Świadczenie usługi wynajmu sal konferencyjnych, usługi cateringowej, zakwaterowania oraz usługi transportowej w celu przeprowadzenia Konferencji branżowej dla instytucji posiadających Akredytację Erasmus+ w sektorze Kształcenie i Szkolenia Zawodowe w dn. 28-30 maja 2025 roku w Zakopanem

Krótki opis

Świadczenie usługi wynajmu sal konferencyjnych, usługi cateringowej, zakwaterowania oraz usługi transportowej w celu przeprowadzenia Konferencji branżowej dla instytucji posiadających Akredytację Erasmus+ w sektorze Kształcenie i Szkolenia Zawodowe w dn. 28-30 maja 2025 roku w Zakopanem.
Pełen opis zamówienia patrz SWZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na zasadach określonych w Rozdziale IX SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu, jeżeli:
1. wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji wydarzenia, na którą składają się:
- usługa cateringowa (1);
- zapewnienie sal konferencyjnych (2);
- zapewnienie obsługi technicznej (3);
każda z usług była dla min. 40 osób, o wartości min. 50 000,00 zł brutto.
W przypadku usług okresowych lub ciągłych Wykonawca musi wykazać, że do dnia złożenia oferty wykonał część usługi o wartości nie mniejszej niż 50 000,00 zł brutto.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na zasadach określonych w Rozdziale IX SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu, jeżeli:
wykaże, że dysponuje lub przy realizacji zamówienia będzie dysponował następującymi osobami:
1) Koordynator projektu – osoba odpowiedzialna za kompleksową, terminową i sprawną realizację zamówienia na wszystkich jego etapach i za współpracę z Zamawiającym.
Koordynator projektu powinien posiadać doświadczenie w koordynacji co najmniej 3 wydarzeń odpowiadających swoim przedmiotem przedmiotowi niniejszego postępowania: zapewnienie usługi cateringowej i sal konferencyjnych oraz obsłudze technicznej wydarzenia (3) dla min. 40 osób.

Informacje dodatkowe

1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć Formularz oferty, sporządzony pod rygorem nieważności w formie elektronicznej według, wzoru stanowiącego Załącznik numer 6 do SWZ wraz z Formularzem cenowym Załącznik numer 6a do SWZ. 2. Wraz z formularzem oferty Wykonawca zobowiązany jest złożyć: 1) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 2 SWZ (oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 p.z.p., z którego musi wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (dotyczy wyłącznie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oświadczenie stanowi Załącznik nr 7 do SWZ); 2) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale XI SWZ (jeżeli dotyczy);3) dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty, odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy)
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 2) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 p.z.p., z którego musi wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (dotyczy wyłącznie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia). Oświadczenie stanowi Załącznik nr 7 do SWZ; 3) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (jeżeli dotyczy). Zobowiązanie stanowi Załącznik nr 5 do SWZ; 4) oświadczenie stanowiące dowód potwierdzający, na dzień składania ofert, brak jest podstaw wykluczenia Wykonawcy na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2024, poz. 507) oraz art. 5 k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Oświadczenie stanowi Załącznik nr 3 do SWZ (dotyczy również podmiotu trzeciego udostepniającego zasoby);
3. Przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych potwierdzających brak podstaw wykluczenia: Z uwagi na zastosowanie przez Zamawiającego procedury określonej w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą oświadczenia stanowiącego dowód potwierdzający na dzień składania ofert brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający będzie żądał tego oświadczenia wyłącznie od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.
1) oświadczenie stanowiące dowód potwierdzający na dzień składania ofert brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, tymczasowo zastępujące podmiotowe środki dowodowe. Oświadczenie należy złożyć na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ) pod rygorem nieważności w formie elektronicznej;
2) oświadczenia Wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 p.z.p., o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 594 ze zm.), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Oświadczenie stanowi Załącznik nr 4 do SWZ;
3) wykazu Usług Wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wykaz należy sporządzić według wzoru stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ.
4) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.
4. Dokumenty w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia, korzystania z zasobów innych podmiotów: 1) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców: a. oświadczenie JEDZ, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, oświadczenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 5, oświadczenia i dokumenty, o których mowa w ust. 3 składa każdy z Wykonawców, b. Wykonawcy dodatkowo zobowiązani są złożyć oświadczenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, 2) w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby Wykonawca składa także: a. oświadczenie JEDZ, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 oraz oświadczenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 5 podmiotu udostępniającego zasoby (potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby), b. oświadczenie, o którym mowa w ust. 2 pkt 4, c. dokumenty, z których wynika zakres umocowania, o których mowa w ust. 2 pkt 2, d. oświadczenia i dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 1,3 i 4.
5. Jeżeli wykonawca ma siedzibę poza granicami RP zastosowanie mają dla niego właściwe przepisy Rozporządzenia MRPiT z dnia 23 grudnia 2020r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (D.U. z 2020 r. poz. 2415) 9. Zmiany do umowy - patrz SWZ.
6. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni od dnia upływu terminu składania ofert tj. do dnia 05 lipca 2025 r.
7. Wykonawca nie jest zobowiązany do wniesienia wadium.
8. Wykonawca przed zawarciem umowy nie jest zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
10. Zamawiający przewiduje możliwość udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 p.z.p.
1) Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w zdaniu poprzednim, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy. Przedmiotem zamówień będą usługi dot. organizacji konferencji/spotkań wraz z usługami transportowymi, wyżywieniem i hotelarskimi oraz działaniami promującymi. Zakres usług i może różnić się od zakresu opisanego w OPZ, tj. dotyczyć innych typów usług związanych z ww. działaniami ze zdania uprzedniego.
2) Całkowita wartość zamówienia podobnego nie przekroczy kwoty brutto 300 000 zł.
3) W takim przypadku Zmawiający udzieli zamówienia po negocjacjach z Wykonawcą, któremu zostanie udzielone zamówienie podstawowe.
Dla zamówień podobnych odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia Umowy dotyczące, w szczególności postanowienia określające warunki i sposób zapłaty wynagrodzenia. Ceny jednostkowe za realizacji zleceń, sposób i termin ich realizacji, a także postanowienia odnośnie kar umownych i inne istotne elementy umowy będą przedmiotem negocjacji z Wykonawcą, któremu zamówienie podobne może być udzielone.