PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE WYDARZENIA PT. „DEMO DAY” W RAMACH ESA BIC

Polska Agencja Kosmiczna

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa jednodniowej konferencji, prowadzonej w języku polskim oraz angielskim, zwanej dalej „Wydarzeniem”. 1. Planowany termin Wydarzenia: 10 grudnia 2025 r. 2. Formuła konferencji: stacjonarna. 3. Liczba uczestników - do 120 osób. Zamawiający zastrzega, że ostateczna liczba uczestników zostanie podana nie później niż na 3 dni robocze przed terminem Wydarzenia, zapewniając, że minimalna liczba uczestników to 80 osób. Rekrutacja uczestników zostanie zrealizowana przez Zamawiającego, który udostępni formularze (elektronicznie) do rejestracji gości Wydarzenia. 4. Czas trwania Wydarzenia: • maksymalnie 8 godz. zegarowych, w tym przerwa na kawę, kolacja i networking. 5. Język: polski oraz angielski. Miejsce: CIC Warsaw, Varso Place, Chmielna 73, 00-801 Warszawa. Prelegenci: Za dobór oraz zapewnienie udziału osób biorących udział w Wydarzeniu w charakterze prelegentów odpowiada Zamawiający.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2025-11-05. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2025-10-21.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

• IBENTO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Kto?

• Polska Agencja Kosmiczna

Co?

• Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów › Usługi w zakresie organizacji imprez

Gdzie?

• Luxembourg › Luxembourg
• Pomorskie › Gdański
• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2025-10-21	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-10-27	Ogłoszenie o zamówieniu
2025-12-10	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-10-21)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Przygotowanie i przeprowadzenie wydarzenia pt. „demo day” w ramach esa bic
Numer referencyjny: BO/49/2025
Krótki opis:

Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Usługi w zakresie organizacji imprez 📦
Wartość szacunkowa bez VAT: 79252.5 PLN 💰
Opis
Wewnętrzny identyfikator: BO/49/2025
Wartość szacunkowa bez VAT: 103012.5 PLN 💰
Przedmiotowe zamówienie jest odpowiednie również dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) ✅
Informacje dodatkowe:

1. Oferta - inne dokumenty – katalog wymaganych dokumentów oraz moment ich składania został określony w Rozdziale XIV SWZ. JEDZ oraz pozostałe dokumenty określone w Rozdziale XIV SWZ będą wymagane na wezwanie zamawiającego od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. 2. Do oferty wykonawca dołącza: 1) Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy) 1) Formularz cenowy - Załącznik nr 2 do SWZ 2) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa – w sytuacji gdy oferta lub inne dokumenty składane w toku postępowania będą zawierały tajemnicę przedsiębiorstwa. 3) Informacje dotyczące wykonawcy – w tym dokumencie wykonawca składa oświadczenie w zakresie spełnienia wymogów RODO oraz informację, czy wybór oferty wykonawcy będzie prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego. Informacje w tym zakresie Wykonawca zamieszcza w Załączniku nr 2 do SWZ. 4) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835 ze zm.) (według załączonego wzoru – Załącznik nr 4 do SWZ); Niniejsze oświadczenie sporządza odrębnie: -wykonawca/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (w tym wspólnicy spółek cywilnych); 5) Oświadczenie wykonawców o ogólnounijnym zakazie udziału rosyjskich wykonawców w zamówieniach na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str.1) (według załączonego wzoru – Załącznik nr 5 do SWZ); Niniejsze oświadczenie sporządza odrębnie: -wykonawca/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (w tym wspólnicy spółek cywilnych); 3.Wadium oraz zabezpieczenie należytego wykonania umowy w niniejszym postępowaniu nie jest wymagane. 4.Informacja w zakresie unieważnienia postępowania: Zamawiający poza możliwością unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 255 ustawy Pzp, zgodnie z dyspozycją art. 257 ustawy Pzp, zastrzega możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane. 5. Zaliczki: Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 6. Stosownie do postanowień art. 455 ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy.

Informacje dodatkowe

1. Oferta - inne dokumenty – katalog wymaganych dokumentów oraz moment ich składania został określony w Rozdziale XIV SWZ. JEDZ oraz pozostałe dokumenty określone w Rozdziale XIV SWZ będą wymagane na wezwanie zamawiającego od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.
2. Do oferty wykonawca dołącza:
1) Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy)
1) Formularz cenowy - Załącznik nr 2 do SWZ
2) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa – w sytuacji gdy oferta lub inne dokumenty składane w toku postępowania będą zawierały tajemnicę przedsiębiorstwa.
3) Informacje dotyczące wykonawcy – w tym dokumencie wykonawca składa oświadczenie w zakresie spełnienia wymogów RODO oraz informację, czy wybór oferty wykonawcy będzie prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego. Informacje w tym zakresie Wykonawca zamieszcza
w Załączniku nr 2 do SWZ.
4) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835 ze zm.) (według załączonego wzoru – Załącznik nr 4 do SWZ);
Niniejsze oświadczenie sporządza odrębnie:
-wykonawca/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (w tym wspólnicy spółek cywilnych);
5) Oświadczenie wykonawców o ogólnounijnym zakazie udziału rosyjskich wykonawców w zamówieniach na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str.1) (według załączonego wzoru – Załącznik nr 5 do SWZ);
Niniejsze oświadczenie sporządza odrębnie:
-wykonawca/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (w tym wspólnicy spółek cywilnych);
3.Wadium oraz zabezpieczenie należytego wykonania umowy w niniejszym postępowaniu nie jest wymagane.
4.Informacja w zakresie unieważnienia postępowania:
Zamawiający poza możliwością unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 255 ustawy Pzp, zgodnie z dyspozycją art. 257 ustawy Pzp, zastrzega możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
5. Zaliczki:
Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
6. Stosownie do postanowień art. 455 ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy.

Kraj: Polska 🇵🇱
Miejsce wykonania: Miasto Warszawa 🏙️
Czas trwania
Data końcowa: 2025-12-15 📅
Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Cena (waga): 60
Kryterium jakości (nazwa): 2) Doświadczenie koordynatora wydarzenia 40%
Kryterium jakości (waga): 40
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE
Główne aspekty procedury:

Podstawa prawna: Art. 132 ustawy Pzp w związku z art. 359 pkt 1 ustawy Pzp.
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2025-11-05 09:30:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2025-11-05 09:45:00 📅
Warunki otwarcia ofert (miejsce): Ofertę należy złożyć na Platformie zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/polsa, za pośrednictwem „Formularza składania oferty”, udostępnionego na ww. Platformie w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90 dni
Warunki przetargu
Wymagane jest użycie zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej (zgodnie z definicją w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014)
Data otwarcia: 2025-11-05 09:45:00 📅
Miejsce:

Ofertę należy złożyć na Platformie zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/polsa, za pośrednictwem „Formularza składania oferty”, udostępnionego na ww. Platformie w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Fakturowanie elektroniczne: Dozwolone
Stosowane będą zamówienia elektroniczne ✅
Stosowana będzie płatność elektroniczna ✅
Kryteria przyznawania nagród
Rodzaj wagi: Waga (wartość punktowa, dokładna)

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je:

Zostały zawarte w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego (PPU)Załącznik nr 6 do Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Polska Agencja Kosmiczna
Krajowy numer rejestracyjny: 9571077443
Departament: Oddział Terenowy w Warszawie, ul. Prosta 70, 00-838 Warszawa
Adres pocztowy: Trzy Lipy
3
Kod pocztowy: 80-172
Miasto pocztowe: Gdańsk
Region: Gdański 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Punkt kontaktowy: Oddział Terenowy w Warszawie, ul. Prosta 70, 00-838 Warszawa
E-mail: zamowienia@polsa.gov.pl 📧
Telefon: +48 22 380-15-50 📞
Fax: +48 22 380-15-50 📠
URL: https://polsa.gov.pl/ 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://platformazakupowa.pl/pn/polsa/proceedings 🌏
Adres profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/polsa/proceedings 🌏
Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
Główna działalność
Sprawy gospodarcze i finansowe
Komunikacja
Dokumenty URL: https://platformazakupowa.pl/pn/polsa/proceedings 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://platformazakupowa.pl/pn/polsa/proceedings 🌏
Zgłoszenie elektroniczne: Wymagane

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Krajowy numer rejestracyjny: 5262239325
Adres pocztowy: Postępu
17a
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Punkt kontaktowy: Krajowa Izba Odwoławcza
E-mail: iod.kio@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48 (22) 458 78 01 📞
Fax: +48 (22) 458 78 00 📠
URL: https://www.uzp.gov.pl/kio 🌏
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Nazwa i adresy
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych: 10 dni
Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Źródło: OJS 2025/S 203-696793 (2025-10-21)

Ogłoszenie o zamówieniu (2025-10-27)
Obiekt
Zakres zamówienia
Wartość szacunkowa bez VAT: 103012.5 PLN 💰

Zmiany
Tekst, który należy poprawić w pierwotnym ogłoszeniu
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Nowa wartość
Tekst:

W ogłoszeniu podano : 2. Procedura 2.1.3 Wartość Szacunkowa wartość bez VAT: 79 252,50 PLN W ogłoszeniu po zmianie jest: 2. Procedura 2.1.3 Wartość Szacunkowa wartość bez VAT: 103012,50 PLN

Inne informacje dodatkowe

W sekcji poniżej wskazanej podano nieprawidłową wartość szacunkową zamówienia 2. Procedura 2.1.3 Wartość Szacunkowa wartość bez VAT: 79 252,50 PLN

Główny powód zmiany: Korekta nabywcy
Informacje o modyfikacjach
Poprzednia wersja ogłoszenia, która jest zmieniana: 696793-2025
Źródło: OJS 2025/S 207-709520 (2025-10-27)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2025-12-10)
Obiekt
Zakres zamówienia
Wartość szacunkowa bez VAT: 103012.5 PLN 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT): 88695.3 PLN 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT) (najwyższa oferta): 110 500 💰
Całkowita wartość zamówienia (bez VAT) (najniższa oferta): 88695.3 💰

Udzielenie zamówienia
Udzielono zamówienia/części zamówienia ✅
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Numer umowy: Umowa nr PAK/U/135/2025/DBI/IM
Data zawarcia umowy: 2025-12-01 📅
Informacje o przetargach
Liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną: 3
Informacja o wartości zamówienia/działki (bez VAT)
Najwyższa oferta: 110 500 💰
Najniższa oferta: 88695.3 💰
Całkowita wartość umowy/działki: 88695.3 PLN 💰
Oferta została sklasyfikowana
Miejsce na liście zwycięzców: 1
Identyfikator oferty: 1
Identyfikator części zamówienia lub grupy części: LOT-0001
Nazwa i adres wykonawcy
Nazwa: Ibento spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Krajowy numer rejestracyjny: 7010452322
Adres pocztowy: ul. Złotego Smoka
16
Kod pocztowy: 02-202
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Wielkość podmiotu gospodarczego: Mikro-
Źródło: OJS 2025/S 239-821509 (2025-12-10)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Różne usługi branżowe i podobne (>20)

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów (12)

Usługi w zakresie organizacji imprez (7)

Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych (2)