Usługa kompleksowej organizacji 3-dniowej krajowej wizyty sieciującej w województwie pomorskim dla interesariuszy świętokrzyskiego systemu innowacji

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji 3-dniowej krajowej wizyty sieciującej w województwie pomorskim dla interesariuszy świętokrzyskiego systemu innowacji.
2. Zamawiający zakłada maksymalną liczbę osób uczestniczących w wizycie sieciującej - 20 osób. Liczba uczestników wizyty może ulec zmniejszeniu do minimum 15 osób. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o dokładnej liczbie osób nie później niż na 7 dni przed wizytą. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktyczną liczbę osób biorących udział w wizycie.
3. Miejsce wizyty sieciującej - województwo pomorskie: Gdańsk i Gdynia.
4. Przedmiot zamówienia obejmuje:
1) Obsługę wizyty sieciującej w zakresie zapewnienia transportu ,
2) Obsługę wizyty sieciującej w zakresie zapewnienia wyżywienia, organizacji i przeprowadzenia wizyt sieciujących oraz usług dodatkowych dla uczestników spotkania,
3) Obsługę wizyty sieciującej w zakresie zapewnienia noclegu w hotelu dla uczestników wizyty sieciującej (na terenie miasta Gdańsk),
4) Obsługę wizyty sieciującej w zakresie zakupu ubezpieczenia uczestników wizyty sieciującej.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) zamówienia znajduje się z Załączniku nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia.
2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Zamawiający wymaga, aby cała korespondencja dotycząca przedmiotowego postępowania prowadzona była w języku polskim.
3. Oferta składa się z wypełnionego i podpisanego:
a) Formularza oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ
2. Do oferty należy dołączyć:
a) Oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ).
b) Oświadczenia dot. przepisów sankcyjnych związanych z wojną w Ukrainie (Wykonawca/Wykonawcy występujący wspólnie) - Dodatek nr 2A do SWZ.
c) Uzasadnienie zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (o ile dotyczy)
d) Dokumenty, potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że wykonawca wskaże dane, umożliwiające zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych.
e) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) – pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
f) Pełnomocnictwa określającego jego zakres – w przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.
4. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikowała się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, zostały zawarte w rozdz. IX.
5. Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w Rozdziale II ust. 8 SWZ.
6. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku:
1) wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
2) wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
3) jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
4) Do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące wykonawców, tj. każdy z wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
7. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie w terminie: do 24 września 2025 roku w tym wizyta sieciująca odbędzie się w trzech kolejnych dniach roboczych pomiędzy 8 a 19 września 2025 r.
8. W przypadku, gdy Zamawiający w terminie 7 dni przed rozpoczęciem wizyty sieciującej nie uzyska potwierdzeń udziału od wymaganej minimalnej liczby uczestników, wówczas zamawiający dopuszcza zmianę terminu realizacji wizyty. W takim przypadku odbędzie się ona w terminie 30 dni kalendarzowych licząc od 19 września 2025 r. Termin wizyty zostanie ustalony w porozumieniu z Wykonawcą.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Otwarcie ofert nastąpi przy użyciu systemu teleinformatycznego – Platformy. W przypadku awarii tego systemu, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii. Komunikat w powyższej sprawie zostanie zamieszczony na stronie Zamawiającego https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

Informacje dodatkowe

Otwarcie ofert nastąpi przy użyciu systemu teleinformatycznego – Platformy. W przypadku awarii tego systemu, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii. Komunikat w powyższej sprawie zostanie zamieszczony na stronie Zamawiającego https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, 2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1). Odwołanie w przypadkach innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji 3-dniowej krajowej wizyty sieciującej dla Interesariuszy Świętokrzyskiego Systemu Innowacji do Poznania.
2. Zamawiający zakłada maksymalną liczbę osób uczestniczących w wizycie sieciującej - 15 osób. Liczba uczestników wizyty może ulec zmniejszeniu do minimum 10 osób. Wykonawca do obliczenia ceny oferty brutto przyjmuje maksymalną liczbę uczestników wizyty, tj. 15 osób, natomiast rozliczenia odbędą się za rzeczywistą liczbę uczestników wizyty po cenie jednostkowej wskazanej w „Formularzu oferty”.
3. O ostatecznej liczbie uczestników wizyty Zamawiający poinformuje Wykonawcę maksymalnie do 5 dni po zawarciu umowy.
4. Miejsce wizyty sieciującej - województwo wielkopolskie: Poznań
5. Do zadań Wykonawcy należeć będzie m.in.:
1) zabezpieczenie logistyczne wizyty sieciującej (transport, ubezpieczenie, rezerwacja i zakup ewentualnych wejściówek do wskazanych w planie wizyty sieciującej miejsc/instytucji/ targów, materiałów edukacyjnych, zapewnienia atrakcji kulturalnej),
2) obsługa wizyty sieciującej w zakresie zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia,
3) obsługa wizyty sieciującej w zakresie zapewnienia opiekuna merytorycznego.
6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) zamówienia znajduje się z Załączniku nr 1 do SWZ.
7. Rozliczenia między zamawiającym i wykonawcą prowadzone będą w złotych polskich.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia.
2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Zamawiający wymaga, aby cała korespondencja dotycząca przedmiotowego postępowania prowadzona była w języku polskim.
3. Oferta składa się z wypełnionego i podpisanego: Formularza oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ.
Do oferty należy dołączyć:
a) Oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ).
b) Oświadczenia dot. przepisów sankcyjnych związanych z wojną w Ukrainie (Wykonawca/Wykonawcy występujący wspólnie) - Dodatek nr 2A do SWZ.
c) Uzasadnienie zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa (o ile dotyczy)
d) Dokumenty, potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że wykonawca wskaże dane, umożliwiające zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych.
e) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) – pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
f) Pełnomocnictwa określającego jego zakres – w przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.
4. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikowała się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, zostały zawarte w rozdz. IX.
5. Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w Rozdziale II ust. 8 SWZ.
6. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku:
1) wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
2) wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
3) jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
4) Do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące wykonawców, tj. każdy z wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
7.Zamawiający: nie dopuszcza składania ofert wariantowych, nie podzielił niniejszego zamówienia na części i nie dopuszcza składania ofert częściowych, gdyż stanowi ono część całorocznego zamówienia, a ponadto zakres i charakter przedmiotu zamówienia wykluczają jego podział z przyczyn organizacyjnych, ekonomicznych i celowościowych, nie określa wymagań w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp, nie określa wymagań w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp, nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp, nie przewiduje przeprowadzenia wizji lokalnej i sprawdzenia przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego, nie przewiduje zawarcia umowy ramowej, nie przewiduje aukcji elektronicznej, nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych zadań, o których mowa w art. 60 i 121 ustawy Pzp; nie wymaga złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93 ustawy Pzp, nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem art. 261 ustawy Pzp, nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. nie przewiduje wniesienia wadium przez Wykonawcę.
8. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie w terminie: do 29 maja 2026 roku w tym wizyta sieciująca odbędzie się w trzech kolejnych dniach roboczych pomiędzy 25.05.2026 a 29.05.2026 r. z zastrzeżeniem, że jeden z dni będzie przeznaczony na zwiedzanie targów ITM INDUSTRY EUROPE, które odbywają się w terminie pomiędzy 26 a 29.05.2026 r. Data początkowa wskazana w ogłoszeniu jest pierwszym możliwym dniem rozpoczęcia wizyty, przedmiot zamówienia zostanie wykonany zgodnie z terminami określonymi w SWZ.
9. Zgodnie z art. 126 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia:
1) oświadczenie wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2023r. poz. 1689), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wg wzoru określonego w Dodatku nr 3 do SWZ;
2) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.
3) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
4) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (JEDZ), w zakresie odnoszącym się do podstaw wykluczenia z postępowania określonych w art. 108 ust. 1 pkt 3 – 6 ustawy Pzp, oraz w art. 109 ust. 1 pkt 5 i 7 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej i art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. – wg wzoru określonego w Dodatku nr 4 do SWZ.
10. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.
11. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenia i dokumenty, o których mowa w pkt. 9 powyżej, składa każdy z Wykonawców. 12. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów z pkt 9 pkt 2), 3) składa dokumenty określone w rozdz. VIII.B 4 i 5 SWZ.
13. Wszelkie informacje związane z postępowaniem, w tym wykaz podmiotowych środków dowodowych, zostały zawarte w SWZ i jej załącznikach. 14. Oprócz podstaw wykluczenia, o których mowa w pkt. 2.1.6 ogłoszenia, z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.

Więcej informacji na temat funduszy UE

Zamówienie będzie dofinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027, Priorytet FESW.01 Fundusze Europejskie dla konkurencyjnej gospodarki, Działanie 1.5 Zwiększenie potencjału MŚP i rozwój regionalnego ekosystemu innowacji w ramach projektu „Inteligentne świętokrzyskie – współpraca na rzecz rozwoju regionalnych inteligentnych specjalizacji”.