Usługi przygotowania i realizacji wydarzeń stacjonarnych związanych z procesem wsparcia wdrażania Programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG), które mogą być organizowane na terenie całej Polski.

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia są usługi przygotowania i realizacji wydarzeń stacjonarnych (w szczególności: spotkań, szkoleń, wizyt studyjnych) związanych z procesem wsparcia wdrażania Programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki (FENG), które mogą być organizowane na terenie całej Polski.
2. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. Po zawarciu umowy (projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego stanowią Załącznik nr 2 do SWZ) stanowił on będzie załącznik do umowy.
3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy.
4. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej oraz sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy.
5. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
6. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
7. Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy.
8. Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów składanych w postępowaniu znajduje się w Specyfikacji Warunków Zamówienia.
9. Zadanie będzie realizowane w terminie 12 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia (w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej) wymienionej w § 3 ust. 1 PPU. Termin realizacji zamówienia może ulec zmianie na zasadach określonych w umowie.

Informacje dodatkowe

1. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Aktualne”, numer postępowania BDG-V.2611.24.2025.MP
2. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady UE 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r.
3. (numeracja zgodna z SWZ)
8.11 Na potrzeby oceny ofert, oferta musi zawierać nw. dokumenty i oświadczenia, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i złożone za pośrednictwem Platformy:
8.11.1 Formularz ofertowy sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ,
8.11.2 oświadczenia (JEDZ), o których mowa w pkt 6.1 według wzoru dostępnego na Platformie,
8.11.3 pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy),
8.11.4 zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1 i 5.5.4 – jeżeli Wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby,
8.11.5 oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.7.2, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ,
8.11.6 oświadczenie Wykonawcy, o którym mowa w pkt 6.1.6, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ,
8.11.7 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 6.1.7, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ,
8.11.8 na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Dodatkowe doświadczenie koordynatora/ki projektu (II)”, o którym mowa w pkt 13.4, oferta musi zawierać wykaz osób, sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ.
UWAGA:
1. Do oceny w kryterium „Dodatkowe doświadczenie koordynatora/ki projektu (II)” nie może zostać wskazana inna osoba niż osoba wskazana jako koordynator/ka projektu na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 5.2.4.2 lit. a SWZ.
2. W wykazie należy wskazać dodatkowe doświadczenie koordynatora/ki projektu ponad minimalne doświadczenie wymagane na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 5.2.4.2.lit. a.
3. Wykaz osób do oceny w kryterium „Dodatkowe doświadczenie koordynatora/ki projektu” nie należy do dokumentów, o których mowa w art. 124 ustawy i w przypadku niezłożenia go wraz z ofertą lub złożenia dokumentu wadliwego, Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawców do jego uzupełnienia, a oferta w tym kryterium otrzyma 0 pkt.
4. Dokument, o którym mowa w pkt 8.11.8 musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w przeciwnym razie Zamawiający uzna, że Wykonawca nie złożył go wraz z ofertą.
8.11.9 na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Koncepcja aranżacji Sali konferencyjnej” (III), o którym mowa w pkt 13.5, oferta musi zawierać próbkę „Koncepcji aranżacji Sali konferencyjnej” umożliwiającą ocenę oferty w sposób opisany w pkt 13.5 SWZ.
Próbka „Koncepcji aranżacji Sali konferencyjnej”, dalej „Koncepcja” powinna składać się z aranżacji Sali konferencyjnej.
Próbka Koncepcji musi być przygotowana w formie prezentacji w formacie .pdf, liczącej od 6 do 10 stron.
Próbka Koncepcji musi być zgodna z wymaganiami Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji link: https://www.nowoczesnagospodarka.gov.pl/media/149036/podrecznik_marzec.pdf oraz Księgi Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021 – 2027 link: https://www.nowoczesnagospodarka.gov.pl/media/128893/ksiega_marki_fe_styczen_2024.pdf
Próbka aranżacji Sali konferencyjnej: –ma dotyczyć wydarzenia stacjonarnego, jednodniowego, typu spotkanie dla maksymalnie 150 uczestników nt. Stanu wdrażania programu Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki, o którym mowa w pkt I.4 OPZ w ustawieniu teatralnym i musi zawierać co najmniej opisy i wizualizacje 2D lub 3D. Jeśli próbka aranżacji Sali konferencyjnej nie będzie zawierała opisów i wizualizacji 2D lub 3D, wtedy oferta Wykonawcy zostanie odrzucona jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia. –ma przedstawiać aranżację Sali konferencyjnej, którą Wykonawca będzie mógł wykorzystać w Sali, o której mowa w pkt III.1.1.1 lit. a lub c OPZ; –musi zawierać aranżację przestrzeni części konferencyjnej - przedstawiającą co najmniej: scenę (przedstawiającą jej widok od strony uczestników wydarzenia), ekran/ekrany/ścianę wizyjną, horyzont, oświetlenie efektowe sceny/oświetlenie dekoracyjne, podest, mównicę, meble/siedziska: krzesła/krzesła składane. Jeżeli próbka aranżacji Sali konferencyjnej nie będzie zawierała któregokolwiek z ww. elementów dokument zostanie uznany za niepełny i Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawcy do jego uzupełnienia. W takim przypadku ocena punktowa w tym kryterium zostanie stosownie obniżona w ramach aspektów, które będą oceniane na podstawie powyższych elementów. – może zawierać dodatkowo wybrane przez wykonawcę inne elementy z pkt III. 2 – 4 OPZ, takie jak np.: dekoracje florystyczne.
Aranżacja Sali konferencyjnej: -powinna być uniwersalna, czyli niezależna od konstrukcji architektonicznych i układu Sali oraz stałych elementów wystroju Sali. - musi umożliwiać wygodne korzystanie z przestrzeni dla uczestników wydarzenia, a elementy wyposażenia i dekoracji florystycznych muszą być dopasowane do wysokiej rangi wydarzenia oraz profesjonalnego charakteru aranżacji. Próbka Koncepcji musi być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
UWAGA: Jeżeli oferta nie będzie zawierała „Koncepcji aranżacji Sali” Zamawiający nie będzie wzywał do jej uzupełnienia. Oferta zostanie odrzucona jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy. Zamawiający nie dopuszcza podania przez Wykonawcę linku do strony zawierającej „Koncepcję aranżacji Sali konferencyjnej”, w celu ich samodzielnego pobrania.
Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego (numeracja zgodna z SWZ).
6.2 Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego. Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:
6.2.1 Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
– sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.
6.2.2 Oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
6.2.3 Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
6.2.4 Zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.
6.2.5 Zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.
6.2.6 Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 6.1.1, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,
e) art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, odnośnie do naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170).
6.2.7 Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów [cd. w pkt 6.2 SWZ rozdział VI]

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

(numeracja zgodna z SWZ) O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy:
5.1. nie podlegają wykluczeniu,
5.2. spełniają następujące warunki dotyczące:
5.2.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
5.2.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:
Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
5.2.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie określa warunku w ww. zakresie.
5.2.4. zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
5.2.4.1. w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej 3 (trzy) usługi, z których każda polegała na kompleksowej organizacji wydarzenia (spotkania, konferencji, szkolenia, wizyty studyjnej), obejmującego łącznie co najmniej: zapewnienie Sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczno-logistyczną, organizację i realizację usługi gastronomicznej, hotelowej, transportowej dla co najmniej 50 uczestników, a wartość każdej usługi wynosiła co najmniej 50 000,00 zł brutto.
5.2.4.2. dysponuje lub będzie dysponował co najmniej dwoma osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w tym:
a) koordynator/ka projektu – osoba, która w okresie ostatnich 3 (trzech) lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, koordynowała (pełniła funkcję koordynatora/ki wydarzenia) dla co najmniej 3 (trzech) wydarzeń, z których każde:
- polegało na kompleksowej organizacji wydarzenia takiego jak spotkanie, konferencja, szkolenie, wizyta studyjna,
- obejmowało co najmniej: zapewnienie Sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczno-logistyczną, organizację i realizację usługi gastronomicznej, hotelowej, transportowej, oraz koordynację wydarzenia po stronie Wykonawcy,
- wzięło w nim udział co najmniej 50 uczestników.
Przez koordynowanie wydarzeniem Zamawiający rozumie kompleksowy nadzór nad przygotowaniem i przebiegiem wydarzenia oraz obsługę na miejscu wydarzenia.
b) koordynator/ka wizyty studyjnej - osoba, która w okresie ostatnich 3 (trzech) lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, brała udział w organizacji oraz zapewniała obsługę na miejscu co najmniej 3 (trzech) wydarzeń, z których każde:
- polegało na kompleksowej organizacji wydarzenia takiego jak spotkanie, konferencja, szkolenie, wizyta studyjna,
- obejmowało co najmniej: zapewnienie Sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczno-logistyczną, organizację i realizację usługi gastronomicznej, hotelowej, transportowej, i obsługę techniczną Wykonawcy,
- wzięło w nim udział co najmniej 50 uczestników.
Uwaga! Zamawiający nie wyraża zgody na łączenie funkcji osób wskazanych w pkt a i b.

Informacje dodatkowe

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne i inne szczególne usługi w związku z art. 359 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”. prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 ustawy oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Postępowanie jest częścią większego zamówienia udzielanego w częściach.
2. Wartość zamówienia jest większa od progów unijnych, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy w odniesieniu do usług.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy jak dla postępowań powyżej progów unijnych, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy w odniesieniu do usług. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.