust. 6 Ustawy PZP;
Z treści gwarancji/poręczenia winno wynikać bezwarunkowe, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego w terminie związania ofertą, zobowiązanie Gwaranta do wypłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 Ustawy PZP.
6. Zamawiający wymaga, aby wadium wniesione w formie innej niż pieniężna spełniało następujące warunki:
1) powinno być nieodwołalne i bezwarunkowe oraz płatne na pierwsze żądanie;
2) termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji nie może być krótszy niż termin związania ofertą (z zastrzeżeniem, iż pierwszym dniem związania ofertą jest dzień składania ofert);
3) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa oraz numer przedmiotowego postępowania;
4) powinno wskazywać podmiot będący beneficjentem poręczenia lub gwarancji;
5) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (na podstawie art. 58 ustawy PZP), Zamawiający wymaga aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią (tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).
7. Zamawiający zwraca wadium wszystkim Wykonawcom niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności: upływu terminu związania ofertą, zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin jego wniesienia, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem art. 98 ust. 6 Ustawy PZP.
8. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
9. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez Wykonawcę: który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert, którego oferta została odrzucona, po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego odwołania.
10. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie w sposób nieprawidłowy lub nie utrzyma wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złoży wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy PZP zostanie odrzucona.
11. Jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, Zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
12. Zamawiający zwraca wadium wniesione w innej formie niż w pieniądzu poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.
13. Zamawiający zatrzyma wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt. 2-4, wystąpi odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli:
a) Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 lub w art. 128 ust. 1 ustawy PZP, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności o których mowa w art. 57 lub art. 106 ust. 1, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej
b) Wykonawca, odmówił podpisania umowy
c) Zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Warunki i termin płatności:
Zamawiający ustala warunki płatności z podziałem na etapy, zgodnie z Załącznikiem Nr 2 – Formularz ofertowy, w tym za: Etap I – Dostawa licencji system obiegu dokumentów – do 30 dni od zawarcia umowy, nie później niż do 29.01.2026 r. oraz za Etap II – Wdrożenie licencji system obiegu dokumentów wraz ze szkoleniem i 3-letnim utrzymaniem – do 15.05.2026 r. Płatności zostaną dokonane w ciągu 60 dni od daty dostarczenia przez Wykonawcę prawidłowo wystawionego pod względem formalnym i merytorycznym oryginału faktury do Zamawiającego, na rachunek bankowy wpisany przez Wykonawcę na fakturze. Warunki oraz terminy płatności zostały szczegółowo określone w Projekcie umowy dostawy.

Wykaz dokumentów i oświadczeń (podmiotowych oraz przedmiotowych środków dowodowych), jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu
1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do SWZ oraz załączyć do oferty aktualne na dzień składania ofert następujące oświadczenia i dokumenty:
1) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału
w postępowaniu; oświadczenie składa się na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, w skrócie: „JEDZ”, sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016 r., s. 16), Wykonawcy muszą złożyć wraz z ofertą opatrzoną kwalifikowanym podpisem aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w postaci JEDZ w zakresie wskazanym w SWZ w Załączniku nr 4 do SWZ (wzór JEDZ
2) Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia
3) Załącznik nr 2 – Formularz oferty zawierający zarejestrowaną nazwę Wykonawcy, zarejestrowany adres Wykonawcy, numer telefonu, numer REGON, numer NIP, e – mail, numer konta bankowego, dane osobowe i nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktów;
4) Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Do oferty należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa lub notarialnie potwierdzoną kopię;
5) Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawcy, złożone
w oryginale, udzielone zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze
6) Dowód wniesienia wadium (w sposób określony w pkt. 13 SWZ).
2. Przedmiotowe środki dowodowe:
Zamawiający wymaga, żeby Wykonawca, przed terminem składania ofert, złożył przedmiotowy środek dowodowy w postaci próbki, o której mowa w Załączniku Nr 1a do SWZ - Regulamin próbki.
1. Zamawiający wymaga, żeby Wykonawca, przed terminem składania ofert, złożył przedmiotowy środek dowodowy w postaci Próbki, o której mowa w SWZ.
2. Zamawiający oświadcza, że celem złożenia Próbki jest:
a) potwierdzenie zgodności oferowanego przez Wykonawcę systemu z podstawowymi (obligatoryjnymi) wymaganiami i cechami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia – w zakresie funkcjonalności Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych, które to funkcjonalności, na dzień składania ofert, są rozwiązaniami istniejącymi w systemie oferowanym przez Wykonawcę i które zostały zadeklarowane przez Wykonawcę jako istniejące na dzień składania ofert w formularzu ofertowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do SWZ,
b) potwierdzenie zgodności oferowanego przez Wykonawcę systemu z jakościowym kryterium oceny ofert (kryterium „Funkcjonalności”) – w zakresie dodatkowych (nieobligatoryjnych) funkcjonalności Systemu do Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Automatyzacji Procesów Biznesowych, które to funkcjonalności, na dzień składania ofert, są rozwiązaniami istniejącymi w systemie oferowanym przez Wykonawcę i które zostały zadeklarowane przez Wykonawcę jako istniejące na dzień składania ofert w formularzu ofertowym oraz następczego przyznania ofercie Wykonawcy punktów w kryterium jakościowym oceny ofert (kryterium „Funkcjonalności”).
3. Zamawiający informuje, że nie dopuszcza możliwości złożenia lub uzupełnienia przez Wykonawcę przedmiotowego środka dowodowego – Próbki, także w przypadku, gdy jej złożenie ma potwierdzać zgodność oferowanego systemu elektronicznego obiegu dokumentów z wymaganiami i cechami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia w zakresie podstawowych (obligatoryjnych) funkcjonalności systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
4. Oferta zostanie odrzucona w przypadku, gdy:
a) Wykonawca nie złoży Próbki przed terminem składania ofert i/lub Wykonawca nie zadeklaruje w posiadania przez oferowany system, na dzień składania ofert, wszystkich podstawowych (obligatoryjnych) funkcjonalności systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
b) Próbka złożona przez Wykonawcę przed terminem składania ofert nie potwierdzi spełnienia przez oferowany system elektronicznego obiegu dokumentów wszystkich podstawowych (obligatoryjnych) funkcjonalności systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
5. Prezentacja Próbki nastąpi w sposób zgodny z Regulaminem prezentacji próbki stanowiącym Załącznik Nr 1a do SWZ.
3. Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania, na wezwanie Zamawiającego zobowiązany jest złożyć w terminie wskazanym przez Zamawiającego, nie krótszym niż 10 dni aktualne na dzień złożenia następujące środki dowodowe:
1) Informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 Ustawy PZP, sporządzoną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
2) Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie wskazanym w (art. 108 ust. 1 Ustawy PZP), o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1076 ze zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w postępowaniu, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Oświadczenie Wykonawca może sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5.1. do SWZ. Dokument należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem. Dokument lub oświadczenie, sporządzane w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski. Wraz ze złożeniem oświadczenia, Wykonawca może przedstawić dowody, że powiązania z innym wykonawcą nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu o udzielenie zamówienia. W przypadku Wykonawców występujących wspólnie oświadczenie, o których mowa w zdaniu pierwszym, składa każdy z Wykonawców.
3) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy PZP, sporządzony nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
4) Oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu JEDZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3 – 6 ustawy PZP. Oświadczenie Wykonawca może sporządzić zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5.2. do SWZ.
4. Wykonawca, który ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument:
1) zamiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w 3 ppkt 1) składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
2) zamiast dokumentów, o którym mowa w 9.3. ppkt 3) składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, potwierdzające, że: nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.
3) Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 9.3. lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy PZP, zastępuje
się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego
reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze wzglądu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.
4) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia dokumenty i oświadczenia wskazane powyżej składa również Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. Postanowienia pkt 9.2. i 9.3. stosuje się odpowiednio.
5) W przypadku powierzenia wykonania części zamówienia podwykonawcy postanowienia pkt. 9.2 stosuje się odpowiednio. Dokumenty wskazane w pkt 9 SWZ należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii dokumentu za zgodność z oryginałem opatrzony kwalifikowanym podpisem. Dokumenty lub oświadczenia, sporządzane w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.