Świadczenie usługi archiwizowania i zarzadzania dokumentacja archiwalna Politechniki Warszawskiej

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego zarządzania zarchiwizowanymi aktami osobowymi studentów Politechniki Warszawskiej, przechowywanymi w magazynach Archiwum Politechniki Warszawskiej, polegająca na:
1) Inwentaryzacja: Zewidencjonowanie (inwentaryzacja) dokumentacji niearchiwalnej i archiwalnej Politechniki Warszawskiej obejmującej teczki absolwentów i byłych studentów.
2) Ewidencja zasobu następującymi atrybutami:
a) Teczki studentów: Imię, Nazwisko, Numer Albumu, Numer kodu kreskowego (Naklejany przez Wykonawcę);
b) Atrybuty do rejestracji znajdują się wewnątrz teczek i na okładkach teczek. Zdarzają się teczki opisane w sposób nieczytelny, należy weryfikować, czy atrybuty z okładki, o ile na niej występują, zgadzają się z zawartością teczki.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik 1 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego zarządzania zarchiwizowanymi aktami osobowymi studentów Politechniki Warszawskiej, przechowywanymi w magazynach Archiwum Politechniki Warszawskiej, polegająca na:
1) Inwentaryzacja: Zewidencjonowanie (inwentaryzacja) dokumentacji niearchiwalnej i archiwalnej Politechniki Warszawskiej obejmującej teczki absolwentów i byłych studentów.
2) Ewidencja zasobu następującymi atrybutami:
a) Teczki studentów: Imię, Nazwisko, Numer Albumu, Numer kodu kreskowego (Naklejany przez Wykonawcę);
b) Atrybuty do rejestracji znajdują się wewnątrz teczek i na okładkach teczek. Zdarzają się teczki opisane w sposób nieczytelny, należy weryfikować, czy atrybuty z okładki, o ile na niej występują, zgadzają się z zawartością teczki.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik 1 do SWZ.

Główne aspekty procedury

1.Wykonawca składa wraz z ofertą elektroniczną, na którą składają się:
1) Formularz oferty,
2) Certyfikat ISO 9001;
3) Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ) –
4) Oświadczenie składane na podstawie art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie oraz art. 7 ust. 1 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, stanowiące Załącznik nr 1a do Formularza Oferty. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców oraz podmioty trzecie;
5) Oryginał gwarancji, jeśli wadium wnoszone jest w innej formie niż pieniądz,
6) Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik;
7) (jeżeli dotyczy) – Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
8) (jeżeli dotyczy) - Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;
9) (jeżeli dotyczy) - Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby stanowiące Załącznik nr 3 do Formularza oferty.
10) (jeżeli dotyczy) Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ) dotyczący podmiotów udostępniających zasoby, w zakresie wskazanym w Części II Sekcji C formularza JEDZ (Informacje na temat polegania na zdolności innych podmiotów),
2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 10 dni podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia:
1)informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie: art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp i art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
2)oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Zamawiający zaleca sporządzenie oświadczenia zgodnie ze wzorem stanowiącym Zał. nr 5 do Formularza oferty,
3)odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
4)Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (JEDZ), w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez zamawiającego, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 zaleca się sporządzenie oświadczenia zgodnie ze wzorem stanowiącym Zał. nr 4 do Formularza oferty.
5) Zezwolenie na prowadzenie działalności regulowanej objętej przedmiotem zamówienia - tj. aktualne zaświadczenie właściwego marszałka województwa o dokonaniu wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez marszałka województwa (na podstawie art. 51f ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
6) Lista kontrolna Wykonawcy - Podmiotu przetwarzającego – stanowiącą załącznik nr 9 do FO.
7) Zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem spełniania przez Wykonawcę określonych norm w zakresie obejmującym przedmiot zamówienia opartych na odpowiednich seriach normach europejskich oraz certyfikowanych przez akredytowane jednostki. Za ww. zaświadczenia uznaje się w szczególności: aktualny certyfikat ISO/IEC 27001, jak określono w Rozdziale V pkt. 5.1.4. ppkt 2) SWZ. Zamawiający dopuszcza możliwość wykazania równoważności innych certyfikatów, norm lub dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań w zakresie Systemu Zarządzania ISO w sposób zapewniający osiągnięcie efektu równoważnego do ww. normy.
8) Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
9) Wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

W postępowaniu może brać udział Wykonawca, który jest wpisany do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez właściwego marszałka województwa zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

5.1.4. zdolności technicznej lub zawodowej – Warunek ten będzie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że:
1) należycie wykonał lub należycie wykonuje, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, co najmniej 2 zamówienia o tożsamym charakterze do przedmiotu zamówienia, polegające na usługach przechowywania dokumentacji osobowej, o  łącznej ilości nie niższej niż 5000 mb,

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

5.1.4. zdolności technicznej lub zawodowej – warunek ten zostanie spełniony, jeśli:
4) zapewni zespół projektowy zdolny do realizacji zamówienia, w skład którego wchodzić będzie:
a) Kierownik Projektu z wykształceniem wyższym, z co najmniej 2-letnim doświadczeniem wdrożeniowym lub utrzymaniowym w zakresie projektów lub usług archiwizacyjnych,
b) co najmniej 4 konsultantów wdrożeniowych.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

2) posiada wdrożony System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnie z ISO/IEC 27001 w zakresie obejmującym przedmiot zamówienia potwierdzony odpowiednimi certyfikatami wydanymi przez jednostki certyfikujące akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji (PCA) lub równoważne podmioty uznawane przez International Accreditation Forum (IAF).

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości: 30 000,00 zł.
2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert w jednej lub kilku następujących formach wymienionych w art. 97 ust 7 ustawy Pzp.
3. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia w postaci elektronicznej.
4. Wadium wniesione w pieniądzu przelewem na rachunek bankowy musi wpłynąć na rachunek bankowy Banku PEKAO S.A. IV Oddział Warszawa nr 81124010531111000005005664 (w tytule przelewu należy wpisać słowo „wadium” i numer referencyjny postępowania) do upływu terminu wyznaczonego na składanie ofert, tj. przed upływem godziny i dnia wyznaczonego, jako ostateczny termin składania ofert.

Informacje dodatkowe

Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcę na podstawie przepisów ustawy Pzp:
art. 108 ust. 1; art. 109 ust. 1 pkt. 4 ;
Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcę w stosunku do którego zachodzą okoliczności, o których mowa w:
1) art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie,
2) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Terminy wniesienia odwołania określone są w art. 515 ustawy Pzp. W przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; albo
2) w terminie 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w inny sposób niż określony w ppkt. 1).
2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie : 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
3. Odwołanie w przypadkach innych niż wyżej określone w pkt 1 i 2 wnosi się w terminie: 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
4. Jeżeli Zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
1) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia,
2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
5. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.
6. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych.
7. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia Prezesa Izby, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 – Prawo pocztowe, jest równoznaczne z jej wniesieniem.