Usługa organizacji XII edycji Dni Funduszy Europejskich w województwie lubelskim w 2025 r.

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest m. in.:
promocja VI edycji Konkursu Plastycznego dla dzieci „Lubelskie pięknieje. Jak Fundusze Europejskie zmieniają Twoją okolicę”,
organizacja miasteczka europejskiego w ramach jednodniowego wydarzenia promującego DFE ze stoiskami beneficjentów oraz atrakcjami dla dzieci, złożonego z występów artystycznych Raya Wilsona i Oskara Cymsa – wydarzenie finałowe w województwie lubelskim.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest m. in.:
promocja VI edycji Konkursu Plastycznego dla dzieci „Lubelskie pięknieje. Jak Fundusze Europejskie zmieniają Twoją okolicę”,
organizacja miasteczka europejskiego w ramach jednodniowego wydarzenia promującego DFE ze stoiskami beneficjentów oraz atrakcjami dla dzieci, złożonego z występów artystycznych Raya Wilsona i Oskara Cymsa – wydarzenie finałowe w województwie lubelskim.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe

Opis sposobu przygotowania oferty i przedmiotowe środki dowodowe składane wraz z ofertą:1.Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.2.Ofertę składa się na Formularzu Ofertowym – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ. 3.Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:1)oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1pkt 1) (załącznik nr 4 do SWZ);2)oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1 pkt 2) (załącznik nr 5 do SWZ);3)oświadczenie o którym mowa w Rozdziale VII ust. 3 SWZ - (załącznik nr 6 do SWZ);oraz oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1pkt 2) (załącznik nr 5 do SWZ), składane przez podmiot udostępniający zasoby - jeżeli dotyczy4)zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale V (jeżeli dotyczy);5)dokumenty, z których wynika prawo do podpisania oferty; odpowiednie pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);6)oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 10 do SWZ (jeżeli dotyczy).4. Ponadto Wykonawca winien załączyć do oferty (w formie elektronicznej - podpis kwalifikowany) w osobnym pliku następujące przedmiotowe środki dowodowe służące nadaniu punktów w dodatkowych kryteriach oceny ofert (Załącznik nr 11 do SWZ):1)Jedną koncepcję kreatywną gry terenowej. Ocenie podlegać będzie opis koncepcji przygotowania i przeprowadzenia gry terenowej promującej projekty zrealizowane z Funduszy Europejskich w województwie lubelskim. Wykonawca zobowiązany jest opisać przygotowanie i przeprowadzenie gry w oparciu o założenia i elementy wskazane w Opisie Przedmiotu Zamówienia (Rozdział IV);2)Jedną propozycję dodatkowej atrakcji angażującej rodzica i dziecko. Atrakcja musi podkreślać troskę UE o ochronę środowiska, być zgodna z zasadą DNSH. Atrakcja powinna mieć walor edukacyjny oraz promować podstawowe zasady UE takie jak m.in. solidarność, współpraca, wiarygodność, równość. Propozycja ta musi być dodatkową atrakcją ponad te opisane w OPZ. Propozycja powinna zostać załączona do oferty w formie opisowej (krótkie uzasadnienie/opis propozycji);3)Jedną propozycję dodatkowej formy promocyjnej filmów z udziałem gwiazd wieczoru z wykorzystaniem narzędzia internetowego. Wykonawca opisze i uzasadni propozycję dodatkowego działania promocyjnego (inne działania promocyjne niż uwzględnione przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia). Zaproponowane działania promocyjne powinny mieć na celu zachęcenie i poinformowanie jak największej liczby osób z województwa lubelskiego do wzięcia udziału w wydarzeniu Dni Funduszy Europejskich. Zaproponowane działanie promocyjne w uzasadnieniu będzie sparametryzowane: podany będzie termin realizacji (np. na ile dni przed planowanym wydarzeniem Wykonawca planuje zastosowanie danej formy promocji), podane będą dane liczbowe (np. do ilu realnych i potencjalnych odbiorców może dotrzeć informacja o planowanym wydarzeniu) oraz sposób weryfikacji na etapie realizacji; 4)Jedną koncepcję działania z influencerem. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić opis działania promocyjnego z wykorzystaniem influencera z branży muzycznej/aktorskiej/kulturowej, z województwa lubelskiego, który będzie promował DFE. Wykonawca ma zaproponować takie działanie, które będzie na tyle uniwersalne by każdy z influencerów wskazanych przez Wykonawcę na etapie realizacji zamówienia mógł je zrealizować. Zaproponowane działanie promocyjne w uzasadnieniu będzie sparametryzowane: podany będzie termin/terminy realizacji, podane będą dane liczbowe (jeżeli zakładane jest wykorzystanie mierzalnego narzędzia) oraz sposób weryfikacji na etapie realizacji. 5)Jeden projekt obrandowania scen. Projekt/koncepcja scenografii sceny dużej i sceny małej muszą zawierać obowiązkowe elementy tj. logotypy https://funduszeue.lubelskie.pl/media/wspolne/ksiega-wizualizacji-marki-fundusze-europejskie/logotypy-fundusze-europejskie-dla-lubelskiego-2021-2027/, znak Dni Funduszy Europejskich i być zgodna z Księgą Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021 – 2027. Pozostałe elementy graficzne zastosowane przez Wykonawcę będą stanowiły element dodatkowy, podlegający ocenie, jako całość koncepcji graficznej. W projekcie Wykonawca ma przedstawić propozycję obrandowania zarówno sceny małej jak i sceny dużej. Uwaga! Wykonawca w przygotowaniu projektu obrandowania sceny dużej musi uwzględnić realizację Riderów gwiazd (Raya Wilsona i Oskara Cymsa), tak by zaproponowane elementy obrandowania nie zakłócały scenografii wewnątrz sceny (oświetlenie, ustawienie sprzętu, plecy sceny). Wykonawca zaproponuje obrandowanie tylko zewnętrznej strony scen tj. górną część sceny przy zadaszeniu, dolną część, boki – jeżeli będą zapewnione. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty ww. koncepcje/propozycje/projekt w pliku pdf (w formie elektronicznej - podpis kwalifikowany). UWAGA!!! Przedmiotowe środki dowodowe z ust. 4 nie podlegają uzupełnieniu na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy., Przedmiotowe środki dowodowe muszą być zgodne z opisem przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do SWZ). W przypadku stwierdzenia niezgodności z dokumentami zamówienia, oferta Wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy. W przypadku nie złożenia któregokolwiek z przedmiotowych środków dowodowych określonych w ust. 4 pkt 1), 2), 3), 4), 5) wraz z ofertą, oferta Wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 2 lit c ustawy. Przedmiotowe środki dowodowe wymienione w ust. 4 muszą zawierać wszystkie niezbędne informacje umożliwiając nadanie Zamawiającemu punktów za poszczególne kryteria określone w załączniku nr 11 do SWZ. W przypadku załączenia przedmiotowych środków dowodowych w formacie innym niż wskazany przez Zamawiającego w ust. 4 pkt 1), 2), 3), 4), 5) , oferta Wykonawcy zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
Zdolności technicznej lub zawodowej
Wykonawca, który w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w sposób należyty wykonał co najmniej dwie usługi polegające na zorganizowaniu wydarzenia informacyjnego i/lub promocyjnego o charakterze imprezy masowej z koncertem/koncertami, stoiskami (wystawcami) i atrakcjami/animacjami dla rodzin z dziećmi na kwotę 400 000,00 zł brutto każda.
Przez jedną usługę należy rozumieć usługę świadczoną na rzecz jednego podmiotu w ramach jednej umowy. Zamawiający nie dopuszcza sumowania umów w celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu.
Podmiotowe środki dowodowe składane przez Wykonawcę na wezwanie Zamawiającego:
Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych: wykaz usług wykonanych (w formie elektronicznej), a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy - Załącznik nr 7 do SWZ;

I. 1. Postępowanie prowadzone jest na Platformie https://lubelskie.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet 2. Instrukcja korzystania z Platformy: 1) W celu zapoznania się z dokumentacją postępowania Wykonawca w menu po lewej stronie wybiera zakładkę „Lista ogłoszeń o postępowaniach”, następnie zakładkę „Aktualne”, wyszukuje przedmiotowe postępowanie i klika w wybrany link, przechodząc do obszaru postępowania (po upływie terminu składania ofert dokumentacja jest dostępna w zakładce „w toku”).2) Zadawanie pytań do treści SWZ za pośrednictwem Platformy: a) bez logowania – poprzez funkcjonalność „Zadaj pytanie”, b) poprzez funkcjonalność „Przystąp do postępowania” i po zalogowaniu się na konto użytkownika - „Utwórz nową wiadomość” (Kafel „Wiadomości”) należy wypełnić temat oraz treść/przedmiot pytania, a następnie kliknąć akcję „Wyślij”. 3) Przystąpienie do postępowania: a) przystąpienie wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Województwo Lubelskie: https://lubelskie.ezamawiajacy.pl, b) Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony: https://oneplace.marketplanet.pl gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego: - po wpisaniu adresu e-mail, hasła, kodu z obrazka oraz zaakceptowaniu wymaganych zgód należy użyć przycisku „Zarejestruj się”. Na podany adres e-mail zostanie wysłana wiadomość z linkiem, za pomocą którego należy potwierdzić adres e-mail; - po potwierdzeniu adresu e-mail należy się zalogować za pomocą przycisku „Zaloguj” w celu ukończenia procesu rejestracji; - po wpisaniu loginu i hasła należy użyć przycisku „Zaloguj się”; - po wypełnieniu formularza rejestracyjnego podzielonego na cztery etapy należy wysłać wniosek rejestracyjny do weryfikacji za pomocą przycisku „Wyślij wniosek”. Kod pocztowy w formularzu powinien być wpisany w formacie XX-XXX natomiast numer NIP/PESEL oraz numery telefonów jako ciąg cyfr (bez myślnika lub spacji między cyframi); - wiadomość potwierdzająca aktywację konta zostanie przesłana na adres e-mail użyty podczas rejestracji w ciągu 6 godzin roboczych od przesłania wniosku do akceptacji. Jeżeli niezbędna jest szybsza weryfikacja wniosku, istnieje możliwość kontaktu z infolinią wsparcia (22 257 22 23) z prośbą o przyspieszenie weryfikacji wniosku rejestracyjnego. Infolinia jest czynna w dni robocze od godziny 9:00 do 17:00. c) po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu, d) Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00) e-mail: oneplace@marketplanet.pl, e) Pełna instrukcja przeznaczona dla Wykonawców znajduje się na stronie https://lubelskie.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?MP_module=main&MP_action=publicFilesList&folder=002c&clientName=lubelskie& 3. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.: a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; b) komputer klasy PC lub MAC, o konfiguracji: pamięć min 2GB RAM, procesor Intel IV 2GHZ, system operacyjny MS Windows 7, Linux, Mac Os x 10.4, lub ich nowsze wersje; c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji (w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0); d) włączona obsługa JavaScript; e) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf. 4. Dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB w formatach, w szczególności: txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XMLsig, XAdES, CAdES, ASIC, XMLenc. 5. Informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.: plik oferty wraz z załącznikami przesłany przez Wykonawcę za pomocą Platformy i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert. 6. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu. 7. O terminie przesłania decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji pliku na Platformie. 8. Osobami uprawnionymi do kontaktów są: 1) Anna Orłowska – nr telefonu 81 4416581, anna.orlowska@lubelskie.pl; 2) Wojciech Dziurda – nr telefonu 81 4416636, wojciech.dziurda@lubelskie.pl.
II. Podmiotowe środki dowodowe składane przez Wykonawcę na wezwanie Zamawiającego:
Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
1) wykaz usług wykonanych (w formie elektronicznej), a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy - Załącznik nr 7 do SWZ;
2) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy w zakresie odnoszącym się do podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 3 i 6 ustawy, w art. 109 ust. 1 pkt 4, 8 i 10 ustawy, a także w art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie oraz art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego - wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym dziale
przysługują wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu
zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego
przepisów ustawy. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego
postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów
zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt
15 ustawy oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. 3. Odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o
udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy; 2) zaniechanie
czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia do której zamawiający był obowiązany na
podstawie ustawy; 4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby. Odwołujący przekazuje kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób,
aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. 5. Odwołanie wobec
treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w
Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na
stronie internetowej. 6. Odwołanie wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia przekazania
informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja
została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, 2) 15 dni od dnia
przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia,
jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1; 7. Odwołanie w
przypadkach innych niż określone w ust. 5 i 6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym
powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o
okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia 8. Na orzeczenie Izby oraz
postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy, stronom oraz
uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. 9. W postępowaniu
toczącym się wskutek wniesienia skargi stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17
listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego o apelacji, jeżeli przepisy niniejszego
rozdziału nie stanowią inaczej. 10. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie -
sądu zamówień publicznych, zwanego dalej "sądem zamówień publicznych". 11. Skargę
wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia
Izby lub postanowienia Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy, przesyłając
jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora
wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe jest
równoznaczne z jej wniesieniem. 12. Prezes Izby przekazuje skargę wraz z aktami
postępowania odwoławczego do sądu zamówień publicznych w terminie 7 dni od dnia jej
otrzymania.