Serwis oprogramowania oraz przedłużenie subskrypcji dla contact centre w latach 2025-2028 (19115)

Procedura przyspieszona

Zamówienie dotyczy zapewnienia ciągłości działania oprogramowania do obsługi połączeń telefonicznych w Miejskiego Centrum Komunikacji oraz Ośrodku reagowania kryzysowego Stołecznego Centrum Bezpieczeństwa, w celu odpowiedniej realizacji zadań m.st. Warszawy, w szczególności związanych z bezpieczeństwem miasta oraz jego mieszkańców.
Oprogramowanie do obsługi połączeń telefonicznych w Miejskim Centrum Komunikacji jest wykorzystywane w trybie 24/7 poprzez realizację zgłoszeń interesariuszy Urzędu, zapewniając realizację ustawowych zadań m.st. Warszawy obejmujących zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty opisanych w art. 7.1 Ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. 1990 Nr 16 poz. 95 ze zm.).
Oprogramowanie do obsługi połączeń telefonicznych w Ośrodku reagowania kryzysowego jest wykorzystywane w trybie 24/7 poprzez realizację zgłoszeń interesariuszy Urzędu, zapewniając realizację ustawowych zadań m.st. Warszawy obejmujących zadania zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli opisanych w art. 4.1 Ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. 1998 Nr 91 poz. 578 ze zm.).
Biorąc pod uwagę profil działalności tych jednostek tj. w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa, niezbędne jest działanie w trybie 24/7 oraz zapewnienie tym jednostkom ciągłości działania właściwych narzędzi pracy w trybie 24/7, w tym oprogramowania do obsługi połączeń telefonicznych.
Urząd rozpoczął wykorzystywanie przedmiotowego oprogramowania w ramach wdrożenia systemu informatycznego Centrum Komunikacji z Mieszkańcami. Obecne zamówienie dotyczy zapewnienia ciągłości działania. Zamówienie obejmuje kontynuację subskrypcji oprogramowania bez których połączenia telefoniczne nie będą mogły być realizowane.
Na czasochłonność przygotowania zamówienia wpłynęły: planowane zmiany w zasadach utrzymania oprogramowania przez producenta od 2025 r. Wobec zmiennych informacji wpływających do Urzędu zaprojektowanie zamówienia nie było możliwe do momentu potwierdzenia możliwości realizacji, czego Zamawiający nie mógł wcześniej przewidzieć. Do zwiększenia czasochłonności przygotowania postępowania przyczyniła się też w dużej mierze planowana nowelizacja Ustawy dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz.U.2024.1077) której projekty kilkukrotnie w okresie przygotowania Zamówienia zostały publikowane, a której zapisy znacząco wpływają na sposób realizacji Zamówienia, stąd konieczność zapewnienia odpowiednich klauzul w projekcie Umowy, czego Zamawiający nie mógł wcześniej przewidzieć.
Żeby zapewnić ciągłość działania oprogramowania do obsługi połączeń telefonicznych Miejskiego Centrum Komunikacji oraz Ośrodka reagowania kryzysowego Stołecznego Centrum Bezpieczeństwa, konieczne jest zawarcie umowy z wykonawcą przed wygaśnięciem obecnej subskrypcji oprogramowania tj. 1.08.2025. Z uwagi na proces przygotowania zamówienia, w powyższym celu konieczne jest zastosowanie skrócenia terminu składania ofert do 15 dni.
W związku z powyższym zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.