Rekrutacja do przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez Miasto Łódź

Krótki opis

(Numeracja zgodna z SWZ)
4.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na umożliwieniu przeprowadzenia elektronicznego naboru do publicznych przedszkoli, publicznych zespołów przedszkoli, publicznych przedszkoli w zespołach szkolno – przedszkolnych wraz z modułem umożliwiającym przeprowadzenie elektronicznego naboru na dyżur wakacyjny, publicznych szkół podstawowych oraz publicznych szkół podstawowych w zespołach szkolno – przedszkolnych, publicznych szkół ponadpodstawowych, publicznych placówek kształcenia specjalnego, publicznych placówek zapewniających opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania (burs) oraz na zajęcia zamknięte organizowane w formie półkolonii w okresie ferii zimowych i ferii letnich, realizowanych w szkołach podstawowych, zespołach szkolno-przedszkolnych, szkołach podstawowych specjalnych, placówkach pracy pozaszkolnej prowadzonych przez Miasto Łódź, dotyczącego lat szkolnych 2026/2027, 2027/2028, 2028/2029, 2029/2030.
4.2 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ oraz
we wzorze umowy – Załącznik nr 5 do SWZ
4.3 Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych i częściowych.
Zamówienie dotyczy przeprowadzenia elektronicznego naboru do publicznych przedszkoli, publicznych zespołów przedszkoli, publicznych przedszkoli w zespołach szkolno – przedszkolnych wraz z modułem umożliwiającym przeprowadzenie elektronicznego naboru na dyżur wakacyjny, publicznych szkół podstawowych oraz publicznych szkół podstawowych w zespołach szkolno – przedszkolnych, publicznych szkół ponadpodstawowych, publicznych placówek kształcenia specjalnego, publicznych placówek zapewniających opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania (burs) oraz na zajęcia zamknięte organizowane w formie półkolonii w okresie ferii zimowych i ferii letnich, realizowanych w szkołach podstawowych, zespołach szkolno-przedszkolnych, szkołach podstawowych specjalnych, placówkach pracy pozaszkolnej prowadzonych przez Miasto Łódź, na cztery lata szkolne. Bez względu na typ placówki oświatowej poszczególne etapy elektronicznej rekrutacji wymagają takich samych funkcjonalności Systemu, w związku z tym nie ma potrzeby dzielenia zamówienia na części. Taka forma zamówienia wydaje się być także uzasadniona ze względów ekonomicznych.
[Nr zgodna z SWZ]: 40.1 Zamawiający nie przewiduje:
40.1.1. zawarcia umowy ramowej;
40.1.2. składania ofert wariantowych i częściowych;
40.1.3. rozliczania w walutach obcych;
40.1.4. aukcji elektronicznej
40.1.5. zwrotu kosztów udziału w postępowaniu;
40.1.6. możliwość udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp
40.1.7. wymogu lub możliwości złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych· lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty;
40.1.8. odbycia przez Wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia przez Wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu
u Zamawiającego.
40.1.9. możliwości skorzystania z prawa opcji na podstawie art. 441 ustawy Pzp.
40.2 Zamawiający przed wszczęciem postępowania nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych.
40.3 Zakres i warunki zmian zawartej umowy – kwestie odnoszące się do umowy są uregulowane we wzorze umowy Załącznik nr 5 do SWZ
Termin wykonania zamówienia: od dnia zawarcia do dnia 31 października 2029 r.

Opis zamówienia

(Numeracja zgodna z SWZ)
4.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na umożliwieniu przeprowadzenia elektronicznego naboru do publicznych przedszkoli, publicznych zespołów przedszkoli, publicznych przedszkoli w zespołach szkolno – przedszkolnych wraz z modułem umożliwiającym przeprowadzenie elektronicznego naboru na dyżur wakacyjny, publicznych szkół podstawowych oraz publicznych szkół podstawowych w zespołach szkolno – przedszkolnych, publicznych szkół ponadpodstawowych, publicznych placówek kształcenia specjalnego, publicznych placówek zapewniających opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania (burs) oraz na zajęcia zamknięte organizowane w formie półkolonii w okresie ferii zimowych i ferii letnich, realizowanych w szkołach podstawowych, zespołach szkolno-przedszkolnych, szkołach podstawowych specjalnych, placówkach pracy pozaszkolnej prowadzonych przez Miasto Łódź, dotyczącego lat szkolnych 2026/2027, 2027/2028, 2028/2029, 2029/2030.
4.2 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ oraz
we wzorze umowy – Załącznik nr 5 do SWZ
4.3 Zamawiający nie przewiduje składania ofert wariantowych i częściowych.
Zamówienie dotyczy przeprowadzenia elektronicznego naboru do publicznych przedszkoli, publicznych zespołów przedszkoli, publicznych przedszkoli w zespołach szkolno – przedszkolnych wraz z modułem umożliwiającym przeprowadzenie elektronicznego naboru na dyżur wakacyjny, publicznych szkół podstawowych oraz publicznych szkół podstawowych w zespołach szkolno – przedszkolnych, publicznych szkół ponadpodstawowych, publicznych placówek kształcenia specjalnego, publicznych placówek zapewniających opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania (burs) oraz na zajęcia zamknięte organizowane w formie półkolonii w okresie ferii zimowych i ferii letnich, realizowanych w szkołach podstawowych, zespołach szkolno-przedszkolnych, szkołach podstawowych specjalnych, placówkach pracy pozaszkolnej prowadzonych przez Miasto Łódź, na cztery lata szkolne. Bez względu na typ placówki oświatowej poszczególne etapy elektronicznej rekrutacji wymagają takich samych funkcjonalności Systemu, w związku z tym nie ma potrzeby dzielenia zamówienia na części. Taka forma zamówienia wydaje się być także uzasadniona ze względów ekonomicznych.

Procedura przyspieszona

Wydział Edukacji w Departamencie Pracy, Edukacji i Kultury Urzędu Miasta Łodzi przygotowuje się do realizacji zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest przeprowadzeniu elektronicznego naboru przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez Miasto Łódź, dotyczącego lat szkolnych 2026/2027, 2027/2028, 2028/2029, 2029/2030 oraz na zajęcia zamknięte organizowane w formie półkolonii w okresie ferii zimowych i ferii letnich, realizowanych w szkołach podstawowych, zespołach szkolno-przedszkolnych, szkołach podstawowych specjalnych, placówkach pracy pozaszkolnej.
Przedmiotowe zamówienie, ze względu na wartość przekracza tzw. „próg unijny” i jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, a więc w trybie najbardziej konkurencyjnym spośród przewidzianych w ustawie.
Zgodnie z art. 138 ust. 2 pkt. 2 ustawy Pzp, Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż termin określony w art. 138 ust. 2, nie krótszy jednak niż 15 dni m.in. jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert za uzasadnione.
Dotychczasowy system elektronicznej rekrutacji wykorzystywany przez Miasto Łódź nie może być wykorzystany na kolejne lata z uwagi na zakończenie okresu obowiązywania dotychczasowej umowy.
Biorąc pod uwagę powyższe pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert do 15 dni wynika z konieczności zapewnienia ciągłości postępowania rekrutacyjnego związanego z naborem uczestników na półkolonie zimowe, które przypadają w terminie od 2 lutego do 15 lutego 2026 r. System rekrutacyjny musi być w pełni funkcjonalny i przetestowany z odpowiednim wyprzedzeniem, aby umożliwić rodzicom dokonanie zapisów i operatorom przygotowanie organizacyjne półkolonii.
Przeprowadzanie postępowania w standardowym terminie ( co najmniej 30 dni na składanie wniosków) spowodowałoby opóźnienie w realizacji zamówienia i uniemożliwiałoby prawidłowe przeprowadzenia rekrutacji.

Wymagane depozyty i gwarancje

[Nr zgodna z SWZ]: 24.1 Wykonawca, którego oferta została wybrana zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie.
24.2 Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
24.3 Zgodnie z art. 450 ust. 1 ustawy Pzp, zabezpieczenie może być wnoszone, według wyboru Wykonawcy, w jednej lub w kilku następujących formach:
24.3.1 pieniądzu;
24.3.2 poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
24.3.3 gwarancjach bankowych;
24.3.4 gwarancjach ubezpieczeniowych;
24.3.5 poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
24.4 Zamawiający nie wyraża zgody na wniesienie zabezpieczenia w formach określonych w art. 450 ust. 2 ustawy Pzp:
24.4.1 w wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej;
24.4.2 przez ustanowienie zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego;
24.4.3 przez ustanowienie zastawu rejestrowego na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 grudnia 1996 r. o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów.
24.5 Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego. Wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego będzie skuteczne z chwilą uznania tego rachunku bankowego kwotą zabezpieczenia (wpływ środków pieniężnych na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego musi nastąpić przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego).
24.6 Na podstawie art. 450 ust. 4 ustawy Pzp w przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
24.7 Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, Zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy.
24.8 Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane.
24.9 W trakcie realizacji umowy Wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w pkt. 24.3 SWZ.
24.10 Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia
i bez zmniejszenia jego wysokości.
24.11 Uwaga: Przed złożeniem poręczenia lub gwarancji Wykonawca winien przedstawić projekt dokumentu Zamawiającemu w celu uzyskania akceptacji jego treści. Zabezpieczenie wnoszone w formie poręczeń lub gwarancji musi spełniać co najmniej poniższe wymagania:
1) musi obejmować odpowiedzialność za wszystkie okoliczności związane
z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy (w tym pokryciu naliczonych kar umownych), bez potwierdzania tych okoliczności;
2) wszelkie zmiany, uzupełnienia lub modyfikacje warunków umowy lub przedmiotu zamówienia nie mogą zwalniać gwaranta z odpowiedzialności wynikającej
z poręczenia lub gwarancji;
3) z jej treści powinno jednoznacznie wynikać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do zapłaty całej kwoty zabezpieczenia;
4) powinna być nieodwołalna i bezwarunkowa oraz płatna na pierwsze żądanie;
5) musi jednoznacznie określać termin obowiązywania poręczenia lub gwarancji;
6) w treści poręczenia lub gwarancji powinna znaleźć się nazwa przedmiotowego postępowania tj. „Rekrutacja do przedszkoli, szkół i placówek prowadzonych przez Miasto Łódź”, oraz numer referencyjny przedmiotowego postępowania DOM-WZP-II.271.151.2025
7) beneficjentem poręczenia lub gwarancji jest: Miasto Łódź – Urząd Miasta Łodzi ul. Piotrkowska 104, 90-926 Łódź;
8) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający wymaga, aby poręczenie lub gwarancja obejmowała swą treścią
(tj. zobowiązanych z tytułu poręczenia lub gwarancji) wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub aby z jej treści wynikało, że zabezpiecza Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).
9) Kwestie zabezpieczenia należytego wykonania umowy reguluje § 8 wzoru umowy Załącznik nr 5 do SWZ.

(Numeracja zgodna z SWZ)
7. PODSTAWY WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO:
Zamawiający informuje, iż podstawy wykluczenia z postępowania o udzielenie Zamówienia Publicznego znajdują się w pkt 7 SWZ - dokumenty zamówienia.
8. INFORMACJA O WARUNKACH UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
Zamawiający informuje, iż warunki udziału w postępowaniu o udzielenie Zamówienia Publicznego znajdują się w pkt 8 SWZ - dokumenty zamówienia.
9. JEDZ, WYKAZ PODMIOTOWYCH ŚRODKÓW DOWODOWYCH ORAZ INNE DOKUMENTY
Na podstawie art. 139 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
9.1 Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie Wykonawca składa wraz z ofertą:
9.2 Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć, w celu wstępnego potwierdzenia, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu:
9.2.1 Oświadczenie Wykonawcy dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576 oraz art. 7 ust. 1 ustawy
o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 7 do SWZ.
W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie niniejsze oświadczenie składa każdy z tych Wykonawców (dotyczy również wspólników spółki cywilnej).
9.3 NA PODSTAWIE ART. 139 UST. 2 USTAWY PZP NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO WYKONAWCA, którego oferta została najwyżej oceniona, jest zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, podmiotowe środki dowodowe i Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (zwany dalej: JEDZ) aktualne na dzień złożenia tj.:
9.3.1 W celu potwierdzenia podstaw do wykluczenia z postępowania
o udzielenie zamówienia Wykonawcy, Zamawiający żąda następujących dokumentów
9.3.1.1 aktualne oświadczenie dotyczące braku podstaw do wykluczenia
z postępowania oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ/ESPD) – Załącznik nr 3 do SWZ (plik w formacie XML)
9.3.2 W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy, Zamawiający żąda następujących dokumentów:
9.3.2.1 Oświadczenie wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji I konsumentów (j.t. Dz. U.z 2024 r. poz. 594) z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ
9.3.2.2 Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu,
o którym mowa:
 w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (tj. w jednolitym dokumencie JEDZ) w zakresie odnoszącym się do podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 3 – 6 ustawy Pzp,
 z art. 5k rozporządzenia 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ składa każdy z tych Wykonawców (dotyczy również wspólników spółki cywilnej).
9.3.2.3 Informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 4 ustawy Pzp, sporządzoną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

(Numeracja zgodna z SWZ)
38. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY
38.1 Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
38.2 Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
38.3 W postępowaniu odwołanie przysługuje na:
38.3.1 niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
38.3.2 zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp;
38.4 Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
38.5 Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać́ się̨ z jego treścią̨ przed upływem tego terminu.
38.6 Domniemywa się̨, że Zamawiający mógł zapoznać́ się̨ z treścią̨ odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
38.7 Odwołanie wnosi się w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne:
38.7.1. 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
38.7.2. 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt. 38.7.1 SWZ.
38.8 Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne.
38.9 Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 38.7 i 38.8 SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne.
38.10 Jeżeli Zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
38.10.1. 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
38.10.2. 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
38.11 Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym, że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
38.12 Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.