Świadczenie usługi kompleksowej organizacji uczestnictwa i promocji Województwa Małopolskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii w terminie 10-16 sierpnia 2025 r. w Osace na terenie Japonii wraz z organizacją oraz realizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji uczestnictwa i promocji Województwa Małopolskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii w terminie 10-16 sierpnia 2025 r. w Osace na terenie Japonii wraz z organizacją oraz realizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 1D do swz i będzie on wprowadzony jako załącznik nr 1 do umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego – wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1C do swz (zwane są dalej wzorem umowy).
4. Jeśli w opisie przedmiotu zamówienia występują odniesienia do norm lub atestów, to Zamawiający wskazuje, że dopuszcza wszystkie rozwiązania równoważne opisywanym, a odniesieniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważne”. Zamawiający nie odrzuci oferty tylko dlatego, że oferowane dostawy lub usługi nie są zgodne z normami, do których opis przedmiotu zamówienia się odnosi, pod warunkiem że Wykonawca udowodni w ofercie, w szczególności za pomocą przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w art. 104-107 ustawy Pzp, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.
5. Zamawiający określa, że wykonawca będzie zobowiązany do przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do wykonanych utworów oraz udzielenia licencji, zgodnie z OPZ i umową.
6. Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.

Informacje dodatkowe

I. Wykonawca wraz z ofertą składa dwa przedmiotowe środki dowodowe opisane poniżej.
1. Jeden „Projekt specjalnego programu, który realizowany będzie w dniu 11 sierpnia – Japońskie Święto Góry wraz z propozycją nazwy oraz opisem”. Dodatkowe szczegóły podane są w pkt. 7.2.6. OPZ.
2. Program powinien uwzględniać aktywności realizujące cel programu w związku z obchodzonym w Japonii 11 sierpnia – Świętem Góry: Promocja Małopolski w kontekście obszarów górskich, ze szczególnym uwzględnieniem Tatr – najwyższych gór Polski ich majestatu i piękna, poprzez kulturę Podhala – mozaikę tradycji, obyczajów, sztuki tworzącą unikatowy charakter tego regionu.
3. Projekt specjalnego programu powinien:
- być spójny z zakresem tematycznym Programu promocji regionalnej,
- odnosić się tematycznie do gór Małopolski, w tym do najwyższych gór – Tatr,
- nawiązywać do sztuki ludowej, podhalańskiej, góralskiej ukazującej piękno Małopolskich gór,
- być atrakcyjny dla odbiorcy Japońskiego, który zainteresuje i zachęci do zwiedzania Małopolski,
- zawierać propozycję nazwy dnia w j. polskim z tłumaczeniem na j. japoński i j. angielski – która koresponduje zarówno z Japońskim Świętem Góry oraz tematyką programu,
- zawierać propozycje aktywności w przestrzeniach dostępnych w dniu realizacji programu tj. 11 sierpnia dla Zamawiającego opisanych w punkcie 5 OPZ, wraz z pełnym opisem (podanie nazwy aktywności, miejsce realizacji, sposób realizacji, opis aktywności, uzasadnienie wyboru),
- być w pełni autorski,
- być dopasowany do warunków technicznych oraz organizacyjnych powierzchni dostępnej dla Zamawiającego,
- zawierać szczegółowy opis zaplanowanych aktywności, w tym ich celów, metod realizacji, miejsca realizacji i sposobu, czasu, harmonogramu oraz zasobów potrzebnych do ich zrealizowania.
4. Projekt specjalnego programu Wykonawcy zostanie wykorzystany przez Zamawiającego na potrzeby oceny ofert w kryterium „Projekt specjalnego programu, który realizowany będzie w dniu 11 sierpnia – Japońskie Święto Góry wraz z propozycją nazwy oraz opisem” w niniejszym postępowaniu. Na etapie postępowania prawa autorskie do niej zachowuje ich autor. Bazując na projekcie złożonym w ramach przedmiotowego środka dowodowego Wykonawca do 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu specjalny program i zagwarantuje opracowanie szczegółowej koncepcji, założeń, scenariusza i opisu specjalnego programu.
5. Wykonawca na etapie koncepcyjnym/projektowym powinien zaproponować aktywności dopasowane do warunków technicznych oraz organizacyjnych powierzchni dostępnej dla Zamawiającego, w tym w szczególności powinny odpowiadać zasadom i wytycznym określonym przez Organizatora EXPO. Wykonawca ma obowiązek zapoznać się z zasadami oraz wytycznymi Organizatora stanowiącymi załącznik nr 2 do OPZ.
6. Jeden „Projekt pocztówki z Małopolski z opisem złożony z projektem kreacji graficznej (layout) wraz z opisem”. Dodatkowe szczegóły podane są w pkt. 7.2.4. OPZ.
7. Przy tworzeniu projektu należy wykorzystać logo Małopolska – zgodnie z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Małopolskiego: https://www.malopolska.pl/_userfiles/uploads/logotypy/MANUAL-web.pdf
8. Projekt pocztówki powinien być zgodny z Tożsamością Marki Małopolska: https://www.malopolska.pl/marka-malopolska/o-marce-malopolska/tozsamosc-marki-malopolska
9. Projektowana pocztówka z Małopolski powinna być dwustronna, jednokartkowa, w projekcie należy uwzględnić wymiary standardowej pocztówki, której wymiary Zamawiający przyjmuje na 170 mm na 120 mm +/- 20 mm.
10. Pocztówka winna zawierać:
- spójność projektu ze złożoną kreacją graficzną,
- ciekawą grafikę, estetyczną, odnoszącą się do charakterystycznych miejsc z Małopolski,
- atrakcyjną wizualnie dla odbiorcy Japońskiego, która zachęci do zwiedzania Małopolski,
- propozycje hasła w j. japońskim i j. angielskim – hasło krótkie, ciekawe, zapadające w pamięć, kojarzące się z Małopolską (w opisie projektu należy podać tłumaczenia hasła na j. polski).
Druga strona pocztówki ma zawierać:
- miejsce na wpisanie pozdrowień,
- miejsce na adres,
- miejsce na znaczek pocztowy,
- krótki opis w j. japońskim i j. angielskim grafiki widocznej na pierwszej stronie (w opisie projektu należy podać tłumaczenia hasła na j. polski),
- kod QR do landing page,
- adres www.visitmalopolska.pl
11. Projekt graficzny pocztówki powinien zawierać opis, tj. informację słowną wyjaśniającą uzasadnienie użycia określonych symboli, znaków, grafik, argumentacje oryginalności pomysłu i wyjaśnienie nawiązania do regionu, jego korzeni, tradycji i kultury, uzasadnienie użytego hasła, opis propozycji użycia dodatkowych elementów podnoszących wartość projektu.
12. Projekt graficzny pocztówki wraz kreacją graficzną Wykonawcy zostanie wykorzystany przez Zamawiającego na potrzeby oceny ofert w kryterium „Projekt pocztówki z Małopolski wraz z opisem złożony z projektem kreacji graficznej (layout) wraz z opisem” w niniejszym postępowaniu. Na etapie postępowania prawa autorskie do niej zachowa ich autor. Zarówno projekt jak i kreacja graficzna będzie stanowiła podstawę do przygotowania ostatecznej ich wersji podczas realizacji umowy.
13. Zamawiający zastrzega, że w przypadku złożenia większej liczby niż jeden Projekt specjalnego programu, który realizowany będzie w dniu 11 sierpnia – Japońskie Święto Góry wraz z propozycją nazwy oraz opisem lub większej liczby niż jeden Projekt pocztówki z Małopolski z opisem złożony z projektem kreacji graficznej (layout) wraz z opisem, to do oceny w kryterium oceny ofert Zamawiający wybierze tylko po jednym projekcie danego rodzaju spośród złożonych, ryzyko w tym zakresie ponosi wykonawca, gdyż Zamawiający nie będzie stosował żadnego klucza podczas wyboru danego projektu i dokonanego wyboru nie będzie uzasadniał.
14. Przedmiotowe środki dowodowe winny być przygotowane w wersji elektronicznej i przekazane w plikach umożliwiających ich otwarcie przez ogólnodostępne, bezpłatne programy graficzne np. w formacie jpg, pdf lub docx (lub innym rozszerzeniem umożliwiającym Zamawiającemu właściwe otwarcie pliku oraz ocenę w ramach kryterium oceny ofert).
15. Pliki powinny być w rozdzielczościach, rozmiarach i jakości zapewniających czytelność i umożliwiających Zamawiającemu ocenę oferty w kryterium oceny ofert.
16. Przedmiotowe środki dowodowe (wszystkie pliki składające się na przedmiotowe środki dowodowe) należy złożyć w postaci elektronicznej i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione lub upoważnione do reprezentowania wykonawcy.
17. Nie dołączenie do oferty przedmiotowych środków dowodowych (rozumianych jako Projekt z opisem) – brak Projektu lub opisu, złożenie przedmiotowych środków dowodowych w plikach lub formatach uniemożliwiających ich ocenę w kryterium oceny ofert, sporządzenie przedmiotowych środków dowodowych w innym języku niż język polski bez dołączenia tłumaczenia (za wyjątkiem opisanym w ust. 20 poniżej) lub niepodpisanie przedmiotowych środków dowodowych spowoduje odrzucenie oferty.
18. Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących złożonych przedmiotowych środków dowodowych, natomiast w przypadku ich nie złożenia nie będą one podlegały procedurze uzupełnienia lub złożenia na wezwanie Zamawiającego.
19. Maksymalny łączny rozmiar plików stanowiących ofertę i składanych wraz z ofertą to 250 MB.
20. Zamawiający na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy dopuszcza możliwość złożenia przedmiotowych środków dowodowych w języku japońskim oraz języku angielskim z zastrzeżeniem, że zakres dopuszczenia języka japońskiego oraz języka angielskiego dotyczy wyłącznie elementów przedmiotowych środków dowodowych wskazanych powyżej w opisie wymagań dla przedmiotowych środków dowodowych (np. nazwa dnia w j. polskim z tłumaczeniem na j. japoński i j. angielski, propozycje hasła w j. japońskim i j. angielskim, krótki opis w j. japońskim i j. angielskim grafiki). W pozostałym zakresie niniejszy zapis nie ma zastosowania i przedmiotowe środki dowodowe winny być sporządzone w języku polskim. W sytuacji sporządzenia w innym języku, Wykonawca winien jest dołączyć tłumaczenie na język polski.
II. Zamówienie należy wykonać w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od dnia podpisania umowy.

Procedura przyspieszona

Termin składania ofert został skrócony, gdyż Zamawiający opublikował wstępne ogłoszenie informacyjne, o którym mowa w art. 89 ustawy Pzp zawierające wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie, w jakim były one dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego, które zostało przekazane do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej i zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Wstępne ogłoszenie informacyjne zostało przekazane do publikacji w dniu 21.01.2025 r. i opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod numerem: 2025/S 15-44851 z dnia 22.01.2025 r. Numer publikacji ogłoszenia: 44851-2025, Numer wydania Dz.U. S: 15/2025, Data publikacji: 22/01/2025.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Przed zawarciem umowy wykonawca zobowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy, w wysokości 2% ceny całkowitej podanej w ofercie.
2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub w kilku formach wymienionych w art. 450 ust. 1 ustawy.
3. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy:
07 1020 2892 0000 5802 0667 3828
z dopiskiem: Wpłata zabezpieczenia należytego wykonania umowy w postępowaniu pn. „Świadczenie usługi kompleksowej organizacji uczestnictwa i promocji Województwa Małopolskiego podczas Wystawy Światowej EXPO 2025 w Osace, Kansai w Japonii w terminie 10-16 sierpnia 2025 r. w Osace na terenie Japonii wraz z organizacją oraz realizacją wyjazdu przedstawicieli Zamawiającego”.
4. Zabezpieczenie wnoszone w formach innych niż w pieniądzu, winno gwarantować Zamawiającemu bezwarunkową wypłatę tego zabezpieczenia.
5. Zamawiający zwróci zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane.
6. W przypadkach nieuregulowanych niniejszą swz mają zastosowanie właściwe przepisy dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, o których mowa w art. 449 i nast. ustawy.

Informacje dodatkowe

I. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 2) lit a) i lit. b), pkt. 3), pkt 8) i pkt 10) ustawy,
2) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
3) nie podlegają zakazowi udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych na podstawie artykułu 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) Nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.).
Z uwagi na wartość zamówienia Zamawiający odstępuje od przesłanki wykluczania wykonawcy z postępowania, o której mowa w art. 108 ust. 2 ustawy, ponieważ nie ma ona zastosowania w niniejszym postępowaniu.
II. Podmiotowe środki dowodowe składane na wezwanie Zamawiającego.
Przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie:
1. Na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem, w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą”,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
c) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy,
d) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy, dotyczącej ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę aresztu,
e) art. 109 ust. 1 pkt 3 ustawy, dotyczącej skazania za przestępstwo lub ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę aresztu;
2) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do swz;
3) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,
e) art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy, dotyczących ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę ograniczenia wolności lub karę grzywny,
f) art. 109 ust. 1 pkt 3 ustawy, dotyczących ukarania za wykroczenie, za które wymierzono karę ograniczenia wolności lub karę grzywny,
g) art. 109 ust. 1 pkt 8 i 10) ustawy,
wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do swz.
2. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w ust. 1 pkt 1) – składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1).
3. Dokument, o którym mowa w ust. 2 powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
4. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 2, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust. 1 pkt 2 lit. a i b oraz pkt 3 ustawy, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć. Przepis ust. 3 stosuje się.
5. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, podmiotowe środki dowodowe na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia wymienione w ust. 1 składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
6. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.
7. Zamawiający nie wezwie wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie lub w formularzu oferty dane umożliwiające dostęp do tych środków.
III. 1. Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę wraz z ofertą oświadczenia, że Wykonawca:
a) nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
b) nie podlega zakazowi udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych na podstawie artykułu 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) Nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.),
– oświadczenia są ujęte w załączniku nr 2A do swz.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa każdy z wykonawców.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Przepisy dotyczące środków ochrony prawnej są określone w dziale IX ustawy.
4. Odwołanie przysługuje na niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy oraz zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
5. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519
ust. 1 ustawy, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.