Przedłużenie kontraktu serwisowego dot. systemu ARIA dla Narodowego Instytutu Onkologii im. Marii Skłodowskiej–Curie – Państwowego Instytutu Badawczego Oddziału w Gliwicach

Krótki opis

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest przedłużenie kontraktu serwisowego dot. systemu ARIA dla Narodowego Instytutu Onkologii im. Marii Skłodowskiej–Curie – Państwowego Instytutu Badawczego Oddziału w Gliwicach.
2. Opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji zamówienia zawarte są w:
1) Opisie przedmiotu zamówienia – załącznik nr 2 do SWZ,
2) Projektowanych postanowieniach umowy, które zostaną wprowadzone do treści umowy – załącznik nr 9 do SWZ.
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
4. Oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone.
5. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert równoważnych - opis równoważności zawarty został w rozdziale IV SWZ.
6. Zamawiający żąda od Wykonawcy wniesienia wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
7. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej oraz zamówień uzupełniających.
8. Zamawiający nie określa wymagań związanych z realizacją przedmiotu zamówienia, o których mowa w art. 95 ust. 1 ustawy Pzp.
9. Klauzulę informacyjną wynikającą z treści art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, Zamawiający zamieścił w SWZ.
10. Informacje na temat wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia zawarte zostały w rozdziale IX SWZ.
11. Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy (tzw. zmiany kontraktowe w oparciu o art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp) w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, zgodnie z warunkami zawartymi w załączniku 9 do SWZ. Zmiana umowy może także nastąpić w przypadkach, o których mowa w art. 455 ust. 1 pkt 2-4 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
12. Szczegółowe informacje dotyczące niniejszego postępowania zawarte są w SWZ.
13. Zamawiający w niniejszym postępowaniu stawia warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej.
1) Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje należycie co najmniej jedną usługę polegającą na świadczeniu usług serwisowych systemu planowania leczenia ECLIPSE/ARIA, na wartość nie mniejszą niż 1 000 000,00 zł brutto.
W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych Wykonawca spełni warunki określone przez Zamawiającego, gdy wymagany zakres usługi (w tym zakres czasowy i wartościowy) zostanie spełniony na dzień składania ofert.
W przypadku złożenia przez Wykonawcę dokumentów zawierających kwoty wyrażone w innych walutach niż PLN, dla potrzeby oceny spełniania warunku określonego powyżej, Zamawiający jako kurs przeliczeniowy waluty przyjmie średni kurs danej waluty publikowany przez Narodowy Bank Polski w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Narodowy Bank Polski nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w którym zostanie on opublikowany.
2) Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że dysponuje (lub będzie dysponował)
osobami niezbędnymi do wykonania zamówienia, tj. minimum dwoma serwisantami przeszkolonymi przez producenta lub autoryzowaną przez producenta jednostkę szkoleniową w zakresie serwisowania systemu ECLIPSE/ARIA w wersji 16.x firmy Varian Medical Systems.
Przeszkolenie, o którym mowa powyżej musi być potwierdzone odpowiednim certyfikatem / zaświadczeniem lub innym dokumentem.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w ppkt 1) i 2) powyżej, zostaną spełnione jeżeli jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia spełni samodzielnie je samodzielnie (w całości).
Powyższa zasada dotyczy również sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp.

Opis zamówienia

1. Opis przedmiotu zamówienia oraz warunki realizacji zamówienia zawarte są w:
1) Opisie przedmiotu zamówienia – załącznik nr 2 do SWZ,
2) Projektowanych postanowieniach umowy, które zostaną wprowadzone do treści umowy – załącznik nr 9 do SWZ.
2. Zamawiający w niniejszym postępowaniu przetargowym przy ocenie ofert będzie stosował procedurę określoną w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp.
3. Termin związania ofertą wynosi: 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Dzień ten jest pierwszym dniem terminu związania ofertą. Powyższe oznacza, iż termin związania ofertą upływa w dniu 08.07.2025 r.
4. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: 36 miesięcy od daty wskazanej przez Zamawiającego. Zamawiający przewiduje rozpoczęcie świadczenia usług nie wcześniej niż od dnia 27.05.2025 r.

Procedura przyspieszona

Narodowy Instytut Onkologii im. Marii Skłodowskiej – Curie - Państwowy Instytut Badawczy Oddziału w Gliwicach, przystępuje do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obejmującego przedłużenie kontraktu serwisowego dot. systemu ARIA. Zgodnie z dyspozycją art. 138 ust. 1 ustawy Pzp, termin składania ofert nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Jednocześnie w treści art. 138 ust. 2 pkt. 2) ustawy Pzp ustawodawca przewidział, że Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż termin 35-dniowy, nie krótszy jednak niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
System ARIA jest jednym z kluczowych systemów infrastruktury Instytutu odpowiadającym za przygotowanie planów leczenia w celu realizacji radioterapii. W związku z tym, iż kluczowym jest zachowanie ciągłości wsparcia systemu co bezpośrednio przekłada się na ciągłość działania pracy Instytutu w zakresie leczenia pacjentów, a termin wsparcia serwisowego ww. systemu przypada na 27.05.2025 r., podjęto decyzję o skorzystaniu z art. 138 ust. 2 pkt. 2) ustawy Pzp, tj. ze skrócenia 35-dniowego terminu składania ofert wynikającego z art. 138 ust. 1 ustawy Pzp do 15 dni, od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Wykonawca składa ofertę wraz z wymaganymi załącznikami zgodnie ze sposobem przygotowania i składania ofert opisanym w rozdziale XIII SWZ, wyłącznie za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski", widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy na Platformie e-Zamówienia.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający w niniejszym postępowaniu stawia warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej.
1. Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje należycie co najmniej jedną usługę polegającą na świadczeniu usług serwisowych systemu planowania leczenia ECLIPSE/ARIA, na wartość nie mniejszą niż 1 000 000,00 zł brutto.
W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych Wykonawca spełni warunki określone przez Zamawiającego, gdy wymagany zakres usługi (w tym zakres czasowy i wartościowy) zostanie spełniony na dzień składania ofert.
W przypadku złożenia przez Wykonawcę dokumentów zawierających kwoty wyrażone w innych walutach niż PLN, dla potrzeby oceny spełniania warunku określonego powyżej, Zamawiający jako kurs przeliczeniowy waluty przyjmie średni kurs danej waluty publikowany przez Narodowy Bank Polski w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Narodowy Bank Polski nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia, po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w którym zostanie on opublikowany.
2. Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że dysponuje (lub będzie dysponował) osobami niezbędnymi do wykonania zamówienia, tj. minimum dwoma serwisantami przeszkolonymi przez producenta lub autoryzowaną przez producenta jednostkę szkoleniową w zakresie serwisowania systemu ECLIPSE/ARIA w wersji 16.x firmy Varian Medical Systems.
Przeszkolenie, o którym mowa powyżej musi być potwierdzone odpowiednim certyfikatem / zaświadczeniem lub innym dokumentem.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki określone w pkt 1 oraz 2 powyżej, zostaną spełnione jeżeli jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia spełni samodzielnie je samodzielnie (w całości).
Powyższa zasada dotyczy również sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp.

Wymagane depozyty i gwarancje

Warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest wniesienie wadium w wysokości 38 000,00 zł (słownie: trzydzieści osiem tysięcy złotych 00/100).

Warunki realizacji zamówienia

Zamawiający przewiduje możliwość zmian postanowień zawartej umowy (tzw. zmiany kontraktowe w oparciu o art. 455 ust. 1 pkt. 1 ustawy Pzp) w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, zgodnie z warunkami zawartymi w załączniku nr 7 do SWZ. Zmiana umowy może także nastąpić w przypadkach, o których mowa w art. 455 ust. 1 pkt 2-4 oraz ust. 2 ustawy Pzp.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu (Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę w przypadkach, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1-6, art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. 2024r. poz. 507) i art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.
2. Dla uzyskania ważności oferta musi zawierać wypełnione, podpisane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Wykonawcy formularze:
1) formularz „OFERTA” – załącznik nr 1 do SWZ,
2) Opis przedmiotu zamówienia – załącznik nr 2 do SWZ,
3) Formularz „JEDZ” – interaktywny formularz zamieszczony na stronie prowadzonego postępowania – załącznik nr 3,
4) oświadczenie Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia dot. dodatkowych przesłanek wykluczenia – załącznik nr 4 do SWZ,
5) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (o ile Wykonawca korzysta ze zdolności innych podmiotów na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp) – załącznik nr 5 do SWZ,
6) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (z którego wynika, jaki zakres zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy) – załącznik nr 6 do SWZ,
7) dowód wniesienia wadium,
a) w przypadku wniesienia wadium w postaci niepieniężnej do oferty należy dołączyć (w wyodrębnionym pliku) elektroniczny dokument potwierdzający wniesienie wadium. W przypadku Wykonawców składających ofertę wspólną treść dokumentu wadialnego musi zapewniać możliwość zaspokojenia interesów Zamawiającego co oznacza, że uzyskanie zagwarantowanej zapłaty wadium musi obejmować wszystkie wskazane w ustawie przesłanki zatrzymania wadium, o których mowa w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp, tj. działania lub zaniechania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
b) w przypadku wniesienia wadium w postaci pieniężnej, zalecane jest dołączenie do oferty kopii potwierdzenia nadania przelewu;
oraz
8) Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzające, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, zgodnie z zapisami rozdz. VII ust. 1 pkt 5) SWZ,
Powyższe dotyczy również:
- osoby działającej w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego,
- osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp.
9) pełnomocnictwo ustanowione do reprezentowania Wykonawcy/ów ubiegającego/cych się o udzielenie zamówienia publicznego – jeżeli dotyczy.
3. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych określonych w rozdziale VII ust. 2 SWZ.
4. Szczegółowe informacje dotyczące wymaganych dokumentów, ich odpowiedników, form składania zostały określone w Specyfikacji Warunków Zamówienia w rozdziale III i VII.
5. Informacje na temat wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia zawarte zostały w rozdziale IX SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na: 1) niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania Wykonawców lub konkursie, w tym na projektowane postanowienie umowy; 2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania Wykonawców lub konkursie, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp; 3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy Pzp, mimo że zamawiający był do tego obowiązany.
4. Zgodnie z art. 515 Pzp 1) Odwołanie wnosi się w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 2) Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, 3) Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 1 i 2 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, 4) Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił Wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: a) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki – ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; b) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: - nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo, - opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.
5. Więcej informacji o o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy oraz innym podmiotom zostały zawarte w rozdziale XXIV Specyfikacji Warunków Zamówienia.
6. Zasady, terminy oraz sposób korzystania ze środków ochrony prawnej szczegółowo regulują przepisy działu IX ustawy – Środki ochrony prawnej (art. 505 – 590 ustawy Pzp).