Usługa kompleksowej organizacji wyjazdowego spotkania sieciującego dla interesariuszy Świętokrzyskiego Systemu Innowacji, w dniach 6-9 października 2025 r. do Holandii

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji wyjazdowego spotkania sieciującego dla interesariuszy Świętokrzyskiego Systemu Innowacji, w dniach 6-9 października 2025 r. do Holandii.
2. Celem głównym zadania jest zwiększenie aktywności interesariuszy świętokrzyskiego systemu innowacji na rzecz generowania innowacji w ramach realizacji procesu przedsiębiorczego odkrywania. Wizyta sieciująca, w której uczestniczyć będą interesariusze Świętokrzyskiego Systemu Innowacji, poznają przykłady rozwiązań zastosowanych w innowacyjnych instytucjach w Holandii, związanych z nowymi technologiami, innowacyjnością w biznesie i badaniami naukowymi oraz wezmą udział w wydarzeniu skupiającym instytucje z różnych środowisk wyrażających chęć działania w zakresie zrównoważonego rozwoju - SUSTAINABILITY WEEK EUROPE 2025.
3. Uczestnicy wyjazdu: 15 osób.
4. Termin wyjazdu: 6 - 9 października 2025 r. (łącznie z wylotem z Polski i przylotem do Polski).
5. Środki transportu:
- Kielce – lotnisko (Warszawa lub Warszawa/Radom lub Kraków lub Katowice) – transport autobusem/busem;
- lotnisko – Amsterdam – transport samolotowy;
- Amsterdam i okolice (transport do min. 4 miejsc oddalonych max 100 km. od Amsterdamu) – autokar/bus w uzasadnionym przypadku (po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego), dopuszczalna komunikacja publiczna.
6. Podczas całego pobytu w Holandii, Wykonawca musi zapewnić do dyspozycji uczestników autokar/bus oraz animatora i tłumacza/pilota znających topografię i historię regionu. Ponadto, tłumacz/pilot musi posługiwać się biegle językami: polskim, holenderskim (niderlandzkim) i angielskim, natomiast animator musi posiadać znajomość języka polskiego, holenderskiego (niderlandzkiego) i angielskiego umożliwiającą komunikację.
7. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia - ze względu na przedłużające się postępowanie ws. zamówienia publicznego – w terminie 6–9.10.2025 r., Wykonawca zobowiązany będzie do zaproponowania niezwłocznie, innego terminu realizacji zamówienia (maksymalnie do 30 dni od pierwotnie wyznaczonego terminu realizacji zamówienia) oraz wskazania alternatywnego miejsca/wydarzenia lub kilku miejsc/wydarzeń, które zastąpi/ą udział w wydarzeniu SUSTAINABILITY WEEK EUROPE 2025. Ww. alternatywne miejsce/miejsca muszą wpisywać się w szeroko rozumiany obszar wsparcia innowacyjności i przedsiębiorczości oraz być związane tematycznie z celem wizyty/spotkania, zorganizowane przez Wykonawcę dla wszystkich uczestników wyjazdu w celu poznania przykładów rozwiązań zastosowanych w innowacyjnych instytucjach, związanych z nowymi technologiami, innowacyjnością w biznesie i badaniami naukowymi. Ze względu na fakt, iż wydarzenie SUSTAINABILITY WEEK EUROPE 2025 jest całodniowe, czas trwania spotkania/spotkań alternatywnych powinny w sposób proporcjonalny obejmować okres całodniowy. Spotkanie/spotkania powinny odbyć się w siedzibie organizacji z jej przedstawicielami. Za organizację spotkania/spotkań, zapewnienie tłumaczenia, dojazd i ewentualny koszt biletów odpowiedzialny będzie Wykonawca.
8. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji wyjazdowego spotkania sieciującego dla interesariuszy Świętokrzyskiego Systemu Innowacji, w dniach 6-9 października 2025 r. do Holandii.
2. Celem głównym zadania jest zwiększenie aktywności interesariuszy świętokrzyskiego systemu innowacji na rzecz generowania innowacji w ramach realizacji procesu przedsiębiorczego odkrywania. Wizyta sieciująca, w której uczestniczyć będą interesariusze Świętokrzyskiego Systemu Innowacji, poznają przykłady rozwiązań zastosowanych w innowacyjnych instytucjach w Holandii, związanych z nowymi technologiami, innowacyjnością w biznesie i badaniami naukowymi oraz wezmą udział w wydarzeniu skupiającym instytucje z różnych środowisk wyrażających chęć działania w zakresie zrównoważonego rozwoju - SUSTAINABILITY WEEK EUROPE 2025.
3. Uczestnicy wyjazdu: 15 osób.
4. Termin wyjazdu: 6 - 9 października 2025 r. (łącznie z wylotem z Polski i przylotem do Polski).
5. Środki transportu:
- Kielce – lotnisko (Warszawa lub Warszawa/Radom lub Kraków lub Katowice) – transport autobusem/busem;
- lotnisko – Amsterdam – transport samolotowy;
- Amsterdam i okolice (transport do min. 4 miejsc oddalonych max 100 km. od Amsterdamu) – autokar/bus w uzasadnionym przypadku (po wcześniejszej akceptacji Zamawiającego), dopuszczalna komunikacja publiczna.
6. Podczas całego pobytu w Holandii, Wykonawca musi zapewnić do dyspozycji uczestników autokar/bus oraz animatora i tłumacza/pilota znających topografię i historię regionu. Ponadto, tłumacz/pilot musi posługiwać się biegle językami: polskim, holenderskim (niderlandzkim) i angielskim, natomiast animator musi posiadać znajomość języka polskiego, holenderskiego (niderlandzkiego) i angielskiego umożliwiającą komunikację.
7. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia - ze względu na przedłużające się postępowanie ws. zamówienia publicznego – w terminie 6–9.10.2025 r., Wykonawca zobowiązany będzie do zaproponowania niezwłocznie, innego terminu realizacji zamówienia (maksymalnie do 30 dni od pierwotnie wyznaczonego terminu realizacji zamówienia) oraz wskazania alternatywnego miejsca/wydarzenia lub kilku miejsc/wydarzeń, które zastąpi/ą udział w wydarzeniu SUSTAINABILITY WEEK EUROPE 2025. Ww. alternatywne miejsce/miejsca muszą wpisywać się w szeroko rozumiany obszar wsparcia innowacyjności i przedsiębiorczości oraz być związane tematycznie z celem wizyty/spotkania, zorganizowane przez Wykonawcę dla wszystkich uczestników wyjazdu w celu poznania przykładów rozwiązań zastosowanych w innowacyjnych instytucjach, związanych z nowymi technologiami, innowacyjnością w biznesie i badaniami naukowymi. Ze względu na fakt, iż wydarzenie SUSTAINABILITY WEEK EUROPE 2025 jest całodniowe, czas trwania spotkania/spotkań alternatywnych powinny w sposób proporcjonalny obejmować okres całodniowy. Spotkanie/spotkania powinny odbyć się w siedzibie organizacji z jej przedstawicielami. Za organizację spotkania/spotkań, zapewnienie tłumaczenia, dojazd i ewentualny koszt biletów odpowiedzialny będzie Wykonawca.
8. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) zawarty został w Załączniku nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia.
2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Zamawiający wymaga, aby cała korespondencja dotycząca przedmiotowego postępowania prowadzona była w języku polskim.
3. Oferta składa się z wypełnionego i podpisanego Formularza oferty - wg wzoru określonego w Dodatku nr 1 do SWZ.
Do oferty należy dołączyć:
a) Oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ), o którym mowa w VIII.A.1 SWZ,
b) Oświadczenie dot. przepisów sankcyjnych związanych z wojną w Ukrainie - Dodatek nr 2A do SWZ,
c) Oświadczenie dot. przepisów sankcyjnych związanych z wojną w Ukrainie - Dodatek nr 2B do SWZ (Podmiot udostępniający zasoby) – o ile dotyczy,
d) Zobowiązanie podmiotu trzeciego – w sytuacji, gdy wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego,
e) Uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa - o ile dotyczy,
f) Oświadczenie z art. 117 ustawy Pzp – wg wzoru określonego w Dodatku nr 6 do SWZ – w sytuacji, gdy wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia,
g) Dokumenty, potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio wykonawcy, wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby – odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, chyba że wykonawca/podmiot wskaże dane, umożliwiające zamawiającemu uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych
i ogólnodostępnych baz danych,
h) W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia wykonawców występujących wspólnie (dotyczy również spółki cywilnej) – pełnomocnictwa do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
i) Pełnomocnictwa określającego jego zakres – w przypadku gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.
j) Dowód wniesienia wadium (w przypadku wadium wniesionego w formie poręczeń lub gwarancji).
4. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, zostały zawarte w rozdziale IX SWZ.
5. Informacje w zakresie RODO zostały wskazane w Rozdziale II ust. 9 SWZ.
6. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku:
1) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.
2) Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.
3) Do wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie publiczne stosuje się przepisy dotyczące wykonawców, tj. wykonawcy łącznie muszą spełnić warunki udziału w postępowaniu, oraz każdy z wykonawców oddzielnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania. W przypadku wspólnego ubiegania się dwóch lub więcej wykonawców o udzielenie niniejszego zamówienia, oceniana będzie ich łączna zdolność techniczna lub zawodowa.
4) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Wykonawcy występujący wspólnie załączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (Dodatek nr 6 do SWZ).
5) Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.
7. Zamawiający: nie podzielił niniejszego zamówienia na części i nie dopuszcza składania ofert częściowych; nie dopuszcza składania ofert wariantowych; nie określa wymagań w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy; nie określa dodatkowych wymagań związanych z zatrudnianiem osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy; nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp; nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp; nie przewiduje przeprowadzenia wizji lokalnej i sprawdzenia przez wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u zamawiającego; nie przewiduje zawarcia umowy ramowej; nie przewiduje aukcji elektronicznej; nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań, o których mowa w art. 60 i 121 ustawy Pzp; nie wymaga złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93 ustawy Pzp; nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, z zastrzeżeniem art. 261 ustawy Pzp; nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.
8. Zgodnie z art. 126 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia:
a) Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 275), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – wg wzoru określonego w Dodatku nr 3 do SWZ;
b) Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
c) Odpisu lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
d) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (JEDZ) w zakresie odnoszącym się do podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 ustawy Pzp oraz w art. 109 ust. 1 pkt 5 i 7 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej i art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. – wg wzoru określonego w Dodatku nr 4 do SWZ.
Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów z pkt b i c składa dokumenty określone w rozdz. VIII.B 5 i 6 SWZ.
9. Wszelkie informacje związane z postępowaniem, w tym wykaz podmiotowych środków dowodowych, zostały zawarte w SWZ i jej załącznikach.
10. Zamawiający nie żąda przedmiotowych środków dowodowych.
11. Zamówienie jest realizowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 1.5 Zwiększanie potencjału MŚP i rozwoju regionalnego ekosystemu innowacji programu regionalnego Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego 2021-2027 w ramach projektu, pn. Inteligentne Świętokrzyskie – współpraca na rzecz rozwoju regionalnych inteligentnych specjalizacji.
12. Oprócz podstaw wykluczenia, o których mowa w pkt. 2.1.6 ogłoszenia, z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Otwarcie ofert nastąpi przy użyciu systemu teleinformatycznego – Platformy. W przypadku awarii tego systemu, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii. Komunikat w powyższej sprawie zostanie zamieszczony na stronie Zamawiającego https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

Informacje dodatkowe

Otwarcie ofert nastąpi przy użyciu systemu teleinformatycznego – Platformy. W przypadku awarii tego systemu, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii. Komunikat w powyższej sprawie zostanie zamieszczony na stronie Zamawiającego https://sejmik-kielce.logintrade.net/rejestracja/ustawowe.html

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zaświadczenie o wpisie do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych lub wydruk z Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj. wykażą, iż w okresie ostatnich trzech lat licząc wstecz od dnia, w którym upłynął termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonali należycie co najmniej: dwie usługi, które polegały na organizacji wydarzenia takiego jak wyjazdowa/przyjazdowa misja gospodarcza lub wizyta studyjna dla minimum 5 uczestników.
2. Wymagany podmiotowy środek dowodowy: Wykaz usług wraz dowodami określającymi, czy te usługi zostały wykonane należycie- wzór wykazu stanowi Dodatek nr 8 do SWZ.
3. Pozostałe informacje dotyczące warunków udziału w postępowaniu oraz podmiotowych środków dowodowych zostały zawarte w rozdz. VII i VIII SWZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj. wykażą, iż dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. do realizacji zamówienia zapewnią kadrę obsługującą wyjazd, tj. co najmniej jednego animatora oraz jednego tłumacza, posiadających odpowiednie doświadczenie:
a) animator musi posiadać doświadczenie w organizacji i obsłudze, co najmniej dwóch wyjazdowych wizyt zagranicznych,
b) tłumacz musi posiadać doświadczenie w wykonywaniu, co najmniej dwóch tłumaczeń konsekutywnych, w tym jedno w języku polskim - holenderskim (niderlandzkim) i jedno w języku polskim – angielskim.
2. Wymagany podmiotowy środek dowodowy: Wykaz osób - wzór wykazu stanowi Dodatek nr 9 do SWZ.
3. Pozostałe informacje dotyczące warunków udziału w postępowaniu oraz podmiotowych środków dowodowych zostały zawarte w rozdz. VII i VIII SWZ.

Wymagane depozyty i gwarancje

Wadium:
1.Zamawiający żąda wniesienia przez wykonawców wadium, którego wysokość ustalona została na kwotę: 5 000,00 złotych (słownie złotych: piętnaście tysięcy 00/100).
2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: a) pieniądzu; b) gwarancjach bankowych; c) gwarancjach ubezpieczeniowych; d) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t. j. Dz.U. 2025r., poz. 98).
3. Wadium musi być wniesione przez wykonawców przed upływem terminu wyznaczonego do składania ofert.
4. W przypadku wnoszenia wadium w formie pieniądza liczy się termin wpływu środków na konto zamawiającego (moment uznania konta zamawiającego).
5. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy zamawiającego wg danych:
Nazwa banku i nr konta zamawiającego: PKO Bank Polski SA - 09 1020 2629 0000 9002 0342 7002
Nazwa i adres zamawiającego: Województwo Świętokrzyskie – Urząd Marszałkowski Województwa Świętokrzyskiego; al. IX Wieków Kielc 3, 25-516 Kielce
Tytuł wpłaty: Wadium – postępowanie na usługę organizacji wyjazdowego spotkania sieciującego, 6-9.10.2025 r. Holandia.
6. Pozostałe informacje dotyczące wadium zostały zawarte w rozdz. XI SWZ.
7. Zamawiający nie wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1). Odwołanie wnosi się w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.
2). Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
3). Odwołanie w przypadkach innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.