Sukcesywne świadczenie usług organizacji krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego w zakresie dostawy biletów lotniczych

Krótki opis

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest sukcesywne (zależnie od potrzeb Zamawiającego) świadczenie usługi organizacji krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, w zakresie dostawy biletów lotniczych w okresie 36 miesięcy od dnia zawarcia umowy, na warunkach określonych w Projekcie umowy (Załącznik nr 6 do SWZ).

Opis zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest sukcesywne (zależnie od potrzeb Zamawiającego) świadczenie usługi organizacji krajowych i zagranicznych podróży służbowych pracowników Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, w zakresie dostawy biletów lotniczych w okresie 36 miesięcy od dnia zawarcia umowy, na warunkach określonych w Projekcie umowy (Załącznik nr 6 do SWZ).
2. Przedmiot zamówienia w szczególności obejmuje:
1) przedstawienie każdorazowo nie mniej niż trzech (3) różnych wariantów połączeń (o ile istnieją), z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny i promocji (tzn. uwzględniając zniżki: oferty tanich linii lotniczych, grupowe, wynikające z terminu rezerwacji połączeń weekendowych oraz innych promocji doraźnych), długości trasy i czasu podróży, w czasie nie dłuższym niż 4 godziny. Warianty połączeń każdorazowo zawierać będą optymalny plan
podróży uwzględniający ewentualne połączenia kolejowe lub autobusowe z miejsca lądowania o miejsca celu podróży występujące w ramach jednego przejazdu;
2) dokonywanie rezerwacji w czasie nie dłuższym niż dwie (2) godziny od uzyskania, za pośrednictwem poczty e-mail, informacji o wyborze połączenia;
3) sprzedaż zamówionych biletów lotniczych, potwierdzona przesłaniem drogą elektroniczną na wskazany adres, biletu wystawionego w formie elektronicznej.
3. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie zapewnienie następującego minimalnego zakresu świadczonych usług:
1) wyznaczenie trzech kasjerów biletowych z doświadczeniem, z podaniem telefonów komórkowych do tych osób – osoby te będą odpowiedzialne za współpracę z Zamawiającym w zakresie przedstawienia wariantów połączeń oraz rezerwację wybranych połączeń lotniczych;
2) przesłanie raportów po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego z wykorzystania kwoty umowy, na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur z podziałem na: bilety lotnicze krajowe, bilety lotnicze zagraniczne, z wyszczególnieniem czynników cenotwórczych biletu (taryfy biletu, opłat lotniskowych i opłaty transakcyjnej).
4. W oparciu o art. 95 ust. 1 ustawy, zgodnie z postanowieniami § 3 Projektu umowy, Zamawiający wymaga, aby czynności określone w ust. 2 były wykonywane przez pracowników Wykonawcy zatrudnionych na podstawie stosunku pracy w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277 ze zm.).
5. W przypadku gdy Wykonawca do realizacji zamówienia wskaże osoby lub osobę, o których mowa w ust. 4, i osoba taka będzie posiadała status osoby wymienionej w art. 96 ust. 2 pkt 2 lit. e) ustawy tj. osoby niepełnosprawnej w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 913), Zamawiający dokonując oceny i porównania złożonych ofert, w oparciu o deklarację złożoną na druku Formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do SWZ), przyzna ofercie takiego Wykonawcy, liczbę punktów, odpowiednio 5 lub 10 punktów, obliczoną zgodnie z zasadą wyrażoną w kryterium oceny ofert, określonym w Rozdziale XII SWZ Aspekty społeczne.
6. Zamawiający, w oparciu o art. 60 i art. 121 ustawy, zastrzega obowiązek osobistego wykonania, przez Wykonawcę lub przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kluczowych zadań, polegających na wykonywaniu czynności, o których mowa w ust. 2.

Informacje dodatkowe

1. W oparciu o art. 95 ust. 1 ustawy, zgodnie z postanowieniami § 3 Projektu umowy, Zamawiający wymaga, aby czynności określone w ust. 2 były wykonywane przez pracowników Wykonawcy zatrudnionych na podstawie stosunku pracy w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277 ze zm.).
2. W przypadku gdy Wykonawca do realizacji zamówienia wskaże osoby lub osobę, o których mowa w ust. 4, i osoba taka będzie posiadała status osoby wymienionej w art. 96 ust. 2 pkt 2 lit. e) ustawy tj. osoby niepełnosprawnej w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 913), Zamawiający dokonując oceny i porównania złożonych ofert, w oparciu o deklarację złożoną na druku Formularza ofertowego (Załącznik nr 1 do SWZ), przyzna ofercie takiego Wykonawcy, liczbę punktów, odpowiednio 5 lub 10 punktów, obliczoną zgodnie z zasadą wyrażoną w kryterium oceny ofert, określonym w Rozdziale XII SWZ Aspekty społeczne.
3. Zamawiający nie żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych.

Procedura przyspieszona

Art. 138. ust. 4 Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert o 5 dni krótszy niż określony w ust. 1, jeżeli składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w sposób określony w art. 63 ust. 1.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykaz osób, potwierdzający, że Wykonawca lub Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenia zamówienia, dysponuje/ją co najmniej dwoma osobami na stanowisku kasjera lotniczego, odpowiedzialnymi za wykonanie przedmiotu zamówienia, które w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, przez okres co najmniej 2 lat świadczyły usługi organizacji krajowych i zagranicznych podróży służbowych polegających na analizie wariantów połączeń lotniczych, rezerwacji i sprzedaży biletów, z podaniem imienia i nazwiska, okresu doświadczenia zawodowego na stanowisku kasjera lotniczego i
podmiotów w imieniu i na rzecz, których osoby te wykonywały czynności polegające na analizie wariantów połączeń lotniczych, rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych. Wzór wykazu osób stanowi Załączniku nr 5 do SWZ.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty należności za dostarczony przedmiot Umowy lub jego część, w terminie do 30 dni od: a) daty złożenia w Kancelarii Zamawiającego, ul. Żwirki i Wigury 61, 02-091, pokój 9, oryginału prawidłowo wystawionej faktury VAT, z zastrzeżeniem dopuszczalności złożenia takiej faktury w formie pliku pdf. na adres: efaktury@wum.edu.pl. W takim przypadku w tytule wiadomości należy podać numer faktury, numer postępowania i nazwę wystawcy faktury; b) daty przesłania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej za pośrednictwem PEF.

Warunki realizacji zamówienia

1. Zamawiający wymaga zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w Projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.
2. Przyjmuje się, że zapisy do Projektu umowy nie zakwestionowane przed złożeniem oferty zostaną przyjęte przez Wykonawcę bez zastrzeżeń w chwili jej podpisania. Wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące Projektu umowy, będą rozpatrywane jak dla całej SWZ.
3. Mając na uwadze postanowienia art. 436 pkt 4 lit. b), art. 439 oraz art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy, w zakresie określonym w § 11 i 14 ust. 1 Projektu umowy.

1. Postępowanie o udzielenie niniejszego zamówienia prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”, aktów wykonawczych do ustawy.
2. Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie art. 132 ustawy.
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
4. Wykonawca powinien zapoznać się z niniejszą specyfikacją warunków zamówienia, zwaną dalej „SWZ”.
5. Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania, przez Wykonawcę lub przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kluczowych zadań, zgodnie z art. 60 i art. 121 ustawy.
6. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a), wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz.U. z 2025r., poz. 514) oraz w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c), który nie złożył w przewidzianym terminie oświadczenia potwierdzającego brak podstaw wykluczenia, o którym mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz.U. z 2025 r., poz. 514) oraz w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r.
7. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
8. Administratorem danych osobowych jest WARSZAWSKI UNIWERSYTET MEDYCZNY, ul. Żwirki i Wigury 61, 02091 Warszawa reprezentowany przez Rektora WUM. Pełna informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych została zawarta w rozdziale XXVII SWZ.
9. Informacja o sposobie złożenia oferty i komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami za pośrednictwem platformy eZamawiający, dostępną pod adresem: https://wum.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl, określa Rozdział XVII SWZ.
10. Szczegółowe informacje dotyczące obsługi Platformy „eZamawiający”, znajdują się na platformie „ezamawiający” (https://wum.ezamawiajacy.pl), w zakładce „Baza Wiedzy”.
11. W niniejszym postępowaniu, komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z postanowieniami Rozdziału XVII SWZ, przy użyciu platformy zakupowej „eZamawiający” firmy Otwarty Rynek Elektroniczny S.A. – Marketplanet, ul. Domaniewska 49, 02-672 Warszawa, zwanej dalej „Platformą”, dostępną pod adres: https://wum.ezamawiajacy.pl
12. Szczegółowa instrukcja korzystania z Platformy dostępna jest pod ww. adresem https://wum.ezamawiajacy.pl w zakładce „Baza Wiedzy”. Problemy w obsłudze Platformy należy zgłaszać na adres: ezamawiajacy_zgloszenia@marketplanet.pl lub pod nr tel. + 48 22 257 22 23.
13. Na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia, o których mowa w Rozdziale VIII SWZ, Wykonawca zobowiązany jest złożyć:
1) informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy;
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej prawomocnego orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne;
sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.
2) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j Dz. U. z 2024 r., poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 3 do SWZ;
3) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w:
a) oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w: ­
- art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy; ­
- art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących prawomocnego orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne; ­
- art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji; ­
- art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy; ­
- oświadczeniu, o którym mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz.U. 2025 poz. 514),
b) oświadczeniu, o którym mowa w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111, str. 1). Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie pisemnej w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 15 dni, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony powyżej.
2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
3. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
4. Jeżeli Zamawiający, mimo takiego obowiązku, nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
1) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia
5. Szczegółowy opis środków ochrony prawnej przysługujących Wykonawcom zawiera Dział IX ustawy.