Sukcesywna dostawa subskrypcji na licencje z pakietu oprogramowania Microsoft 365 w ramach umowy Microsoft EAS dla Dolnośląskiego Centrum Onkologii, Pulmonologii i Hematologii we Wrocławiu na okres 36 miesięcy.

Krótki opis

3.1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa subskrypcji na licencje z pakietu oprogramowania Microsoft 365 w ramach umowy Microsoft EAS dla Dolnośląskiego Centrum Onkologii, Pulmonologii i Hematologii we Wrocławiu na okres 36 miesięcy.Zamówienie będzie finansowane ze środków własnych z możliwością uzyskania refinansowania części licencji z programu: „Poprawa jakości i dostępności usług zdrowotnych poprzez cyfryzację, integrację systemów i rozwój cyberbezpieczeństwa w Dolnośląskim Centrum Onkologii, Pulmonologii i Hematologii nr KPOD.07.03-IP.10-0149/25’’.
3.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt. 3.1., znajduje się w załączniku nr 10 do SWZ – Opisie Przedmiotu Zamówienia, załączniku nr 2 - Arkuszu asortymentowo-cenowym, załączniku nr 8 do SWZ - Projekcie umowy.
2.6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych – uzasadnienie braku podziału zamówienia na części:
Zamawiający nie dokonał podziału zamówienia na części, ponieważ przedmiot zamówienia – sukcesywna dostawa subskrypcji na licencje z pakietu oprogramowania Microsoft 365 w ramach umowy Microsoft EAS dla Dolnośląskiego Centrum Onkologii, Pulmonologii i Hematologii we Wrocławiu na okres 36 miesięcy – stanowi jednorodną, funkcjonalnie spójną całość. Licencje są oferowane w ramach jednego, zintegrowanego pakietu usług, a ich zarządzanie i wdrożenie wymaga jednolitego podejścia technicznego i organizacyjnego. Podział zamówienia mógłby prowadzić do trudności w zakresie kompatybilności, rozliczeń oraz zapewnienia ciągłości działania i wsparcia producenta. Zamówienie nie ma charakteru wielobranżowego, a jego realizacja przez jednego wykonawcę zapewni sprawną koordynację oraz odpowiedzialność za całość świadczenia.
2.7.Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
2.8.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert równoważnych.
2.9.Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
2.10.Zamawiający nie przewiduje zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt. 8 ustawy.
2.11.Zamawiający nie przewiduje prowadzenia aukcji elektronicznej.
2.12.Zgodnie z art. 257 pkt.1 Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
2.13. Zamawiający informuje, że przed otwarciem ofert zgodnie z art. 222 ust. 4 ustawy Pzp poda kwotę jaką zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, na potrzeby weryfikacji zaktualizowania się przesłanki unieważnienia postępowania, o której mowa w art. 255 pkt 3 ustawy Pzp.
2.14. Wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa
w art. 95 ustawy Pzp. - Zamawiający nie przewiduje wymagań w tym zakresie.
2.15. Wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp. - Zamawiający nie przewiduje wymagań w tym zakresie.
2.16. Informacje o zastrzeżeniu możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp. - Zamawiający nie przewiduje zastrzeżeń w tym zakresie.
2.17. Wymagania dotyczące opcji - Zamawiający przewiduje możliwości skorzystania z prawa opcji zgodnie z art. 441 ustawy pzp.
2.18. Zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert oraz dokonywania rozliczeń w walucie obcej – euro (EUR). Wartość oferty należy wskazać w euro (EUR) – jako wartość brutto za realizację zamówienia przez okres 36 miesięcy. Dodatkowo, Wykonawca zobowiązany jest do podania równowartości kwoty oferty w złotych polskich (PLN), wyliczonej według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski z dnia złożenia oferty. Wskazana wartość w PLN ma charakter wyłącznie informacyjny i służy Zamawiającemu do celów porównania ofert oraz ustalenia wartości zamówienia. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w euro (EUR) przez cały okres obowiązywania umowy. Ceny jednostkowe zawarte w Arkuszu asortymentowo-cenowym (Załącznik nr 6 do umowy) oraz faktury VAT będą wyrażane w euro (EUR). Kwoty będą przeliczane na PLN wyłącznie na potrzeby księgowe oraz ewidencyjne Zamawiającego, według średniego kursu NBP z dnia wystawienia faktury VAT. Szczegółowy opis rozliczenia w walucie obcej zawiera załącznik nr 1 do SWZ – Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) oraz zapisy w projekcie umowy, który stanowi załącznik nr 10 do SWZ.
2.19. Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów
2.20. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu- chyba że zachodzą przesłanki z art.261 ustawy PZP.
2.21. Zamawiający nie zastrzega wymogu ani nie dopuszcza możliwości złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93 Pzp.
2.22. Wykonawca zobowiązany jest do zdobycia wszelkich informacji, które mogą być konieczne do przygotowania oferty i podpisania umowy.
2.23. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2.24. Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawców w realizacji zamówienia.
2.25. Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom i podania przez Wykonawcę firm podwykonawców - zgodnie z art. 462, ust. 2 ustawy PZP, jeżeli są już znani.
2.26. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, wykonawca jest obowiązany wykazać zamawiającemu, że proponowany inny podwykonawca lub wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. Przepis art. 122 ustawy stosuje się odpowiednio.

Opis zamówienia

3.1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa subskrypcji na licencje z pakietu oprogramowania Microsoft 365 w ramach umowy Microsoft EAS dla Dolnośląskiego Centrum Onkologii, Pulmonologii i Hematologii we Wrocławiu na okres 36 miesięcy.Zamówienie będzie finansowane ze środków własnych z możliwością uzyskania refinansowania części licencji z programu: „Poprawa jakości i dostępności usług zdrowotnych poprzez cyfryzację, integrację systemów i rozwój cyberbezpieczeństwa w Dolnośląskim Centrum Onkologii, Pulmonologii i Hematologii nr KPOD.07.03-IP.10-0149/25’’.
3.2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, o którym mowa w pkt. 3.1., znajduje się w załączniku nr 10 do SWZ – Opisie Przedmiotu Zamówienia, załączniku nr 2 - Arkuszu asortymentowo-cenowym, załączniku nr 8 do SWZ - Projekcie umowy.
6.2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz wskazania braku podstaw wykluczenia wykonawca składa na wezwanie PODMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE.
• Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych.
• W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – niżej wymienione dokumenty składa każdy z Wykonawców występujących wspólnie.
• W przypadku innego podmiotu, na którego zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby Wykonawca polega, nw. dokumenty składa w odniesieniu do każdego z tych podmiotów (za wyjątkiem oświadczenia nr 6 do SWZ o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej) - PROSZĘ NIE SKŁADAĆ ICH WRAZ Z OFERTĄ
L.p. Rodzaj dokumentu
W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu:
1. Informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 108, ust. 1, pkt. 1 i pkt. 2 i 4 ustawy, wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
2. Zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
3. Zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
4. Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
5. Oświadczenie wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 p.z.p., o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - załącznik nr 6.
6. Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,
e) art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, odnośnie do naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych
(Dz. U. z 2023 r. poz. 70),
f)art. 5k Rozporządzenie Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczące środków ograniczających
w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 229, str. 1 z późn. zm.) oraz na podstawie art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835).
Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

Informacje dodatkowe

10. Przedmiotowe środki dowodowe składane wraz z ofertą:
1. a). Oświadczenie Wykonawcy potwierdzające, że dostarczone oprogramowanie jest legalne, posiada autoryzowane kody aktywacyjne i jest autentyczne. W przypadku dokumentów w języku obcym należy przedłożyć ich tłumaczenie na język polski.
Na podstawie art. 107 ust.2 i 4 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.
b). Oświadczenie firmy Microsoft, że Wykonawca posiada odpowiedni status partnerski do oferowania licencji w ramach EAS. W przypadku dokumentów w języku obcym należy przedłożyć ich tłumaczenie na język polski.
Na podstawie art. 107 ust.2 i 4 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub złożone środki dowodowe są niekompletne, Zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.
6.3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 6.2. niniejszego rozdziału, składa:
a. informację z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w art. 108, ust. 1, pkt. 1 i pkt. 2 i 4 – składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument,
b. zamiast zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109, ust. 1, pkt. 1 ustawy, zamiast zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w zakresie art. 109, ust. 1, pkt. 1 ustawy, zamiast odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub właściwego rejestru lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109, ust.1, pkt. 4 – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:
1) nie naruszył obowiązków dotyczących płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne,
2) nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
6.4. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 6.3 niniejszego rozdziału lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust. 1 pkt 1, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.
6.5. W przypadku wskazania przez Wykonawcę dostępności wymaganych w niniejszym rozdziale dokumentów lub oświadczeń w formie elektronicznej pod określonym adresem internetowym ogólnodostępnych i bezpłatnych baz danych, Zamawiający pobierze samodzielnie z tych baz danych wskazane przez wykonawcę oświadczenia lub dokumenty.
6.6. Dokumenty, o których mowa w ust. 6.3 pkt 1 pkt a powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 przed ich złożeniem a dokument, o którym mowa w ust. 6 pkt 2 lit b.1 i 2, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.
6.8 Dokumenty inne niż oświadczenia składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopi dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem.
6.9. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.
6.10. Wykonawca, który powołuje się na zasoby innych podmiotów, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia oraz spełnienia, w zakresie, w jakim się powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu składa jednolite dokumenty dotyczące tych podmiotów. – z zastrzeżeniem pkt. 6.11.
6.11. JEDZ. Wykonawca musi dołączyć standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia – JEDZ aktualny na dzień składania ofert. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
7.Wykaz wykonanych dostaw załącznik nr 11 do SWZ – w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz, których dostawy zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, że zostały wykonane należycie, tj:
- referencje lub inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego dostawa były lub są wykonywane lub oświadczenie Wykonawcy - jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej, zgodnie z zapisem pkt. 5.5.4. SWZ.
4.1. Wymagany termin realizacji zamówienia: 36 m-cy od daty zawarcia umowy tj. od 01.10.2025 r. do 30.09.2028 r. Uzasadnienie określenia terminu realizacji zamówienia w dacie: od 01.10.2025 r. do 30.09.2028 r.
Zamawiający, określając termin realizacji zamówienia w sposób sztywny — tj. od dnia 01.10.2025 r. do dnia 30.09.2028 r. — kieruje się koniecznością zapewnienia ciągłości i niezakłóconego funkcjonowania środowiska pracy użytkowników korzystających z usług i aplikacji wchodzących w skład pakietu Microsoft 365 w ramach umowy Microsoft EAS. Wybór konkretnej daty rozpoczęcia i zakończenia realizacji zamówienia wynika z faktu, iż obecna umowa/subskrypcja wygasa z dniem 30.09.2025 r. W celu uniknięcia przerwy w dostępie do narzędzi niezbędnych do realizacji zadań ustawowych oraz organizacyjnych przez jednostki organizacyjne Zamawiającego, nowa subskrypcja musi zostać uruchomiona niezwłocznie po zakończeniu obecnej, tj. od 01.10.2025 r. Ponadto, określenie terminu realizacji w sposób precyzyjny w datach umożliwia Zamawiającemu:
• zachowanie ciągłości licencyjnej,
• zapewnienie spójności i kompatybilności środowiska IT w organizacji,
• odpowiednie zaplanowanie budżetu na okres 36 miesięcy,
• zagwarantowanie bezpieczeństwa danych i usług w chmurze Microsoft,
• spełnienie wymagań audytowych i sprawozdawczych dotyczących gospodarowania środkami publicznymi.
Mając na uwadze powyższe, zastosowanie konkretnego terminu realizacji zamówienia, tj. od 01.10.2025 r. do 30.09.2028 r., jest w pełni uzasadnione potrzebami organizacyjnymi oraz technicznymi Zamawiającego, a także wynika z konieczności zapewnienia ciągłości dostaw usług objętych subskrypcją.
4.2. Główne miejsce realizacji zamówienia: Pl. Hirszfelda 12, 53-049 we Wrocław. Realizacja przedmiotu umowy nastąpi w formie dostaw cząstkowych w okresie 36 m-cy od daty zawarcia umowy tj. od 01.10.2025 r. do 30.09.2028 r. lub do wyczerpania kwoty umownej brutto, o której mowa w § 6 ust. 1 Umowy - w zależności co nastąpi wcześniej. Każde zamówienie częściowe zostanie zrealizowane w terminie do 10 dni roboczych od jego złożenia przez Zamawiającego do Wykonawcy pisemnego lub za pośrednictwem dedykowanego elektronicznego formularza Wykonawcy (o ile Wykonawca posiada taki formularz) lub na adres e-mail zamówienia cząstkowego dla zamawianych subskrypcji licencji.
4.3. Warunki płatności:
1. Płatności realizowane będą w trzech głównych transzach rocznych:
Transza I – za okres 01.10.2025 – 30.09.2026,
Transza II – za okres 01.10.2026 – 30.09.2027,
Transza III – za okres 01.10.2027 – 30.09.2028,
z możliwością składania zamówień częściowych między transzami, płatnych z góry do końca bieżącego roku rozliczeniowego.
2. Płatności dokonywane będą na podstawie podpisanych protokołów odbioru oraz prawidłowo wystawionych faktur VAT, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 60 dni od daty otrzymania faktury.
3. Ceny jednostkowe licencji/subskrypcji oparte są na katalogu producenta, wyrażone są w walucie EUR i pozostają niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy. Przy realizacji zamówień ceny te będą każdorazowo przeliczane na PLN według średniego kursu EUR ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu wystawienia faktury VAT i w takiej postaci przedstawiane Zamawiającemu. Szczegółowy wykaz jednostkowych cen zawarty jest w Arkuszu asortymentowo-cenowym, stanowiącym Załącznik nr 6 do umowy.
4. Wykonawca, w porozumieniu z producentem (Microsoft), gwarantuje stałość jednostkowych cen licencji/subskrypcji Microsoft wyrażonych w walucie EUR przez cały okres obowiązywania niniejszej umowy. Przy realizacji poszczególnych zamówień, Zamawiający każdorazowo wskaże rodzaj i ilość wymaganych licencji/subskrypcji, których wartość zostanie przeliczona z EUR na PLN według średniego kursu EUR ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu wystawienia faktury VAT.
5. Wykonawca nie może bez zgody podmiotu, który utworzył DCOPiH dokonać jakiejkolwiek czynności prawnej mającej na celu zmianę wierzyciela DCOPiH – art. 54 ust. 5 ustawy z dnia 15.04.2011 r. o działalności leczniczej – Dz.U. 2023, poz. 991tj.).
6. Wykonawca oświadcza, że wskazany w fakturze rachunek bankowy jest rachunkiem rozliczeniowym służącym wyłącznie do celów rozliczeń z tytułu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej i jest rachunkiem bankowym zgłoszonym do elektronicznego rejestru prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w ramach tzw. „białej listy podatników (zwanego dalej „Wykazem”), o którym mowa w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1570). Jeżeli przed realizacją płatności Zamawiający poweźmie informację o braku zaewidencjonowania rachunku bankowego w Wykazie, Zamawiający będzie uprawniony do dokonania zapłaty na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w Wykazie, co będzie stanowić wykonanie zobowiązania Zamawiającego (nie dotyczy osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej ani podmiotu zagranicznego, który nie jest zarejestrowany do celów podatkowych w Polsce). W przypadku jednak Wykonawcy mającego siedzibę w którymś z krajów UE, musi być on zarejestrowany w VIES (VAT Information Exchange System).
7. Faktury w formie papierowej należy przesyłać na adres Zamawiającego – pl. Hirszfelda 12, 53-413 Wrocław. Wykonawca może doręczyć faktury w formie pisemnej.

Procedura przyspieszona

Na podstawie art. 138 ust. 2 pkt.2) ustawy z dnia 11 września 2019 r. pzp. Zamawiający – Dolnośląskie Centrum Onkologii, Pulmonologii i Hematologii – przewiduje w niniejszym postępowaniu skrócenie terminu składania ofert do 15 dni.Zgodnie z powołanym przepisem, zamawiający może, w uzasadnionych przypadkach, wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż 35 dni, przy zachowaniu minimalnego terminu 15 dni. Przesłanką umożliwiającą zastosowanie tej procedury jest pilna potrzeba udzielenia zamówienia, której wystąpienie zostało spowodowane nieprzewidywalnymi, niezależnymi od zamawiającego okolicznościami, uniemożliwiającymi przeprowadzenie procedury w standardowym trybie.
1. Nieprzewidywalne okoliczności wpływające na opóźnienie postępowania
Zasadniczą i niezależną od zamawiającego przeszkodą w terminowym rozpoczęciu postępowania była konieczność ustalenia statusu prawnego jednostki w relacjach licencyjnych z firmą Microsoft, tj. czy jednostka może skorzystać z preferencyjnego modelu edukacyjnego (licencje A5).
Proces ten obejmował:
• wieloetapowe rozmowy z partnerem Microsoft oraz samym producentem,
• konieczność formalnego uzyskania akceptacji dla klasyfikacji podmiotu leczniczego jako instytucji uprawnionej do skorzystania z oferty edukacyjnej (Microsoft A5 Academic),
• analizę wpływu tej kwalifikacji na konstrukcję opisu przedmiotu zamówienia, warunków licencji i budżetu,
• nieoczekiwana, niezależna od Zamawiającego zmiana decyzji firmy Microsoft i powrót do licencjonowania na zasadach EAS
Zgodnie z wyjaśnieniami przedstawiciela producenta, kwestia statusu DCOPiH wymagała dodatkowych opinii i wewnętrznych procedur po stronie Microsoft, co w istotny sposób opóźniło możliwość sformułowania OPZ oraz rozpoczęcia procedury zakupowej. Należy również zaznaczyć, że przygotowania do przeprowadzenia postępowania w standardowym trybie nastąpiły z zachowaniem odpowiedniego zapasu czasowego, została przygotowana specyfikacja oraz katalog odpowiednich licencji. Rozmowy z Microsoft trwały od maja 2025 roku, w mailu z dnia 13.06.2025 otrzymaliśmy szacunki cenowe i zestawienie licencji w modelu komercyjnym, natomiast w dniu 04.07.2025r po ustaleniu ostatecznej ilości licencji zwrócono się do Microsoft o przyznanie specjalnych warunków cenowych na zasadach komercyjnych (mail: 09:58).
Zmiana modelu na tzw. A w firmie Microsoft nastąpiła w trakcie okresu przygotowawczego i spowodowała całkowitą zmianę zakresu licencji oraz sposobu przygotowania postępowania. Wiążące ustalenia o zmianie licencjonowania nastąpiły podczas spotkania w dniu 21.07.2025r. Proces zmiany statusu DCOPiH trwał w Microsoft do 11.08.2025r. gdy nastąpiła odpowiednia akceptacja i przygotowana przez producenta wycena szacunkowa 11.08.2025r (mail: godzina 22:57) i natychmiast przystąpiono do odpowiedniej modyfikacji dokumentacji przetargowej. Ostateczny katalog licencji w modelu CSP firma Microsoft nadesłała 20.08.2025r (mail: 12:39).
Faktyczne rozpoczęcie przygotowania postępowania mogło nastąpić dopiero po uzyskaniu jednoznacznego stanowiska producenta w zakresie dostępności produktu w wersji edukacyjnej – co nastąpiło na tyle późno, że zachowanie pełnego 35-dniowego terminu nie jest już możliwe bez ryzyka istotnych konsekwencji.
W dniu 21.08.2025 w godzinach popołudniowych została przekazana informacja o wstrzymaniu procesu przejścia przez zespół audytujący Microsoft z USA. W związku z powyższym Microsoft wycofał się ze złożonej oferty na licencje w trybie A i zalecił powrót do postępowania w celu uzyskania licencji w ramach umowy komercyjnej EAS.
W dniu 22.08.2025r przystąpiono do ponownej modyfikacji dokumentacji przetargowej w celu zakupu licencji w ramach umowy EAS. Czas pozostały do końca obecnego kontraktu uniemożliwia przeprowadzenie pełnej procedury przetargowej.
2. Obiektywna pilna potrzeba udzielenia zamówienia

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

5.5.1.zdolności do występowania w obrocie gospodarczym
Wykonawca/y muszą wykazać, że są wpisani do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych prowadzonych w kraju, w którym mają siedzibę lub miejsce zamieszkania, co w przypadku wykonawców mających siedzibę na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (RP) oznacza, że są wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Ocena warunku wg reguły spełnia/nie spełnia

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

5.5.4. zdolności technicznej lub zawodowej – Wykonawca musi wykazać się:
wykazem dostaw wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy
- Wykonawca wykonał:
a). Przynajmniej 2 dostawy – które polegały na dostawie licencji Microsoft w ramach kontraktów EES lub EAS, o wartości minimum (PLN) 2 000 000,00 zł brutto każda. Wykaz dostaw - załącznik nr 11 do SWZ.Ocena warunku wg reguły spełnia / nie spełnia

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

4.3. Warunki płatności:
1. Płatności realizowane będą w trzech głównych transzach rocznych:
Transza I – za okres 01.10.2025 – 30.09.2026,
Transza II – za okres 01.10.2026 – 30.09.2027,
Transza III – za okres 01.10.2027 – 30.09.2028,
z możliwością składania zamówień częściowych między transzami, płatnych z góry do końca bieżącego roku rozliczeniowego.
2. Płatności dokonywane będą na podstawie podpisanych protokołów odbioru oraz prawidłowo wystawionych faktur VAT, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 60 dni od daty otrzymania faktury.

Zbliżający się termin wygaśnięcia obecnych subskrypcji (30.09.2025 r.) w połączeniu z faktem, że:
• zamówienie dotyczy konkretnego produktu, którego nie można zastąpić rozwiązaniem równoważnym,
• po stronie zamawiającego nie ma możliwości zawarcia krótkoterminowej umowy pomostowej (ze względu na brak podstaw prawnych i specyfikę licencjonowania Microsoft),
• ewentualna przerwa w dostępności subskrypcji objęłaby ponad 1500 użytkowników, w tym lekarzy, administrację, diagnostów i innych pracowników kluczowych dla funkcjonowania podmiotu leczniczego,
– skutkuje realnym ryzykiem naruszenia interesu publicznego i zagrożeniem dla bezpieczeństwa działania infrastruktury krytycznej, jaką jest szpital specjalistyczny.
Przerwanie działania systemów objętych licencjami (w tym m.in. Microsoft Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive, Power BI) może skutkować:
• paraliżem obiegu dokumentacji medycznej i komunikacji wewnętrznej,
• utrudnieniem prowadzenia dokumentacji pacjentów i procesów leczniczych,
• ryzykiem odpowiedzialności cywilnoprawnej z tytułu korzystania z nieważnych licencji,
• naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych i ciągłości działania usług kluczowych.
3. Zgodność z wykładnią przepisów i orzecznictwem
Zgodnie z:
• komentarzem Urzędu Zamówień Publicznych, pilna potrzeba może wynikać z konieczności ochrony interesu publicznego, który może ulec naruszeniu w wyniku opóźnienia – w tym w szczególności interesów związanych z bezpieczeństwem, ochroną zdrowia oraz ciągłością działania,
• motywem 46 dyrektywy 2014/24/UE, skrócenie terminu może być zastosowane także wtedy, gdy okoliczności nie są wyjątkowo nieprzewidywalne, lecz skrócenie jest racjonalną odpowiedzią na konkretne ryzyko,
• orzecznictwem KIO (np. KIO 1844/23), gdzie wskazano, że wystarczające jest wykazanie, że skrócenie terminu jest uzasadnione obiektywną potrzebą, niezależnie od subiektywnej oceny zamawiającego,
– uzasadnienie skrócenia terminu w niniejszym postępowaniu spełnia warunki legalności, proporcjonalności i obiektywności.
4. Konkluzja
Zamawiający wykazał należytą staranność w przygotowaniu postępowania. Opóźnienie w jego ogłoszeniu nie wynika z zaniedbań, lecz z obiektywnie trudnych do przewidzenia i niezależnych od niego czynników związanych z kwalifikacją licencyjną przez producenta oprogramowania.
Wobec braku alternatywnej ścieżki zakupu, braku możliwości zapewnienia ciągłości działania systemów IT i konieczności nieprzerwanego świadczenia usług zdrowotnych, skrót terminu składania ofert do 15 dni jest środkiem koniecznym i adekwatnym w świetle przepisów ustawy PZP, dyrektywy 2014/24/UE i orzecznictwa.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

17.Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia.
17.1. Wykonawcom, których interes doznał uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale IX ustawy.
17.2. Odwołanie przysługuje na:
1)niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania wykonawców lub konkursie, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2)zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania wykonawców lub konkursie, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;
3)zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego obowiązany.
17.3. Odwołanie powinno zawierać elementy wskazane w art. 516 ww. ustawy.
17.4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej,z tym, że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
17.5. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
17.6. Domniemywa się, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
17.7. Odwołanie wnosi się:
1)w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
2)15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1 powyżej
3)wobec specyfikacji istotnych warunków zamówienia - w terminie 10 dni od zamieszczenia dokumentu na stronie internetowej
4)wobec czynności innych niż określone w pkt1-3 powyżej - w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne;
17.8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.
17.9. Przepisy dotyczące skargi do sądu zostały zawarte w Rozdziale 3 Działu IX ustawy.