Świadczenie kompleksowych usług w ramach organizacji wydarzeń na rzecz MKiŚ, na terenie Rzeczypospolitej Polskiej lub poza jej granicami.

Krótki opis

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki jego realizacji zostały przedstawione w
załączniku nr 1 do SWZ, który stanowi wzór umowy wraz z załącznikami.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie kompleksowych usług w ramach organizacji wydarzeń
na rzecz MKiŚ, na terenie Rzeczypospolitej Polskiej lub poza jej granicami, obejmujących w
szczególności:
1) rezerwacja i najem sal konferencyjnych;
2) aranżacja i zapewnienie wyposażenia sal konferencyjnych;
3) zapewnienie wyżywienia dla uczestników wydarzeń;
4) zapewnienie zakwaterowania dla uczestników wydarzeń;
5) organizacja spotkań w trybie konferencji stacjonarnych, internetowych lub hybrydowych,
w tym m.in. usługa streamingu;
6) zapewnienie transportu osobowego oraz dostawczego;
7) zabezpieczenia wydarzenia od strony formalno-prawnej, przeciwpożarowej oraz
bezpieczeństwa uczestników wydarzenia i porządku w trakcie wydarzenia (ochrona
osób);
8) zapewnienie obsługi Zlecenia, w tym wyznaczenie osoby/osób do kompleksowej obsługi
Zlecenia Wydarzenia pod względem prawidłowego jego przebiegu od momentu przyjęcia
Zlecenia do jego zakończenia w celu prawidłowej realizacji Zlecenia;
9) zapewnienie usługi koordynacji w miejscu wydarzenia;
10) zapewnienie innych usług, w tym m.in. konferansjera, hostessy, przewodnika itp.

Informacje dodatkowe

Na mocy art. 1 pkt 23 rozporządzenia 2022/576 do rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014
z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z 6 działaniami Rosji
destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), od 9 kwietnia 2022 r.
obowiązuje zakaz udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych lub koncesji
objętych zakresem dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, a także zakresem art. 10 ust. 1, 3, ust. 6
lit. a)–e), ust. 8, 9 i 10, art. 11, 12, 13 i 14 dyrektywy 2014/23/UE, art. 7 i 8, art. 10 lit. b)–f) i lit. h)–j)
dyrektywy 2014/24/UE, art. 18, art. 21 lit. b)–e) i lit. g)–i),
art. 29 i 30 dyrektywy 2014/25/UE oraz art. 13 lit. a)–d), lit. f)–h) i lit. j) dyrektywy 2009/81/WE na rzecz
lub z udziałem: a) obywateli rosyjskich lub osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów z
siedzibą w Rosji; b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio
lub pośrednio w ponad 50 % należą do podmiotu, o którym mowa
w lit. a) niniejszego ustępu; lub c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających
w imieniu lub pod kierunkiem podmiotu, o którym mowa w lit. a) lub b) niniejszego ustępu, w tym
podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega
się w rozumieniu dyrektyw w sprawie zamówień publicznych, w przypadku gdy przypada
na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
Wykonawcy, których dotyczą wskazane wyżej zakazy, nie mogą ubiegać się o udzielenie
przedmiotowego zamówienia publicznego, zaś złożona przez nich oferta będzie podlegać
odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp.
Z zastrzeżeniem powyższego ograniczenia, o udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy,
którzy:
5.1. nie podlegają wykluczeniu art. 108 ust. 1 i art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz na podstawie art.
7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie
przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa
narodowego.
5.2. spełniają następujące warunki dotyczące:
5.2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.
5.2.2. kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej:
Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.
5.2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.
5.2.4. zdolności technicznej i zawodowej:
5.2.4.1 Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich
3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy –
w tym okresie wykonał należycie co najmniej:
1) 3 usługi organizacji wydarzenia, z których każda obejmowała zakwaterowanie, rezerwację sali
konferencyjnej oraz usługę wyżywienia i w każdej brało udział co najmniej 100 osób,
2) 5 usług organizacji wydarzeń, z których każda obejmowała rezerwację sali konferencyjnej oraz usługę
wyżywienia i w każdej brało udział co najmniej 200 osób
3) 5 usług organizacji wydarzenia internetowego (szkolenia/ webinarium /warsztaty /konferencje) a w
każdej z nich brało udział co najmniej 100 osób
- wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zamówienia
te zostały wykonane oraz załączy dowody, że wskazane zamówienia zostały wykonane należycie.
5.2.4.2 Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że skieruje do
realizacji zleceń w ramach umowy co najmniej 3 osoby, a każda z tych osób będzie posiadała
następujące doświadczenie:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała przygotowanie i
realizację co najmniej 3 wydarzeń, obejmujących zakwaterowanie, rezerwację sali konferencyjnej oraz
usługę wyżywienia, a w każdym z nich udział brało co najmniej 100 osób.
2) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała przygotowanie i
realizację co najmniej 5 wydarzeń, obejmujących rezerwację sali konferencyjnej oraz usług wyżywienia,
a w każdym z nich udział brało co najmniej 200 osób.
3) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała
przygotowanie i realizację co najmniej 5 wydarzeń internetowych szkolenia/webinarium
/warsztatów/konferencje), a w każdym z nich udział brało co najmniej 100 osób.
Powyższych funkcji i doświadczenia nie można łączyć, w związku z tym Wykonawca nie może
wykazać się mniejszą liczbą osób.

Opis opcji

Przewiduje się, że Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w sytuacji, gdy będzie dysponował
środkami na sfinansowanie prawa opcji oraz uzna, że skorzystanie z prawa opcji jest potrzebne:
1) opcja nr 1 [przedłużenie okresu obowiązywania Umowy; brak zwiększenia
Maksymalnego wynagrodzenia] – dalsze świadczenie Usług od daty zakończenia okresu
obowiązywania Umowy:
a) przez okres kolejnych 12 miesięcy lub
b) do wyczerpania Maksymalnego wynagrodzenia, określonego w § 12 ust. 1 Umowy,
bez zwiększania Maksymalnego wynagrodzenia (tj. w ramach środków jakie pozostały w
ramach Maksymalnego wynagrodzenia po zakończeniu okresu obowiązywania Umowy,
określonego w § 8 ust. 1); maksymalną wartość Opcji nr 1 stanowi różnica między
wynagrodzeniem faktycznie zapłaconym wykonawcy w okresie obowiązywania Umowy,
określonym w § 8 ust. 1 a Maksymalnym wynagrodzeniem, określonego w § 12 ust. 1
Umowy,
2) opcja nr 2 [przedłużenie okresu obowiązywania Umowy; zwiększenie Maksymalnego
wynagrodzenia] – dalsze świadczenie Usług od daty zakończenia okresu obowiązywania
Umowy przez okres kolejnych 12 miesięcy z jednoczesnym zwiększeniem Maksymalnego
wynagrodzenia z zastrzeżeniem, że zmiana ta nie może być większa niż 50% Maksymalnego
wynagrodzenia określonego w § 12 ust. 1 Umowy (maksymalna wartość Opcji nr 2),
3) opcja nr 3 [brak przedłużenia okresu obowiązywania Umowy; zwiększenie
Maksymalnego wynagrodzenia] – zwiększenie Maksymalnego wynagrodzenia,
określonego w § 12 ust. 1 Umowy bez jednoczesnej zmiany okresu obowiązywania Umowy,
z zastrzeżeniem, że zmiana ta nie może być większa niż 50% Maksymalnego wynagrodzenia
określonego w § 12 ust. 1 Umowy (maksymalna wartość Opcji nr 3).
3.4 Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w następujący sposób:
a) z opcji nr 1 lub
b) z opcji nr 2 lub
c) z opcji nr 3
Zamawiający może skorzystać z prawa opcji jednokrotnie – wybierając jedną z opcji.